Checklist Verantwoording Fractievergoedingen Gemeente De Bilt

Transcriptie

1 Checklist Verantwoording Fractievergoedingen Gemeente De Bilt Jaarlijks beschikken de fracties over een budget ten behoeve van de fractieondersteuning. Uit het budget kunnen onkosten worden vergoed die de fractie maakt met het oog op het versterken van zijn volksvertegenwoordigende, controlerende en kaderstellende taak. De uitgaven die worden gedaan uit dit budget moeten aan een aantal regels voldoen. Deze zijn onder meer opgenomen in de Gemeentewet en de verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. Daarnaast zijn er enkele aanpalende wetten en regelingen die van belang zijn bij het bepalen of een uitgave wel of niet uit het zogenaamde fractiebudget kan worden gedaan (Gemeentewet, Rechtpositieregelingen). Voor de uitgaven uit het fractiebudget geldt een aantal globale regels: 1. De uitgaven moeten ondersteunend zijn aan de volksvertegenwoordigende, controlerende en/of kaderstellende rol van de fractie 2. Uitgaven die vergoed dienen te worden uit de persoonlijke onkostenvergoeding of vanuit de gemeente, mogen niet uit het fractiebudget worden betaald 3. Raads- en commissieleden hebben naast hun persoonlijke vergoeding geen andere inkomsten ten laste van de gemeente ten behoeve van hun werk als raads- of commissielid 4. Betalingen aan politieke partijen (bv. als contributie of ten behoeve van de lokale verkiezingscampagne) zijn niet toegestaan. Deze globale regels zijn in De Bilt nader uitgewerkt in een aantal specifieke richtlijnen. Hoewel deze richtlijnen helderheid scheppen voor raads- en commissieleden, zal er altijd een grijs gebied blijven bestaan. De richtlijnen zijn derhalve geen vervanging voor het debat waarin de fracties jaarlijks verantwoording afleggen aan de raad voor de door hen gedane uitgaven. De fracties ontvangen 1000,- per fractie en een variabel deel van 80,- per raadszetel, per jaar. Vergoeding voor Digitale voorzieningen (hardware, software, abonnements- en licentiegelden) Regeling Niet uit het fractiebudget (tenzij fractiemedewerker**) Via de griffier (let op: overgangsregeling 2018*) Artikel 9: Verordening rechtspositie raads- en commissieleden 1. Een raads- of commissielid tekent een bruikleenovereenkomst wanneer hem ten laste van de gemeente voor de duur van de uitoefening van zijn functie informatie- en communicatievoorzieningen ter beschikking worden gesteld bedoeld in artikel Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Het college stelt het model van de bruikleenovereenkomst vast. 2. Een raads- of commissielid levert na beëindiging van zijn functie de ter beschikking gestelde informatie- en communicatievoorzieningen in bij de gemeente. * Volgens nog in te stellen overgangsrecht in het Rechtspositiebesluit geldt voor raads- en commissieleden die in 2018 een vergoeding voor deze voorzieningen hebben ontvangen, de bepaling uit het voorgaande Rechtspositiebesluit en de op dat artikel gebaseerde nadere regels. **Het declareren van een device (laptop of tablet) voor een fractiemedewerker mag, mits gebruik gemaakt wordt van een bruikleenovereenkomst met de medewerker voor de duur van tenminste 4 jaar. Aangetoond moet worden dat het device voor fractiedoeleinden wordt gebruikt. Maximaal één device mag per raadsperiode gedeclareerd worden. 1

2 Telefoonkosten (tenzij t.b.v. fractiemedewerker) Raads- en commissieleden krijgen maandelijks een vaste vergoeding. Kosten ten behoeve van de fractiemedewerker kunnen worden vergoed uit het fractiebudget Scholing en opleiding (tenzij t.b.v. fractie(medewerker)) Artikel 7 Verordening rechtspositie raads- en commissieleden 1. Een raads- of commissielid dat wil deelnemen aan niet-partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van zijn functie als bedoeld in artikel Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, dient daartoe vooraf een gemotiveerde aanvraag in bij de griffier. 2. Deze aanvraag gaat vergezeld van stukken met inhoudelijke informatie en een kostenspecificatie. 3. De griffier beslist namens de raad op de aanvraag op basis van de overlegde stukken. Zie ook artikel 8 Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Trainingen van eigen partij Onder voorwaarden uit het fractiebudget Trainingen verzorgt door de eigen politieke partij worden vergoed, mits aannemelijk wordt gemaakt dat die bedoeld was om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol te versterken. Programma en deelnemerslijst van de training moeten toegevoegd worden. Beroepsverenigingen Via de griffier Artikel Rechtspositiebesluit politieke ambtsdragers Indien een raadslid, een wethouder of de burgemeester als zodanig lid is van een voor ieder raadslid, iedere wethouder of iedere burgemeester toegankelijke, landelijk georganiseerde beroepsvereniging die blijkens haar statuten deskundigheidsbevordering of belangenbehartiging van de functie van raadslid, wethouder of burgemeester ten doel heeft of mede ten doel heeft, wordt de contributie van die beroepsvereniging ten laste van de gemeente vergoed, tenzij het college van burgemeester en wethouders van oordeel is dat de activiteiten van de vereniging onvoldoende invulling geven aan het in de eerste volzin bedoelde doel. Voor commissieleden wordt het lidmaatschap van een beroepsvereniging niet vergoed Reis- en verblijfkosten (binnen eigen gemeente) (tenzij t.b.v. fractiemedewerker) Via de griffier (rechtstreeks declareren via griffier) Artikel Rechtspositiebesluit politieke ambtsdragers Een raadslid heeft ten laste van de gemeente aanspraak op vergoeding van: a. reiskosten voor het bijwonen van vergaderingen van de gemeenteraad en commissies, en b. reis- en verblijfkosten voor reizen binnen de gemeente gemaakt voor de uitoefening van de functie. Het is niet toegestaan andere kosten voor reizen binnen de gemeente, zoals parkeerkosten, te vergoeden. 2

3 Betaling van reiskosten voor woon-werkverkeer vindt plaats via een vaste maandelijkse vergoeding op basis van twee maal per week gebruik van een eigen auto van woonhuis naar stadhuis en met het maximumbedrag dat door een werkgever aan een werknemer per afgelegde kilometer onbelast kan worden verstrekt. Reis- en verblijfkosten (buiten eigen gemeente) (tenzij tbv fractie(medewerker)) Via de griffier Artikel 4. Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Reis- en verblijfkosten raads- en commissieleden voor reizen buiten de gemeente 1. Voor reizen buiten het grondgebied van de gemeente ter uitvoering van een beslissing van het gemeentebestuur als bedoeld in artikel 97 Gemeentewet worden aan een raads- of commissielid vergoed: a. de kosten voor het gebruik van openbaar vervoer; b. bij gebruik van een eigen auto het maximumbedrag dat door een werkgever aan een werknemer per afgelegde kilometer onbelast kan worden verstrekt. 2. Voor reizen buiten het grondgebied van de gemeente, ter uitvoering van een beslissing van het gemeentebestuur, worden aan een raadslid of commissielid bij gebruik van eigen auto tevens de parkeer-, veer- en tolkosten vergoed; 3. Boetes en naheffingsaanslagen voor parkeren worden niet vergoed. 4. Als een raadslid of commissielid een tijdelijke functionele beperking heeft, kan voor reizen als bedoeld in het eerste lid, een voor de beperking geschikte vervoersvoorziening worden vergoed of ter beschikking gesteld. 5. De noodzakelijke en redelijkerwijs gemaakte werkelijke verblijfkosten die een raadslid of commissielid maakt in verband met reizen buiten het grondgebied ter uitvoering van een beslissing van het gemeentebestuur worden ten laste van de gemeente vergoed. Fractiemedewerker Het vergoeden van werkzaamheden en onkosten van een fractiemedewerker mag tot een bedrag van maximaal 1900,- per jaar. Dit conform de vrijwilligersregeling. Vereist is een duidelijke taakomschrijving waaruit blijkt hoe de fractiemedewerker bijdraagt aan het functioneren van de fractie en de versterking van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie. Website De hosting van (maximaal) één website ten behoeve van de fractie kunnen gedeclareerd worden. Ook kunnen kosten voor ontwerp en onderhoud worden gedeclareerd. Fractiebijeenkomsten /bijeenkomsten met derden/werkbezoeken Een bijeenkomst van een fractie kan gedeclareerd worden mits aannemelijk is dat deze bedoeld was om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. Programma en deelnemerslijst moeten toegevoegd worden aan de declaratie. Verblijfkosten tijdens deze heisessie kunnen gedeclareerd worden binnen alle redelijkheid. 3

4 Bankkosten Bankkosten kunnen gedeclareerd worden op basis van een aangeleverd overzicht van bankbetalingen. Representatiekosten Representatiekosten maken onderdeel uit van de vaste onkostenvergoeding van raads- en commissieleden (zoals geregeld in het rechtspositiebesluit). Deze kosten kunnen (dus) niet gedeclareerd worden. Fooien en giften Artikel 8. Besteding financiële bijdrage 1. Een fractie besteedt de financiële bijdrage uitsluitend om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. 2. De financiële bijdrage mag in ieder geval niet gebruikt worden ter bekostiging van: a. uitgaven die in strijd zijn met enige wettelijke bepaling; b. betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst; c. giften, leningen, beleggingen en voorschotten; d. uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten, of e. de kosten voor niet-partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van de functie van raads- of commissielid, voor zover deze door of namens de gemeente wordt aangeboden of verzorgd. Betalingen aan (vertegenwoordigers van) politieke partijen (incl. kosten verkiezingscampagne) Zie artikel 8 Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Uitgaven t.b.v. (verkiezings)campagnemateriaal c.q. algemene (verkiezings)campagne (zoals met flyers, folders, posters, drukwerk, advertenties - waar b.v. een partijlogo op staat) zijn niet toegestaan. Organisatiekosten/ bureaukosten, abonnementen fractie Uit het fractiebudget (mits t.b.v. fractie) Betreft kosten voor bijvoorbeeld papier, postzegels en kantoorartikelen die gemaakt worden ten behoeve van de fractie. Let op: Kosten voor individuele raads- en commissieleden worden geacht te worden vergoed uit de persoonlijke onkostenvergoeding van het raadslid. Kosten gemaakt t.b.v. fractieondersteuners kunnen worden verwantwoord als ondersteunend aan de fractie. 4

5 Vergaderkosten fractie (externe locatie) Uit het fractiebudget Zie ook: Fractiebijeenkomsten Abonnementen Uit het fractiebudget (mits t.b.v. fractie) Fracties mogen maximaal één abonnement nemen op een lokale krant op naam van de fractie. Abonnementen voor raads- en commissieleden dienen te worden betaald uit de persoonlijke vergoeding Inhuur deskundigen Uit het fractiebudget Fracties kunnen gebruik maken van de fractievergoeding voor het inhuren van een deskundige die bijvoorbeeld een initiatiefvoorstel schrijft, de fractie coacht of een second opinion uitvoert. Ook is het mogelijk dat fracties hiertoe gezamenlijk besluiten en de kosten delen Declaratieprocedure 1) De fracties schieten de kosten voor 2) De raadsleden dienen de factuur en het ingevulde declaratieformulier in bij de penningmeester van de fractie (voorzien van rekeningnummer van de fractie waarop het bedrag gestort dient te worden). Bij de declaratie voegt het raadslid/de penningmeester stukken zoals, bankafschriften, betalingsbewijzen en andere relevante documenten. Hij/zij vermeldt wanneer, voor wie, voor welke activiteit de uitgave is gedaan. Dit is noodzakelijke informatie om vast te stellen of de uitgaaf rechtmatig is in het kader van de eindverantwoording 3) De fractie/penningmeester levert de hiervoor genoemde stukken aan bij de griffie 4) De griffier controleert de declaratie aan de geldende verordening en de opgestelde richtlijnen 5) Bij twijfel wordt een declaratie voorgelegd aan het presidium 6) De griffiemedewerker stuurt de goedgekeurde nota ter uitbetaling door naar de afdeling Financiën, vervolgens accorderen griffier en griffiemedewerker de nota in het financiële systeem 7) Indien de nota/declaratie niet voldoet stelt de griffie deze niet betaalbaar en informeert de fractie-penningmeester daarover 8) De afdeling Financiën maakt het bedrag over naar het opgegeven rekeningnummer ten laste van het fractiebudget 5