Controleplan Bekostigings- gegevens. Bedrijfsvoering / Audit en Interne Controle

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Controleplan Bekostigings- gegevens. Bedrijfsvoering / Audit en Interne Controle"

Edith van Wijk
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 s- gegevens Bedrijfsvoering / Audit en Interne Controle

2 Inleiding De afdeling Audit en Interne Controle (AIC) toetst in opdracht van het College van Bestuur de werking van de interne beheersingsmaatregelen. Deze controles dragen bij aan het in control zijn van de Universiteit Leiden. Goed werkende interne beheersing draagt bij aan betrouwbare bekostigingsgegevens, waarvan de opgave aan het ministerie van OCW het sluitstuk is. De werkzaamheden van de externe accountant liggen in het verlengde van de werkzaamheden van AIC. De doelstelling verschilt wel: AIC is intern gericht en geeft het CvB zekerheid, de accountant is extern gericht en geeft de gebruikers van de bekostigingsgegevens (het ministerie van OCW) zekerheid. De accountant zal gebruik maken van de werkzaamheden van AIC. Daarom dienen deze werkzaamheden te voldoen aan de daaraan te stellen eisen. In het vervolg van dit plan zal daar aandacht aan worden geschonken. De controlewerkzaamheden worden bepaald door de eisen die het ministerie van OCW stelt in het controleprotocol. In het controleprotocol OCW wordt voor elk van de parameters een controletolerantie van 1% bij een betrouwbaarheidseis van 95% voorgeschreven. Voor het omgaan met geconstateerde fouten inzake de bekostigingscontrole geldt mbt het aspect rechtmatigheid dat fouten die invloed kunnen hebben op de hoogte van de rijksbijdrage, moeten worden gecorrigeerd. Vastgesteld dient te worden dat alle fouten in de administratie van de Universiteit Leiden zijn gecorrigeerd en alle correcties in het Criho bestand zijn verwerkt of opgenomen in het mutatieoverzicht, ongeacht het materiele belang. In grote lijnen ziet de controle aanpak er als volgt uit: 1) Analyse interne beheersing Dit is gericht op kennisvergaring voor de verdere planning en inrichting van het auditproces. De uitkomsten van deze analyse zijn richtinggevend voor de gegevensgerichte controle. 2) Controleprogramma De werking van de geïdentificeerde beheersingsmaatregelen wordt tijdens de controle vastgesteld. Gezien het afbreukrisico voor de Universiteit zal een gegevensgerichte controle worden uitgevoerd door middel van een deelwaarneming op de relevante gegevens. 3) Tenslotte wordt in hoofdstuk 3 aandacht geschonken aan de planning. 2

3 1 Analyse interne beheersing 1.1 In dit hoofdstuk komen de uitgangspunten en doelstellingen aan de orde van de analyse die AIC verricht op de getroffen interne beheersingsmaatregelen. Deze analyse is gericht op kennisvergaring voor de verdere planning en inrichting van het auditproces. De uitkomsten van de analyse zijn richtinggevend voor de verdere gegevensgerichte controle. 1.2 De relevante documentatie wordt bestudeerd op mogelijke gevolgen voor de controle. Het gaat om het controleprotocol, brieven van het ministerie van OCW, notulen overlegorganen bv CVUAD. 1.3 Bij de Universiteit Leiden is sprake van een centrale inschrijving van studenten door STA (Studenten administratie) in ISIS. Door middel van een interview zullen de getroffen beheersingsmaatregelen bij STA worden beoordeeld ten aanzien van de juistheid van de in de studentenadministratie opgenomen gegevens met betrekking tot de 1e jaars inschrijvingen. Daarbij is het bijvoorbeeld van belang hoe STA onderscheid maakt tussen herinschrijvers die korter dan 5 jaar geleden zijn ingeschreven en herinschrijvers die langer dan 5 jaar geleden zijn ingeschreven. 1.4 Nagegaan wordt of de procedures rond het inschrijven van diploma s is gewijzigd met mogelijk gevolgen voor de controle. 1.5 Vooraf worden er werkafspraken gemaakt tussen FEZ, STA en AIC. Daarin worden alle door de verschillende afdelingen uit te voeren werkzaamheden opgenomen. Belangrijk onderdeel is de afstemming van de gegevens uit ISIS met de door Cfi aangeleverde inschrijf- en diplomagegevens (WO-BIOS en CRI foto). 1.6 Op basis van de in het controleprotocol opgenomen tolerantie en betrouwbaarheidseis en de interne beheersingsmaatregelen is de controleaanpak zowel analytisch (interne beheersing, cijferbeoordeling) en gegevensgericht.de nadruk ligt hierbij op de gegevensgerichte controle, gezien het grote afbreukrisico voor de Universiteit in geval van materiele fouten.. 3

4 2 Het controleprogramma 2.1 In dit hoofdstuk wordt concreet ingegaan op de uit te voeren controlewerkzaamheden bij de Universiteit Leiden. Ter vaststelling van de juistheid van de op te geven bekostigingsgegevens en ter toetsing van de interne beheersingsmaatregelen zal AIC een deelwaarneming uitvoeren. In dit hoofdstuk komen ook de specifieke werkzaamheden aan de orde. Deze vloeien in hoofdzaak voort uit het controleprotocol van het ministerie van OCW. 2.2 Het doel van de controle is het vaststellen van de juistheid van de op te geven bekostigingsgegevens. 2.3 Als basis voor dit controleprogramma dient het jaarlijks geactualiseerde controleprotocol OCW, alsmede de notitie van de staatssecretaris van OCW d.d. 29 augustus 2003 Helderheid in de bekostiging van het hoger onderwijs, de aanvulling op de notitie Helderheid van de staatssecretaris van OCW d.d. 04 maart 2005, brief HO/CBV/05/22162 van 20 juli 2005 over de verantwoording inzet publieke middelen, de beslissingsregels WO en de bevindingen iot de controle van voorgaande jaren. 2.4 De controle betreft: -het aantal ingeschreven studenten per 1 oktober; -het aantal diploma's gedurende het studiejaar; -het aantal promoties in het kalenderjaar. 2.5 De controle vindt plaats met behulp van een vooraf met de externe accountant besproken checklisten. 2.6 Het controleprotocol kent specifieke attentiepunten. Jaarlijks wordt het controleprotocol beoordeeld op mogelijke wijzigingen. Vanuit het verleden bekende attentiepunten zijn: -buitenlandse studenten, uitwisseling, koppelingswet; -niet EER studenten, behoudens recht op studiefinanciering, tellen niet mee voor bekostiging; -integratie van de Lerarenopleiding; -uitschrijvingen eerstejaars in de maand september (vóór 1/10); -maatwerk; 4

5 -pre-masters (HBO-zij-instroom/HBO-schakelaar). -reeds eerder voor bekostiging in aanmerking genomen diploma s. -controle van de actuele CRI-foto (incl. controletotalen) Controleplan Deze attentiepunten worden meegenomen bij de desbetreffende controle en opgenomen in de checklisten. 2.7 Controle aantal ingeschreven studenten per 1 oktober Het betreft hier alle studenten die zijn ingeschreven. Er worden 145 ingeschreven studenten gecontroleerd, waarbij tevens de procedures rondom inschrijvingen worden beoordeeld. Daarnaast worden van deze 150 studenten de records uit ISIS vergeleken met de relevante gegevens uit de WO BIOS. 2.8 Controle aantal diploma s gedurende het studiejaar De juistheid van in ISIS opgenomen gegevens worden op relevante onderdelen gecontroleerd aan de hand van het studentendossier. Daartoe worden 150 van alle in het collegejaar behaalde diploma s geselecteerd en gecontroleerd met behulp van een checklist. 2.9 Controle aantal promoties in het kalenderjaar Het aantal promoties conform de opgave aan Cfi wordt integraal gecontroleerd aan de hand van bij de Pedel geregistreerde promoties en de bij de Universiteitsbibliotheek geregistreerde proefschriften Bestandsvergelijkingen Op basis van de bekostigingsfoto (1 december) is door het Cfi beoordeeld welke inschrijvingen en diploma s voor bekostiging in aanmerking komen. Het resulterende bestand (WO-Bios) wordt vergeleken met ISIS. De verschillen tussen WO-Bios en ISIS worden beoordeeld op juistheid en leiden tot een mutatiebestand. Deze mutaties welke nog in Criho worden verwerkt worden door de externe accountant gewaarmerkt Ter identificatie worden door de externe accountant de controletotalen van het CriHo (na verwerking van de mutaties) gewaarmerkt en bij de IB Groep ingediend. AIC controleert deze controletotalen. 5

6 3 De planning 3.1 In het controleprotocol worden de kritische datums genoemd. Deze datums zijn leidend voor de afspraken die er gemaakt worden tussen STA, FEZ en AIC. 3.2 Voor de controle van de bekostigingsgegevens is de volgende capaciteit beschikbaar: -medewerkers AIC 500 uur -hoofd AIC 150 uur De afdeling heeft onder normale omstandigheden voldoende capaciteit om deze controle zonder inhuur van derden uit te voeren. 3.3 De werkzaamheden zullen tijdig worden uitgevoerd om een review door de externe accountant mogelijk te maken. Het zwaartepunt van de werkzaamheden ligt in de maanden december tot en met februari. 6

Vergelijkbare documenten

Copro 16105C. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Mededeling GMO Groenten en fruit : WAP 2014 bijlage III

Copro 16105C. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Mededeling GMO Groenten en fruit : WAP 2014 bijlage III Rijksdienst voor Ondernemend Nederland Mededeling GMO Groenten en fruit 2016-9: WAP 2014 bijlage III Richtlijnen accountantscontrole waarde afgezette productie 2014 ten behoeve van het operationeel programma,