Provincie Overijssel Rapport van feitelijke bevindingen fractievergoedingen

Transcriptie

1 Provincie Overijssel Rapport van feitelijke bevindingen fractievergoedingen

2 Pagina 1 1 Opdracht Wij hebben een aantal specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot de verkregen verantwoordingen fractievergoedingen van de Statenfracties van provincie Overijssel over de periode 1 januari 2014 tot en met 31 maart Deze rapportage bevat de uitkomsten van deze werkzaamheden. 2 Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden Wij hebben onze werkzaamheden verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 4400, Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie. Het doel van deze opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden is het verrichten van die werkzaamheden die wij met de provincie Overijssel zijn overeengekomen en het rapporteren over de feitelijke bevindingen. Aangezien wij slechts verslag doen van feitelijke bevindingen uit hoofde van de overeengekomen werkzaamheden betekent dit dat op het in de verantwoordingen fractievergoedingen opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen geen accountantscontrole is toegepast en dat evenmin een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Dit houdt in dat aan onze rapportage geen zekerheid kan worden ontleend omtrent de getrouwheid van het in de verantwoordingen fractievergoedingen opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen daarop. Het is de bedoeling dat u zelf een oordeel vormt over de werkzaamheden en over de in dit rapport weergegeven bevindingen en op basis daarvan uw eigen conclusie trekt. Wij wijzen u er op dat indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle- of beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wellicht andere onderwerpen zouden zijn geconstateerd die voor rapportering in aanmerking zouden zijn gekomen.

3 Pagina 2 3 Beschrijving uitgevoerde specifieke werkzaamheden en bevindingen 3.1 Toetsingskader: Verordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2009 Provinciale Staten van provincie Overijssel heeft in haar vergadering van 17 december 2008 de verordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2009 vastgesteld. Artikel 8, inclusief de toelichting op de verordening dient als uitgangspunt voor onze werkzaamheden. Daarnaast hebben wij in onze werkzaamheden de Verordening rechtspositie Statenleden, gedeputeerden en commissieleden 2007 betrokken Welke kosten mogen worden betaald uit de fractievergoeding? In Artikel 8 van de verordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2009 is opgenomen dat de fracties de bijdrage dienen te besteden om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. Kosten die namens de fractie gemaakt worden of de fractie betreffen kunnen, indien er een fractiebesluit aan ten grondslag ligt, uit de fractievergoeding bestreden worden. Uit de toelichting op de verordening blijkt dat hiernaast de volgende kosten voor vergoeding in aanmerking komen: kosten van aanschaf en gebruik apparatuur (niet zijnde de computerconfiguratie op basis van de verordening Rechtspositie Statenleden, gedeputeerden en commissieleden); kosten voor lief en leed namens de fractie; vergaderkosten; kosten werkbezoeken; opleidingen voor Statenleden. Ook de kosten van een administratiekantoor of een stichting voor het uitvoeren van administratieve taken mogen ten laste van de fractievergoeding worden gebracht. De kosten voor het inschakelen van derden mogen hierbij geen onevenredig beslag leggen op de fractiemiddelen Welke kosten mogen niet worden betaald uit de fractievergoeding? In Artikel 8 (lid 3) van de verordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2009 is eveneens opgenomen welke kosten niet mogen worden bestreden uit het beschikbare budget voor fractieondersteuning: uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van gespecificeerde, reële, declaraties; giften; uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het Rechtspositiebesluit Staten- en commissieleden toekomen. Uit de toelichting op Artikel 8 lid 3 van de verordening blijkt dat de bijdrage niet besteed mag worden aan verkiezingscampagnes en dat Statenleden hun eigen vergoeding voor het statenwerk niet mogen aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning.

4 Pagina 3 In aanvulling hierop blijkt uit bijlage II, aanvullende toelichting op Artikel 8 van de verordening dat de fractievergoedingen niet besteed mogen worden aan de volgende doeleinden: Vergoeding voor de werkzaamheden als Statenlid. Onkosten van Statenleden die gedekt dienen te worden uit de maandelijkse onkostenvergoeding. Reis- en verblijfkosten voor het bijwonen van vergaderingen van Provinciale Staten of commissies van Provinciale Staten, dan wel reizen die op initiatief van de provincie Overijssel worden gemaakt. Abonnementskosten voor internet Samengevat In de toelichting op de verordening is een tabel opgenomen met een uitwerking van de soorten vergoedingen en de daarbij behorende soort uitgaven en geldende voorwaarden. Als samenvatting is deze tabel hieronder opgenomen:

5 Pagina 4 Ten aanzien van de reiskosten van Statenleden merken wij op dat provincie Overijssel op basis van een uitspraak van de Hoge Raad heeft besloten dat deze met ingang van 2014 niet meer kunnen worden betaald uit de fractievergoedingen, maar rechtstreeks bij de provincie dienen te worden gedeclareerd. De reiskosten van burgerleden of fractiemedewerkers kunnen wel worden betaald uit de 3.2 Uitgevoerde specifieke werkzaamheden Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht: 1. Vaststellen van de aansluiting van de verantwoordingen fractievergoedingen van de fracties met de onderliggende administraties. 2. Vaststellen van de aansluiting van de in de verantwoordingen fractievergoedingen opgenomen bijdragen met de door provincie Overijssel verzonden toekenningsbrieven. 3. Het uitvoeren van een globale beoordeling van de administratie op opvallende posten en de kwaliteit van de administratie, alsmede het doornemen van de opgeleverde onderbouwende brondocumentatie (facturen, bonnen en betalingsbewijzen) en het stellen van vragen aan de fracties. 4. Middels deelwaarneming vaststellen dat de gedeclareerde bedragen per fractie aansluiten met brondocumentatie (facturen, bonnen, bankafschriften) en voldoen aan de voorwaarden zoals opgenomen in de verordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel Voor 2014 hebben wij per fractie 15 kostenposten in onze deelwaarneming betrokken. Voor het eerste kwartaal van 2015 hebben wij 5 kostenposten in onze deelwaarneming betrokken. Ten aanzien van bovenstaande door ons uitgevoerde werkzaamheden merken wij nog het volgende op: Wij hebben ons bij ons onderzoek gericht op de juistheid van de verantwoorde kosten. Dit betekent dat wij geen onderzoek hebben verricht naar de volledigheid van de verantwoorde kosten. Tevens hebben wij geen onderzoek verricht naar de volledigheid van de verkregen bijdragen/opbrengsten van de fractie. Wij hebben niet onderzocht of de verantwoorde kosten ook op een andere wijze zijn gedeclareerd bij de provincie. Eventuele vragen en bevindingen zijn per afgestemd met de fracties. Het conceptrapport is afgestemd met de griffier, mevrouw R. Wiggers, alsmede de unitcontroller van de griffie, de heer H. van der Haven.

6 Pagina 5 4 Beschrijving van de feitelijke bevindingen 4.1 Aansluiting van de verantwoordingen fractievergoedingen van de fracties met de onderliggende administraties Wij hebben vastgesteld dat de door de fracties ingediende verantwoordingen fractievergoedingen aansluiten met de onderliggende administraties. Wij hebben geen verschillen geconstateerd. 4.2 Aansluiting van de in de verantwoordingen fractievergoedingen opgenomen bijdragen met de door provincie Overijssel verzonden toekenningsbrieven Wij hebben vastgesteld dat de in de verantwoordingen fractievergoedingen opgenomen bijdragen aansluiten met de door provincie Overijssel verzonden toekenningsbrieven. Wij hebben geen verschillen geconstateerd. 4.3 Uitkomsten globale beoordeling van de (kwaliteit van de) administratie Over het algemeen wordt door de fracties een overzichtelijke en adequate administratie gevoerd. In de meeste gevallen zijn de boekstukken ordentelijk in de administratie gearchiveerd en eenvoudig terug te vinden. Wel constateren wij dat de facturen/bonnetjes welke ten grondslag liggen aan ingediende declaraties niet in alle gevallen zijn opgenomen in de administratie. In een aantal gevallen konden deze ook niet meer door de fracties worden overlegd. In alle gevallen ging het om beperkte bedragen. Tevens constateren wij dat de fracties verschillend omgaan met de controle en autorisatie van declaraties. Bij sommige fracties worden declaraties geautoriseerd door de voorzitter/penningmeester; in andere gevallen worden declaraties niet geautoriseerd. Hierdoor bestaat het risico dat achteraf niet kan worden vastgesteld of declaraties inhoudelijk zijn gecontroleerd (aan de hand van de achterliggende bonnetjes/facturen) en zijn geautoriseerd (bijvoorbeeld door de voorzitter/penningmeester). Wij adviseren u met de fracties duidelijke afspraken te maken op welke wijze declaraties dienen te worden onderbouwd (aan de hand van bonnetjes/facturen) en geautoriseerd en op welke wijze dient te worden gedocumenteerd waarom de gedeclareerde kosten uit de fractievergoeding worden betaald. Aan dit laatste kan inhoud worden gegeven door met de fracties af te spreken dat op de onderliggende documentatie (facturen, bonnen, bankafschriften) moet worden gedocumenteerd waarop de kosten betrekking hebben en waarom deze ten laste van de fractievergoeding worden gebracht.

7 Pagina Uitkomsten deelwaarneming op de gedeclareerde kosten door de fracties Inleiding Door provincie Overijssel is een overzicht opgesteld van de in de periode 1 januari 2014 tot en met 31 maart 2015 verstrekte bijdragen aan de fracties en de door de fracties verantwoorde kosten in de verantwoordingen Dit overzicht kan als volgt worden samengevat: Saldo Saldo Bijdragen Uitgaven CDA PvdA VVD ChristenUnie GroenLinks SP SGP D PVV Totaal In de periode 1 januari 2014 tot en met 31 december 2015 is door de fracties in totaal gedeclareerd ten laste van het budget voor Wij hebben een deelwaarneming uitgevoerd op de gedeclareerde bedragen en vastgesteld of deze aansluiten met brondocumentatie (facturen, bonnen, bankafschriften) en voldoen aan de verordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel Voor 2014 hebben wij per fractie 15 kostenposten in onze deelwaarneming betrokken. Voor het eerste kwartaal van 2015 hebben wij 5 kostenposten in onze deelwaarneming betrokken. De in onze deelwaarneming betrokken kostenposten hebben wij geselecteerd op basis van omvang en omschrijving Algemene bevindingen Op basis van de door ons uitgevoerde werkzaamheden hebben wij een aantal bevindingen geconstateerd welke op een groot aantal fracties betrekking hebben. Deze hebben wij hieronder opgenomen: Vergoeding van representatiekosten/vergaderkosten Niet in alle gevallen is direct duidelijk met welk doel representatiekosten (bijvoorbeeld kosten van hotelovernachtingen, restaurants, cafés) worden gemaakt en of deze mogen worden gedeclareerd op basis van de verordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel Uit navraag bij de fracties is gebleken dat deze kosten veelal zijn gemaakt in het kader van vergaderingen van de fractie en dat deze kosten om deze reden uit de fractievergoeding mogen worden bestreden.

8 Pagina 7 Wij adviseren u met de fracties duidelijke afspraken te maken op welke wijze dient te worden gedocumenteerd waarom de gedeclareerde kosten uit de fractievergoeding worden betaald. Hieraan kan inhoud worden gegeven door met de fracties af te spreken dat op de onderliggende documentatie (facturen, bonnen, bankafschriften) moet worden gedocumenteerd waarop de kosten betrekking hebben (bijvoorbeeld vergadering van de fractie) en waarom deze ten laste van de fractievergoeding worden gebracht. Vergoeding van reis- en verblijfkosten Wij hebben geconstateerd dat een deel van de door de fracties verantwoorde kosten betrekking heeft op reiskosten. Op grond van de verordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2009 mogen alleen de reis- en verblijfkosten van niet-statenleden uit de fractievergoeding worden betaald. Uit de reiskostendeclaraties van de verschillende fracties is niet altijd eenduidig te herleiden in welk kader en met welk doel de kosten zijn gemaakt. Wij raden de fracties aan in afstemming met provincie Overijssel een declaratieformat te ontwikkelen die gehanteerd moet worden door de verschillende fracties waarbij duidelijk wordt aangegeven wat het doel van de reis/het verblijf is geweest. Gehanteerde kilometervergoeding In de toelichting op de verordening is een tabel opgenomen met een uitwerking van de soorten vergoedingen en de daarbij behorende soort uitgaven en geldende voorwaarden. Ten aanzien van de reis- en verblijfkosten van fractie-activiteiten is aangegeven dat alleen de fiscaal toegestane (onbelaste) kilometervergoeding uit de fractievergoeding mag worden betaald. Wij hebben geconstateerd dat ten aanzien van de vergoeding van reiskosten (aan fractiemedewerkers) door de verschillende fracties verschillende kilometervergoedingen worden gehanteerd, waardoor niet alle fracties dezelfde spelregels hanteren. De gehanteerde kilometervergoeding varieert van 0,19 tot 0,37. In de verordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Overijssel 2009 zijn omtrent de vergoeding van reiskosten aan fractiemedewerkers geen nadere voorwaarden opgenomen. Wij adviseren u voor volgend jaar voor alle fracties eenzelfde kilometervergoeding te hanteren dan wel de verordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2009 nader te verduidelijken. Fractiebesluiten Op grond van de verordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2009 dient aan kosten van cursussen, seminars en congressen en kosten voor bijeenkomsten met een overwegend sociaal karakter (alleen indien dit Statenleden en ondersteuners betreft) een fractiebesluit ten grondslag te liggen. Wij hebben geconstateerd dat deze fractiebesluiten veelal niet aanwezig zijn. Wel blijkt uit de ontvangen toelichtingen van de fracties dat een besluit is genomen, echter is deze niet formeel gedocumenteerd. Wij adviseren u conform de verordening de kosten van cursussen, seminars en congressen en kosten voor bijeenkomsten met een overwegend sociaal karakter vooraf goed te laten keuren door middel van een fractiebesluit.

9 Pagina 8 Verantwoording onder onjuiste kostencategorie Tijdens de uitvoering van onze werkzaamheden hebben wij geconstateerd dat bij vrijwel alle fracties een of meerdere kostenposten onder de verkeerde categorie zijn geboekt. Hoewel de verschuivingen die hierdoor ontstaan overwegend van beperkte omvang zijn, vragen wij uw aandacht voor de juiste verdeling van de kosten over de categorieën en per fractie CDA Ten aanzien van de verantwoording fractievergoedingen van het CDA hebben wij het volgende verordening Het CDA heeft het stelsel van baten en lasten toegepast. PvdA Ten aanzien van de verantwoording fractievergoedingen van de PvdA hebben wij het volgende verordening De PvdA heeft het kasstelsel toegepast. Wel hebben wij geconstateerd dat ten aanzien van een ingediende declaratie ten onrechte 25 te weinig is uitbetaald. De PvdA heeft aangegeven dit bedrag alsnog uit te betalen.

10 Pagina 9 VVD Ten aanzien van de verantwoording fractievergoedingen van de VVD hebben wij het volgende verordening De VVD heeft het kasstelsel toegepast. ChristenUnie Ten aanzien van de verantwoording fractievergoedingen van de ChristenUnie hebben wij het volgende verordening De ChristenUnie heeft het kasstelsel toegepast. GroenLinks Ten aanzien van de verantwoording fractievergoedingen van GroenLinks hebben wij het volgende verordening GroenLinks heeft het kasstelsel toegepast.

11 Pagina 10 SP Ten aanzien van de verantwoording fractievergoedingen van de SP hebben wij het volgende verordening De SP heeft het stelsel van baten en lasten toegepast. SGP Ten aanzien van de verantwoording fractievergoedingen van de SGP hebben wij het volgende verordening De SGP heeft het kasstelsel toegepast. D66 Ten aanzien van de verantwoording fractievergoedingen van D66 hebben wij het volgende verordening D66 heeft het kasstelsel toegepast.

12 Pagina 11 PVV Ten aanzien van de verantwoording fractievergoedingen van de PVV hebben wij het volgende verordening De PVV heeft het kasstelsel toegepast. 50+ Ten aanzien van de verantwoording fractievergoedingen van 50+ hebben wij het volgende verordening 50+ heeft het kasstelsel toegepast. 5 Overige aspecten - beperking in verspreidingskring en het gebruik Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor de provincie Overijssel aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij verzoeken u derhalve de rapportage niet aan anderen te verstrekken zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf. Groningen, 29 september 2015 Ernst & Young Accountants LLP drs. J. Schuurkamp-Spijkerboer RA