Deelplan IC Belastingen Gemeente Lingewaard

Transcriptie

1 Deelplan IC Belastingen 2015 Gemeente Lingewaard

2 Inhoudsopgave 1. Aanleiding 2 2. Structureel / incidenteel 2 3. Opdrachtgever 2 4. Opdrachtnemer 2 5. Relevante wet- en regelgeving 2 6. Rapportage 3 7. Frequentie 3 8. Omvang van de controle 3 9. Werkwijze Tijdsplanning Waarom (risico s) 6 1

3 1. Aanleiding Aanleiding van de interne controle op het proces Belastingen ligt in het Intern Controle Jaarplan Ten aanzien van het proces van belastingen is hierin opgenomen dat de belangrijkste eigen inkomsten van de gemeente zijn de onroerende zaakbelastingen, afvalstoffenheffing, rioolheffingen (de woonlastenbepalende heffingen) en precariobelastingen. De belastingheffing is voor een groot deel gebaseerd op redelijk objectieve gegevens uit het kadaster, de basisregistraties bevolking en adressen en gebouwen en gegevens van niet betrokken derden (taxateurs). De uitvoering van het proces is ondergebracht bij de gemeente Arnhem, terwijl de daadwerkelijke uitvoering rondom het proces belastingen conform de Lingewaardse werkprocessen van voor 1 april 2012 is. Naar verwachting zal niet eerder dan 2016 overgegaan worden op de belastingsystemen van de gemeente Arnhem waardoor verregaande procesintegratie kan plaatsvinden. De IC 2015 richt zich onder andere op: Juistheid en volledigheid van het WOZ bestand: Controle op juiste en volledige verwerking van objecten, juiste WOZ waardering. Juistheid van de gehanteerde tarieven Controle op de tarieven conform de door de raad vastgestelde belastingverordeningen Juistheid en volledigheid van opgelegde aanslagen Controle op uitvallijst objecten Aansluiting met financiële administratie Juistheid en volledigheid van kwijtscheldingen en verminderingen Controle op rechtmatigheid van kwijtscheldingen en verminderingen Juistheid en volledigheid van ontvangsten precariobelasting Controle op juiste en volledige verwerking van objecten, juiste precariowaardering. Een mogelijk risico betreft het niet volledig zijn van de primaire registraties (let hierbij op nieuwe aansluitingen, kadaster, gereedmeldingen, GBA-mutaties), waardoor mogelijk niet voor alle objecten/onderdelen opbrengsten worden verantwoord. Brongegevens ( tarief) worden niet juist in de primaire administratie verwerkt, waardoor opbrengsten te laag of te hoog worden verantwoord. Kwijtscheldingen worden onjuist verwerkt in het systeem, waardoor opbrengst te hoog wordt geraamd. 2. Structureel / incidenteel Het betreft een structurele interne controle. 3. Opdrachtgever Opdrachtgever voor de interne controle 2015 is het directieteam. Een samenvatting van alle deelrapportages over het jaar 2015 wordt in het eerste halfjaar van 2016 aan het directieteam aangeboden. 4. Opdrachtnemer Opdrachtnemer van het proces Begrotingsbeheer- en wijzigingen is het team Financiën. In de praktijk is de concerncontroller opdrachtnemer, waarbij de IC ers de controle uitvoert. 5. Relevante wet- en regelgeving In het Normenkader 2015 (zie bijlage 2 Jaarplan IC 2015) is de bestaande wet- en regelgeving per proces vermeld. De daadwerkelijke interne controle op het proces Belastingen beperkt zich echter tot de volgende relevante wet- en regelgeving: Gemeentewet 2

4 Algemene wet Bestuursrecht Invorderingswet 1990 Uitvoeringsregeling Invorderingswet 1990 Wet waardering Onroerende Zaken Kwijtscheldingsregeling gemeentelijke belastingen 2010 Wet milieubeheer Algemene wet inzake rijksbelastingen Kostenwet invordering rijksbelastingen Faillissementswet Wetboek van burgerlijke rechtsvordering Aanwijzings- en mandaatbesluit gemeentelijke belastingambtenaren 2013 Verordening afvalstoffenheffing 2015 plus tarieventabel Verordening Onroerende Zaakbelastingen 2015 Verordening Rioolheffing 2015 Legesverordening 2015 (inclusief tarieventabel) Verordening precariobelasting ter zake van buizen, kabels, draden of leidingen Rapportage De bevindingen en conclusies uit de controle worden in concept voorgelegd aan de medewerker en/of verantwoordelijk teamleider. De eventuele (relevante) opmerkingen worden vervolgens meegenomen in het definitieve verslag. Tevens wordt een samenvatting van alle deelcontroles opgesteld dat gericht is aan het directieteam. 7. Frequentie De relevante financiële activiteiten binnen het proces belastingen bestaan vooral uit bulkactiviteiten die afhankelijk van het soort activiteit grotendeels in één bepaalde periode van het jaar plaatsvinden. In 2015 wordt gekozen voor een gezamenlijk moment waarop alle activiteiten gecontroleerd en gerapporteerd worden, namelijk in september Omvang van de controle De controle op het proces belastingen omvat de volgende deelwaarnemingen: Tarieven: integraal controleren of de benodigde afdelingscontroles hebben plaatsgevonden en of dit is vastgelegd; 25 willekeurig gekozen adressen t.b.v. de juistheid en volledigheid, mits positief oordeel over proces naar aanleiding van interview en algemene controle; 1 volledige lijncontrole t.b.v. de werking van het proces; 15 eerder opgelegde aanslagen t.b.v. de ontvangsten; 5 bezwaarschriften; 5 kwijtscheldingen. 1 dossier Liander t.a.v. precarioheffing. 9. Werkwijze 1. Uitvoeren lijncontrole aan de hand van de door de accountant verstrekte CAL. 2. Controleren of er procesbeschrijvingen en/of werkinstructies aanwezig zijn en dat deze voor iedereen beschikbaar zijn. 3. Interviewen medewerkers en/of procesverantwoordelijke(n) interviewen en eventueel meelopen met de medewerker en vaststellen dat de medewerkers conform de procedures werken. Tevens een eerste oordeel vormen over de volledige, juiste en tijdige uitvoering van het proces en de risico s in het proces. Opmaken gespreksverslag hiervan. 3

5 4. Vaststellen dat de afdelingscontrole op het invoeren van de tarieven in het belastingsysteem juist en tijdig heeft plaatsgevonden. 5. Vaststellen of de afdelingscontroles op de totalen zijn uitgevoerd, waaronder het WOZ-bestand, (al dan niet via controlescripts in het belastingsysteem) hebben plaatsgevonden en de vastlegging hiervan beoordelen. Hierbij vallen in ieder geval controles op volledigheid middels afstemming van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen en de Basisregistratie Kadaster. Op deze wijze wordt ook gecontroleerd of nieuwbouwprojecten zijn opgenomen in de administratie. 6. Uitvoeren van een verbandscontrole op de belastingopbrengsten door realisatie versus begroot en voorgaande jaar te analyseren. Hierbij wordt ook de volledigheid van de heffing gecontroleerd. Wat kan er in theorie worden opgelegd, wat is er reeds opgelegd, wat is vrijgesteld en waarom en wat moet er nog worden opgelegd. 7. Uitvoeren van de deelwaarnemingen. De gekozen adressen controleren op de aspecten: Zijn de eigenaar en gebruiker van het adres aangeslagen voor de van toepassing zijnde belastingsoorten? Zijn de juiste eenheden toegepast? (WOZ-waarde, aantal bewoners, etc.) Is er een taxatiewaarde voor de WOZ beschikt en is deze juist onderbouwd? Klopt de aanslag rekenkundig? De gekozen opgelegde aanslagen m.b.t. de inning controleren op de aspecten: Is de aanslag inmiddels volledig voldaan? Indien niet volledig voldaan: is er een betalingsregeling die conform afspraken nageleefd wordt en/of is er anderszins vastgelegd hoe de inningsprocedure tot dusver is verlopen en wat de huidige stand van zaken is? De gekozen bezwaarschriften controleren op de aspecten: Is het bezwaarschrift door de juiste medewerker in behandeling genomen? Is het bezwaarschrift inhoudelijk beoordeeld? Is het bezwaarschrift tijdig afgedaan? Is het bezwaarschrift financieel afgewikkeld? De gekozen kwijtscheldingsdossier controleren op de aspecten: Is de procedure juist en volledig doorlopen? Is er tijdig een besluit genomen? Is het juiste bedrag kwijtgescholden? Is de vordering juist en éénmalig afgeboekt? Is de kwijtschelding aan de rechthebbende toegekend? (beschikking) Het dossier precarioheffingen controleren op de aspecten: Is de procedure juist en volledig doorlopen? Is er tijdig een besluit genomen? Is het juiste bedrag ontvangen? Is de vordering juist geboekt? 8. Bevindingen opstellen (conceptrapport) en afstemming tussen de IC er, de verantwoordelijk medewerker belastingen en leidinggevende van het proces belastingen. 9. Rapport met bevindingen eventueel aanpassen en inclusief aanbevelingen afronden. 10. Uitvoeren collegiale review door IC er of concerncontroller. 11. Rapporteren aan teamleider proces. 10. Tijdsplanning De controle zal conform het Jaarplan IC 2015 worden uitgevoerd en gerapporteerd na het derde kwartaal in

6 De verwachting is dat de controle 8 werkdagen in beslag zal nemen met een doorlooptijd van 4 weken. De 8 dagen zijn als volgt onderverdeeld: 1 dag om de voorbereidingen te treffen; 2 dagen om de gegevens te verzamelen (inclusief 0,5 dag meelopen in het proces en interview met de proces verantwoordelijke); 3 dagen om de controlewerkzaamheden op de deelwaarneming uit te voeren; 1 dag om het conceptrapport met bevindingen te schrijven; 0,5 dag om de bevindingen terug te koppelen en eventueel aan te passen; 0,5 dag om het rapport met bevindingen en aanbevelingen te schrijven. 5

7 11. Waarom (risico s) Risico's Onjuiste aanslagoplegging door onjuiste tarieven in belastingsysteem Onjuiste of onvolledige aanslagoplegging Niet ontvangen van opgelegde belastingen Interne controle doelstelling Juistheid tarieven in Belastingsysteem Rechtmatige aanslagoplegging Werking (betrouwbaarheid) van inningsproces Interne controle maatregel Afdelingscontrole op juistheid tarieven in Belastingsysteem Interne controle werkzaamheden Vaststellen dat afdelingscontrole heeft plaatsgevonden - Jaarlijks wordt een Willekeurig 25 tal controle uitgevoerd op de adressen binnen de invoer van de tarieven in gemeente selecteren en de heffingsapplicatie controleren of alle van (waaronder WOZbestand). aanslagen zijn opgelegd toepassing zijnde - Controlescripts zijn (volledigheid eigenaarsstandaard aanwezig en gebruikersbelasting) binnen de en of deze juist (tarief belastingapplicatie maal eenheden) is Civision. opgelegd. Bewaking betalingstermijnen in Belastingpakket Controleer van een 15 tal belastingaanslagen of deze betaald zijn danwel welke maatregelen zijn getroffen om alsnog betaling te realiseren Te laat of onjuiste besluitvorming op bezwaarschriften. Bij te late besluitvorming loopt de gemeente het risico op een dwangsom in het kader van de Wet Dwangsom bij Beroep bij niet tijdig beslissen. Onterecht kwijtschelding verlenen Rechtmatige en betrouwbare werking van het proces 'afhandelen bezwaarschriften' - Er is sprake van een functiescheiding tussen behandeling van een bezwaarschrift en de controle/verzending van de uitspraak. - de tijdigheid van afhandeling wordt digitaal bewaakt door een 'workflow' in het belastingsysteem Civision. Vaststellen dat De berekening en kwijtscheldingsdossiers administratieve volledig zijn en dat er een verwerking van de juiste beslissing is kwijtschelding worden genomen door 2 verschillende functionarissen uitgevoerd. Controleer van een 5 tal bezwaarschriften of deze tijdig en door een bevoegde persoon afgehandeld zijn, of er een onderbouwde en juist besluit is genomen en of de consequenties administratief verwerkt zijn Controleer van een 5 tal kwijtscheldingsdossiers of deze volledig zijn, door een bevoegd persoon afgehandeld zijn en of er een juist besluit is genomen 6