Rapport van feitelijke bevindingen inzake fractievergoedingen 2012

Transcriptie

1 EY Building a better working world Ernst & Young Accountants LLP Meander MH Arnhem Postbus AC Arnhem Tel: Fax: ey.com VERTROUWELIJK Aan de gemeenteraad van de gemeente Hengelo T.a.v. de heer E. van Bree Postbus AA HENGELO Arnhem, 6 december 2013 TSCN-9E4KBH/JD/hvdt Rapport van feitelijke bevindingen inzake fractievergoedingen 2012 Geachte heer Van Bree, In het kader van de overeengekomen werkzaamheden op de kostenverantwoordingen van de raadsfracties over het jaar 2012 doen wij u hierbij ons rapport van feitelijke bevindingen toekomen. Wij vertrouwen u hiermee van dienst te zijn geweest. Hoogachtend Ernst & Young Accountants LLP Drs. J.M.A. Drost RA Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Raad 1, Londen SE! 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

2 Ernst & Young Accountants LLP Meander MH Arnhem Postbus AC Arnhem Tel: Fax: ey.com VERTROUWELIJK Aan de gemeenteraad van de gemeente Hengelo T.a.v. de heer E. van Bree Postbus AA HENGELO Arnhem, 6 december 2013 TSCN-9E4KBH/JD/hvdt Rapport van feitelijke bevindingen inzake de kostenverantwoordingen van de fracties 2012 Geachte heer Van Bree, Ingevolge uw opdracht hebben wij een aantal specifieke werkzaamheden verricht inzake de kostenverantwoordingen van de raadsfracties over het jaar 2012 conform de "Verordening op de fractieondersteuning van de gemeente Hengelo". Deze rapportage bevat de uitkomsten van onze werkzaamheden en is als volgt ingedeeld: 1 Samenvatting 2 Aard en reikwijdte van verrichte werkzaamheden 3 Bevindingen in detail 4 Aanbevelingen 1 Samenvatting Bij het uitvoeren van de werkzaamheden inzake de kostenverantwoordingen van de raadsfracties vormen de onderliggende belegstukken een belangrijke informatiebron of de kosten in overeenstemming zijn met de "Verordening op de fractieondersteuning" (hierna: de verordening). Aan de hand van de aanwezige bewijsstukken (facturen, bonnen, loonstaten en bankafschriften) hebben wij vastgesteld of de verantwoorde kosten passen binnen de verordening. Onze bevindingen hierbij worden in dit rapport nader toegelicht. Naar aanleiding van onze werkzaamheden hebben wij de volgende opmerkingen: Aandacht voor juiste toepassing werkgever-werknemerrelatie is gewenst in verband met fiscale aandachtspunten. De verordening is ruim geformuleerd. In hoofdstuk 3 van deze rapportage worden de opmerkingen in detail toegelicht en geven wij in hoofdstuk 4 aanbevelingen naar aanleiding van onze opmerkingen. Ernst & Young Accountants LLP is een limited!iabi!ity partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Raad 1. Londen SE! 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

3 Pagina 2 2 Aard en reikwijdte van verrichte werkzaamheden 2.1 lnleidinq De fractievergoedingen 2012 zijn gebaseerd op de "Verordening op de fractieondersteuning" welke op 15 april 2008 is vastgesteld en op 3 februari 2009 en 2 december 2009 door de Raad is gewijzigd. De Artikelen (1 tot en met 8), inclusief de toelichting dienen als uitgangspunt voor onze werkzaamheden. De door de fracties ingediende verantwoording hebben wij getoetst aan deze verordening. Voor de inhoud van deze Artikelen verwijzen wij naar de verordening. Bij onze werkzaamheden hebben wij gebruik gemaakt van de door de fracties aangeleverde verantwoording en brondocumenten (facturen, bonnen, loonstaten, bankafschriften et cetera). 2.2 Aard en reikwijdte Wij hebben onze werkzaamheden verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 4400, "Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie". Het doel van deze opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden is het verrichten van die werkzaamheden die wij met de gemeente Hengelo zijn overeengekomen en het rapporteren over de feitelijke bevindingen. Aangezien wij slechts verslag doen van feitelijke bevindingen uit hoofde van de overeengekomen werkzaamheden betekent dit dat op het in de kostenverantwoordingen van de fracties opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen geen accountantscontrole is toegepast en dat evenmin een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Dit houdt in dat aan onze rapportage geen zekerheid kan worden ontleend omtrent de getrouwheid van het in de kostenverantwoordingen van de fracties opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen daarop. Het is de bedoeling dat u zelf een oordeel vormt over de werkzaamheden en over de in dit rapport weergegeven bevindingen en op basis daarvan uw conclusie trekt. Wij wijzen u er op dat indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle- of beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wellicht andere onderwerpen zouden zijn geconstateerd die voor rapportering in aanmerking zouden zijn gekomen. 3 Bevindingen in detail 3.1 Fractieverqoedinqen De fractievergoedingen 2012 zijn gebaseerd op de "Verordening op de fractieondersteuning" welke op 15 april 2008 is vastgesteld en op 3 februari 2009 en 2 december 2009 door de Raad is gewijzigd. 3.2 Te verantwoorden kosten In 2012 hebben alle fracties verantwoording afgelegd omtrent de besteding van de fractievergoeding Alle fracties hebben de verantwoording voldoende onderbouwd met brondocumentatie. De bestedingen voldoen aan de vereisten zoals weergegeven in Artikel 2 van de Verordening. Hetgeen betekent dat de besteding dient plaats te vinden in het kader van het volgende bestedingsdoel: "Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken".

4 Pagina 3 Artikel 2 lid 2 geeft hierop nog een aantal beperkingen. Onze inhoudelijke toets is daarom gericht op de globale aanvaardbaarheid van de kosten en de juiste toepassing van de beperkingen zoals omschreven in Artikel 2 lid 2. Overigens geven wij u hierbij in overweging een meer gedetailleerde invulling te geven aan de bestedingsmogelijkheden in relatie tot de doelstelling van de fractievergoeding. 3.3 Reserveringen Wij hebben vastgesteld dat in de kostenverantwoordingen over 2012 de reservering uit voorgaand jaar overeenkomt met de "reservering (voor komend jaar)" in de kostenverantwoording over In Artikel 6 is opgenomen dat fracties maximaal 25% van de ontvangen bijdragen kunnen reserveren (Artikel 6 van de verordening). Voor het bepalen van de maximale reservering zijn wij uitgegaan van de ontvangen vergoeding zoals opgenomen in de verordening. Voor de over 2012 berekende vergoedingen verwijzen wij u naar de bijlage bij dit rapport. Op basis van de ingediende specificaties door de fracties hebben wij vastgesteld dat geen van de fracties boven de grens van 25% uitkomt. De niet bestede gelden van: Burgerbelangen, ChristenUnie, D'66, Groen Links Hengelo, ProHengelo, SP en de VVD-fractie overschrijden de maximale reservering, waardoor sprake is van een terugbetalingsverplichting van ,65, dit is door de fracties als zodanig verantwoord. 4 Aanbevelingen Uit onze werkzaamheden komt naar voren dat op een onderdeel verbetering mogelijk is. Samengevat brengen wij de volgende aanbeveling bij u onder de aandacht om deze verbeteringen te realiseren: Aandacht voor toepassing zakelijkheidstaets bij aangeschafte 1-pads Voor de computerachtige apparatuur zoals 1-pads geldt een hoge zakelijkheidstaets Calleen bij geheel of nagenoeg geheel zakelijk gebruik kan de terbeschikkingstelling onbelast geschieden). Bij de computerachtige apparatuur dient men aannemelijk te moeten maken dat er (vrijwel) geen privé gebruik is. De omstandigheid dat het vanuit de gemeente bezien puur zakelijk is om ipads ter beschikking te stellen is daarbij niet doorslaggevend, omdat dit niet uitsluit dat de ipad ook voor privé doeleinden wordt gebruikt. Aandacht voor juiste toepassing werkgever-werknemerrelatie is gewenst in verband met fiscale aandachtspunten. Wij benadrukken het belang dat door de fracties gelet wordt op juiste (fiscale) invulling van de werkgever-werknemerrelatie. Ingeval fiscale invulling van werkgever-werknemerrelatie onderbelicht blijft, kunnen fiscale risico's ontstaan en kan sprake zijn van onjuiste toepassing van fiscale regelgeving (bijvoorbeeld ten onrechte geen loonheffing inhouden). Wij noemen de inzet van vrijwilligers (fractie SP en ProHengelo), waarbij de vrijwilligers een hogere vergoeding betaald krijgen dan de fiscaal vrijgestelde vergoeding voor vrijwilligers. Hierdoor is de gemeente genoodzaakt loonheffing af te dragen. Dit ontstaat bruto bezien voor gemeente Hengelo, verschillen in daadwerkelijke vergoedingen voor fracties. Wij raden de fracties aan om bij de inzet van fractiemedewerkers/ondersteuning goed toe te zien op juiste toepassing van fiscale wet- en regelgeving. De verordening is ruim geformuleerd. Wij hebben geconstateerd dat de verordening ruim is geformuleerd, Artikel 2 lid 2 geeft hierop nog wel een aantal beperkingen, echter zijn deze marginaal. Wij geven u hierbij in overweging een meer gedetailleerde invulling te geven aan de bestedingsmogelijkheden in relatie tot de doelstelling van de fractievergoed ing.

5 EY Pagina 4 Building a better working world Wij vertrouwen erop u hiermede voldoende te hebben geïnformeerd en zijn uiteraard graag bereid tot het verstrekken van een nadere toelichting. Hoogachtend, Ernst en Young Accountants LLP Drs. J.M.A. Drost RA Bijlage: Berekening fractievergoeding 2012

6 Bijlage Building a better TDFëi<elling Fractieondersteuning Reserve per ,00 I 0, ,00 I 2.823, , , , , ,00 Inkomsten Uitbetaalde fractieondersteuning , ,00 6.1o9,oo ,oo 9.164, , , , ,00 Overige inkomsten Totale inkomsten , , , , , , , , ,00 Uitgaven Reis- en verblijfkosten 123,30 606,61 861, ,84 916,90 375, ,31 161, ,71 Bureaukosten (incl. abonnementen) 1.951,79 164, ,15 47,81 139, ,38 515, ,84 398,83 Scholingskasten 0,00 241, ,83 357,00 0,00 500,00 430,80 Contributies en donateurschappen 224,08 308,01 504,00 174,08 30,08 0,00 24,08 681,50 Kosten van assistentie 8.832, , , , , , , , ,49 Diversen , ,00 83 Totale uitgaven , , , , , , , , ,83 Saldo reserve + inkomsten - uitgaven 3.348,17 676, , , , , , , ,17 (toegestane) reservepositie per , , , , , , , , ,00 (uitgangspunt: 25% v/d fractievergoeding 2011) Saldo af te dragen aan gemeente Hengelo (indien negatief dan nul) Reserve per / :3.220,00 676,91 J..840, ,00_.760, ,00 3.4:3{)L: , ,00