Dienstverlening Bedrijfsvoering (Overeenkomst Gemene rekening)

Transcriptie

1 betreft Algemeen bestuur GGD IJsselland datum 19 december 2013 agendapunt 5 onderwerp informant portefeuillehouder Dienstverlening Bedrijfsvoering (Overeenkomst Gemene rekening) P. Seinen / E. Roelenga H.J. Boxum registratienummer Advies Voor 2014 de voorgestelde Overeenkomst Gemene rekening met de Veiligheidsregio IJsselland aan te gaan Instemmen met de afspraken over afdracht aan bedrijfsvoering van per formatieplaats voor tussentijdse formatiewijzigingen Inleiding Door de algemene besturen van de GGD en Veiligheidsregio IJsselland is er voor gekozen om een nieuwe eenheid Bedrijfsvoering te formeren die zowel de GGD als de Veiligheidsregio gaat ondersteunen. De nieuwe eenheid bedrijfsvoering wordt organisatorisch ondergebracht bij de Veiligheidsregio. De kostenverdeling voor 2014 wordt vorm gegeven binnen de constructie van de gemene rekening. Inhoud en argumenten De verdeling van de kosten in de Gemene rekening is gebaseerd op gegevens uit de vastgestelde begrotingen 2014 van beide organisaties inclusief de kostenramingen voor Carinova en Icare bij de GGD. De kostenverdeling is het resultaat van de analyse van deze cijfers. De cijfers en de opzet van de gemene rekening zijn uitgewerkt door het team Financiën van B&S en de deelprojectgroep Financiën van het project Vorming Brandweer IJsselland. De uitwerking heeft plaats gevonden aan de hand van de kostencategorieën die ook onderdeel uitmaken van de huidige gemene rekening: salarissen medewerkers Bedrijfsvoering, overige personeelslasten, administratie & algemeen beheer en automatisering. De huisvestingskosten voor het gebruik van de Veiligheidsregio van het pand aan de Zeven Alleetjes worden in 2014 rechtstreeks door GGD gefactureerd aan de Veiligheidsregio. Deze kosten maken dus geen onderdeel uit van de gemene rekening. Alle huisvestingskosten die samenhangen met de eenheid Bedrijfsvoering worden eveneens eerst door de GGD gefactureerd aan de Veiligheidsregio. Het GGD-aandeel in deze kosten wordt vervolgens weer in rekening gebracht bij de GGD. Deze werkwijze is gekozen omdat op deze wijze volledig inzicht ontstaat in de totale kosten van de nieuwe eenheid bedrijfsvoering. De personeelslasten zijn gebaseerd op het beschikbare budget hiervoor binnen de begroting van de GGD en de geraamde personeelskosten voor ondersteuning voor de nieuwe Veiligheidsregio. Voor de overige bedrijfsvoeringkosten (niet salariskosten) is eerst een splitsing gemaakt in kosten die rechtstreeks opgenomen worden in de begroting en administratie van respectievelijk de GGD en de Veiligheidsregio en de kosten die deel uitmaken van de gemene rekening. Voor die laatste categorie zijn de bekende bedragen in de huidige situatie geëxtrapoleerd voor de nieuwe eenheid Bedrijfsvoering. Hierbij is rekening gehouden met de groei van de Veiligheidsregio en de uitbreiding van de GGD met onderdelen van Carinova en Icare.

2 kenmerk vervolgblad 2 van 8 Op basis van de extrapolatie en splitsing van de kosten die via de gemene rekening lopen is het bedrag geraamd dat via de gemene rekening loopt, afgerond 5,4 miljoen. Op basis van de inbreng van budgetten vanuit de GGD respectievelijk de Veiligheidsregio is de verdeling van deze kosten met ingang van 2014 bepaald. Deze verdeling is weergegeven in de volgende tabel: Kosten gemene rekening VRIJ Aandeel GGD Aandeel Totaal Totaal % % Voor de afzonderlijke kostenonderdelen die in de overeenkomst zijn benoemd zijn verdelingspercentages berekend. Uit de tabel is af te lezen dat de kosten binnen de gemene rekening gemiddeld voor 56% worden toegerekend aan de Veiligheidsregio en voor 44% aan de GGD. Naast de kosten gemene rekening zijn ook nog rechtstreeks bedrijfsvoeringkosten opgenomen in de begrotingen van de GGD respectievelijk Veiligheidsregio. Alle bedragen passen binnen de kaders van de begroting Tussentijdse formatiewijziging Tussentijds, tijdens een begrotingsjaar, kan het personeelsbestand bij de GGD en Veiligheidsregio ook toe- of afnemen. Dit speelt bij de GGD bijvoorbeeld met betrekking tot projectpersoneel dat wordt gefinancierd met subsidies. In de huidige situatie wordt er bij tussentijdse uitbreiding gerekend met een opslag voor bedrijfsvoering (onder andere voor ICT, werkplek, telefonie, personeelsondersteuning) van per fte. Gelet op de schaalvergroting, is het voorstel om een opslag of verlaging per fte te hanteren van Hiervan loopt 87,5% via de gemene rekening en 12,5% via de rechtstreekse bedrijfsvoering-budgetten Kanttekeningen De ontwikkelingen en ervaringen in de loop van 2014 geven inzicht in het daadwerkelijke verloop van de kostenverdeling. De overeenkomst zal daarop worden aangepast. Voor wat betreft het vraagstuk rond het pand Zeven Alleetjes is door beide AB s eerder afgesproken dat de bijdrage in de kosten van het pand door VR pas worden afgebouwd als andere kostendragers zijn gevonden. Financiële gevolgen De beschikbare budgetten uit de begroting 2014 zijn uitgangspunt voor deze verdeling geweest. De feitelijke kosten voor bedrijfsvoering zullen worden verdeeld volgens de percentages in deze overeenkomst. Dit is inherent aan de constructie gemene rekening. Vooralsnog worden hierdoor geen gevolgen voorzien. Uitvoering Het jaar 2014 is een overgangsjaar. Het advies is om met de besteding van de rechtstreekse budgetten in 2014, waar mogelijk, terughoudend om te gaan. Eventuele tegenvallers binnen de gemene rekening kunnen dan beter worden opgevangen. Voor de beide besturen is het van belang dat zij bereid zijn de gemene rekening aan te passen indien uit de ervaringen in 2014 blijkt dat verbeteringen gewenst en mogelijk zijn Bijlage(n) Overeenkomst kosten voor gemene rekening Toelichting op overeenkomst Kosten voor gemene rekening

3 OVEREENKOMST KOSTEN VOOR GEMENE REKENING Ondergetekenden: 1. De Veiligheidsregio IJsselland, gevestigd te Zwolle, kantoorhoudende te 8011 CV Zwolle, aan de Zeven Alleetjes, nummer 1, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer H.J. Meijer hierna te noemen: Veiligheidsregio. en 2. De GGD IJsselland gevestigd te Zwolle, kantoorhoudende te 8011 CV Zwolle, aan de Zeven Alleetjes, nummer 1, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer H.J. Dannenberg hierna te noemen: GGD. gezamenlijk te noemen: partijen ; in aanmerking nemende dat: partijen zijn overeengekomen gezamenlijk gebruik te maken van nader te noemen binnen de Veiligheidsregio bestaande teams en werkzame personen; partijen de wens hebben uitgesproken de kosten van gezamenlijk gebruik voor gemene rekening te nemen; de personen die in 2014 werkzaam zijn binnen de teams binnen de Veiligheidsregio IJsselland, weergegeven in de bijlage 1 bij deze overeenkomst, werkzaamheden verrichten voor partijen; zowel de Veiligheidsregio als de GGD in materiële zin optreden als werkgever van de personen die in 2014 binnen de in bijlage 1 bedoelde teams werkzaam zullen zijn; de personen die in 2014 werkzaam zijn binnen de in bijlage 1 bedoelde afdelingen bij de Veiligheidsregio in dienstbetrekking zijn, die in dat kader zorg draagt voor uitbetaling van de salarissen en zaken als loonbelasting en sociale verzekeringen afwikkelt ten behoeve van deze personen; komen het volgende overeen: 1. De ten behoeve van de gezamenlijke bedrijfsvoering voor gemene rekening te nemen kosten omvatten: a. Personeelskosten van de medewerkers die in 2014 gaan werken binnen de in de bijlage 1 genoemde teams, alsmede van de personen die na de inwerkingtreding van deze overeenkomst ten behoeve van de gezamenlijke bedrijfsvoering bij de eenheid Bedrijfsvoering worden aangesteld. b. Overige personeelskosten, kosten administratie en algemeen beheer en kosten automatisering. c. Kosten samenhangend met de functie van directeur Publieke Gezondheid voor wat betreft GHOR inclusief kosten die samenhangen met piket HS-GHOR. 2. Onder de in artikel 1, onderdeel a, bedoelde kosten worden begrepen alle kosten voortvloeiende uit de dienstbetrekking van de in die bepaling genoemde werknemers met inbegrip van alle kosten van het aangaan en/of het beëindigen van de dienstbetrekking. Deze kosten omvatten het bruto salaris inclusief werkgeverslasten en eventuele malusverplichtingen van de in de voorziening betrokken werknemers inclusief overheadkosten. 3. Gezamenlijk dragen beide organisaties alle kosten genoemd in artikel 1. De totale kosten binnen de gemene rekening worden als volgt via twee afzonderlijke verdeelsleutels over de organisaties verdeeld: Overeenkomst Kosten voor Gemene Rekening inzake het voeren van een Gezamenlijk Bedrijfsbureau

4 a. Gezamenlijke bedrijfsvoeringkosten (personeelskosten, overige personeelskosten, kosten administratie en algemeen beheer en kosten automatisering: 56% ten laste van de Veiligheidsregio en 44% ten laste van de GGD; b. De kosten van de directeur Publieke Gezondheid worden voor 40% (GHOR-deel) toegerekend aan de Veiligheidsregio. De overige 60% van deze kosten wordt toegerekend aan de GGD. Deze verdeling geldt ook voor piket HS-GHOR 4. De op grond van de in artikel 3 genoemde verdeling door partijen verschuldigde bedragen zullen in twee termijnen op 16 januari en 16 juli bij wijze van voorschot op grond van de begrote kosten worden voldaan. 5. Alleen de werkelijke kosten mogen worden verrekend. Uiterlijk op 1 april in het nakomende jaar vindt deze verrekening plaats. 6. De verrekening van kosten vindt plaats op grond van de vastgestelde verdeelsleutels, ook indien blijkt dat het werkelijk gebruik niet overeenkomt met de afgesproken percentages. De verdeelsleutels worden jaarlijks voorafgaand aan het dienstjaar berekend op basis van de vastgestelde begrotingen. Indien een verdeelsleutel meer dan 1% afwijkt dient de overeenkomst te worden aangepast. Dit wordt als addendum aan de bestaande overeenkomst toegevoegd. 7. Deze overeenkomst treedt in werking op 1 januari Deze overeenkomst kan door de betrokken partijen worden opgezegd bij aangetekende brief met inachtneming van een opzegtermijn van twaalf maanden. De opzeggende partij blijft mede aansprakelijk voor de financiële gevolgen die de opzegging heeft voor gezamenlijk gedeelde werknemers. 9. Ieder geschil tussen partijen ter zake van de overeenkomst zal bij uitsluiting worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter in het arrondissement Zwolle, tenzij partijen alsnog een nadere vorm van geschillenbeslechting zullen overeenkomen. Aldus overeengekomen te Zwolle,.. GGD Namens deze: Veiligheidsregio Namens deze: H.J. Dannenberg, voorzitter H.J. Meijer, voorzitter Overeenkomst Kosten voor Gemene Rekening inzake het voeren van een Gezamenlijk Bedrijfsbureau

5 Bijlage 1: Teams Bedrijfsvoering waarvan medewerkers werkzaam zijn binnen de gemene rekening. Onderdeel / Team Formatie in fte Aansturing 5 Financiën 15 HRM 14 I&A 14,5 Facilitair 15 Juridische zaken 1 Adm. secretariële ondersteuning 1 Totaal 65,5 Overeenkomst Kosten voor Gemene Rekening inzake het voeren van een Gezamenlijk Bedrijfsbureau

6 Overeenkomst Kosten voor Gemene Rekening inzake het voeren van een Gezamenlijk Bedrijfsbureau

7 TOELICHTING GEMENE REKENING BEDRIJFSVOERING VEILIGHEIDSREGIO EN GGD 2014 Inleiding Door de algemeen besturen van de GGD en Veiligheidsregio IJsselland is er voor gekozen om een nieuwe eenheid bedrijfsvoering te formeren die zowel de GGD als de Veiligheidsregio gaat ondersteunen. De nieuwe eenheid bedrijfsvoering wordt organisatorisch ondergebracht bij de Veiligheidsregio. In deze notitie wordt toegelicht hoe de kostenverdeling voor 2014 wordt vorm gegeven binnen de constructie van de gemene rekening. Hierbij is gebruik gemaakt van cijfers uit de vastgestelde begrotingen 2014 van de GGD en de Veiligheidsregio inclusief de kostenramingen voor Carinova en Icare bij de GGD. Toelichting aanpak De cijfers in deze toelichting zijn gebaseerd op een rekenblad met daarin opgenomen alle relevante cijfers afkomstig uit de begrotingskaders De cijfers en de opzet van de gemene rekening zijn uitgewerkt door het team Financiën van B&S en de deelprojectgroep Financiën van het project Vorming Brandweer IJsselland. De uitwerking heeft plaats gevonden aan de hand van de kostencategorieën die ook onderdeel uitmaken van de huidige gemene rekening: salarissen medewerkers Bedrijfsvoering, overige personeelslasten, administratie & algemeen beheer en automatisering. De huisvestingskosten voor de in het pand aan de Zeven Alleetjes ondergebrachte onderdelen van de Veiligheidsregio worden in 2014 rechtstreeks door GGD, in haar rol als eigenaar van het pand, gefactureerd aan de Veiligheidsregio. Deze kosten maken dus geen onderdeel uit van de gemene rekening. Alle huisvestingskosten die samenhangen met de eenheid Bedrijfsvoering worden eveneens eerst door de GGD gefactureerd aan de Veiligheidsregio. Het GGD-aandeel in deze kosten wordt vervolgens weer conform de verdeelsleutel in rekening gebracht bij de GGD. Deze werkwijze is gekozen omdat op deze wijze volledig inzicht ontstaat in de totale kosten van de nieuwe eenheid Bedrijfsvoering. De personeelslasten zijn gebaseerd op het beschikbare budget hiervoor binnen de begroting van de GGD en de geraamde personeelskosten voor ondersteuning voor de nieuwe Veiligheidsregio. Voor de overige bedrijfsvoeringkosten (niet salariskosten) is eerst een splitsing gemaakt in kosten die rechtstreeks opgenomen worden in de begroting en administratie van respectievelijk de GGD en de Veiligheidsregio en de kosten die deel uitmaken van de gemene rekening. Voor die laatste categorie zijn de bekende bedragen in de huidige situatie geëxtrapoleerd voor de nieuwe eenheid Bedrijfsvoering. Hierbij is rekening gehouden met de groei van de Veiligheidsregio en de uitbreiding van de GGD met onderdelen van Carinova en Icare. Kostenverdeling Op basis van de extrapolatie en splitsing van de kosten die via de gemene rekening lopen is het bedrag geraamd dat via de gemene rekening loopt, afgerond 5,4 miljoen. Op basis van de inbreng van budgetten vanuit de GGD respectievelijk de Veiligheidsregio is de verdeling van deze kosten met ingang van 2014 bepaald. Deze verdeling is weergegeven in de volgende tabel: Kosten gemene rekening VRIJ Aandeel GGD Aandeel Totaal Totaal % % Uit de tabel is af te lezen dat de kosten binnen de gemene rekening voor 56% worden toegerekend aan de Veiligheidsregio en voor 44% aan de GGD. Deze verdeelpercentages zijn gebaseerd op een berekening van een gewogen gemiddelde waarbij onderstaande meer specifieke verdeelsleutels zijn gehanteerd.

8 Kosten gemene rekening VRIJ % GGD % Verdeelsleutel salariskosten 56% 44% Verdeelsleutel overige personeelslasten 57% 43% Verdeelsleutel administratie en algemeen beheer 67% 33% Verdeelsleutel automatisering 60% 40% Totaalpercentage (gewogen gemiddelde) 56% 44% Naast de kosten gemene rekening zijn ook nog rechtstreeks bedrijfsvoeringkosten opgenomen in de begrotingen van de GGD respectievelijk Veiligheidsregio. Alle bedragen passen binnen de kaders van de begroting Tussentijdse formatiewijziging Tussentijds, tijdens een begrotingsjaar, kan de formatie bij de GGD en Veiligheidsregio ook toe- of afnemen. Dit speelt bij de GGD bijvoorbeeld met betrekking tot projectpersoneel dat wordt gefinancierd met subsidies. In de huidige situatie wordt er bij tussentijdse formatie-uitbreiding met een opslag voor bedrijfsvoering (onder andere voor ICT, werkplek, telefonie, personeelsondersteuning) gerekend van Het voorstel is om gelet op de schaalvergroting van Bedrijfsvoering met ingang van 2014 een opslag of een verlaging per fte te hanteren van waarvan 87,5% via de gemene rekening loopt en 12,5% via de rechtstreekse bedrijfsvoering-budgetten van GGD respectievelijk Veiligheidsregio. Aanbevelingen voor 2014 Het jaar 2014 is een overgangsjaar. Het advies is om met de besteding van de rechtstreekse budgetten in 2014, waar mogelijk, terughoudend om te gaan. Eventuele tegenvallers binnen de gemene rekening kunnen dan beter worden opgevangen. Voor de beide besturen is het van belang dat zij bereid zijn de gemene rekening aan te passen indien uit de ervaringen in 2014 blijkt dat verbeteringen gewenst en mogelijk zijn. Versie: 9 december 2013