Wat willen we bereiken? Een democratisch provinciaal bestuur dat effectief, efficiënt en transparant is.

Transcriptie

1 Provinciale Staten Vergadering PS: 5 februari 2010 Nr: SGR-040 Agenda nr: Nr: SGR Onderwerp: Verantwoording fractievergoeding 2008 VOORSTEL Aan de Provinciale Staten van Zeeland Samenvatting: De accountant heeft de verantwoording van de fractievergoedingen 2008 gecontroleerd. Op basis van zijn advies worden Provinciale Staten geadviseerd in te stemmen met de bevindingen van de accountant en de verantwoordingen vast te stellen. Wat willen we bereiken? Een democratisch provinciaal bestuur dat effectief, efficiënt en transparant is. Waaraan kunnen we zien of alles bereikt is? Een effectieve, efficiënt en rechtmatige besteding van de fractievergoedingen. statenstukken Wat doen we daarvoor? Conform artikel 12 van de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003 legt elke fractie aan Provinciale Staten verantwoording af. Bij dit statenvoorstel treft u aan het rapport van bevindingen ten aanzien van het onderzoek besteding fractievergoedingen U wordt voorgesteld in te stemmen met de bevindingen van de accountant. De accountant heeft wederom geen afwijkingen van de verordening geconstateerd, maar wijst er in zijn rapport op dat meer aandacht nodig is voor het vermelden van het fractiebelang bij gedeclareerde reis- en verblijfkosten. Wat mag het kosten? Voor de fractievergoedingen is een jaarlijks geïndexeerd budgetbeschikbaar van ca ,--. Wij stellen u voor te besluiten overeenkomstig bijgevoegd ontwerpbesluit. het Presidium, Karla Peijs, voorzitter, Peter Katsburg, griffier.

2 Onderwerp: Verantwoording fractievergoeding 2008 Ontwerpbesluit De staten der provincie Zeeland, gelezen het voorstel van het Presidium van 25 januari 2010, nr. SGR-040; b e s l u i t e n : 1. in te stemmen met de bevindingen van de accountant ten aanzien van de besteding van de fractievergoedingen 2008; 2. vast te stellen de bedragen van: a. de uitgaven van de fracties b. de wijziging van de reserves c. de resterende reserves. SGR-04 Fractieverantwoording

3 Deloitte Accountants B.V. Buitenruststraat EH Middelburg Postbus GB Middelburg Tel: (088) Fax: (088) Provinciale Staten van de provincie Zeeland t.a.v. de heer M. de Zwarte Postbus LA MIDDELBURG Datum Behandeld door M.C. Capelle Ons kenmerk /02/93232 Onderwerp Rapportage fractievergoedingen 2008 Geachte heer De Zwarte, Hierbij ontvangt u in drievoud onze rapportage inzake de controle van de fractievergoedingen Wij vertrouwen u hiermee van dienst te zijn. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V. drs. W. Veldhuis RA Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de 'Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, Juni 2009' gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatru

4 Deloitte Accountants B.V. Buitenruststraat EH Middelburg Postbus GB Middelburg Tel: (088) Fax: (088) Provincie Zeeland Rapport van bevindingen Onderzoek besteding fractievergoedingen 2008 Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu

5 Inhoud 1. Voorgeschiedenis 2. Opdracht 3. Verrichte werkzaamheden 3.1 Algemeen 3.2 Specifiek 4. Uitkomsten van de verrichte werkzaamheden 4.1 Algemeen 4.2 Bevindingen Fractiebelang niet duidelijk Lumpsumbijdrage Kilometervergoeding Loonkosten Fractiereserve 5. Conclusies en aanbevelingen Bijlage 1: Totaaloverzicht fractievergoedingen en bestedingen Bijlage 2: Totaaloverzicht verloop fractiereserves

6 Voorgeschiedenis In het kader van de dualisering van het provinciebestuur is besloten fractieondersteuning te organiseren, onder andere door middel van een jaarlijkse financiële jaarlijkse bijdrage. Deze bijdrage mogen de fracties besteden om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. De vergoeding voor de fractieondersteuning is bedoeld voor ondersteuning van de statenwerkzaamheden. De financiële bijdrage bestaat uit een vast bedrag per fractie en een bedrag per zetel in provinciale staten. Derhalve is de hoogte van deze financiële bijdrage afhankelijk van de grootte van de fractie. De fracties leggen in een verslag verantwoording af over de bestedingen en geven daarbij aan wat het fractiebelang is. De controle van de verantwoording vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant rapporteert zijn bevindingen aan de provinciale staten. 2. Opdracht De Statengriffie van de provincie Zeeland heeft Deloitte Accountants B.V. verzocht een controle uit te voeren op de bestedingen over 2008 in het kader van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Wij hebben de opdracht uitgevoerd conform onze notitie van 22 december Verrichte werkzaamheden 3.1 Algemeen Onze werkzaamheden zijn verricht in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen inzake opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden. De opdracht houdt in dat op het in de verantwoordingen "fractiebesteding" opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen daarop geen accountantscontrole is toegepast en dat tevens geen beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Een en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid kan worden ontleend omtrent de getrouwheid van het in de verantwoordingen fractiebesteding opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen daarop, anders dan ter zake van de aspecten zoals door ons onderzocht en waarover dienovereenkomstig door ons in deze rapportage wordt gerapporteerd.

7 /03/93232 Volledigheidshalve wijzen wij er nog op dat, indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle- of beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wellicht andere onderwerpen aan het licht zouden kunnen zijn gebracht die voor u mogelijk van belang zouden kunnen zijn geweest. 3.2 Specifiek De ten laste van de fractievergoeding verantwoorde uitgaven zijn door middel van een uitgebreide deelwaarneming gecontroleerd. Alle verantwoordingen zijn in onze werkzaamheden betrokken. Deze verantwoording gaat over de periode 1 januari tot en met 3 1 december De rechtmatigheid van uitgaven is getoetst aan de hand van "Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003" en dan vooral artikel 8. Daarnaast zijn de door het Presidium in haar vergadering van 29 oktober 2003,23 juni 2004,30 mei 2005 en 17 december 2008 gemaakte afspraken in onze controle betrokken. Door de Statengriffie zijn d.d. 23 maart 2003,30 mei 2006 en 3 december 2007 notities ter verduidelijking van de, in het Presidium gemaakte, afspraken opgemaakt. Deze notities zijn eveneens in onze controle betrokken. Tevens hebben wij per verantwoording beoordeeld of het beginsaldo van de fractiereserve aansluit met het gecontroleerde saldo per 3 1 december Een deel van de kosten bestaat uit door de fracties verantwoorde salarislasten. Het vaststellen van een juiste en volledige afdracht van loonheffing en premies door of namens de fracties aan de belastingdienst en bedrijfsverenigingen is geen onderdeel geweest van ons onderzoek. In hoofdstuk 4 van dit rapport van bevindingen geven wij de uitkomsten van de door ons verrichte werkzaamheden weer. In hoofdstuk 5 geven wij tot slot onze aanbevelingen weer. 4. Uitkomsten van de verrichte werkzaamheden 4.1 Algemeen Zoals blijkt uit bijlage 1, hebben de 8 betrokken fracties gezamenlijk voor de periode 1 januari tot en met 3 1 december 2008 EUR aan fractievergoeding ontvangen. Ten laste van de fractievergoeding is voor ad EUR aan uitgaven verantwoord. Daarnaast is voor een bedrag ad EUR aan rentebaten verantwoord.

8 Onze controle heeft zich gericht op de rechtmatigheid van de uitgaven. De geconstateerde bevindingen hebben wij voorgelegd aan de desbetreffende fracties en het Presidium. Hun commentaar hebben wij in onze rapportage daar waar nodig geacht verwerkt. In paragraaf 4.2 gaan wij in op de door ons geconstateerde bevindingen. 4.2 Bevindingen Fractiebelang niet duidelijk Bij onduidelijkheden is aanvullende onderbouwende documentatie opgevraagd en is deze geverifieerd. Er zijn ten aanzien van de uitgaven geen afwijkingen van de verordening geconstateerd. Wel hebben wij overeenkomstig voorgaande jaren geconstateerd dat ten aanzien van gedeclareerde reis- en verblijfkosten1 het fractiebelang regelmatig niet uit de declaratie of factuur blijkt. Op grond van de aan ons overlegde documentatie is dus niet alle gevallen de rechtrnatigheid van de uitgaaf vast te stellen. Het verdient aanbeveling nogmaals richting de fracties te benadrukken dat op iedere declaratie het fractiebelang vermeld moet worden Lumpsumbijdrage In het Presidium van 17 december 2008 is ingestemd om een deel van de fractievergoeding als lumpsumvergoeding toe te kennen. De maximale lumpsumvergoeding is in deze vergadering vastgesteld op 50% van het bedrag dat een fractie ontvangt per zetel in provinciale staten maal het aantal zetels van die fractie. Over dit lumpsumbedrag vindt geen accountantscontrole plaats. Wij hebben vastgesteld dat de verantwoorde lumpsumbestedingen niet meer bedragen dan 50% van het bedrag dat de fractie ontvangt per zetel in provinciale staten maal het aantal zetels. Naar ons is medegedeeld legt de penningmeester aan zijn fractie verantwoording af en kunnen fracties de bestedingen van de lumpsumbedragen van elkaar controleren. Of dit daadwerkelijk plaatsvindt, hebben wij niet beoordeeld. In onze voorgaande rapportage hebben we opgemerkt dat het niet uitvoeren van accountantscontrole op de besteding van de lumpsumbijdrage in strijd is met de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003, waarin in artikel 12 lid 2 is opgenomen dat de accountant het verslag over de besteding van de vergoeding voor fractieondersteuning dient te controleren. De verordening is door Provinciale Staten in december 2008 op dit onderdeel naar behoren aangepast. Hoofdzakelijk zijnde kilometervergoedingen, lunchkosten en hotelovernachtingen.

9 Kilometervergoeding Wij constateren dat tussen de diverse fracties een discrepantie bestaat in de hoogte van de uitbetaalde kilometervergoeding. In bepaalde gevallen wordt een bedrag van 0,29 per kilometer uitbetaald en in andere gevallen het fiscaal toegestane onbelaste bedrag van 0,19. Wellicht ten overvloede wijzen wij u erop dat bij kilometervergoedingen die het fiscaal toelaatbare bedrag te boven gaan, het meerdere belast dient te worden Loonkosten Wij hebben geconstateerd dat voor twee fracties de verantwoorde loonkosten fractieondersteuning ad respectievelijk gebaseerd zijn op voorschotnota's. Mogelijke afrekenverschillen zullen worden verwerkt in de verantwoording fractievergoedingen Fractiereserve Bij onze controle hebben wij tevens aandacht geschonken aan het verloop van de op de balans per 3 1 december 2008 opgenomen fractiereserves. In bijlage 2 bij deze rapportage hebben wij het verloop van de fractiereserve per fractie weergegeven.

10 Conclusies en aanbevelingen Wij hebben in de overlegde verantwoordingen bestedingen fractievergoedingen 2008 geen afwijkingen van de verordening geconstateerd. Wel hebben wij geconstateerd dat niet in alle gevallen uit de bescheiden (zoals facturen en declaraties) het fractiebelang kan worden vastgesteld. Derhalve is het aan te bevelen altijd het fractiebelang op de bescheiden te laten aangeven. Verder merken wij op dat in de verantwoording loonkosten zijn opgenomen die gebaseerd zijn op voorschotnota's. Afrekenverschillen worden verwerkt in de verantwoording In het vertrouwen u hiermee van dienst te zijn. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. drs. W. Veldhuis RA

11 Deloitte 819 Bijlage 1: Totaaloverzicht fractievergoedingen en bestedingen Totaal CDA PvdA VVD Christen Groedinks SGP SP Partij voor Inkomsten Fractievergoeding Rente Totaal Uitgaven Verantwoorde lumpsum bijdrage Lonen, salarissen en sociale lasten Overige personeelsleden Extern geleverde diensten Kantoorkosten Activiteiten Rente Totaal Saldo inkomsten en uitgaven

12 919 Bijlage 2: Totaaloverzicht verloop fractiereserves Totaal CDA PvdA VVD Christen GroenLinks SGP SP Partij voor Unie Zeeland Fractiereserve per bij: inkomsten af: uitgaven Saldo inkomsten en uitgaven Fractiereserve per