DEFINITIEF verslag Commissie controle besteding fractievergoedingen

Transcriptie

1 Postbus EA Amersfoort Telefoon (033) Telefax (033) DEFINITIEF verslag Commissie controle besteding fractievergoedingen Aan de gemeenteraad van Amersfoort Uw brief/kenmerk - Onderwerp Controle bestedingen fractievergoedingen in 2013 t/m maart 2014 Ons kenmerk GRF/ Datum 30 september 2014 Geachte raad, Jaarlijks ontvangen raadsfracties een bedrag uit de gemeentebegroting om het fractiewerk mogelijk te maken. Deze bijdrage kan bijvoorbeeld worden ingezet voor de dekking van personele kosten van fractie-assistentie, kosten van onderzoek, bureaukosten en fractieontwikkeling. De bestedingsdoelen staan beschreven in artikel 7 van de Verordening geldelijke voorzieningen voor raadsleden, commissieleden en fracties in de gemeente Amersfoort De fractievergoeding is niet bedoeld voor zaken die uit de onkostenvergoeding voor raadsleden betaald behoren te worden. 1 In die verordening is ook vastgelegd dat elk jaar een commissie wordt ingesteld, bestaande uit twee fractievoorzitters, die de boekhouding van fracties beoordeelt en nagaat of het fractiegeld rechtmatig is besteed. Ondergetekenden zijn door de gezamenlijke fractievoorzitters op 8 april 2014 benoemd als controlecommissie. De commissie is ondersteund door de griffie. Dit verslag betreft naast de verantwoording over 2013 en de eerste maanden van 2014 tevens de eindafrekening van de raadsperiode Fracties wordt gevraagd om fractiegeld dat niet, of niet conform de bestedingsdoelen van de verordening, is uitgegeven terug te storten. Dit is in overeenstemming met de verordening, waarin staat dat aan het 1 De onkostenvergoeding voor raadsleden bedraagt per 1 juli ,- netto per maand. De Vereniging Nederlandse Gemeenten geeft op haar website aan dat de vaste onkostenvergoeding is bedoeld voor de volgende onkosten: representatie (consumpties buiten de werkplek, attenties voor naaste collega s, kleding en verzorging), vakliteratuur, excursies, bureaukosten, porti, contributies, lidmaatschappen en zakelijke giften. Deze onkostenvergoeding staat los van de raadsvergoeding ( 1.814,73 bruto per maand). 1

2 einde van de raadsperiode het overschot terugvloeit naar de gemeente. De bedragen staan genoemd in het financieel overzicht in bijlage 1. In de afgelopen raadsperiode is ruim 20 procent van het fractiegeld niet besteed, in totaal bijna ,-. Gemiddeld genomen is het grootste deel van de fractievergoedingen besteed aan personeelskosten (en vrijwilligersvergoedingen) van fractie-assistenten. Bij dit laatste is het opvallend dat de beloning per fractie sterk verschilt, variërend van dienstverbanden en betaling via urendeclaraties tot vrijwilligersvergoedingen. Verder hebben fracties geld uitgegeven aan (politieke) discussiebijeenkomsten, fractie- en werkbijeenkomsten, scholing, representatie en, in beperkte mate, aan bureau- en administratieve kosten. Bijna alle fractiebestedingen zijn rechtmatig gebleken. Dat wil zeggen dat ze volgens de commissie passen binnen de bandbreedte van artikel 7 (bestedingsdoelen) van de verordening. Enkele bestedingen van de BPA-fractie zijn volgens de commissie niet rechtmatig. De fractie heeft in totaal 236,90 van de fractievergoeding gebruikt voor partijpolitieke zaken die niet direct te maken hebben met het werk van de fractie en daarom betaald moeten worden door het bestuur van de plaatselijke politieke partij (politieke website, literair diner, verschillende uitgaven aan verkiezingen). Dit bedrag wordt opgeteld bij het bedrag van 350,- dat in 2012 niet rechtmatig was besteed en dat nog verrekend moet worden in de eindafrekening over de raadsperiode Verder heeft de commissie geconstateerd dat fracties bestedingen hebben gedaan die de commissie als opvallend signaleert en waarover de commissie geen oordeel velt, maar waarvan de raad zich kan afvragen of deze uitgaven passen bij de bestedingsdoelen: - Uitgave aan politieke cafés van de VVD. Begin 2012 is hierover door een griffiemedewerker positief advies gegeven. De commissie is van mening dat dit positieve advies niet zonder meer verleend had moeten worden. - Besteding aan een fractieflyer van het CDA. De fractie heeft een flyer gemaakt waarmee verantwoording werd afgelegd over de inzet en resultaten van de fractie in de periode Een dergelijke flyer werd vier jaar geleden ook uitgegeven en toen door de controlecommissie akkoord bevonden. Maar omdat de flyer een aantal maanden voor de verkiezingen werd verspreid, stelt de commissie voor dit type uitgave in de raad te bespreken. - Abonnementskosten aan vakbladen, bijvoorbeeld bij de Groep Van Vliet (Vastgoedjournaal) en het CDA (Binnenlands Bestuur). Dergelijke abonnementen passen bij de bestedingsdoelen van de onkostenvergoeding voor raadsleden. - De BPA heeft 75% van het fractiebudget besteed aan extern advies over uiteenlopende beleidsdossiers door één juridisch adviseur, terwijl er juridische en vakinhoudelijke expertise in het stadhuis beschikbaar is voor raadsleden. - De BPA heeft het lidmaatschap van de Vereniging van Plaatselijke Politieke Groeperingen betaald uit de fractievergoeding. Volgens de commissie is de kiesvereniging BPA lid van de VPPG en zijn niet de individuele raadsleden lid van de VPPG. Derhalve dient het lidmaatschap van de VPPG door het bestuur van de BPA betaald te worden. Over de rechtmatigheid van de betaling van het lidmaatschap uit fractievergoeding bestaat al geruime tijd een diepgaand verschil van mening tussen de VPPG en de VNG. Aangezien de BPA in het verleden goedkeuring heeft gehad van eerdere controlecommissies, wordt deze besteding nu niet aangemerkt als onrechtmatig, maar wel als discutabel. 2

3 Ook heeft de commissie geconstateerd dat het beheer van de fractievergoeding in een aantal gevallen zorgvuldiger had gekund: - Bij de PvdA zijn in de loop van 2013 enkele duizenden euro s aan de rekening onttrokken uit de fractievergoeding door de toenmalige penningmeester van de fractie. Dit is later gecorrigeerd door het bestuur van de plaatselijke afdeling van de PvdA. De commissie constateert dat de toenmalige PvdA-fractie geen intern toezicht heeft uitgeoefend op de uitgaven uit de fractievergoeding. - De BPA heeft een groot aantal kosten geboekt onder fractieoverleg en fractieadviezen. De clustering van uitgaven onder onjuiste labels draagt niet bij aan de transparantie. De commissie is van mening dat de BPA de verantwoording in het vervolg netter en overzichtelijker dient te overleggen aan de commissie. Tot slot adviseert de commissie de gemeenteraad om over de betreffende verordening, de bestedingsregels en de verantwoording van de uitgaven in gesprek te gaan ten einde de transparantie te bevorderen en de controle op de fractiebestedingen eenvoudiger te maken. Daartoe doet de commissie een aantal suggesties in bijlage 2. Met vriendelijke groeten, Commissie controle besteding fractievergoedingen S. Kennedy-Doornbos B. Stoelinga (fractievoorzitter ChristenUnie) (fractievoorzitter Amersfoort2014) 3

4 BIJLAGE 1 Financieel overzicht fractiebestedingen Verantwoording fractievergoeding jan-mrt 2014 Inkomsten VVD PvdA D66 GL CDA CU GVV BPA SP Totaal a. Fractievergoeding , , , , , , , , , ,62 b. Rente-inkomsten ,42-197,99-51,82 318,23 c. Overig 250, , ,00-40, ,64 Totaal , , , , , , , , , ,49 Uitgaven a. Personele kosten 1.500, , , , , , , , , ,04 b. Bureaukosten 100, ,46-253,80 751, ,63 758, ,55 194, ,59 c. Administratiekosten 128,95 136,06 117,72 119,88 120,66 106,12 165, ,25 121, ,24 d. Kosten van activiteiten 8.287, , , , , ,39 369, , ,09 e. Overige uitgaven , , ,05 304,57 223, ,56 Totaal , , , , , , , , , ,52 Saldo inkomsten -/- uitgaven , , , , , , , ,66 715, ,97 Restant fractievergoeding , , , , , ,54 391, , , ,18 Te verrekenen met 2012 en ,90-586,90 Stand terug te betalen einde raadsperiode ,37 39, , , , , ,80 641, , ,05 N.B. De fracties van Groep Koet en Lijst Özcan hebben in 2013 en eerste maanden van 2014 geen fractievergoeding ontvangen. Met deze fracties is de afspraak gemaakt dat zij op declaratiebasis hun (beperkte) fractievergoeding konden gebruiken door tussenkomst van de griffier. Hiervan is zeer beperkt gebruik gemaakt. De declaraties die zij hebben gedaan waren conform de bestedingsdoelen uit de verordening. 4

5 BIJLAGE 2 De commissie stelt de gemeenteraad voor de onderstaande suggesties te bespreken: 1) Controle op uitgaven intern per fractie goed organiseren, zodat eventuele gebreken niet pas bij de jaarlijkse verantwoording zichtbaar worden. 2) Strikte scheiding tussen kosten te betalen uit onkostenvergoeding voor raadsleden en kosten te betalen uit fractiebudget, waarbij de richtlijnen van de VNG als uitgangspunt dienen. 3) Het uitwisselen van informatie over de hoogte van beloning van buitengewone fractieleden en fractie-assistenten. Buitengewone fractieleden krijgen soms wel en soms niet een vrijwilligersvergoeding. Voor fractie-assistenten bestaan verschillende dienstverbanden en hoogten van beloning. 4) Het niet vergoeden van digitale (vergader-)apparatuur voor raadsleden en buitengewone fractieleden uit het fractiebudget. Hiervoor bestaat inmiddels een aparte regeling, verwerkt in de Verordening geldelijke voorzieningen 2014 (vastgesteld op 8 april 2014). Alleen fractie-assistenten kunnen vergaderapparatuur die is betaald uit het fractiebudget in bruikleen krijgen. 5) Het beperken van attenties die namens de fractie aan externen worden verstrekt tot een grens van bijvoorbeeld 25,-. Het betalen van presentjes voor fractie- en raadsleden uit een lief en leed pot van de fractie, gevuld door bijdragen uit de onkostenvergoeding. 6) Het niet vergoeden of beperken van de kosten van etentjes en retraites tot een bepaald percentage van de totale fractievergoeding, bijvoorbeeld maximaal 5 procent per jaar. 7) Het beperken van de kosten voor externe adviezen en juridische bijstand, omdat expertise ook in het stadhuis beschikbaar is. 8) Het niet langer vergoeden van de kosten voor het houden van openbare politieke cafés, omdat deze bijeenkomsten van partijpolitieke aard zijn. 9) Het bespreken van de mogelijkheid om als gemeenteraad een gezamenlijk digitaal krantenabonnement aan te schaffen voor regionaal nieuws. 5