GemeeaţeEmmęīL. FAÇj^DS. 11 NOV. 2016

Transcriptie

1 GemeeaţeEmmęīL FAÇj^DS. 11 NOV Deloitte Accountants B.V. Eemsgolaan DW Groningen Postbus AZ Groningen Nederland Tel: Fax: Het Presidium van de gemeente Emmen T.a.v. de heer mr. H.D. Werkman MPM, griffier Postbus RA EMMEN Datum Behandeld door Ons kenmerk R. Vellema MSc EMA Onderwerp Rapport van bevindingen inzake de verantwoordingen fractievergoedingen 2015 Geachte leden van het Presidium, Ingevolge uw opdracht hebben wij de verantwoordingen 2015 van de fractievergoedingen van de diverse fracties gecontroleerd. In dit rapport brengen wij onze bevindingen onder uw aandacht. 1. Opdracht en verantwoordelijkheden Op 18 december 2014 is door uw raad de ''Verordening Fractievergoeding gemeente Emmen 2015" vastgesteld. Volgens artikel 6, lid 4 van deze verordening vindt de controle van de verantwoordingen van de fracties plaats door de accountant die is belast met de controle van de jaarrekening. De accountant dient advies uit te brengen aan de raad. Wij zijn nagegaan of de verantwoordingen van de fractie vergoedingen voldoen aan hetgeen daarover in de verordening is opgenomen. De verantwoordingen zijn opgesteld onder verantwoordelijkheid van de gemeenteraad. Het is onze verantwoordelijkheid een rapport van bevindingen inzake de verantwoordingen met betrekking tot de fractievergoedingen te verstrekken. Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2014 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer van toepassing. Deloitte Accountants B V is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

2 i m 2 2. Werkzaamheden Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 3000 "Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle en beoordeling van historische financiële informatie". Dienovereenkomstig dienen wij ons onderzoek zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de genoemde verantwoordingen geen afwijkingen van materieel belang bevatten. Een assurance-opdracht omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van relevante gegevens. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor onze conclusie. 3. Bevindingen De beoordeling van de ingediende fractieverantwoordingen is inmiddels afgerond. Onze controle heeft plaatsgevonden aan de hand van de stukken die wij tot en met juni 2016 toegezonden hebben gekregen. Het betreffen: «Jaarverantwoordingen 2015 van de fracties.» Onderbouwende documentatie, zoals bankafschriften en facturen/bonnetjes. Ons onderzoek geeft ons aanleiding tot de volgende opmerkingen/vragen. Deze opmerkingen delen we in naar: «Bevindingen voorgaande jaren. «Toetsen aan de Verordening Fractievergoeding gemeente Emmen 2015 (rechtmatigheid). «Het toetsen van de getrouwheid van de verantwoordingen.» Samenvatting per fractie. 3.1 Bevindingen voorgaande jaren De controles van voorgaande jaren zijn moeizaam verlopen. Om het proces van verantwoorden en onderbouwen van de fractievergoedingen te verbeteren, hebben alle fracties in 2014 een training gevolgd die inging op het gebruik en het verantwoorden van de fractievergoedingen. Onderdeel van deze training was onder meer het aanscherpen van de discipline in het aanleveren van de verantwoordingen, het opstellen van een standaard format voor de verantwoordingen en het opstellen van een bijlage met specifieke typen kosten waarvan de gemeenteraad van mening is dat deze niet (langer) ten laste van de fractievergoedingen verantwoord dienen te worden. Dit heeft geleid tot het opstellen van een nieuwe verordening.

3 3 Deze nieuwe verordening bevat een - niet-limitatieve - lijst van kostensoorten die niet, wel of slechts onder bepaalde voorwaarden, ten laste van de fractievergoedingen mogen worden gebracht. Daarnaast heeft de gemeente een standaardformat opgesteld die door alle fracties wordt gebruikt om jaarlijks de verantwoordingen op te stellen. De nieuwe verordening geldt vanaf Toetsing aan de verordening «Volgens artikel 6, lid 3 moet bij het verslag een verklaring van de fractie over de juistheid van de overgelegde gegevens worden gevoegd. Deze verklaring dient ondertekend te worden door de fractievoorzitter en, bij een fractie met meer dan één zetel, door een tweede fractielid. Alle fracties hebben over 2015 een ondertekende verantwoording ingediend.» Volgens artikel 6. lid 1 moeten de fracties voor 1 maart na afloop van het kalenderjaar rekening en verantwoording afleggen over de besteding van de vergoeding. Wij hebben geconstateerd dat alle fracties tijdig de verantwoordingen hebben ingediend.» Volgens artikel 6. lid 1 moeten de fracties verantwoording afleggen met bewijsstukken van uitgaven, zoals facturen en bankafschriften. Alle fracties hebben deze bewijsstukken aangeleverd.» Artikel 4, lid 2d geeft weer dat de vergoeding niet mag worden gebruikt voor de bekostiging van uitgaven die gedekt dienen te worden uit vergoedingen die de leden toekomen, ingevolge het landelijk vastgestelde rechtspositiebesluit voor raads- en commissieleden d.d. 22 maart 1994 inclusief de wijzigingsbesluiten en de handreiking Integriteit van politieke ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen, d.d. september Hoewel wij ten aanzien van dit specifieke punt geen expliciete onvolkomenheden hebben aangetroffen in de verantwoordingen 2015, adviseren wij de fracties om, bij het maken van de komende jaarverantwoordingen, expliciet aandacht te besteden aan deze voorwaarde in de verordening.» Artikel 7. lid 2 geeft weer dat de reserve per fractie in een verkiezingsjaar niet hoger mag zijn dan 100 o Zo van de vergoeding die de fractie in het voorgaande kalenderjaar ontvangen heeft. De volgende 3 kalenderjaren mag de reserve op 31 december niet groter zijn dan o van de vergoeding waarop de fractie in dat jaar op grond van artikel 2 aanspraak kon maken.

4 I» 4 Uit de toetsing die we gedaan hebben, blijkt dat de reserve van een aantal fracties hoger is dan toegestaan. Deze partijen dienen het meerdere terug te betalen aan de gemeente. Het gaat om de volgende fracties en bijbehorende terugstortingen: PvdA: e CDA: e VVD: e D66: e GroenLinks: e ChristenUnie: e Toetsing getrouwheid Getrouwheid van de verantwoordingen houdt in dat kosten/uitgaven juist zijn weergegeven en de inkomsten volledig zijn verantwoord en tevens dat de inkomsten en uitgaven kunnen worden aangetoond met bewijsstukken, zoals facturen en bankafschriften. Ten aanzien van de toetsing op getrouwheid hebben wij de volgende opmerkingen.» Volgens de Verordening Fractievergoedingen hadden de fracties in 2015 recht op de volgende vergoedingen: PvdA: e CDA: e Wakker Emmen: e VVD: e D66: e DOP: e LEF!: e GroenLinks: e ChristenUnie: Seniorenbelang Noord: e De fractie LEF! heeft aangegeven geen vergoeding te willen ontvangen. Wij hebben vastgesteld dat de overige fracties deze vergoedingen ook daadwerkelijk hebben ontvangen en verantwoord.

5 I» 5 «Op grond van de Verordening Fractievergoeding gemeente Emmen 2015 is vereist dat de inkomsten en uitgaven onderbouwd worden met bewijsstukken. Weliswaar zijn er (veelal) verklaringen opgenomen van deze fracties dat de fractieverantwoording juist is opgesteld en dat de uitgaven correct zijn bijgehouden en weergegeven, maar wanneer een onafhankelijke derde dient vast te stellen dat de uitgaven juist zijn weergegeven, zijn er facturen en bankafschriften nodig. De fracties hebben deze bewijsstukken aangeleverd en wij hebben de verantwoordingen getoetst aan de hand van deze bewijsstukken. 3.4 Samenvatting per fractie PvdA «De door de raad vastgestelde eindstand 2014 bedraagt C Van dit bedrag diende de fractie terug te storten. De beginstand van 2015 bedraagt derhalve č «De fractievergoeding bedraagt » De uitgaven van de fractie zijn gecorrigeerd met 6 19,15. Deze wijziging betreft websitekosten die voor 50 o 7o ten laste van de fractievergoedingen mogen worden gebracht. * De uitgaven ten laste van de fractievergoedingen bedragen na de doorgevoerde correcties e » De reserve bedraagt per 31 december en is daarmee hoger dan de volgens de verordening voorgeschreven maximale reservepositie van Er dient over te worden teruggestort. CDA» De door de raad vastgestelde eindstand 2014 bedraagt Van dit bedrag diende de fractie terug te storten. De beginstand van 2015 bedraagt derhalve * De fractievergoeding bedraagt » Er mag op basis van de verordening fractievergoedingen 2015 een vergoeding worden verstrekt aan steunfractieleden van 6 30 per maand. Op basis van deze afspraak had de fractie maximaal mogen uitkeren. Het te veel uitgekeerde bedrag ad Ç is in mindering gebracht op de verantwoorde uitgaven van de fractie.» De uitgaven ten laste van de fractievergoedingen bedragen na de doorgevoerde correcties

6 Deloitte 6» De reserve per 31 december 2015 bedraagt en is daarmee hoger dan de volgens de verordening voorgeschreven maximale reservepositie van Er dient over te worden teruggestort. Wakker Emmen» De door de raad vastgestelde eindstand 2014 bedraagt «De uitgaven van de fractie zijn gecorrigeerd met Deze wijziging betreft websitekosten die voor 50 o 7o ten laste van de fractievergoedingen mogen worden gebracht.» De fractievergoeding bedraagt «De uitgaven ten laste van de fractievergoedingen bedragen na de doorgevoerde correctie » De reserve per 31 december 2015 bedraagt VVD» De door de raad vastgestelde eindstand 2014 bedraagt » De fractievergoeding bedraagt «De uitgaven ten laste van de fractievergoedingen bedragen na de doorgevoerde correctie » De reserve per 31 december 2015 dient te bedragen en is daarmee hoger dan de volgens de verordening voorgeschreven maximale reservepositie van Er dient over te worden teruggestort. D66» De door de raad vastgestelde eindstand 2014 bedraagt » De fractievergoedingen bedragen «De uitgaven ten laste van de fractievergoedingen bedragen na de doorgevoerde correctie «De reserve per 31 december 2015 bedraagt en is daarmee hoger dan de volgens de verordening voorgeschreven maximale reservepositie van Er dient over te worden teruggestort.

7 Deloitte 7 DOP» De door de raad vastgestelde eindstand 2014 bedraagt * De fractievergoedingen bedragen » De uitgaven van de fractie zijn gecorrigeerd met 6 55,66. Deze wijziging betreft websitekosten die voor 50 o Zo ten laste van de fractievergoedingen mogen worden gebracht.» De uitgaven ten laste van de fractievergoedingen bedragen na de doorgevoerde correctie ,19. In de fractieverantwoording 2014 is een deel van de kosten 2014 niet meegenomen in de bepaling van de reservepositie, aangezien diverse kosten niet konden worden onderbouwd als gevolg van zoekgeraakte stukken. De fractie heeft echter deze kosten alsnog onderbouwd. Het presidium staat daarom toe deze kosten, groot 6 239,85. alsnog mee te nemen in de bepaling van de reserveposities ultimo Wij kunnen instemmen met het voorstel van het presidium. De totale uitgaven ten laste van de fractievergoedingen bedragen daarmee in totaal «De reserve per 31 december 2015 bedraagt, rekening houdend met de correcties van de kosten 2014, LEF!» De door de raad vastgestelde eindstand 2014 bedraagt 6 0.» De fractie heeft in 2015 recht op een vergoeding van Op verzoek van de fractie is er echter geen vergoeding uitgekeerd aan de fractie. In het overzicht van de fractie bedraagt de ontvangen vergoeding dan ook 6 0.» Conform voorgaande jaren brengt de fractie geen kosten ten laste van de fractievergoedingen. De reserve per 31 december 2015 bedraagt derhalve 6 0. Er hoeft niet te worden afgerekend over GroenLinks «De door de raad vastgestelde eindstand 2014 bedraagt Van dit bedrag diende de fractie terug te storten. De beginstand van 2015 bedraagt derhalve » De fractievergoedingen bedragen «De uitgaven ten laste van de fractievergoedingen bedragen » De eindstand van de reserve is door de fractie foutief bepaald. De reserve per 31 december 2015 dient te bedragen en is daarmee hoger dan de volgens de verordening voorgeschreven maximale reserve van Er dient over te worden teruggestort.

8 f» 8 ChristenUnie «De door de raad vastgestelde eindstand 2014 bedraagt Van dit bedrag diende de fractie terug te storten. De beginstand van 2015 bedraagt derhalve » De fractievergoedingen bedragen «De uitgaven ten laste van de fractievergoedingen bedragen na de doorgevoerde correctie «De reserve bedraagt per 31 december en is daarmee hoger dan de volgens de verordening voorgeschreven maximale reserve van Er dient over te worden teruggestort. Senioren Belang Noord» De door de raad vastgestelde eindstand 2014 bedraagt «De fractievergoedingen bedragen «De uitgaven ten laste van de fractievergoedingen bedragen * De reserve per 31 december 2015 bedraagt Aanbevelingen Wij geven u een aantal aandachtspunten mee die in onze optiek bijdragen aan een efficiënter en effectiever verantwoordingsproces. «Wij hebben vastgesteld dat de nieuwe verordening meer duidelijkheid verschaft aan de fracties welke bestedingen verantwoord mogen worden. Tegelijkertijd constateren wij ook dat er over diverse kostensoorten nog steeds onduidelijkheid bestaat. Dit betreffen kosten die samenhangen met consumpties, bijeenkomsten en etentjes. Het vaststellen van de rechtmatigheid van dergelijke kosten blijkt in de praktijk een lastige opgave. Om de rechtmatigheid aan te tonen, dient er een duidelijk verband te zijn tussen deze kosten en de activiteiten die betrekking hebben op het functioneren van de fractie vanuit de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. Wij raden u aan om bij de verantwoording van deze kosten dit verband duidelijk te motiveren. Tevens wijzen wij er op dat raadsleden een maandelijkse onkostenvergoeding (in 2016: 6 182,53) ontvangen waarvan ook etentjes en consumpties betaald kunnen worden.

9 r» 9» Voor het uitkeren van een vrijwilligersvergoeding binnen de toegestane bedragen is geen contract of overeenkomst nodig. Het staat de fractie vrij om meer uit te keren dan dit maximum. Bij bedragen boven het genoemde (maandelijks) maximum moet sprake zijn van een inhuurovereenkomst of een contract. Bij een aantal fracties is sprake van een vaste (maandelijkse) onkostenvergoeding, die feitelijk beschouwd kan worden als een vrijwilligers-bijdrage. Het is aan te bevelen om louter onkostenvergoedingen te verstrekken op basis van ingediende declaraties. Neem (goed) kennis van het landelijk vastgestelde rechtspositiebesluit voor raads- en commissieleden d.d. 22 maart 1994 inclusief de wijzigingsbesluiten en van de handreiking Integriteit van politieke ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen d.d. september Dit om scherp te houden welke uitgaven gedekt dienen te worden uit de onkostenvergoeding voor raadsleden en welke uitgaven ten laste van de gemeentelijke fractievergoeding mogen komen. Ten slotte is het verstandig dat iedere fractie kennisneemt van de tekst en toelichting van de nieuwe verordening fractievergoeding «De nieuwe verordening geeft maxima aan ten aanzien van de uit te keren vrijwilligersvergoedingen. Het staat de fractie vrij om de vrijwilligers meer uit te keren dan dit maximum. Echter, er mag maximaal Ç 30 per maand ten laste van de fractievergoedingen verantwoord worden.» De nieuwe verordening schrijft voor dat. indien de website voor zowel partij als fractieaangelegenheden wordt gebruikt, de kosten van de website voor 50^o ten laste van de fractievergoedingen verantwoord mogen worden. In de praktijk constateren wij dat het onderscheid in de aangelegenheden zeer lastig is te maken. Voor de verantwoording 2015 hebben wij alle fracties gelijk behandeld door de kosten voor 50 o 7o ten laste van de fractievergoedingen te verantwoorden, tenzij uit de bewijsstukken duidelijk blijkt, dat de kosten zich uitsluitend beperken tot het beheren van fractiegerelateerde informatie op de website. «Het verantwoordingsproces laat elk jaar een verbetering zien. We constateren echter dat enkele punten verwarring opleveren. Deze punten betreffen: overige inkomsten buiten de fractievergoeding zijn voor de fractie en hebben geen relatie met de verantwoording van de fractievergoedingen; de reservepositie en het banksaldo van fracties op de fractierekening zijn niet per definitie gelijk. Het verschil ontstaat doordat afrekeningen over voorgaande jaren reeds in de reservepositie zijn verwerkt, terwijl het moment van afrekening veelal later plaatsvindt.

10 f» Beperking in de verspreidingskring Ons rapport van bevindingen is uitsluitend bedoeld voor de gemeenteraad van de gemeente Emmen en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. 6. Ten slotte Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn vanzelfsprekend bereid de inhoud van deze rapportage verder toe te lichten. Hoogachtend. Deloitte Ace Paraaf voor identificatiedoelein Bijlagen

11 Bijlage 1 Totaaloverzicht verloop fractiereserves 2015 Gecorrigeerd PvdA CDA Wakker Emmen WD 066 DOP LEF! Groenlinks ChristenUnie Seniorenbelang Emmen Vastgestelde reserve per C C C C C C C 0 C C C afrekening 2014 C C CO i li CO CO CO C C CO Beginstand 2015 í C C C C C CO C C8 821 C Inkomsten 2015 C C C C C C CO C C C Uitgaven 2015 C C C C C C co C C C correcties eis í C576 C56 co CO CO Uitgaven na correctie C C C C C C co C C C Kosten 2014 alsnog rechtmatig C 240 Reserve per C C C C C co C C C Maximale reserve C C C C C C co C C C Af te rekenen over 2015 C C CO C C CO co C C CO Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij rapport van bevìļ d.d.