Rapport van feitelijke bevindingen inzake uitvoering specifiek overeengekomen werkzaamheden uitvoeringskosten CAK bij CJIB 2018

Transcriptie

1 At Auditdienst Rijk Ministerie van Financien Rapport van feitelijke bevindingen inzake uitvoering specifiek overeengekomen werkzaamheden uitvoeringskosten CAK bij CJIB 2018

2 Colofon Titel Rapport van feitelijke bevindingen inzake uitvoering specifiek overeengekomen werkzaamheden uitvoeringskosten CAK bij CJIB 2018 Uitgebracht aan Directeur Bedrijfsvoering & ICT van het CJIB Datum 25 juni 2019 Kenmerk Inlichtingen Auditdienst Rijk

3 Inhoud Aanleiding opdracht 4 1 Bevindingen Verantwoordingen uitvoeringskosten rekenkundig juist Verschil in aansluiting met financiele administratie en kostendragers Verantwoorde kosten zijn conform afsprakenbrieven Aansluiting personele inzet met interne BsC's Geen toepassing middenloonsommen voor ingezette teams Aansluiting tarieven met "handleiding overheidstarieven 2018" Aanschrijvingskosten periodiek en consistent gefactureerd Aansluiting portokosten met onderliggende factuur Kosten berichtenverkeer gebaseerd op afrekening Aansluiting negatief afgerekende zaken met deurwaarderskosten Consistentie werkwijze onderhanden werk positie 6 2 Aanbevelingen en/of vervolgstappen 7 3 Verantwoording onderzoek Werkzaamheden en afbakening Gehanteerde Standaard Verspreiding rapport 9 4 Ondertekening 10

4 Aanleiding opdracht Het Centraal Justitieel Incasso Bureau (CJIB) voert namens het Centraal Administratie Kantoor (CAK) werkzaamheden uit in het kader van de Wet structurele maatregelen wanbetalers zorgverzekering en Wet Opsporing en verzekering onverzekerden zorgverzekering. De uitvoering van de operationele werkzaamheden zijn vastgelegd in o.a. de convenanten tussen het CAK en het CJIB inzake Inning bestuursrechtelijke premie wanbetalers en onverzekerden. De uitvoeringskosten worden door VWS gefinancierd. In dit verband heeft het CJIB de Auditdienst Rijk van het ministerie van Financier (ADR) verzocht specifieke werkzaamheden met betrekking tot de verantwoording van 2018 de gemaakte uitvoeringskosten voor CAK door het CJIB uit to voeren. Het betreffen: De Financiele verantwoording 2018 inzake wanbetalers d.d. 12 april 2019, kenmerk 19U ; De Financiele verantwoording 2018 inzake onverzekerden d.d. 12 april 2019, kenmerk 19U van 11 I Rapport van feitelijke bevindingen inzake uitvoering specifiek overeengekomen werkzaamheden uitvoeringskosten CAK bij CJIB 2018

5 1 Bevindingen 1.1 Verantwoordingen uitvoeringskosten rekenkundig juist Wij hebben de rekenkundige juistheid vastgesteld van de tabellen opgenomen in de financiele verantwoording. Hierbij hebben voor de verantwoording van de onverzekerden vastgesteld dat de weergegeven aantallen bij de materiele kosten (paragraaf 3 abusievelijk niet zijn doorgeteld (totale bijgestelde begrotings aantallen moet zijn. Totale gerealiseerde aantallen moet zijn). De juiste tabel is hieronder weergegeven: Bijgestelde begroting Realisatie 2018 Aanschrijvingen, herinneringen aantal bedrag aantal Bed rag Correctie CRI Totaal kosten Verschil in aansluiting met financiele administratie en kostendragers Wij hebben vastgesteld dat de verantwoorde uitvoeringskosten niet aansluiten met de kostendragers in de financiele administratie. Product Kosten plaats Verschillen 1 Onverzekerden Wanbetalers In beide gevallen is de verantwoording lager dan in Exact opgenomen. Het betreft een correctie op de aanschrijvingskosten die abusievelijk dubbel waren belast. De correctie is wel in de verantwoording over 2018 verwerkt, maar niet in de administratie van 2018, omdat deze reeds afgesloten was. Richting VWS is bij het verstrekken van de verantwoordingen dit verschil gerapporteerd en toegelicht. De vaste kosten van CRI worden niet op de kostendragers verantwoord, omdat de doorberekening plaatsvindt op basis van een vast tarief. 1.3 Verantwoorde kosten zijn conform afsprakenbrieven Wij hebben vastgesteld dat de ingediende begrotingen door de directeur Zorgverzekeringen van VWS schriftelijk zijn bevestigd. De verantwoorde kosten zijn in overeenstemming met de begrotingen in de afsprakenbrieven. Op 20 augustus 2018 door het CJIB herziene begrotingen ingediend samen met een realisatie-uitputtingsoverzicht. Op 29 november 2018 en 20 december 2018 is de begroting inzake wanbetalers, met het oog op deurwaarderkosten, nogmaals herzien. Vastgesteld is dat de verantwoorde kosten conform deze laatste herziening zijn. 1.4 Aansluiting personele inzet met interne BsC's Wij hebben vastgesteld dat de personele inzet voor de productie aansluit met de interne businessbalansscorecard. 5 van 11 I Rapport van feitelijke bevindingen inzake uitvoering specifiek overeengekomen werkzaamheden uitvoeringskosten CAK bij OM 2018

6 1.5 Geen toepassing middenloonsommen voor ingezette teams Wij hebben vastgesteld dat personele kosten voor productiemedewerkers niet is gebaseerd op middenloonsommen. Met VWS is afgestemd dat met ingang van 2018 de personeelskosten op basis van "feitelijke" kosten worden doorberekend. Dit blijkt uit de goedkeuringsbrieven bij de ingediende begrotingen door de directeur Zorgverzekeringen van VWS. Het vaststellen van de "feitelijke" kosten was geen onderdeel van de specifiek overeengekomen werkzaamheden van dit onderzoek. We hebben vastgesteld dat de feitelijke personeelskosten van "Productiemedewerkers" en "Juridische medewerkers" worden verantwoord door per persoon een tarief te bepalen op basis van de werkelijke kosten over 2018 en deze te vermenigvuldigen met het aantal gewerkte uren voor wanbetalers en onverzekerden. Operationeel managers zijn tegen middenloonsommen doorberekend. Het personeel met betrekking tot "Bedrijfsbureau/accountmanagement" en de "Overige indirecte functies" zijn op basis van de bijgestelde begrotingen doorbelast en verantwoord. 1.6 Aansluiting tarieven met "handleiding overheidstarieven 2018" Wij hebben vastgesteld dat het toegepaste tarief voor overhead ad aansluit met de "handleiding overheidstarieven 2018". 1.7 Aanschrijvingskosten periodiek en consistent gefactureerd Wij hebben vastgesteld dat voor de wanbetalers en onverzekerden elke periode een vergelijkbaar bedrag wordt gefactureerd. Uit de beoordeling blijkt dat de kosten over 2018 lager zijn ten opzichte van Dit ligt in lijn met de lagere instroom. 1.8 Aansluiting portokosten met onderliggende factuur Wij hebben vastgesteld dat de verantwoorden portokosten van mei 2018 aansluiten met een onderliggende factuur. 1.9 Kosten berichtenverkeer gebaseerd op afrekening 2016 Wij hebben vastgesteld dat de verantwoorde kosten voor het berichtenverkeer zijn bepaald op basis van de afrekeningen van eerdere jaren en liggen in lijn met de begroting. Overigens zijn van de jaren 2017 en 2018 nog geen afrekeningen ontvangen Aansluiting negatief afgerekende zaken met deurwaarderskosten Wij hebben vastgesteld dat de negatief afgerekende zaken aansluiten op onderliggende managementinformatie (cognos) uit het Bestuurlijke Boete Systeem. Consistentie werkwijze onderhanden werk positie Wij hebben vastgesteld dat de onderhanden werk positie conform de wijze van vorig jaar bepaald is. Er is gerekend met het tarief volgens het oude contract van 75. De systematiek van berekenen is hetzelfde. Onder het nieuwe CRI contract wordt geen gemaakt van OHW. De voorraad neemt derhalve af. 6 van 11 I Rapport van feitelijke bevindingen inzake uitvoering specifiek overeengekomen werkzaamheden uitvoeringskosten CAK bij CJIB 2018

7 2 Aanbevelingen en/of vervolgstappen Er zijn geen aanbevelingen of vervolgstappen in dit rapport opgenomen. 7 van 11 I Rapport van feitelijke bevindingen inzake uitvoering specifiek overeengekomen werkzaamheden uitvoeringskosten CAK bij CJIB 2018

8 3 Verantwoording onderzoek 3.1 Werkzaamheden en afbakening De doelstelling van het onderzoek betreft specifiek overeengekomen werkzaamheden gericht op de uitvoeringkosten 2018, als gevolg van de dienstverlening voor CAK voor Wanbetalers en Onverzekerden. Het onderzoek wordt voorbereid door de Interne Audit van het CJIB. Het onderzoek is gericht op: De Financiele verantwoording 2018 inzake wanbetalers d.d. 12 april 2019, kenmerk 19U ; De Financiele verantwoording 2018 inzake onverzekerden d.d. 12 april 2019, kenmerk 19U De volgende, met de gebruikers overeengekomen, specifieke werkzaamheden zijn uitgevoerd: 1. Vaststellen dat verantwoordingen van de uitvoeringskosten rekenkundig juist zijn. 2. Vaststellen dat de verantwoorde uitvoeringskosten aansluiten met de financiele administratie cq. daarvoor gebruikte kostendragers (kostenplaatsen en ) uit Exact. 3. Vaststellen dat de verantwoorde kosten in de verantwoording CAK conform formele afsprakenbrieven zijn. 4. Vaststellen dat de personele inzet aansluit met de interne Businessbalansscorecards (BsC's) van het CJIB. 5. Vaststellen dat voor het financieel maken van de FTE inzet, de middenloonsommen voor de ingezette teams zijn toegepast. 6. Vaststellen dat het gehanteerde tarief voor de overheadkosten aansluit met de 'handleiding overheidstarieven 2018'. 7. Vaststellen dat aanschrijvingskosten periodiek in rekening worden gebracht en overeenkomstig voorgaande perioden zijn. 8. De portokosten voor een willekeurige maand in 2018 worden aangesloten met de onderliggende factuur. 9. Inzake kosten berichtenverkeer vaststellen van de wijze van bepalen van deze kosten en vaststellen of dit in lijn met de begroting gebeurt. 10 Aansluiten van de negatief afgerekende zaken volgens het Bestuurlijke Boete systeem met de in de verantwoording opgenomen deurwaarderskosten. 11. Vaststellen dat de wijze waarop de onderhanden werk positie met betrekking tot de deurwaarderskosten overeenkomstig voorgaand jaar is. De juistheid en volledigheid van de financiele administratie wordt bij de controle van de verantwoording over het boekjaar 2018 door de ADR vastgesteld en maakt derhalve geen onderdeel uit van dit onderzoek. De juistheid van de urenregistratie is door ons eveneens niet onderzocht. 3.2 Gehanteerde Standaard Deze opdracht is uitgevoerd overeenkomstig Standaard 4400N "Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden". Bij de uitvoering van deze opdracht zijn de onafhankelijkheidsvereisten van de Verordening inzake onafhankelijkheid en de ethische voorschriften die voor accountants gelden, in acht genomen. Verder is voor deze opdracht de Audit Charter van de ADR van toepassing. 8 van 11 I Rapport van feitelijke bevindingen inzake uitvoering specifiek overeengekomen werkzaamheden uitvoeringskosten CAK bij CHB 2018

9 In dit rapport wordt geen zekerheid verschaft, omdat er geen controle-, beoordelings- of andere assurance-opdracht is uitgevoerd. In dit rapport rapporteren wij de bevindingen op basis van de specifiek overeengekomen werkzaamheden; wij doen geen uitspraak over wat deze bevindingen voor het onderhavig object in totaliteit betekenen. 3.3 Verspreiding rapport De opdrachtgever, de directeur Bedrijfsvoering & ICT van het CJIB, is eigenaar van dit rapport. De beoogde gebruikers van het rapport zijn de opdrachtgever en het ministerie VWS. Het rapport wordt uitgebracht aan de directeur Bedrijfsvoering & ICT van het CJIB. Het is de verantwoordelijkheid van de beoogde gebruikers om te bepalen of de overeengekomen specifieke werkzaamheden toereikend en geschikt zijn voor het doel van de beoogde gebruikers. Voorts wordt van de beoogde gebruikers verwacht wordt dat zij zelf op basis van de gerapporteerde bevindingen en eventuele andere beschikbare informatie een eigen afweging maken over wat deze bevindingen voor het onderhavige object in zijn totaliteit betekenen. De ADR is de interne auditdienst van het Rijk. Dit rapport is primair bestemd voor de opdrachtgever met wie wij deze opdracht zijn overeengekomen. In de ministerraad is besloten dat het opdrachtgevende ministerie waarvoor de ADR een rapport heeft geschreven, het rapport binnen zes weken op de website van de rijksoverheid plaatst, tenzij daarvoor een uitzondering geldt. De minister van Financien stuurt elk halfjaar een overzicht naar de Tweede Kamer met de titels van door de ADR uitgebrachte rapporten en plaatst dit overzicht op de website. Dit rapport is met zorgvuldigheid en deskundigheid opgesteld waarbij rekening is gehouden met de verwachtingen van de beoogde gebruikers. Echter kan niet gegarandeerd worden dat hier geen onduidelijkheden in staan voor een nietbeoogde gebruiker. In dat geval dient de niet-beoogde gebruiker contact op te nemen met de eigenaar van dit rapport. 9 van 11 I Rapport van feitelijke bevindingen inzake uitvoering specifiek overeengekomen werkzaamheden uitvoeringskosten CAK bij CHB 2018

10 4 Ondertekening Groningen, 25 juni 2019 Didier de Moo Auditmanager Auditdienst Rijk 10 van 11 I Rapport van feitelijke bevindingen inzake uitvoering specifiek overeengekomen werkzaamheden uitvoeringskosten CAK bij CJIB 2018

11 Auditdienst Rijk Postbus EE Den Haag (070)

12