Instituut Broers. Plan van Aanpak. Zubin Mathoera & Tomas Berends. Zubin Mathoera Tomas Berends Maarten van Mensvoort Tim van Berkel

Transcriptie

1 Instituut Broers Plan van Aanpak Zubin Mathoera & Tomas Berends Zubin Mathoera Tomas Berends Maarten van Mensvoort Tim van Berkel

2 VOORWOORD Dit plan van aanpak hebben wij volgens het boek van Roel Grit, Project Management, ingedeeld. Dit vonden wij allemaal een overzichtelijke indeling en door de indeling goed in te vullen. In het plan van aanpak wordt besproken hoe wij als groep 2 ervoor gaan zorgen dat het project tot een goed einde gebracht wordt. Tilburg, 2016, 2

3 SAMENVATTING In het plan van aanpak wordt beschreven hoe een projectgroep gaat zorgen dat het project wordt uitgevoerd. In het hoofdstuk achtergronden wordt beschreven hoe dit project tot stand is gekomen. Tevens wordt er beschreven voor wie deze opdracht wordt uitgevoerd. In hoofdstuk 2: Projectopdracht wordt besproken wat het uiteindelijke resultaat van het project moet worden. In het hoofdstuk projectactiviteiten staan alle activiteiten die moeten worden gedaan over het gehele project. Deze activiteiten worden verdeeld onder de projectleden. Hoofdstuk 4 gaat over de projectgrenzen. Hierin staan de grenzen beschreven waarbinnen het project zal worden uitgevoerd. In het 5e hoofdstuk komen de tussenresultaten te staan. Hierin staan de resultaten die moeten worden opgeleverd. Hoofdstuk 6 beschrijft de kwaliteit van het project en hoe dit bewaakt zal worden. In hoofdstuk 7 wordt de project organisatie beschreven. Hierin staan de rollen van de projectleden beschreven samen met adressen, telefoonnummers en s. Hoofdstuk 8 gaat over de planning van het project. Hierin staat een overzicht van de taken die gedaan moeten worden, door wie ze gedaan moeten worden en wanneer ze af moeten zijn. In hoofdstuk 9 worden de kosten en baten besproken. In het laatste hoofdstuk staan de risico's die het project loopt en hoe deze voorkomen moeten worden. 3

4 INLEIDING Elk project heeft een goede voorbereiding nodig, zo ook dit project. Het plan van aanpak maakt duidelijk wat er binnen het project gedaan moet worden en hoe dit gedaan zal worden. Het plan van aanpak geeft een overzicht hoe het project zal worden uitgevoerd. Daarom is het belangrijk om een goed plan van aanpak te schrijven: hij dient als richtlijn. Het plan van aanpak is opgedeeld in 10 hoofdstukken. Hierdoor wordt het geheel overzichtelijk gepresenteerd. Deze hoofdstukken zijn ingedeeld naar het boek van Roel Grit: Project Management. 4

5 INHOUD Voorwoord... 2 Samenvatting... 3 Inleiding Achtergronden... 6 Opdrachtgever... 6 Opdrachtnemer... 6 Stakeholders Projectopdracht... 7 Hoofdvraag... 7 Deelvragen: Projectactiviteiten Projectgrenzen Producten Kwaliteit Projectorganisatie Contact informatie: Projectleden Planning Kosten en baten Risico analyse

6 1. ACHTERGRONDEN Dit project is door de opdrachtgever aangemeld bij servicedesk Instituut Broers. In het hoofdstuk achtergronden wordt beschreven hoe dit project tot stand is gekomen. Tevens wordt er beschreven voor wie deze opdracht wordt uitgevoerd. Projectnaam: Startdatum project: Geplande einddatum project (deadline): OPDRACHTGEVER [voornaam, achternaam] [bedrijf] [contact adres, telefoonnummer] [adres] OPDRACHTNEMER Het door u opgegeven project zal worden uitgevoerd bij Servicedesk Instituut Broers. Binnen deze onderwijsinstelling worden de studenten ICT-beheerders ingezet voor het beheren van de servicedesk. Dit dient tevens als een opdracht voor de opleiding. De projecten die de studenten voltooien publiceren zij op hun portfolio. Het door uw ingezonden project is onder leiding van [primair contactpersoon] dit is tevens uw eerste aanspreekpunt bij vragen of opmerkingen over het lopende project. Mocht deze persoon niet bereikbaar zijn dan kunt u contact opnemen met [secundair contactpersoon]. STAKEHOLDERS Stakeholder #1 [voornaam, achternaam] [bedrijf] [contact adres, telefoonnummer] [adres] Stakeholder #2 [voornaam, achternaam] [bedrijf] [contact adres, telefoonnummer] [adres] 6

7 2. PROJECTOPDRACHT In hoofdstuk 2: Projectopdracht wordt besproken wat het uiteindelijke resultaat van het project moet worden. [Projectnaam] [Soort Project + Omschrijving project + (sub)doelstelling(en)] [Eindproduct/resultaat] HOOFDVRAAG [hoofdvraag] DEELVRAGEN: [deelvraag#1] [deelvraag#2] [deelvraag#3] 7

8 3. PROJECTACTIVITEITEN Om te zorgen dat het project succesvol wordt afgerond, moeten er taken verricht worden. Deze taken zijn verdeeld onder de beschikbare projectleden van de groep. Hierbij is rekening gehouden met de rollen van de projectleden. Verder is iedereen inzetbaar voor taken die gedaan moeten worden buiten de vaste taken om. Dit is zo gedaan om te zorgen dat er altijd voldoende mankracht beschikbaar is om het project te kunnen blijven voortzetten. Hieronder een overzicht van de taken die gedaan moeten worden gedurende het project. Rollen indelen projectgroep Samenwerkingsovereenkomst opstellen Gesprek voeren met opdrachtgever over eisen concept Pakket van Eisen opstellen Logboek opstellen en bijhouden uren Vergaderingen houden Plan van Aanpak opstellen Mindmap met scope maken (gezamenlijk) Planning maken Hoofd- en deelvragen formuleren Functionele decompositie maken Vooronderzoek Keuzes verantwoorden Eindrapportage opstellen en opleveren 8

9 4. PROJECTGRENZEN Omdat het project in feite zeer breed is, moeten er grenzen worden opgesteld. Dit is niet alleen om het overzicht te bewaren, maar ook om te zorgen dat het project niet te lang gaat duren. Om deze grenzen op te stellen, moet er een mindmap gemaakt van het project. Hierin zijn alle zaken omtrent het project opgenomen. Hierbij wordt een scope gemaakt zodat het project niet te breed gaat worden. Dit zijn de grenzen waarbinnen het project gaat vallen. De mindmap en scope moeten nog worden opgesteld. 9

10 5. PRODUCTEN Tijdens het project zullen er tussenresultaten opgeleverd moeten worden. De resultaten die tot nu toe bekend zijn worden hieronder in een schema weergegeven. Omdat van sommige taken de deadlines nog niet bekend zijn, is hierbij een voorlopige schatting gemaakt. Mocht dit afwijken dan wordt dit later nog aangepast. Weeknr. Product Beknopte uitleg 1 Samenwerkingsovereenkomst (SWO) (afgerond) Een document met de afspraken tussen de project leden, voor het verzorgen van een goede samenwerking. 2 Plan van aanpak Een beschrijving hoe het project zal worden aangepakt en gewaarborgd. 3 Vooronderzoek De fase waar in gekeken word waar het project op gericht zal worden. 4 Pakket van eisen (PVE) Een document waarin de eisen die aan het project gesteld worden staan opgesteld. 5 Presentatie concept definitie. De presentatie die de uitkomsten van het project dusver laat zien. 6 Eind rapportage, eind presentatie, team evaluatie. Een evaluatie over hoe het project is gelopen en om de project leden te beoordelen. 10

11 6. KWALITEIT Om de kwaliteit te waarborgen van dit onderzoek, zal wekelijks met elkaar om de tafel gezeten worden om de vorderingen te bespreken. Het volledige rapport moet constant worden verbeterd op grammatica, door iemand die het stuk zelf niet geschreven heeft. Alle stukken moeten volgens een huisstijl-format worden opgesteld. Dit is een word document die volgens de MCS rapportage regels is ingedeeld. Met dit format kan er niks vergeten worden qua indeling en zien de verslagen er hetzelfde uit. Dit laat de verslagen er meer verzorgd uitzien. De project leden zullen de gemaakte stukken van elkaar na kijken op correcte onderbouwing en juistheid van de informatie. Voor elke project les moeten alle gemaakte en verbeterde stukken worden uitgeprint en in de map worden gestopt. Zo is het overzichtelijker om te bepalen wat er allemaal al gebeurt is. Wanneer een projectlid niet kan, door bijvoorbeeld ziekte, dient dit zo spoedig mogelijk gemeld te worden aan de groep. Dit geldt ook bij het niet opleveren van stukken. Om het op te leveren rapport en simulaties te maken, wordt gebruik gemaakt van Office De projectleden hebben al ervaring met deze softwarepakketten of krijgen er nog les in. Voor alles wat buiten macht van de studenten valt is de docent aansprakelijk. 11

12 7. PROJECTORGANISATIE Tijdens het project is het van groot belang dat ieder projectlid zijn of haar rol weet. Daarom is er direct na de start van het project op [gespreksdatum]besproken wie welke rol op zich zou nemen binnen groep 1. Uiteindelijk is er gekozen voor de volgende rolverdeling: CONTACT INFORMATIE Primair contactadres: Servicedesk Instituut Broers Apennijnenweg DV Tilburg PROJECTLEDEN Zubin Mathoera Tomas Berends Tim Berkel Maarten van Mensvoort 12

13 8. PLANNING Om te zorgen dat de fasen van het project overzicht wordt, moet er een planning worden opgesteld. Hierin zijn ook de belangrijke inlevermomenten meegenomen zodat de projectleden weten wanneer iets af moet zijn. In de planning is ook rekening gehouden met eventuele vertragingen. Het project loopt risico op bepaalde punten en het is van belang om deze te kunnen voor zijn. De planning moet nog gemaakt worden. Deze zal worden opgesteld zodra er meer informatie bekent is over de inlevermomenten. Weeknr. Product Toelichting Paraaf

14 9. KOSTEN EN BATEN In hoofdstuk 9 worden de kosten en baten besproken. Deze kunnen mogelijk afwijken, de kosten zoals hieronder aangegeven zijn geschatte kosten. Instituut Broers is niet verantwoordelijk voor de potentiele extra kosten die gedurende het project worden gemaakt. Indien het project voor onverwachte kosten komt te staan worden deze van te voren aan u voorgelegd. Totaal budget: [budget] Tijdsbudget: [budget tijd] Materiaalkosten: [materiaalkosten] Potentiele risico kosten: [(indien van toepassing) risicokosten] 14

15 10. RISICO ANALYSE Bij ieder project zijn er risico s die het project kunnen bedreigen. Om te zorgen dat deze risico s zo laag mogelijk gehouden worden, is er een overzicht gemaakt van risico s waarvan gedacht wordt dat deze voor kunnen komen bij dit project. Hieronder is een tabel opgesteld zodat alle risico s overzichtelijk gepresenteerd worden. Behalve de gevolgen staan ook de oplossingen beschreven om de impact van die risico s zo laag mogelijk te houden. Intern Risico Gevolg Impact (1-10) Kans (1-10) Risico (1-100) Oplossing Team genoten komen afspraken niet na. Project loopt vertraging op Sancties stellen. Informatie wordt gebaseerd op foute informatie. Project heeft geen waarde, is onjuist Gemaakte producten moeten gecontroleerd worden, hele projectgroep verantwoordelijk. De planning is foutief. Tijdsnood, en dus minder kwaliteit en/of deadline niet halen Planning z.s.m aanpassen zodat er geen deadlines worden gemist. Project lid kan niet meer deel nemen aan het project. Druk op mede leden neemt toe, moeten 1/3 meer werk opleveren. 8 2,5 20 Proberen taakverdeling zo goed mogelijk opnieuw in te vullen. Samenwerking projectleden verloopt stroef. Communicatie zal slecht zijn, taken worden dubbel of niet uitgevoerd. Er zal miscommunicatie ontstaan Er zal moeten worden uitgezocht waarom het stroef verloopt om daaruit een oplossing te bepalen. Projectleden niet voldoende bekwaam. Opgeleverde resultaten zullen niet van voldoende kwaliteit zijn Onbekwame leden moeten om hulp vragen bij gevorderden. 15

16 Ongeschikte project leider Leiding zal niet voldoende zijn, capaciteiten. Worden niet benut Er moet een nieuwe project leider gekozen worden. Project leden zijn niet goed in plannen Deadlines zullen niet gehaald worden Gezamenlijk een planning maken. Onduidelijke project grenzen Er zal soms onnodig werk worden geleverd Plan van aanpak. Projectleden moeten van ver komen Vergaderingen kunnen projectleden erg veel tijd kosten Planning hier op worden aangepast. Onvoldoende motivatie bij project leden. Kwaliteit en kwantiteit van taken zullen niet voldoende zijn. Mogelijk ook deadlines niet gehaald Proberen de ongemotiveerde gemotiveerd te krijgen. Wijziging in samenstelling projectgroep Projectleden moeten wennen aan de nieuwe situatie Wennen aan nieuwe situatie. Extern Risico Gevolg Impact (1-10) Kans (1-10) Risico (1-100) Oplossing Opdrachtgever komt afspraken onvoldoende na. Project wordt vertraagd of opgeschort Herziening plan van aanpak.. Opdrachtgever reageert niet tijdig Project loopt vertraging op Opdrachtgever moet bereikbaarheid verbeteren. 16