Consultatiedocument Standaard 4400N Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden (2 e ontwerp) 21 juli 2016

Transcriptie

1 Dit document maakt gebruik van bladwijzers Consultatiedocument Standaard 4400N Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden (2 e ontwerp) 21 juli 2016 Consultatieperiode loopt tot 11 oktober 2016

2 Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden (2e ontwerp) Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Wijzigingen en overige toelichting Deelconclusie / omschrijving van de opdracht Professioneel kritische instelling (PKI) en professionele oordeelsvorming Rol van de opdrachtgever en andere (beoogde) gebruiker Communicatie met andere accountant bij fraude Verspreiding rapportage/ Wob Internationale standaard ISRS Voorbeeld Ingangsdatum 4 3 Consultatieproces 4 4 Reacties 5 Bijlage: Voorbeeld van een rapport van feitelijke bevindingen 6 Koninklijke NBA 2

3 1 Inleiding In 2015 is Standaard 4400 Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden in concept herzien om deze te verduidelijken aan de hand van het clarity format. De standaard is daarmee zelfstandig leesbaar en heeft een opbouw naar vereisten (norm) en toelichtingen. De International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB) heeft nog geen clarified ISRS Belangrijkere aanleiding voor de aanpassing is dat de huidige Standaard 4400 in de praktijk tot onduidelijkheden leidt De nieuwe standaard zal worden aangeduid als Standaard 4400N. Hiermee wordt aangegeven dat het een specifiek Nederlandse standaard is. Dit vooruitlopend op een toekomstige herziening door de IAASB. In uitspraken van de accountantskamer over het gebruik van deze standaard komt regelmatig naar voren dat dat de accountant door het trekken van (deel) conclusies zekerheid heeft verschaft ( assurance ). De bedoeling is echter dat een accountant alleen feitelijke bevindingen weergeeft ( aan assurance verwante opdracht ) en geen oordeel vormt of een conclusie trekt over het object in zijn totaliteit. In de herziene standaard wordt getracht duidelijker weer te geven wat de opdracht inhoudt en hoe de accountant kan rapporteren. De doelstelling van de NBA is dat voor de beoogde gebruiker helder is wat het rapport voor hem betekent en wat van de gebruiker wordt verwacht. Een concept van Standaard 4400N is in de zomer van 2015 geconsulteerd. De consultatiereacties geven aan dat het doel tot verduidelijking nog niet voldoende behaald was. Zo vertrouwt de gebruiker op de bevindingen van de accountant, terwijl de accountant aan de gebruiker geen zekerheid geeft over het object in zijn totaliteit. Hier speelt mee dat een verschil bestaat tussen alledaagse taalgebruik enerzijds (conclusie, zekerheid) en de terminologie van de NV COS anderzijds. Op grond van die reacties is de standaard opnieuw ontwikkeld, in plaats van aanpassing van het geconsulteerde concept van de standaard. De NBA legt deze standaard nu opnieuw ter consultatie aan u voor. Hieronder worden de belangrijkste wijzigingen ten opzichte van het voorgaande ontwerp toegelicht. 2 Wijzigingen en overige toelichting 2.1 Deelconclusie / omschrijving van de opdracht De opdracht is op een andere manier geformuleerd en in de toelichting verduidelijkt aan de hand van voorbeelden. De accountant kan aan de hand van de bevindingen wel een deelconclusie trekken (bijvoorbeeld: de tien onderzochte declaraties zijn juist ), maar geen conclusie trekken over het object in zijn totaliteit (juistheid van álle onkostendeclaraties) (zie par. 5 en A6). In een bijlage van dit consultatiedocument is ter illustratie een voorbeeld van een rapport van feitelijke bevindingen opgenomen (zie ook paragraaf 2.7). Concreet betreffen de wijzigingen onder meer: de omschrijving van de opdracht (par. 3 t/m 6), de opdrachtvoorwaarden (par. 27 onderdeel f), de opdrachtaanvaarding en de rapportage (par. 34 onderdeel m); de term uitgangspunt in plaats van norm (par. 3, par. 23 t/m 27, par. 34 onderdeel i). Dit omdat het begrip uitgangspunt breder is (bijvoorbeeld een protocol) en het begrip norm geassocieerd kan worden met een assurance-opdracht. 2.2 Professioneel kritische instelling (PKI) en professionele oordeelsvorming In de geconsulteerde standaard was een eigen definitie voor PKI opgenomen. Deze was afgeleid van de definitie PKI geldend voor controle-opdrachten uit de NV COS. Uit de consultatie blijkt dat men zich kan vinden in het van toepassing zijn van PKI voor een 4400-opdracht (par. 20). Er zijn opmerkingen gemaakt over de plaats in de regelgeving, het hanteren van één definitie respectievelijk dat nadere toelichting wenselijk is. In de herziene versie is daarom afgezien van een eigen definitie van PKI voor een 4400-opdracht. In plaats daarvan is een toelichting gegeven over de toepassing van PKI (par. A9). Een vereiste over professionele oordeelsvorming is op eenzelfde wijze als PKI uitgewerkt in de standaard (par. 21 en A9). Koninklijke NBA 3

4 2.3 Rol van de opdrachtgever en andere (beoogde) gebruiker Uit de reacties blijkt dat het eerdere onderscheid tussen gebruikers en beoogde gebruikers onduidelijk was. In de aangepaste standaard is dit onderscheid achterwege gelaten. Uitgegaan wordt van de beoogde gebruikers. Daarbij is paragraaf 35 toegevoegd over het geven van toestemming van het gebruik van het rapport aan anderen dan de oorspronkelijk beoogde gebruikers. Verder was de rolverdeling tussen opdrachtgever en andere beoogde gebruikers niet eenduidig. Dit is nu uitgewerkt conform het uitgangspunt uit paragraaf 3: overleggen met de beoogde gebruikers. Met de opdrachtgever komt de accountant formeel de opdracht en de werkzaamheden overeen. Vergelijk daartoe paragraaf 24 t/m 26 en A Communicatie met andere accountant bij fraude In Standaard 4400N is opgenomen wat te doen in het geval van vermoede fraude of het vermoede niet-naleven van wet- en regelgeving. Naar aanleiding van een opmerking in de consultatie is de communicatie met een andere accountant ingeperkt tot een accountant met een controle-, beoordelings- of samenstellingsopdracht (par. 31 onderdeel b). In de geconsulteerde versie was dit omschreven als een accountant die bij dezelfde entiteit ook een professionele dienst uitvoert of wil aanvaarden. Dit was te ruim omdat dan bijvoorbeeld ook een accountant met een adviesopdracht hieronder valt. 2.5 Verspreiding rapportage/ Wob De passage over de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob) uit de geconsulteerde standaard werd soms verkeerd geïnterpreteerd namelijk dat een 4400N opdracht binnen de publieke sector niet mogelijk is. Dit is opgelost door in paragraaf 34 onderdeel n over de rapportage aan te geven dat de verspreiding van het rapport beperkt is tot de beoogde gebruikers, tenzij wettelijke voorschriften anders bepalen. 2.6 Internationale standaard ISRS 4400 Bij het ontwikkelen van de standaard zijn de normen uit de huidige internationale standaard ISRS 4400 als uitgangspunt genomen. Met het herschrijven is de standaard anders geformuleerd dan ISRS 4400 waarbij de strekking wel overeenkomstig is. Verder zijn vereisten toegevoegd zoals het toepassen van PKI en communicatie met een andere accountant bij fraude. 2.7 Voorbeeld De NBA heeft een voorbeeld van een rapport van feitelijke bevindingen in een bijlage opgenomen. Deze is niet bedoeld als modeltekst, maar ter illustratie hoe een rapport van feitelijke bevindingen er uit kan zien als gebruik wordt gemaakt van Standaard 4400N. 2.8 Ingangsdatum De beoogde ingangsdatum van Standaard 4400N is 1 januari 2018 waarbij eerdere toepassing is toegestaan. De NBA heeft dit gedaan om accountants de nodige tijd te geven om zich voor te bereiden. 3 Consultatieproces Wij nodigen u uit om te reageren op onderstaande consultatievragen over de herziene standaard. Algemene vragen 1 Is de standaard duidelijk over de inhoud van de opdracht? 2 Sluit de standaard aan op behoeften van gebruikers? 3 Is Standaard 4400N toepasbaar in uw omgeving? Specifieke vragen 4 Is duidelijk hoe bevindingen gerapporteerd kunt rapporteren in het kader van een 4400-opdracht? (zie paragraaf 2.1) Koninklijke NBA 4

5 5 Sluit het begrip uitgangspunt beter aan op een 4400-opdracht dan het begrip norm? (zie paragraaf 2.1) 6 Is de toepassing van PKI en professionele oordeelsvorming duidelijk? (zie paragraaf 2.2) 7 Is de rol van de opdrachtgever en andere (beoogde) gebruikers duidelijk? (zie paragraaf 2.3) 8 Volstaan de vermelde situaties waarin een accountant communiceert over fraude? (zie paragraaf 2.4) 9 Heeft u overige specifieke opmerkingen over de herziene Standaard? U wordt verzocht de antwoorden toe te lichten als u opmerkingen heeft over het betreffende onderdeel. 4 Reacties Uw reactie op de herziene Standaard 4400N zien wij graag uiterlijk 11 oktober tegemoet. Dit kan in algemene zin maar u helpt ons vooral door antwoord te geven op de consultatievragen. Mail uw reactie naar consultatie-wet-en-regelgeving@nba.nl. Voor de verwerking vragen wij u een kopie van de reactie in Word mee te zenden. Alle reacties zijn in principe openbaar tenzij u bij de indiening expliciet aangeeft dat u hier geen prijs op stelt. Op basis van de reacties stelt de NBA een definitieve Standaard 4400N op, die zal worden vastgesteld door het NBA-bestuur en vervolgens voorgelegd aan de minister van financiën. Zodra dit proces is afgerond, naar verwachting begin 2017, wordt de nieuwe Standaard 4400N gepubliceerd en opgenomen in de nieuwe versie van de NV COS Koninklijke NBA 5

6 Bijlage: Voorbeeld van een rapport van feitelijke bevindingen Overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot betaalde onkosten aan de directie Aan: De directie van XXX B.V. Opdracht Wij hebben overeengekomen specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot de betaalde onkosten aan de directie. De opdracht is met u overeengekomen en heeft als doel het mogelijk maken van het uitoefenen van toezicht door de raad van commissarissen op de betaalde onkosten. De overeengekomen specifieke werkzaamheden zijn overlegd met de beoogde gebruikers, zijnde de directie en de commissarissen. De opdrachtvoorwaarden zijn omschreven in onze opdrachtbrief van... (datum brief opdrachtbevestiging). Verantwoordelijkheden Het is uw verantwoordelijkheid om te bepalen of de overeengekomen specifieke werkzaamheden toereikend en geschikt zijn voor het hierboven beschreven doel. Wij hebben onze werkzaamheden verricht in overeenstemming met de Nederlandse Standaard 4400N, Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden. Bij het uitvoeren van deze opdracht hebben wij ons gehouden aan de voor ons geldende relevante ethische voorschriften in de Verordening Gedrags- en Beroepsregels Accountants (VGBA). [Optioneel: Verder hebben wij de onafhankelijkheidsregels van de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) in acht genomen.] Werkzaamheden en bevindingen In deze paragraaf is een beschrijving van de uitgangspunten, overeengekomen specifieke werkzaamheden en feitelijke bevindingen opgenomen. Wij doen geen uitspraak over wat de feitelijke bevindingen betekenen voor de betaalde onkosten aan de directie in zijn totaliteit. U zult hierover een eigen afweging moeten maken waarbij u gebruik kunt maken van dit rapport van feitelijke bevindingen en eventuele andere beschikbare informatie. Wij zijn nagegaan of de interne richtlijnen voor Vergoeding van onkosten zijn gevolgd voor de vier grootste betalingen van onkosten aan elk van de twee directieleden volgens het overzicht van de salarisadministratie over periode. In overeenstemming met de opdrachtvoorwaarden zijn wij nagegaan of: een onkostendeclaratie aanwezig is; de onkostendeclaratie onderbouwd is met een factuur of betalingsbewijs; de onkostendeclaraties geautoriseerd zijn door (functionaris XXX); de onkosten passen binnen de interne richtlijnen. Uit ons onderzoek is gebleken dat bij de acht onderzochte betalingen van onkosten aan de directie de interne richtlijnen zijn gevolgd 1. Beperking in het gebruik en verspreidingskring Bij het opstellen van deze rapportage is rekening gehouden met de verwachtingen van de beoogde gebruikers. Daarom is deze rapportage alleen bestemd voor de raad van commissarissen en de directie. Wij verzoeken u deze rapportage niet aan anderen te verstrekken zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf, tenzij wettelijke voorschriften anders bepalen. 1 Overwogen kan worden om een bijlage toe te voegen met de geselecteerde items. Koninklijke NBA 6

7 Plaats en datum... (naam accountantspraktijk)... (naam accountant) Koninklijke NBA 7

8