Deelplan IC Begrotingsbeheer- en wijzigingen Gemeente Lingewaard

Transcriptie

1 Deelplan IC Begrotingsbeheer- en wijzigingen 2014 Gemeente Lingewaard

2 Inhoudsopgave Inhoud 1. Aanleiding Structureel / incidenteel Opdrachtgever Opdrachtnemer Relevante wet- en regelgeving Rapportage Frequentie Omvang van de controle Werkwijze Tijdsplanning Waarom (risico s)... 6 Bijlage 1: Checklist begrotingswijzingen Raad... 7 Bijlage 2: Checklist begrotingswijzigingen B&W/MT-besluiten en technische wijzigingen... 8 Bijlage 3: Administratieve begrotingswijzingen

3 1. Aanleiding Aanleiding van de interne controle op het proces Begrotingsbeheer- en wijzingen ligt in het Jaarplan IC In paragraaf 3.3 van het jaarplan is het onderstaande geschreven over het proces Begrotingsbeheer- en wijzigingen. Actualiteiten in het proces Over het proces begrotingsbeheer en wijzigingen is in 2013 geen positief oordeel geveld door de beleidsmedewerker AO/IC. Er kon niet gesteund worden op de hiervoor geldende beheersmaatregelen. Het gehele proces is dan ook integraal beoordeeld; zowel voor de raadbegrotingswijzigingen als de B&W/MT-begrotingswijzigingen. Er zijn, daar waar mogelijk, herstelacties uitgevoerd. Ook zal het team Financiën zich buigen over de eventuele maatregelen die genomen kunnen, dan wel moeten worden om dit proces beter te monitoren. Ook dient duidelijk te worden wie nu precies waarvoor verantwoordelijk is binnen dit proces. Het proces begrotingsbeheer en wijzigingen zal mede daarom in 2014 onderdeel uitmaken van de interne controle. Daarnaast staat de Financiële verordening, de Regeling Begrotingswijzigingen 2007 en de budgethoudersregeling in 2014 op de rol om geactualiseerd te worden. IC insteek Ten aanzien van de juistheid en volledigheid van de begroting is het van belang dat begrotingswijzigingen juist en volledig worden doorgevoerd en dat deze op het juiste niveau worden geautoriseerd. De interne controle wordt uitgevoerd op de begrotingswijzigingen door de Raad en de administratieve begrotingswijzigingen (op basis van B&W/MT besluiten en technische wijzigingen). Risico s In het algemeen bestaat altijd het risico op administratieve begrotingswijzigingen die, zonder goedkeuring van de Raad, leiden tot een wijziging van het gemeentelijke begrotingssaldo, begrotingstotaal, programmasaldo of programmatotaal. Met deze IC moet dat risico beheerst worden. 2. Structureel / incidenteel Een structurele interne controle. 3. Opdrachtgever Opdrachtgever voor de interne controle 2014 is het Managementteam. Een samenvatting van alle deelrapportages over het jaar 2014 wordt, naar verwachting 1 e kwartaal 2015, aan het Managementteam aangeboden. 4. Opdrachtnemer Opdrachtnemer is de proceseigenaar van het proces Begrotingsbeheer- en wijzigingen, te weten de afdeling Bedrijfsvoering, team Financiën. De daadwerkelijke controle wordt uitgevoerd door de beleidsmedewerker AO/IC onder verantwoordelijkheid van de Concerncontroller. 5. Relevante wet- en regelgeving In het Normenkader 2014 (zie bijlage 3 Jaarplan IC 2014) is de bestaande wet-en regelgeving per proces vermeld. De daadwerkelijke interne controle op het proces Begrotingsbeheer- en wijzigingen beperkt zich echter tot de volgende relevante wet- en regelgeving: Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) 2

4 Fiscale wetgeving (Btw-compensatie-fonds, Wet omzetbelasting etc.) Financiële Verordening Regeling begrotingswijzigingen 2007 Nota Reserves en Voorzieningen Nota Activabeleid Lingewaard 2007 Budgethoudersregeling Mandaatregeling 2011 (tot ) Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf ) 6. Rapportage De uitkomsten van het onderzoek worden besproken met de teamleider Financiën (procesverantwoordelijke) en eventueel aangepast. De medewerker AO/IC verwerkt de uiteindelijke bevindingen en aanbevelingen in een deelrapport dat gericht is aan de teamleider Financiën. De bevindingen/aanbevelingen worden in een spreadsheet bijgehouden. Tevens wordt een samenvatting van alle deelcontroles opgesteld dat gericht is aan het MT. 7. Frequentie Het controleren en administreren van begrotingswijzingen is een continue proces. Daarnaast worden op regelmatige basis een tweetal controles uitgevoerd die bijdragen tot een juiste en volledige administratie van begrotingswijzingen: een wekelijkse controle van de besluitenlijst van het college van B&W en een algemene controle op het saldo van de begroting. Op basis hiervan zou de interne controle op het proces Begrotingsbeheer- en wijzigingen idealiter over vijf momenten in het jaar verdeeld worden 1. Conform het Intern Controle Jaarplan zal in 2014 de controle op één moment plaatsvinden, namelijk in november Omvang van de controle De controle van het proces Begrotingsbeheer- en wijzingen raakt alle afdelingen. Bij de controle van het proces Begrotingsbeheer- en wijzigingen komen de volgende onderdelen aan bod: Kaders en uitgangspunten begrotingswijzingen Begrotingswijzingen door de gemeenteraad Administratieve begrotingswijzingen (gebaseerd op een college- of directiebesluit) en technische begrotingswijzigingen. In 2013 zijn 17 begrotingswijzingen (nummer 1 t/m 17) uitgevoerd op basis van Raadsbesluiten; waarvan er uiteindelijk 3 zijn komen te vervallen. Van deze 17 zijn er 5 gebaseerd op de programmabegroting, Kadernota of Najaarsnota. Daarnaast zijn 75 (nummer 21 t/m 95) mutaties uitgevoerd in de productenraming; zogenaamde administratieve begrotingswijzigingen (die gebaseerd zijn op B&W- en MT-besluiten). Hiervan zijn er uiteindelijk 7 komen te vervallen. De controle- en beheersingsmaatregelen voldoen in 2013 niet aan de daaraan te stellen eisen. De kwaliteit van de procesuitvoering is in onvoldoende mate geborgd. Derhalve wordt in 2014 toch uitgegaan van een positief oordeel, een positieve algemene controle en de uitgangspunten bij de bepaling van de omvang van de deelwaarneming (zie Jaarplan IC 2014, paragraaf 3.2.3): 1 Conform Jaarplan IC 2014; paragraaf Frequentie van de controlewerkzaamheden 3

5 Vaststellen aantal geboekte begrotingswijzingen gebaseerd op Raadsbesluiten. Hiervan bij 10%, maar minimaal 2 een dossiercontrole doen op de juistheid, tijdigheid en volledigheid. Hierbij gebruik makend van de controlelijst zoals opgenomen in bijlage 1. Vaststellen aantal begrotingswijzingen gebaseerd op B&W- en MT besluiten. Op basis van het totaal aantal administratieve begrotingswijzigingen 10%, maar minimaal 10 een dossiercontrole doen op juistheid, tijdigheid en volledigheid. Hierbij gebruik makend van de controlelijst zoals opgenomen in bijlage 1. Mocht blijken dat in 2014 wederom de controle- en beheersingsmaatregelen onvoldoende zijn, dan zal bekeken worden of en hoe de controle wordt uitgebreid. Uiteraard wel in achtneming van de spelregels hieromtrent zoals deze beschreven zijn in het IC Jaarplan Werkwijze 1. Uitvoeren lijncontrole 2. Controleren of er procesbeschrijvingen en/of werkinstructies aanwezig zijn en dat deze voor iedereen beschikbaar zijn. 3. Meelopen met de medewerkers en/of procesverantwoordelijke(n) interviewen en vaststellen dat de medewerkers conform de procedures werken. Tevens een eerste oordeel vormen over de volledige, juiste en tijdige uitvoering van het proces en de risico s in het proces. Dit alles vastleggen in een gespreksverslag (procesbeschrijving). 4. Beoordelen saldocontrole; aansluiting saldo administratie met het begrotingssaldo van de programmabegroting 2014 en de begrotingsmutaties die, onder meer via de Kadernota en de Najaarsnota door de raad zijn geautoriseerd. 5. Vaststellen dat met voldoende zekerheid aangenomen kan worden dat alle besluiten tot begrotingswijzigingen ook daadwerkelijk zijn geadministreerd. 6. Vaststellen wekelijkse controle besluitenlijst van B&W. 7. Vaststellen algemene controle op het saldo van de begroting. 8. Vaststellen juistheid, tijdigheid en volledigheid van begrotingswijzingen gebaseerd op Raadsbesluiten op basis van de controlelijst begrotingswijzingen Raad. 9. Vaststellen juistheid, tijdigheid en volledigheid van begrotingswijzingen gebaseerd op B&W en MT besluiten op basis van de controlelijst administratieve begrotingswijzingen. 10. In het verlengde van punt 7 en 8 per deelneming vaststellen: a. Autorisatie door bevoegde persoon/ het bevoegde orgaan? b. Besluit: Is de begrotingswijzing gebaseerd op een besluit dat in het begrotingsjaar (of in voorgaande begrotingsjaren) is genomen Is bij voorstellen met financiële gevolgen een begrotingswijziging bijgevoegd in overeenstemming met het voorgeschreven format en is in het besluit de vaststelling van de begrotingsmutatie opgenomen Zijn de begrotingswijzigingen in overeenstemming met de wettelijke bepalingen van het BBV en conform de door de Raad vastgestelde uitgangspunten van het activabeleid en overige relevante verordeningen en beleidsnota s (bv nota reserves en voorzieningen en de nota grondbeleid) Is bij voorstellen met financiële gevolgen op juiste wijze de financiële dekking opgenomen Algemene beoordeling kwaliteit van de voorstellen en het besluitvormingsproces c. Administratie Zijn de juiste bedragen berekend en verwerkt in het juiste begrotingsjaar Zijn de begrotingsmutaties bij het juiste product op de juiste rekeningnummers verwerkt 4

6 Zijn met de begrotingswijzingen samenhangende mutaties in reserves en voorzieningen juist opgenomen en verwerkt in de administratie 11. Bevindingen opstellen (conceptrapport) en afstemmen met leidinggevende van het proces Begrotingsbeheer- en wijzigingen (incl.folow up eerdere bevindingen) 12. Rapport met bevindingen en aanbevelingen eventueel aanpassen en afronden. 13. Rapporteren aan leidinggevende; in dit geval teamleider Financiën. 10. Tijdsplanning De controle zal conform het Jaarplan IC 2014 in oktober 2014 uitgevoerd en afgerond worden. De verwachting is dat de controle 10 werkdagen in beslag zal nemen met een doorlooptijd van 3 weken. De 10 dagen zijn als volgt onderverdeeld: - 1, dag om de voorbereidingen te treffen; - 5, dagen om de gegevens te verzamelen (inclusief 0,5 dag meelopen in het proces en interview met de proces verantwoordelijke); - 3 dagen om het conceptrapport met bevindingen te schrijven; - 0,5 dag om de bevindingen terug te koppelen en eventueel aan te passen; - 0,5 dag om het rapport met bevindingen en aanbevelingen te schrijven. 5

7 11. Waarom (risico s) Risico's Niet alle besluiten tot begrotingswijzigingen zijn geadministreerd. Saldo administratie wijkt af van het begrotingssaldo van de programmabegroting en de begrotingsmutaties die door de raad zijn geautoriseerd. Begrotingswijzing is niet juist (bevoegdheid, reden begrotingswijziging) Besluiten die leiden tot begrotingswijzing worden niet tijdig (onjuist boekjaar) opgenomen. Interne controle doelstelling Volledigheid of alle besluiten tot begrotingswijzingen zijn geadministreerd. Saldo administratie is conform het begrotingssaldo van de begroting en de begrotingsmutaties die door de raad zijn geautoriseerd. Begrotingswijzingen juist tot stand komen en verwerkt worden. Uit het belegstuk (indien van toepassing het getekende besluit) moet voldoende blijken welke financieel administratieve consequenties een begrotingswijziging zou moeten hebben. Besluiten die leiden tot een begrotingswijzing moeten tijdig (uiterlijk het einde van het begrotingsjaar) worden opgenomen. Interne controle maatregel Wekelijkse controle besluitenlijst van B&W Algemene controle op het saldo van de begroting. Controle begrotingswijzigingen op aanwezigheid juiste belegstukken: * besluitstukken die getekend zijn door het bevoegde orgaan, ofwel * belegstukken bij technische wijziging Controle op juiste kostenplaats/kostensoort conform IV3 Hanteren sjabloon waarin een automatische controle is ingebouwd waarbij gecontroleerd wordt of de begrotingswijziging die niet van de raad komt, in evenwicht is Aan de hand van de wekelijkse besluitenlijst van B&W, controleren of er besluiten die leiden tot een begrotingswijziging tijdig worden opgenomen. Interne controle werkzaamheden Vaststellen dat alle besluiten tot begrotingswijzingen ook daadwerkelijk zijn geadministreerd. Beoordelen saldocontrole; aansluiting saldo administratie met het begrotingssaldo van de programmabegroting 2012 en de begrotingsmutaties die door de raad zijn geautoriseerd. Vaststellen autorisatie door bevoegde persoon / het bevoegde orgaan. Vaststellen juiste kostenplaats/kostensoort is gebruikt. Vaststellen dat sjabloon is gebruikt. Vaststellen dat besluiten die leiden tot begrotingswijzingen in een bepaald boekjaar, uiterlijk voor het einde van het begrotingsjaar worden opgenomen. 6

8 Bijlage 1: Checklist begrotingswijzingen Raad Begrotingswijzigingsnummer Bedrag debet (lasten) Bedrag credit (baten) Saldo begrotingswijziging Saldo op kredieten Saldo begrotingswijziging Begrotingssaldo na wijziging Omschrijving Autorisatie door bevoegde persoon / orgaan Besluit aanwezig? Besluit genomen uiterlijk Boeking conform besluit? Belegstuk volledig en juist format Conform BBV en overig relevant beleid In voorstel dekking opgenomen? Juiste verwerking in administratie (Boekingsverslag conform format?) Evt. toelichting 7

9 Bijlage 2: Checklist begrotingswijzigingen B&W/MT-besluiten en technische wijzigingen Begrotingswijzigingsnummer Absoluut bedrag debet (lasten) Absoluut bedrag credit (baten) Saldo bedrag debet (lasten) Saldo bedrag credit (baten) Saldo begrotingswijziging Omschrijving Autorisatie door bevoegde persoon / orgaan Bij inhuur; MT format inhuur gebruikt? Boeking conform besluit? Besluit genomen uiterlijk (geldt alleen voor besluiten die door de raad moeten worden genomen). Besluit B&W genomen voor vaststelling van de jaarrekening. Belegstuk volledig Begr.wijziging bij voorstel gevoegd? In voorstel dekking opgenomen? Voorstel boeking conform uitdraai staat J? Evt. toelichting 8

10 Bijlage 3: Administratieve begrotingswijzingen Administratieve begrotingswijzingen met volumewijziging Volgnummer Voorgelegd aan de raad? Administratieve begrotingswijzingen over programmagrenzen heen Volgnummer Voorgelegd aan de raad? Niet verwerkte administratieve begrotingswijzigingen Volgnummer Terecht? 9