Behandeld door. Wij zijn nagegaan of de verantwoordingen van de fractievergoedingen voldoen aan hetgeen daarover in de verordening is opgenomen.

Transcriptie

1 R{~, l-'1c2- Deloitte. Deloltte Accountants B.V. Eemsgolaan OW Groningen Postbus AZ Groningen Nederland Tel: Fax: Het Presidium van de gemeente Emmen T.a.v. de heer mr. H.D. Werkman MPM, griffier Postbus RA EMMEN Datum Behandeld door R. Vellema MSc Onderwerp Rapport van bevindingen inzake de verantwoordingen fractievergoedingen 2014 Ons kenmerk / IMH Uwkenmerk Geachte leden van het Presidium, Ingevolge uw opdracht hebben wij de verantwoordingen 2014 betreffende de fractievergoedingen van de diverse fracties gecontroleerd. In dit rapport brengen wij onze bevindingen onder uw aandacht. 1. Opdracht en verantwoordelijkheden Op 26 april2012 is door uw raad de "Verordening Fractievergoeding gemeente Emmen 2012" vastgesteld. Volgens artikel6, lid 4 van deze verordening vindt de controle van de verantwoordingen van de fracties plaats door de accountant die is belast met de controle van de jaarrekening. De accountant dient advies uit te brengen aan de raad. Wij zijn nagegaan of de verantwoordingen van de fractievergoedingen voldoen aan hetgeen daarover in de verordening is opgenomen. De verantwoordingen zijn opgesteld onder verantwoordelijkheid van de gemeenteraad. Het is onze verantwoordelijkheid een rapport van bevindingen inzake de verantwoordingen met betrekking tot de fractievergoedingen te verstrekken. Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de 'Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland. januari 2014' gedeponeerd bij de Kamer van Koophandelonder nummer van toepassing. Deloitte Accountants av. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

2 2 2. Werkzaamheden Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 3000 "Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle en beoordeling van historische financiële informatie". Dienovereenkomstig dienen wij ons onderzoek zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de genoemde verantwoordingen geen afwijkingen van materieel belang bevatten. Een assurance-opdracht omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaamemingen van relevante gegevens. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor onze conclusie. 3. Bevindingen De beoordeling van de ingediende fractieverantwoordingen is inmiddels afgerond. Onze controle heeft plaatsgevonden aan de hand van de stukken die wij tot en met juni 2015 toegezonden hebben gekregen. Het betreft: Jaarverantwoordingen 2014 van de fracties; Onderbouwende documentatie, zoals bankafschriften en facturen/bonnetjes. Ons onderzoek geeft ons aanleiding tot de volgende opmerkingen/vragen. Deze opmerkingen delen we in naar: Ontwikkelingen in 2014 met betrekking tot de fractievergoedingen; Bevindingen voorgaande jaren; Algemene bevindingen; Het voldoen aan de Verordening Fractievergoeding gemeente Emmen 2012 (rechtmatigheid); Het toetsen van de getrouwheid van de verantwoordingen; Samenvatting per fractie. 3.1 Ontwikkelingen in 2014 met betrekking tot de fractievergoedingen Als gevolg van de gemeenteraadsverkiezingen is het aantal fracties, alsmede het zetelaantal van de fracties, gewijzigd. Dit heeft gevolgen voor zowel de hoogte van de fractievergoedingen waarop de fracties na de verkiezingen recht hebben, als voor de maximale reserveposities die de fracties mogen aanhouden.

3 3 Op basis van artikel 5 van de "Verordening Fractievergoeding gemeente Emmen 2012" dient de hoogte van de fractievergoedingen de eerste maand na de verkiezingen te worden aangepast aan het nieuwe zetelaantal. Wij hebben vastgesteld dat de aanpassingen van de fractievergoedingen in overeenstemming met de verordening zijn bepaald. Fracties die na de verkiezingen niet zijn teruggekeerd in de gemeenteraad dienen op basis van artikel 7.5 van de verordening de reservepositie met betrekking tot de fractievergoedingen af te rekenen. Daarnaast dienen deze fracties op basis van artikel 6.5 van deze verordening binnen drie maanden na de verkiezingsdatum verantwoording af te leggen over de fractievergoedingen. Wij hebben vastgesteld dat alle fracties die na de verkiezingen geen deel meer uitmaken van de gemeenteraad van de gemeente Emmen de verantwoordingen niet binnen de termijn van drie maanden hebben ingediend. Wanneer fracties naar aanleiding van de verkiezingen zetelverlies hebben geleden, heeft dit gevolgen voor de maximale reservepositie die de fracties aan het einde van het verantwoordingsjaar mogen aanhouden. Verder is het zo dat de hoogte van de fractievergoeding per raadslid verlaagd is in Dit als onderdeel van de algehele gemeentelijke bezuinigingsoperatie. Per 1 april is deze vergoeding verlaagd van naar 750 per fractielid. In de controle van de fractievergoedingen hebben wij vastgesteld of die verlaging juist is doorvertaaid naar de hoogte van de totale vergoeding waar de fracties recht op hebben en bovendien naar de maximale reservepositie die de fracties aan het einde van het verantwoordingsjaar mogen aanhouden. 3.2 Bevindingen voorgaande jaren Tijdens de controles van voorgaande jaren hebben wij geconstateerd dat, door het ontbreken van structuur en discipline in de aanlevering en verantwoording, onze controle vaak meer tijd kost dan nodig. Als gevolg hiervan zijn de controlekosten in de afgelopen jaren relatief hoog geweest. Om het proces van het verantwoorden en onderbouwen van de fractievergoedingen te verbeteren, hebben alle fracties in 2014 een training gevolgd die inging op het gebruik en het verantwoorden van de fractievergoedingen. Onderdeel van deze training was onder meer het aanscherpen van de discipline in het aanleveren van de verantwoordingen, het opstellen van een standaardformat voor de verantwoordingen en het opstellen van een bijlage met specifieke typen kosten waarvan de gemeenteraad van mening is dat deze niet (langer) ten laste van de fractievergoedingen verantwoord dienen te worden. Dit heeft geleid tot het vaststellen van een nieuwe verordening, die met ingang van het verantwoordingsjaar 2015 zal worden toegepast. Deze nieuwe verordening bevat een - niet-limitatieve -lijst van kostensoorten die niet, wel, of slechts onder bepaalde voorwaarden, ten laste van de fractievergoedingen mogen worden gebracht. Daarnaast heeft de gemeente een standaardformat opgesteld, dat door alle fracties zal worden gebruikt bij het jaarlijks opstellen van de verantwoordingen..

4 4 Op verzoek van de gemeente hebben wij kennisgenomen van deze nieuwe verordening, inclusief de lijst met kostensoorten. Wij zijn van mening dat met het vaststellen van deze verordening er een duidelijk toetsingskader is opgesteld, dat als leidraad kan dienen voor de controle van de jaarlijkse verantwoordingen van de fracties. Wij verwachten dat dit zal bijdragen aan een doelmatiger gebruik van de verkregen fractievergoedingen. De verordening geldt vanaf2015. Aangezien er zich in de wijze van verantwoorden en in het gebruik van de fractievergoedingen 2014 geen wijzigingen hebben voorgedaan, is een groot deel van de door ons in voorgaande jaren gemaakte opmerkingen nog van toepassing op de verantwoordingen Algemene bevindingen Ontbreken schriftelijke onderbouwingen Op grond van onze werkzaamheden constateren wij dat diverse fracties kosten verantwoorden waar geen deugdelijke onderbouwing aan ten grondslag ligt. Deze kosten betreffen veelal vrijwilligersvergoedingen, maar in een aantal gevallen betreft dit ook kosten die betrekking hebben op het huren van vergaderruimte en servicekosten. Wij kunnen aan de hand van de bankgegevens vaststellen dat deze kosten juist zijn verantwoord. De rechtmatigheid van de kosten is door het ontbreken van schriftelijke onderbouwingen minder eenvoudig vast te stellen. In deze gevallen hebben wij de toelichting en motivering van de desbetreffende fractie beoordeeld, om vast te stellen of de verantwoorde kosten rechtmatig zijn. Om dergelijke discussies in volgende jaren te voorkomen, is het nodig om eventuele mondelinge afspraken, die binnen fracties zijn gemaakt, ook schriftelijk vast te leggen. Bijvoorbeeld in een besluitenlijst, vergaderverslag of een overeenkomst. Overigens betreft dit bevindingen die wij in voorgaande jaren ook hebben gedaan. Om die reden hebben wij ervoor gekozen de fracties hier niet opnieuw op te bevragen, maar de in voorgaande jaren door ons gemaakte opmerkingen hierover nogmaals op te nemen in deze rapportage. Rechtmatigheid van de kosten De Verordening Fractievergoeding gemeente Emmen 2012 (art. 4) geeft slechts van een beperkt aantal kostensoorten aan dat deze niet ten laste van de fractievergoedingen verantwoord dienen te worden. Van de kosten die wel verantwoord mogen worden ten laste van de fractievergoedingen, vermeldt de verordening dat deze kosten gemaakt dienen te worden ten behoeve van de controlerende, volksvertegenwoordigende en kaderstellende rol van de fracties. Het is ons in een aantal gevallen niet duidelijk in hoeverre zekere verantwoorde kosten de controlerende, volksvertegenwoordigende en kaderstellende rol van de fracties versterken.

5 /201S.33988/MH Tijdens de trainingssessie werd duidelijk dat het al dan niet mogen maken en verantwoorden van deze kosten onderdeel is geweest van discussie in de gemeenteraad. Wij hebben begrepen dat voor deze kosten nadere kaders gesteld zijn door de raad, hetgeen zijn weerslag heeft gekregen in de verordening Wij geven de meest voorkomende voorbeelden van dergelijke kosten. Telefoonkostenvergoedingen Wij constateren dat diverse raadsleden een vergoeding krijgen voor gemaakte telefoonkosten. Hoewel wij hebben kunnen vaststellen dat deze kosten aansluiten met achterliggende facturen, kunnen wij niet beoordelen of de gemaakte telefoonkosten bijdragen aan de controlerende, volksvertegenwoordigende en kaderstellende rol van de raad. Wij hebben niet kunnen nagaan of deze telefoons (geheel) gebruikt worden voor fractiewerkzaamheden. De gemeenteraad heeft in de verordening Fractievergoedingen 2015 beperkingen aangebracht ten aanzien van het declareren van deze kosten. Met ingang van 2015 zijn kosten inzake telefoonvergoedingen nog slechts in een beperkt aantal gevallen toegestaan. Contante geldopnamen De Verordening Fractievergoeding gemeente Emmen 2012 bevat geen voorschriften omtrent contante geldopnamen. Met ingang van 2015 zijn contante kasopnamen (zoals "pinnen"), als gevolg van de verordening 2015, niet langer toegestaan. Technische hulpmiddelen Diverse fracties declareren kosten voor de aanschafvan technische hulpmiddelen, zoals laptops, tablets en printers. Wij hebben niet kunnen vaststellen of deze technische hulpmiddelen ook daadwerkelijk worden gebruikt door de fracties. Overigens zijn in de nieuwe verordening diverse voorwaarden gesteld aan de kosten als gevolg van de aanschaf van technische hulpmiddelen. Financiële overzichten In voorgaande rapportages hebben wij u gewezen op het ontbreken van een standaardformat voor het opstellen van de financiële verantwoording. Door het ontbreken van dit standaardformat, stelden fracties de verantwoording op verschillende manieren op. Wij hebben geconstateerd dat, door het ontbreken van een uniforme werkwijze, in een aantal gevallen de benodigde gegevens met betrekking tot de beginstand en de eindstand niet vermeld werden op de verantwoording. Met ingang van 2014 hanteren de fracties allemaal een standaardformat voor de financiële verantwoording. Wij hebben echter geconstateerd dat het juist toepassen van het standaardformat voor verbetering vatbaar is. Zo constateren wij dat diverse fracties ten onrechte niet uitgaan van de beginstand zoals deze door de gemeenteraad is vastgesteld, in een aantal gevallen de afrekening over 2013 onjuist is verantwoord in de financiële verantwoording en een aantal financiële verantwoordingen rekenkundige fouten bevat.

6 6 Het standaardformat bevat de volgende onderdelen: Eindstand op 31 december van het voorgaande boekjaar; Afrekening van het voorgaande boekjaar; Beginstand van het verantwoordingsjaar; Verkregen fractievergoedingen over het verantwoordingsjaar; Uitgaven ten laste van de fractievergoedingen; Eindstand op 31 december van het verantwoordingsjaar. De eindstand van het voorgaande boekjaar, in dit gevai2013, is door de raad vastgesteld d.d. 18 december De fracties dienen deze vastgestelde eindstand in te vullen. Wij constateren dat diverse fracties hier ten onrechte het banksaldo van de fractie verantwoorden. Aangezien een directe relatie tussen de stand van de reserves van de fracties en het banksaldo ontbreekt, is dit onterecht. De afrekeningen over het voorgaande boekjaar zijn tevens onderdeel van het raadsbesluit van 18 december Het saldo van de eindstand van het voorgaande boekjaar minus de afrekening over het voorgaande boekjaar betreft de beginstand van het verantwoordingsjaar. In de verantwoording dienen de jaarlijkse fractievergoedingen als inkomsten te worden opgenomen. Als uitgaven gelden de kosten die de fractie ten laste van de fractievergoedingen heeft gebracht. Dit betekent dat afrekeningen van fractievergoedingen van voorgaande jaren niet ten laste van de fractievergoedingen dienente worden verantwoord. Deze zijn reeds verwerkt in de beginstand van het verantwoordingsjaar. Tevens maken overige inkomsten van de fracties, zoals rentebaten, geen deel uit van de verantwoording. Het saldo van de beginstand, de verkregen fractievergoedingen en de kosten die de fractie ten laste van de fractievergoedingen mag declareren, betreft vervolgens de eindstand van het verantwoordingsj aar. Aangezien een groot aantal van de financiële verantwoordingen foutief is ingevuld, hebben wij zelf de reservepositie van de fracties per 31 december 2014 berekend. 3.3 Toetsing aan de verordening Volgens artikel 6 lid 3 moet bij het verslag een verklaring van de fractie worden gevoegd over de juistheid van de overgelegde gegevens. Deze verklaring dient ondertekend te worden door de fractievoorzitter en bij een fractie met meer dan één zetel, door een tweede fractielid. Met uitzondering van de SP hebben alle fracties over 2014 een ondertekende verantwoording ingediend.

7 7 Volgens artikel6 lid 1 moeten de fracties vóór 1 maart na afloop van het kalenderjaar rekening en verantwoording afleggen over de besteding van de vergoeding. Voor de fracties die na de verkiezingen 2014 niet terugkeren in de gemeenteraad, betrof de deadline van aanlevering van deze partijen drie maanden na de verkiezingsdatum. Wij hebben vastgesteld dat, met uitzondering van de partijen GroenLinks, SP, Vrolijk Emmen en BGE, de fracties tijdig een verantwoording hebben ingediend. De drie laatstgenoemde fracties hebben de verantwoording wel vóór 1 maart 2015 ingeleverd. Volgens artikel 6 lid 1 moeten de fracties verantwoording afleggen met bewijsstukken van uitgaven, zoals facturen en bankafschriften. Niet alle fracties hebben deze bewijsstukken aangeleverd. Artikel 4, lid 2d geeft weer dat de vergoeding niet mag worden gebruikt voor de bekostiging van uitgaven die gedekt dienen te worden uit vergoedingen die de leden toekomen, ingevolge het landelijke vastgestelde rechtspositiebesluit voor raads- en commissieleden d.d. 22 maart 1994 en de handreiking "Integriteit van politieke ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen", d.d. 14 april2011. Hoewel wij ten aanzien van dit specifieke punt geen expliciete onvolkomenheden hebben aangetroffen in de verantwoordingen 2014, adviseren wij de fracties om, bij het maken van de komende jaarverantwoordingen, expliciet aandacht te besteden aan deze voorwaarde in de verordening. Artikel 7, lid 2 geeft weer dat de reserve per fractie niet hoger mag zijn dan 100% van de vergoeding die de fractie in het voorgaande kalenderjaar ontvangen heeft. Uit de toetsing die we gedaan hebben, blijkt dat de reserve van een aantal partijen hoger is dan is toegestaan. Deze partijen dienen het meerdere terug te betalen aan de gemeente. Het gaat om de volgende fracties en bijbehorende terugstortingen (NB: voor de fracties SP, BGE en Vrolijk Emmen is de vastgestelde reserve tevens het totaal terug te storten bedrag, in verband met het niet teruggekeerd zijn in de raad): PVDA: CDA: SP: Groenlinks: BGE: ChristenUnie: Vrolijk Emmen: 3.728

8 8 3.4 Toetsing getrouwheid Getrouwheid van de verantwoordingen houdt in dat kosten/uitgaven juist zijn weergegeven en dat de inkomsten volledig zijn verantwoord en tevens dat de inkomsten en uitgaven kunnen worden aangetoond met bewij sstukken, zoals facturen en bankafschriften. Ten aanzien van de toetsing op getrouwheid hebben wij de volgende opmerkingen. Volgens de Verordening Fractievergoedingen hadden de fracties in 2014 recht op de volgende vergoedingen: PvdA: CDA: Wakker Emmen: VVD: D66: DOP: SP: LEF!: GroenLinks: BGE: ChristenUnie: Vrolijk Emmen: Seniorenbelang Noord: De fractie DOP had na de verkiezingen drie zetels in de gemeenteraad. Als gevolg van een splitsing is het zetelaantal vanaf oktober teruggegaan naar één. Voor de periode oktoberdecember had de fractie DOP dan ook recht op een vergoeding gebaseerd op één zetel. De berekening daarvan berust op art. 5 van de Verordening Fractievergoeding DOP heeft een bedrag van 947 aan reeds betaalde vergoeding teruggestort. De fractie Senioren belang Noord is ontstaan na de splitsing van de fractie DOP en heeft voor de periode september-december 2014 recht op een fractievergoeding (zie art. 5 Verordening Fractievergoeding 2012). De fractie LEF! heeft aangegeven geen vergoeding te willen ontvangen. Wij hebben vastgesteld dat de overige fracties deze vergoedingen ook daadwerkelijk hebben ontvangen en verantwoord.

9 9 Op grond van de Verordening Fractievergoeding gemeente Emmen 2012 is vereist dat de inkomsten en uitgaven onderbouwd worden met bewijsstukken. Weliswaar zijn er (veelal) verklaringen opgenomen van deze fracties dat de fractieverantwoording juist is opgesteld en dat de uitgaven correct zijn bijgehouden en weergegeven, maar wanneer een onafhankelijke derde dient vast te stellen dat de uitgaven juist zijn weergegeven, zijn er facturen en bankafschriften nodig. Wij hebben de aanwezigheid van deze bewijsstukken getoetst en tevens getracht vast te stellen dat alle inkomsten en uitgaven zijn onderbouwd. Samenvatting per fractie PvdA CDA De door de raad vastgestelde eindstand 2013 bedraagt De fractie gaat in haar financieeloverzicht uit van een afrekening over 2013 van Dit wijkt 20 afvan de door de raad vastgestelde afrekening. Bij de bepaling van de reserve per 31 december 2013 zijn wij uitgegaan van de door de raad vastgestelde afrekening over De fractievergoeding bedraagt De uitgaven ten laste van de fractievergoedingen bedragen De reserve per 31 december 2014 dient te bedragen en is daarmee hoger dan de volgens de verordening voorgeschreven maximale reservepositie van Er dient over te worden teruggestort. De door de raad vastgestelde eindstand 2013 bedraagt De fractievergoeding bedraagt De uitgaven ten laste van de fractievergoedingen bedragen De reserve per 31 december 2014 dient te bedragen en is daarmee hoger dan de volgens de verordening voorgeschreven maximale reservepositie van Er dient over te worden teruggestort.

10 10 Wakker Emmen VVD D66 De fractie gaat in haar financieeloverzicht uit van een beginstand van 730. Deze stand wijkt afvan de door de raad vastgestelde eindstand 2013 ad 490. Bij de bepaling van de reserve per 31 december 2014 zijn wij uitgegaan van de door de raad vastgestelde eindstand De fractievergoeding bedraagt De uitgaven ten laste van de fractievergoedingen bedragen De reserve per 31 december 2014 dient te bedragen. De door de raad vastgestelde eindstand 2013 bedraagt De fractie gaat in haar financieeloverzicht uit van een afrekening van een bedrag Dit betreft een afrekening van fractievergoedingen van voorgaande jaren. Met uitzondering van de afrekening van 2013 dient de fractie geen afrekeningen te verantwoorden in de financiële verantwoording. Deze afrekeningen zijn, met uitzondering van de afrekening van 2013, al verwerkt in de door de raad vastgestelde eindstand De afrekening van hebben wij gecorrigeerd in het financiële overzicht van de fractie. De fractievergoeding bedraagt De uitgaven ten laste van de fractievergoedingen bedragen De reserve per 31 december 2014 dient te bedragen. De financiële verantwoording van de fractie gaat uit van een eindstand per 31 december 2013 van Deze stand wijkt af van de door de raad vastgestelde eindstand 2013 ad Bij de bepaling van de reserve per 31 maart 2014 zijn wij uitgegaan van de door de raad vastgestelde eindstand De fractie gaat in haar financieeloverzicht uit van een afrekening voor een bedrag Dit betreft een afrekening van fractievergoedingen van voorgaande jaren. Met uitzondering van de afrekening van 2013 dient de fractie geen afrekeningen te verantwoorden in de financiële verantwoording.

11 l400/20l /MH DOP Deze afrekeningen zijn, met uitzondering van de afrekening van 2013, al verwerkt in de door de raad vastgestelde eindstand De afrekening van hebben wij gecorrigeerd in het financiële overzicht van de fractie. De fractievergoedingen bedragen De uitgaven ten laste van de fractievergoedingen bedragen De reserve per 31 december 2014 dient te bedragen. De door de raad vastgestelde eindstand 2013 bedraagt 588. De fractie gaat in haar financieeloverzicht uit van een afrekening voor een bedrag 588. Dit bedrag is echter niet afgerekend en dient dan ook niet in mindering te worden gebracht op de eindstand per 31 december Bij de bepaling van de reserve per 31 december 2014 hebben wij dit bedrag gecorrigeerd. Wij hebben aan de hand van de ontvangen bankafschriften geconstateerd dat de fractie diverse overboekingen uitvoert van en naar andere bankrekeningen. Deze overboekingen bedragen uiteindelijk per saldo O. Wij merken op dat dergelijke boekingen ongewenst zijn en daarom vermeden dienen te worden. De fractie heeft een deel van de onderbouwing van de verantwoorde kosten (zoals bonnetjes en facturen waarvan in de verordening vermeld staat dat deze aanwezig dienen te zijn) over het eerste kwartaal niet beschikbaar. Aan de hand van de mutaties zoals zichtbaar op de bankafschriften en aan de hand van aanvullende documentatie hebben wij echter toch kunnen vaststellen dat deze kosten getrouw zijn verantwoord en tevens rechtmatig zijn. Dit met uitzondering van de kosten die contant zijn betaald in het eerste kwartaal. De omvang van deze kosten is 239,85. Dit bedrag hebben bij de bepaling van de (toegestane) reservepositie van de fractie buiten beschouwing gelaten. De fractie had in 2014 recht op een vergoeding van Als gevolg van de splitsing van de fractie is dit bedrag verlaagd met 947 tot een bedrag van De afrekening van het te veelontvangen bedrag heeft in 2014 reeds plaatsgevonden. In het overzicht van de reserve van de fractie is het bedrag na correctie, te weten 9.831, als ontvangen fractievergoedingen opgenomen. De uitgaven ten laste van de fractievergoedingen bedragen Dit betreft de kosten na aftrek van de niet-onderbouwde kosten van het eerste kwartaal. De reserve per 31 december 2014 dient te bedragen

12 12 SP LEF! Ieder fractielid krijgt maandelijks 35, als tegemoetkoming in diverse kosten en voor het bijwonen van vergaderingen en bijeenkomsten. Dit betreft mondelinge afspraken, die wij graag schriftelijk bevestigd zien, bijvoorbeeld in een vergaderverslag ofbesluitenlijst van de fractie. Overigens krijgt één fractielid 50 aangezien deze persoon het fractiesecretariaat verzorgt. De financiële verantwoording van de fractie gaat uit van een eindstand per 31 december 2013 van Deze stand wijkt afvan de door de raad vastgestelde eindstand 2013 ad Bij de bepaling van de reserve per 31 maart 2014 zijn wij uitgegaan van de door de raad vastgestelde eindstand De fractie verantwoordt in haar financieeloverzicht ten onrechte geen afrekening over De door de raad vastgestelde afrekening 2013 bedraagt Bij de bepaling van de reserve per 31 maart 2014 zij n wij uitgegaan van de door de raad vastgestelde afrekening over De fractie verantwoordt afrekeningen van 2011 en 2012 voor een bedrag van als kosten ten laste van de fractievergoedingen. Deze afrekeningen zijn verwerkt in de door de raad vastgestelde eindstand 2013 en mogen derhalve niet ten laste van de fractievergoedingen 2014 worden verantwoord. Bij de bepaling van de reserve per 31 maart 2014 hebben wij dit bedrag gecorrigeerd in de uitgaven ten laste van de fractievergoedingen. De fractievergoedingen bedragen De uitgaven ten laste van de fractievergoedingen bedragen 512. De reserve per 31 maart 2014 dient te bedragen. Aangezien de fractie na de verkiezingen niet is teruggekeerd in de gemeenteraad, dient de fractie de volledige reserve terug te storten aan de gemeente. Deze terugstorting heeft inmiddels plaatsgevonden. De door de raad vastgestelde eindstand 2013 bedraagt LEF! heeft de volledige vergoeding teruggestort aan de gemeente, waarmee het kalenderjaar 2013 van LEF! op dit punt is afgesloten. De beginstand van de reserve per 1 januari 2014 bedraagt dan ook O.

13 13 De fractie heeft in 2014 recht op een vergoeding van Op verzoek van de fractie is er echter geen vergoeding uitgekeerd aan de fractie. In het overzicht van de fractie bedraagt de ontvangen vergoeding dan ook O. Conform voorgaande jaren brengt de fractie geen kosten ten laste van de fractievergoedingen. De reserve per 31 december 2014 bedraagt derhalve O. GroenLinks BGE De fractie gaat in haar financieeloverzicht uit van een beginstand van Deze stand wijkt afvan de door de raad vastgestelde eindstand 2013 ad Bij de bepaling van de reserve per 31 december 2014 zijn wij uitgegaan van de door de raad vastgestelde eindstand De fractievergoedingen bedragen De uitgaven ten laste van de fractievergoedingen bedragen 591. De reserve per 31 december 2014 dient te bedragen en is daarmee hoger dan de volgens de verordening voorgeschreven maximale reservepositie van Er dient over te worden teruggestort... De financiële verantwoording van de fractie gaat uit van een eindstand per 31 december 2013 van Deze stand wijkt afvan de door de raad vastgestelde eindstand 2013 ad Bij de bepaling van de reserve per 31 maart 2014 zijn wij uitgegaan van de door de raad vastgestelde eindstand 20l3. De fractie heeft voor een bedrag van 121 aan verzekeringskosten verantwoord. Deze kosten hebben geen relatie met de controlerende, volksvertegenwoordigende en kaderstellende rol van de raad. Wij hebben deze kosten als onrechtmatig aangemerkt en gecorrigeerd op de verantwoorde uitgaven. Daarbij komt dat deze kosten betrekking hebben op het kalenderjaar 2015, zo blijkt uit de overlegde factuur. De fractievergoedingen bedragen De uitgaven ten laste van de fractievergoedingen bedragen, na correctie, De reserve per 31 maart 2014 dient te bedragen. Aangezien de fractie na de verkiezingen niet is teruggekeerd in de gemeenteraad, dient de fractie de volledige reserve terug te storten aan de gemeente. De afrekening bedraagt derhalve

14 14 ChristenUnie De door de raad vastgestelde eindstand 2013 bedraagt De door de raad vastgestelde afrekening over 2013 bedraagt De fractie heeft in haar verantwoording de afrekening ten onrechte niet gecorrigeerd op de beginstand per 1 januari Bij de bepaling van de reserve per 31 december 2014 hebben wij deze afrekening meegenomen ter bepaling van de beginstand De fractievergoedingen bedragen De uitgaven ten laste van de fractievergoedingen bedragen De reserve per 31 december 2014 dient te bedragen en is daarmee hoger dan de volgens de verordening voorgeschreven maximale reservepositie van Er dient over te worden teruggestort. Vrolijk Emmen De door de raad vastgesteld eindstand per 31 december 2013 bedraagt De fractievergoedingen bedragen De uitgaven ten laste van de fractievergoedingen bedragen De reserve per 31 maart 2014 bedraagt Aangezien de fractie na de verkiezingen niet is teruggekeerd in de gemeenteraad, dient de fractie de volledige reserve terug te storten aan de gemeente. Deze terugstorting heeft in 2014 reeds plaatsgevonden. Senioren Belang Noord Aangezien de fractie Senioren Belang Noord is ontstaan uit een splitsing van de DOP, is er geen sprake van een door de raad vastgestelde eindstand De fractievergoedingen bedragen De fractie verantwoordt 3.278; een afwijking van 200. De fractie verantwoordt geen uitgaven ten laste van de fractievergoedingen. De reserve per 31 december 2014 bedraagt

15 15 3II409I400/20I /MH 4. Aanbevelingen Wij beseffen terdege dat de hier weergegeven aanbevelingen (deels) achterhaald kunnen zijn door de opvolging van de inmiddels vastgestelde verordening. Desondanks geven wij u een aantal aandachtspunten mee die in onze optiek kunnen bijdragen aan een efficiënter en effectiever verantwoordingsproces. Om in volgende jaren te voorkomen dat de doorlooptijd van de controle erg lang wordt, dringen wij er op aan alle bewijsstukken (facturen, bankafschriften) meteen mee te sturen met de verantwoording. Tenslotte dienen alle ontvangen vergoedingen, tot op de laatste euro, te worden onderbouwd met de genoemde bewij sstukken. Neem (goed) kennis van het landelijk vastgestelde rechtspositiebesluit voor raads- en commissieleden d.d. 22 maart 1994 en van de handreiking Integriteit van politieke ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen d.d. 14 april Dit om scherp te houden welke uitgaven gedekt dienen te worden uit de onkostenvergoeding voor raadsleden en welke uitgaven ten laste van de gemeentelijke fractievergoeding mogen komen. Ten slotte is het verstandig dat iedere fractie kennisneemt van de tekst en toelichting van de nieuwe verordening fractievergoeding Beperking in de verspreidingskring Ons rapport van bevindingen is uitsluitend bedoeld voor de gemeenteraad van de gemeente Emmen en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. 6. Ten slotte Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn vanzelfsprekend bereid de inhoud van deze rapportage verder toe te lichten. Hoogachtend, P. Rienks RA Bijlagen: Een gewaarmerkt totaaloverzicht verloop fractiereserves 2014

16