Deelplan IC Burgerzaken Gemeente Lingewaard

Transcriptie

1 Deelplan IC Burgerzaken 2014 Gemeente Lingewaard

2 Inhoudsopgave 1. Aanleiding 2 2. Structureel / incidenteel 2 3. Opdrachtgever 2 4. Opdrachtnemer 3 5. Relevante weten regelgeving 3 6. Rapportage 3 7. Frequentie 3 8. Omvang van de controle 4 9. Werkwijze Tijdsplanning Waarom (risico s) 6 Bijlage: Checklists Burgerzaken 7 Deelplan IC Gemeente Lingewaard 9 september 2014 Pagina 1 van 8

3 1. Aanleiding Aanleiding van de interne controle op het proces Burgerzaken ligt in het Intern Controle Jaarplan In paragraaf 3.3 van het jaarplan is het onderstaande geschreven over het proces Burgerzaken. Actualiteiten in het proces Per 6 januari 2014 is de nieuwe wet Basis Registratie Personen (BRP) in werking getreden. De Wet GBA en het Besluit GBA zijn per 6 januari 2014 komen te vervallen. Ter controle van de inhoudelijke GBA handelingen vindt eens per 3 jaar een door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties verplichte GBA-audit plaats (inhoudelijk en een privacy onderdeel). Deze audit wordt door KEMA (aangewezen door ministerie) uitgevoerd. Deze audit heeft in 2013 voor het laatst bij de gemeente plaatsgevonden. Vanaf 2014 wordt deze controle niet meer uitgevoerd door de KEMA maar vindt jaarlijks plaats via zelfcontrole (aan de hand van een uitgebreide vragenlijst die opgesteld is door het ministerie van BZK). Het Ministerie controleert dit vervolgens aan de hand van steekproeven en neemt daar waar nodig nadere maatregelen. Deze zelfcontrole is tevens van toepassing op reisdocumenten en rijbewijzen. IC insteek Het proces Burgerzaken is in 2012 voor het laatst betrokken in de IC. Vanuit de financiële analyse blijkt dat dit proces materieel is. Voor 2014 is besloten een IC uit te voeren betreffende dit proces. Binnen het proces Burgerzaken zijn diverse deelprocessen (leges reisdocumenten, leges rijbewijzen, leges verklaringen omtrent het gedrag, leges burgerlijke stand, leges grafrechten etc). aanwezig. Hieronder wordt een globale opsomming gegeven van deze deelprocessen alsmede de wijze van interne controle; Gemeentelijke leges reisdocumenten - Controle op juistheid van het gehanteerd tarief (aansluiting met legesverordening) - Aansluiting subadministratie met financiële administratie Leges rijbewijzen - Controle op juistheid van het gehanteerd tarief (aansluiting met legesverordening) - Aansluiting subadministratie met financiële administratie Daarnaast zal er een invoercontrole plaatsvinden aan de hand van de tarieventabel (2014). Risico s De leges zijn onjuist, onvolledig, niet tijdig en onrechtmatig opgelegd en de baten niet tijdig, onjuist en onvolledig in de financiële administratie zijn verantwoord. 2. Structureel / incidenteel Een structurele interne controle. 3. Opdrachtgever Opdrachtgever voor de interne controle 2014 is het Managementteam. Een samenvatting van alle deelrapportages over het jaar 2014 wordt, naar verwachting 1 e kwartaal 2015, aan het Managementteam aangeboden. Deelplan IC Gemeente Lingewaard 9 september 2014 Pagina 2 van 8

4 4. Opdrachtnemer Opdrachtnemer is de proceseigenaar van het proces Burgerzaken, te weten de afdeling Dienstverlening, team KCC. De daadwerkelijke controle wordt uitgevoerd door de medewerker AO/IC onder verantwoordelijkheid van de Concerncontroller. 5. Relevante weten regelgeving In het Normenkader 2014 (zie bijlage 3 Jaarplan IC 2014) is de bestaande wet-en regelgeving per proces vermeld. De daadwerkelijke interne controle op het proces Burgerzaken beperkt zich echter tot de volgende relevante weten regelgeving: Wet GBA (tot ) Besluit GBA (tot ) Wet Basis Registratie personen (BRP) (vanaf ) Paspoort Uitvoeringsregeling Nederland (PUN) Handboek Reisdocumenten Legesverordening 2014 Mandaatregeling 2011 (tot ) Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf ) 6. Rapportage De uitkomsten van het onderzoek worden besproken met de teamleider KCC (procesverantwoordelijke) en eventueel aangepast. De medewerker AO/IC verwerkt de uiteindelijke bevindingen en aanbevelingen in deelrapport dat gericht is aan de teamleider Financiën. De bevindingen/aanbevelingen worden in een spreadsheet bijgehouden. Tevens wordt een algemene samenvatting van alle deelcontroles opgesteld dat gericht is aan het MT. 7. Frequentie Het proces burgerzaken bevat zowel dagelijkse als wekelijkse handelingen. De dagelijkse handelingen bestaan uit: - Verkopen van GBA-producten en overige kastransacties - Dagafslag (kas) - Opslag voorraad documenten in dagberging danwel centrale opslag De wekelijkse handelingen bestaan uit: - Wekelijkse afdracht aan Financiën - Storting contanten via Geldtransport (tweewekelijks) Op basis van het Jaarplan IC 2014 zou op basis hiervan voor de dagelijkse handelingen 25 controles per jaar en voor de wekelijkse handelingen 5 controle per jaar moeten plaatsvinden. Echter gezien de beperkte capaciteit wordt volstaan met één controle-moment. Voor de dagafslag van de Kas vult de afdeling dagelijks zelf een hiervoor bedoeld formulier in. Twee medewerkers tellen de kas en tekenen het formulier. De frequentie van 25 controles per jaar wordt dus ruimschoots gehaald. Voor de interne controle is het echter wel van belang te controleren dat deze dagelijkse controle van de afdeling ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Deze controle meenemen bij de controle op de wekelijkse afdrachten (zie hieronder). Deelplan IC Gemeente Lingewaard 9 september 2014 Pagina 3 van 8

5 De voorraad documenten (bestaande uit paspoorten, rijbewijzen etc. die reeds op naam staan wordt gemiddeld eens per 1-2 maanden gecontroleerd het aanwezige muntgeld/kluisgeld) wordt eens per twee weken door de afdeling zelf gecontroleerd. Ook hierbij wordt de frequentie van 25 dus gehaald. Ook deze tweewekelijkse afdelingscontrole dient bij de interne controle geverifieerd te worden. De tweewekelijkse storting door middel van een geldtransportbedrijf wordt vrijwel volledig in het proces beheerst door nog een extra keer tellen voordat de contanten in een zogenaamde seal bag worden gestopt. Vervolgens ontvangt de gemeente na een storting een rapport van het geldtransportbedrijf waarin het gestorte bedrag nogmaals bevestigd wordt. Er moet alleen nog gecontroleerd worden of het werkelijke gestorte bedrag hierbij aansluit. Deze controlestap wordt meegenomen bij de controle die in de vorige alinea wordt genoemd, aangezien het hierbij ook gaat om een aansluiting bij de Financiële administratie. Samengevat betekent dit dat in 2014 op één moment in het jaar de interne controle op de volgende onderdelen zal plaatsvinden: Dagafslag Voorraadcheck Wekelijkse afdracht Storting via geldtransportbedrijf 8. Omvang van de controle Dagafslag: 25 werkdagen per jaar, mits algemeen oordeel over proces positief Voorraadcheck: 3 per jaar (10%) Wekelijkse afdracht: 5 weken per jaar (10%) Storting via geldtransportbedrijf: 3 per jaar (10%) 9. Werkwijze 1. Uitvoeren lijncontrole. 2. Controleren of er procesbeschrijvingen en/of werkinstructies aanwezig zijn en dat deze voor iedereen beschikbaar zijn. 3. Meelopen met de medewerkers en/of procesverantwoordelijke(n) interviewen en vaststellen dat de medewerkers conform de procedures werken. Tevens een eerste oordeel vormen over de volledige, juiste en tijdige uitvoering van het proces en de risico s in het proces. Dit vastleggen in een gespreksverslag (procesbeschrijving). 4. Vaststellen dat de tarieven in de legeskas/het kasregister overeenkomen met de door de raad vastgestelde tarieven. 5. Uitvoeren van de deelwaarneming dagafslag. De getrokken werkdagen controleren op de aspecten: Heeft de dagafslag daadwerkelijk plaatsgevonden? Is de vastlegging volledig en juist, inclusief belegstukken? Hebben twee medewerkers geteld, gecontroleerd en het formulier ondertekend? Is er een procesverbaal opgemaakt bij een kasverschil? De voorraadcontroles controleren op de aspecten: Algemene controle of iedere twee weken een voorraadcontrole (o.a. kluisgeld) heeft plaatsgevonden. Van de willekeurig getrokken voorraadcontroles controleren of deze juist en volledig hebben plaatsgevonden, inclusief verslaglegging. De getrokken wekelijkse afdrachten controleren op de aspecten: Heeft de hertelling van de dagenveloppen plaatsgevonden? Deelplan IC Gemeente Lingewaard 9 september 2014 Pagina 4 van 8

6 Is er een procesverbaal opgemaakt bij een kasverschil (bij dagafslagen en/of weekafdracht)? Is de verslaglegging juist en volledig (belegstukken t.b.v. journalisering)? Hebben de juiste personen geparafeerd (bij KCC en FA)? Sluit het bedrag van de wekelijkse afdracht aan bij de financiële administratie? De getrokken stortingen via geldtransport controleren op de aspecten: Sluit het bedrag van het telrapport aan bij het bedrag in de financiële administratie en het gestorte bedrag op de bankrekening? 6. Bevindingen opstellen (conceptrapport) en afstemmen met leidinggevende van het proces Burgerzaken 7. Rapport met bevindingen eventueel aanpassen en inclusief aanbevelingen afronden. 8. Rapporteren aan leidinggevende Burgerzaken en teamleider Financiën. 10. Tijdsplanning De controle zal conform het Jaarplan IC 2014 in oktober 2014 uitgevoerd en afgerond worden. De verwachting is dat de controle 5 werkdagen in beslag zal nemen met een doorlooptijd van 3 weken. De 5 dagen zijn als volgt onderverdeeld: - 1 dag om de voorbereidingen te treffen; - 1 dag om de gegevens te verzamelen (inclusief 0,5 dag meelopen in het proces en interview met de proces verantwoordelijke); - 1 dag om de dagafslagen en wekelijkse afdrachten te controleren; - 1 dag om het conceptrapport met bevindingen te schrijven; - 0,5 dag om de bevindingen terug te koppelen en eventueel aan te passen; - 0,5 dag om het rapport met bevindingen en aanbevelingen te schrijven. Deelplan IC Gemeente Lingewaard 9 september 2014 Pagina 5 van 8

7 11. Waarom (risico s) Risico's Onjuiste kastotalen Interne controle doelstelling Juistheid en volledigheid van de kasstaat. Interne controle Interne controle maatregel werkzaamheden Dagelijkse dagafslag met Controleer aan de hand telling en controle door van 25 willekeurig twee medewerkers. gekozen werkdagen of de dagafslag daadwerkelijk dagelijks wordt uitgevoerd, en juist wordt vastgelegd (door 2 medewerkers). Zie checklist 'dagafslag'. Onjuiste voorraad documenten (paspoorten, rijbewijzen etc op naam) en aanwezige kluisgeld Volledig en juiste telling van de voorraad documenten en kluisgeld. 1-2-maandelijkse controle voorraad documenten en 2- wekelijke controle voorraad kluisgeld Vaststellen dat 1-2- maandelijkse controle voorraad documenten en dat 2-wekelijkse controle aanwezige kluisgeld heeft plaatsgevonden en dat deze juist en volledig zijn (zie checklist 'voorraad'). Geen juiste administratieve verwerking van de GBAtransacties in de financiële administratie. Geen juiste storting op de bankrekening in vergelijking met telrapport geldtransportbedrijf. Dus geen aansluiting tussen bankrekening en administratie. Volledigheid en juistheid van de financiële administratie Juistheid van de balansstaat Functiescheiding (KCC en Financiële administratie) Functiescheiding (KCC en Financiële administratie). Extra telling voordat de contanten in de sealbag gaan. Controleer of de wekelijkse afdracht volledig en juist heeft plaatsgevonden aan de hand van de financiële administratie en onderliggende belegstukken (zie checklist 'wekelijkse afdracht'). Dit aan de hand van een 5-tal deelwaarnemingen. Controleer op basis van een drie-tal waarnemingen of het bedrag op het telrapport overeenkomt met het bedrag dat in de financiële administratie staat en op de bankrekening is gestort (zie checklist 'Geldtransport'). Deelplan IC Gemeente Lingewaard 9 september 2014 Pagina 6 van 8

8 Bijlage: Checklists Burgerzaken Dagafslag Datum Plaatsgevonden? Vastlegging juist en volledig? Parafen van twee medewerkers? Procesverbaal bij kasverschil? Opmerking Bevinding Deelplan IC Gemeente Lingewaard 9 september 2014 Pagina 7 van 8

9 Voorraad Wekelijkse afdracht Weeknr. Weeknr. Plaatsgevonden? Plaatsgevonden? Vastlegging juist en volledig? Paraaf? Hertelling dageneveloppen? Opmerking Bevinding Procesverbaal bij kasverschil? Vastlegging juist en volledig (belegstukken t.b.v. journalisering)? Paraven medewerkers KCC en FA? Aansluiting afdracht met FA (incl. journalisering) Opmerking Bevinding Geldtransport Weeknr. Plaatsgevonden? Aansluiting telrapport met financiele administratie Bevinding Deelplan IC Gemeente Lingewaard 9 september 2014 Pagina 8 van 8