Plan van aanpak Turbulence

Transcriptie

1 Pagina 1

2 Plan van aanpak Turbulence Stijn Melger MM1B Mediamanager i.o April 2015 Pagina 2

3 Inhoudsopgaven 1 Achtergronden..3 2 Projectresultaat.4 3 Projectactiviteiten.6 4 Projectgrenzen..7 5 Kwaliteit Projectorganisatie Planning Risico s...14 Pagina 3

4 1 Achtergronden Waarom dit project? Ik heb gekozen om een evenement te gaan organiseren als eindproject van mijn eerste jaar als mediamanager. Het leek mij leuk om een keer een echt evenement op te gaan zetten voor ongeveer 3 a 400 man. Ook wil ik meer het gevoel krijgen hoe het is om zelf een evenement als media manager te regelen en uit te voeren. Als mediamanager wil ik mezelf meer ontwikkelen. Om echt het gevoel te krijgen van iets weer ik later mee zou kunnen gaan werken. Daarom hen ik gekozen om een evenement/feest op te zetten. Met wie doe ik dit project? Momenteel doe ik dit project nog alleen, maar ik kan dit project niet helemaal alleen doen dus ben ik momenteel nog bezig met het zoeken naar andere mensen die mij wellicht kunnen helpen met het op zetten van mijn evenement. De geschiedenis van het project Ik ben dit project begonnen toen ik te hoorde kreeg dat ik voor het einde van me eerste jaar als mediamanager een eigen project mocht bedenken. Eigenlijk kwam ik toen al meteen op het idee om een feest te gaan organiseren. Ik haalde me inspiratie eigenlijk uit andere feesten vandaan waar ik als promotor of kaart verkoper mee werkte. Hierdoor dacht ik bij mezelf waarom zou ik zelf geen feest geven. Dat was merendeels ook de aanleiding voor dit project geweest. Wie is de opdrachtgever? De opdrachtgever is Marguerite Irrgang docent van het Mediacollege Amsterdam. De docenten van de Afdeling MIG ( Mediamanager, Interactief vormgevers en de Games ) hebben besloten om de eerste jaar mediamanagers een eigen project te laten bedenken. Dit mogen zei zelf uitkiezen en uitvoeren. Wie is de opdrachtnemer? Stijn Melger is de opdrachtnemer van dan dit evenement. Hij is 17 jaar, woont in Haarlem en hij studeert aan zijn eerste jaar Mediamanager op het Mediacollege Amsterdam en vind het erg leuk om een evenement te organiseren. Pagina 4

5 2 Projectresultaat Projectnaam: Turbulence, Fill up your energy. Turbulence is een feest voor jongeren vanaf 16 jaar. Waar vooral house/hip- hop en R&B muziek zal worden gedraaid en alcohol vanaf 18 jaar geschonken word. Opdrachtgever: De opdracht gever is het Mediacollege Amsterdam ( Marguerite Irrgang afdeling MIG ) Opdrachtnemer: Stijn Melger ( student Mediacollege Amsterdam ) Doelstelling: Met dit project probeer ik mijn doel te behalen om zelf een evenement te organiseren. Ik wil een feest gaan organiseren voor jongeren met een leeftijd tussen de 16 en 20 jaar. Hiermee wil ik anderen vermaken en natuurlijk ook mezelf. Jongeren vervelen zich vaak in het weekend en daarom wil ik dat ze wat leuks te doen hebben. Als doel wil in dat het een succes vol feest zal worden en ik trots op mezelf kan zijn dat ik een feest heb georganiseerd. Projectopdracht: De inhoud van het project word beschreven in de debriefing op de volgende pagina. Pagina 5

6 Debriefing: Bedrijf / Opdrachtgever Contactpersoon en opdrachtnemer Probleem/wens/vraag Mediacollege Amsterdam ( Maguerite Irrgang ) Stijn Melger ( Student Mediacollege Amsterdam ) Het organiseren van een feest voor jongeren die zich willen vermaken in het weekend en iets leuks willen doen. Gewenste producten/materialen Locatie Dj s/elektronica Beveiliging Doelgroep Catering Reclame/promotie Personeel Sfeer accessoires Jongeren tussen de 16 en 20 jaar Communicatiedoelstelling Gewenste sfeer / uitstraling Het organiseren van een klein feest en daardoor bekender te worden. Futuristisch en abstract. Budget Is nog onbekend en hangt af van het aantal bezoekers. Tijdsplanning Project duurt ongeveer 10 weken Deadline project 19 juni 2015 Datum feest Nog onbekend maar zal na de deadline snel worden uitgevoerd. Pagina 6

7 3 Projectactiviteiten Wat moet er allemaal geregeld worden? Het belangrijkste is dat er een locatie is waar minimaal genoeg mensen in kunnen en geen weinig overlast met buren is. Club Stalker in Haarlem is een geschikte locatie waar minimaal al 300 personen in kunnen. Hier onder staat beschreven wat er allemaal nodig is bij het regelen van dit feest. Locatie: Club Stalker in Haarlem Elektronica: Apparatuur Licht en geluidsinstallaties Dj s Fotograaf Personeel: Sfeer: Beveiliging Catering ( Fris en alcohol consumpties ) Kaartverkopers Promotors Schoonmakers Sfeer accessoires Rookruimtes Toiletten Garderobe Podium ( indien mogelijk ) Overige: Posters en reclame 18 + bandjes Kaartverkoop bedrijf Tijdens het organiseren van het feest zijn dit de belangrijkste punten die moeten worden geregeld door het projectteam. Maar dit kost allemaal geld en tijd. Dus moet er goed gepland worden wanneer wie wat doet. Pagina 7

8 4 Projectgrenzen Startdatum en einddatum: Het project start op maandag 6 april en eindigt op vrijdag 19 juni Daarna volgt de datum van het feest wat nu nog niet bekend is i.v.m. locatie en tijd. Tot die tijd ( 19 juni 2015 ) moet het project wel klaar zijn om uitgevoerd te kunnen worden. Budget: Voor het project is eigenlijk geen budget gesteld maar moeten we eerst kijken hoeveel alle kosten zijn van de materialen en spullen die er nodig zijn voor het organiseren van dit feest. Ook de kosten van Dj s en de locatie is nog onbekend. Daarom kunnen we nog niet spreken van een budget en is het momenteel nog onbekend en hangt dit af van het aantal bezoekers die naar het feest toe komen. Randvoorwaarden: Deze punten moeten goed verlopen anders is het project niet geslaagd. Het project moet binnen 10 weken klaar zijn De locatie moet geregeld zijn Er moeten minimaal 300 man binnen komen Er moeten minimaal 5 promotors zijn Er zijn minimaal 4 dj s nodig Beveiliging moet goed geregeld zijn De taken moet goed verdeeld zijn De omzet moet hoger zijn dan de kosten van het project. Pagina 8

9 5 Kwaliteit Om het project goed te laten slagen zijn de volgende punten erg van belang en zullen deze goed moeten verlopen. Wanneer is het project geslaagd? Wanneer is het doel bereikt? Wanneer is de opdrachtgever tevreden Wanneer is het project gelaagd: Het project is geslaagd wanneer alles van begin tot eind succesvol verloopt. Of dat gaat lukken ligt aan de hand van de juiste regeling en of iedereen zich goed aan zijn taken zal houden. Ook speelt de juiste takenverdeling hier een grote rol bij dus. Wanneer is het doel bereik: Het doel is bereikt als het een geslaagd evenement word en natuurlijk de productie en taken verdeling goed verloop. Of het een succes vol feest word ligt aan de hand van het aantal bezoekers dat er op af komt. Maar ook de juiste manier van reclame maken en promoten van het feest is erg belangrijk. Wanneer is de opdrachtgever tevreden: Dat spreekt eigenlijk voor zich. Als de productie goed verloopt en het een succesvol feest word zal de opdrachtgever ook tevreden zijn. Aan de hand van het budget word ook gekeken naar de middelen die we nodig hebben voor het project. De belangrijkste punten zijn. Mensen Apparatuur Faciliteiten Mensen: Onder mensen kijken we vooral naar ervaring, kennis en capaciteiten. Aan de hand van deze factoren word het budget ook bepaalt. Hoe beter de kennis en vaardigheden van een persoon, hoe sneller en beter de productie zal lopen. Daarom is het belangrijk dat we goed moeten kijken naar de personen die we nodig hebben voor het project wat goed uitkomt met het budget. Pagina 9

10 Apparatuur: De juiste apparatuur is ook erg belangrijk tijdens het evenement. Als de apparatuur niet goed word geregeld kan het feest niet doorgaan en zal het project mislukken. Daarom is het erg belangrijk dat de apparatuur ook goed word geregeld. Faciliteiten: Ook is het belangrijke welke faciliteiten er allemaal zijn. Zijn er meerdere podiums, is er een rookruimte, zijn er wc s, is er een bar waar je drankjes kan halen, hoe ziet de sfeer er uit en zijn er nog speciale acties. Dit allemaal heeft ook een invloed op het budget waar goed naar gekeken moet worden. Om de kwaliteit goed te bewaken moeten er duidelijke interne en externe afspraken worden gemaakt met de projectorganisatie en de opdrachtgever. Intern: Intern bekijken we samen met de projectorganisatie en het hele team hoe we dit goed kunnen oplossen zodat er geen fouten worden gemaakt. Met de vinger aan de pols overleggen we samen hoe we het beste, de beste kwaliteit kunnen vinden. Extern: Extern word er gekeken naar de opdrachtgever en de adviseurs van het project. Zei controleren of de kwaliteit goed is van de materialen en veranderen dit indien dat nodig is. Ook zullen de opdrachtgever en de adviseurs wekelijks komen controleren of alles goed verloopt volgens schema. Pagina 10

11 6 Projectorganisatie Het projectteam: Het projectteam bestaat uit een aantal mensen die mee helpen aan het project daaronder valt ook de opdrachtgever en de adviseur. In de tabel hier onder staat beschreven welke personen er mee helpen en wat hun taken zijn van het project. Ook staat er bij wanneer ze beschikbaar zijn en staan er wat persoonlijke gegevens over hun. Projectteam Functie/taken Beschikbaarheid Bereikbaarheid Stijn Melger Mediamanager, projectleider, opdrachtnemer project Turbulence. Maandag t/m vrijdag van 9:00 tot 18:00 Telefoon: web.nl Max Orbons Medewerker Project Turbulence. Maandag t/m vrijdag van 9:00 tot 17:00 Telefoon: Sophie de jong Medewerker evenementen organisatie. Maandag t/m vrijdag van 9:00 tot 17:00 Telefoon: Marguerite Irrgang Opdrachtgever project Turbulence, Docent Mediacollege Amsterdam. Maandag t/m vrijdag van 8:30 tot 18:00 Telefoon: web.nl Henk van der veen Adviseur project Turbulence. Maandag t/m zaterdag van 10:00 tot 17:00 Telefoon: Pagina 11

12 Overlegmomenten Intern: Alle afspraken binnen het team moeten duidelijk worden gemaakt zodat iedereen elkaar begrijpt. Tijdens het project zullen we elke week een meeting hebben waarin we met elkaar overleggen wat er allemaal moet gebeuren en wat er als is gebeurd. Ook overgelegen we met elkaar wie wat uitvoert en wie er met elkaar samen werken. Extern: Activiteiten buiten de projectorganisatie moeten ook duidelijk worden opgeschreven. Afspraken met bedrijven en mensen die nodig zijn voor het organiseren van het feest moeten duidelijk zijn voor iedereen. Activiteiten die geregeld zijn schrijven we in het projectarchief en bespreken we dan in de wekelijkse meeting. Projectarchief: Alle overleg momenten die we met het team spreken worden opgeslagen in het projectarchief. Alles wat geregeld is word in mapjes bewaart en opgeslagen. Maar ook de dingen die nog geregeld moeten worden staan in het projectarchief. Pagina 12

13 Planning De planning van het project staat hier onder beschreven: Pagina 13

14 Risico s Soms kan het zijn dat het project tegen dingen aanloopt waardoor het niet meer volgens plan gaat en kan mislukken. Daarom is het belangrijk dat we op schrijven wat de risico s zijn waar we tegen aan zouden kunnen lopen en wat we zouden moeten vermijden. Deze worden ingedeeld in twee categorieën. Interne risico s. Externe risico s. Interne risico s Miscommunicatie: Het kan voorkomen dat de communicatie tussen collega s of medewerkers van het project niet goed verlopen. Dat kan komen door: verkeerde afspraken die zijn gemaakt met collega s of medewerkers, niet duidelijk is aangegeven wie wat heeft uitgevoerd of miscommunicatie tussen bedrijven en activiteiten die nodig zijn voor het project. Om dit te voorkomen moet alles duidelijk zijn voor iedereen, en moeten alle afspraken opgeschreven en opgeslagen worden in het projectarchief. Niet houden aan afspraken: Ook is het mogelijk dat mensen zich niet aan hun afspraken houden waardoor er dingen vergeten worden. Dit kan invloed hebben op de deadline van het project, want dan moet het later worden uitgevoerd en zal de deadline ook verschoven worden. Conflicten/mening veranderen: Conflicten hebben tijdens het project is niet de bedoeling. Dit kan de inzet van de ander verlagen waardoor je je collega s of medewerkers verliest. Taken moeten dan opnieuw worden verdeeld wat veel tijd kost. Dit heeft dan ook weer invloed op het project. Van mening veranderen kan goed of slecht bekeken worden. Als iemand met andere ideeën komt wat niet volgens plan is kan dit leiden tot verwarring en miscommunicatie. Dit willen we liever niet voorkomen want dan kan het project mislukken. Het kan ook voorkomen dat we niet meer goed weten wat nou precies de bedoeling is van het project. Dan is het mogelijk om met nieuwe ideeën te komen om het project toch weer op gang te houden. Pagina 14

15 Externe risico s Miscommunicatie met de opdrachtgever: Het kan zijn dat je opdrachtgever iets aan jou heeft opgegeven wat jij niet goed heb begrepen. Hierdoor kan je project mislukken omdat je opdrachtgever dan niet tevreden is met je product of dienst die je geleverd heb. Om dit te voorkomen moet je ervoor zorgen dat je duidelijke afspraken maakt met je opdrachtgever en af en toe een gesprek met hem of haar houd hoe je er nu voor staat. Ook is het belangrijk dat de opdrachtgever duidelijk is in wat hij of zei graag wil. Definitie wijzigen opdrachtgever: Het kan ook voorkomen dat de opdrachtgever het project wil aanpassen. Hier door zal het plan verandert worden en zullen de taken opnieuw moeten verdeeld worden. Dit kan leiden tot miscommunicatie tussen collega s en medewerkers. Dit is moeilijk te voorkomen want, als de opdrachtgever iets wil veranderen zal je je daar aan moeten houden. Te lang duren: En ten slot is het mogelijk dat de opdrachtgever wil dat het project sneller klaar is. Het kan zijn dat het bijvoorbeeld te lang duurt of het moet sneller klaar zijn. Dit kan ervoor zorgen dat de deadline van het project moet worden ingekort. Er zijn dan meer mensen nodig en je zult harder moeten werken bijvoorbeeld. Daarom is het belangrijk dat je op tijd begint en duidelijk vraagt aan je opdrachtgever wat hij of zei wil. Hoe kunnen we deze risico s vermijden: Als je te maken heb met een van deze risico s ga dan meteen naar je opdrachtnemer zodat het probleem opgelost kan worden. Zorg ervoor dat je duidelijke afspraken maakt met collega s en medewerkers. En hou je goed aan je taken / planning. Pagina 15