Plan van aanpak. Project : HINT

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Plan van aanpak. Project : HINT"

Arthur de clercq
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Plan van aanpak Project : HINT Bedrijf : Hogeschool Rotterdam Plaats, datum: Opgesteld door: Jesper Monteny, Camiel Flohr, Rudolf Kromojahjo, Myrene Zuiderwijk

2 Plan van Aanpak project HINT pagina 1 Inhoudsopgave Plan van Aanpak 1. Achtergronden De doelstelling (of probleemstelling) Projectactiviteiten Projectgrenzen De producten De projectorganisatie Planning Risico s... 11

3 Plan van Aanpak project HINT pagina 2 1. Achtergronden Hogeschool Rotterdam is een in 1988 opgericht kennisinstituut door een fusie van 19 hbo-instellingen. Daar is in 2002 ook de Hogeschool van Economische Studies aan toegevoegd. Binnen Hogeschool Rotterdam (hierna: HRO) werken inmiddels studenten aan hun carrière. Alle opleidingen zijn ondergebracht onder vier hoofdlocaties in de stad Rotterdam, en is daarom een hogeschool voor en van de regio. Omdat HRO uit verschillende diensten en instituten bestaat, is het noodzakelijk dat er een plek is waar deze samen kunnen komen om in informatie te voorzien en uit te wisselen. Er is behoefte aan een algemene informatie bron voor docenten en studenten. Vanuit het HRO is er de behoefte om alle instituten en diensten bijeen te houden binnen een intranet, zodat dit de organisatie en de informatievoorziening verbeterd. Een aantal jaar geleden is daarvoor HINT bedacht, wat staat voor Hogeschool Intranet. HINT is bedoeld als portal voor mensen die studeren en werken aan het HRO. Op HINT zijn persoonlijke gegevens, faciliteiten, services en informatie over het HRO te vinden. HINT is tevens een hulpmiddel voor het HRO om de verschillende diensten en instituten bijeen te houden en HRO gerelateerde informatie te kunnen verspreiden. Helaas is gebleken dat HINT niet voldoet. Weinig studenten en medewerkers gebruiken HINT om informatie te vinden en te delen. Dit is te merken aan de hoeveelheid websites die buiten HINT worden opgezet om studenten en medewerkers van informatie te voorzien. De structuur en het idee van HINT stamt uit 2002, waardoor het niet voldoet aan hedendaagse vormen.

4 Plan van Aanpak project HINT pagina 3 2. De doelstelling (of probleemstelling) Het doel van de opdracht is simpelweg studenten en medewerkers van HRO op HINT te krijgen. Het is de bedoeling dat HINT integraal een rol gaat spelen in de informatievoorziening voor studenten en medewerkers van het HRO. HINT moet een portal worden dat je aan het begin van je werkdag opstart en vanuit daar verder werkt. Een plek waar je altijd terecht kunt of als eerste gaat zoeken naar informatie die je nodig hebt. HINT moet de verschillende instituten bijeen houden en een algemene informatiebron kunnen functioneren. HINT verschaft toegang tot services, faciliteiten, persoonlijke gegevens etc. HINT informatie kan per instituut verschillen, maar het HRO wil zoveel mogelijk eenheid doorvoeren. Het algemene concept moet voor elk instituut binnen HINT gelijk zijn. Dit wordt gedaan door een nieuwe visie voor HINT te ontwikkelen en die visie uit te dragen in een prototype. Dit prototype moet duidelijkheid scheppen over wat HINT is (geworden) en uitnodigen tot gebruik ervan. Om deze visie en het bijbehorende prototype te ontwikkelen is er een vooronderzoek nodig die meet wat de behoeftes zijn van studenten en medewerkers van het HRO, wat ze verwachten van een intranet en welke informatie beschikbaar moet zijn. Tevens willen we weten of zij van het bestaan van HINT afweten en of ze het gebruiken, en de vraag 'waarom' dat is. Ons doel is een nieuwe visie voor HINT te ontwikkelen die bij zijn tijd past. Tevens is het ons doel om HINT te herstructureren tot een toegankelijk medium. Dat is HINT nu nog niet.

5 Plan van Aanpak project HINT pagina 4 3. Projectactiviteiten Om de doelstellingen te kunnen bereiken zijn een gedegen onderzoek naar de gebruikerservaringen van de doelgroep. De doelgroep bestaat uit studenten en medewerkers van de HRO. Er moet onderzocht worden of: Zij bekend zijn met HINT, en hoe ze er eventueel in aanraking mee zijn gekomen. Waarom zij wel of niet gebruik maken van HINT, en waarom wel/niet? Hoe zij het ervaringen, voldoet het aan de verwachtingen, kunnen ze er doen/vinden wat ze willen doen/vinden? En waarom? Wat zijn de behoeften van de gebruikers ten opzichte van HINT, om het in te zetten als communicatiekanaal. Waarom? De onderzoeksvragen moeten leiden tot een nieuwe visie over HINT. Deze visie wordt uitgewerkt in een prototype. De vorm van dit prototype hangt af van het concept gedestilleerd uit het onderzoek. Deze is pas na de conceptfase te definiëren.

6 Plan van Aanpak project HINT pagina 5 4. Projectgrenzen We kiezen ervoor om een onderzoeksdocument op te leveren waarin wordt omschreven hoe en waarom HINT niet slaagt in zijn doelstelling. Dit wordt op het gebied van usability, design en marketing bepaald. Het doelgroeponderzoek biedt hierin uitkomst en zal als onderbouwing te vinden zijn in het onderzoeksdocument. In het document vinden wij ook de oude en nieuwe visie van HINT. De nieuwe visie wordt geëxtraheerd uit de in kaart gebrachte doelgroep informatie. Aan de hand van deze nieuwe visie wordt een concept voor HINT bedacht. De tweede milestone is de uitwerking van het concept in een prototype. Dit prototype heeft tot op heden nog geen vorm, maar zal in ieder geval een visualisatie van de visie van HINT bevatten. In deze visualisatie komen vooral de sfeer en structuur van het nieuwe HINT aan de orde. Het moet voor onze opdrachtgevers meteen duidelijk zijn wat wij bedoelen en hoe het nieuwe HINT zal communiceren naar de gebruiker en hoe wij HINT willen bekent maken onder de doelgroep.

7 Plan van Aanpak project HINT pagina 6 5. De producten De producten dat binnen onze projectgroep worden gemaakt: Plan van Aanpak Onderzoeksverslag HINT Concept Presentatie Prototype Presentatie & Usability test Resultaten op interviews & enquetes Prototype Vergadering verslagen Tijdsverantwoording

8 Plan van Aanpak project HINT pagina 7 6. De projectorganisatie Organisatie Functie: Projectleider o Camiel Flohr Projectleden o Jesper Monteny o Myrène Zuiderwijk o Rudolf Kromojahjo Beschikbaarheid: Onze projectgroep is beschikbaar op woensdag en vrijdag. Woensdag 10:30 17:30 Vrijdag 09:00 17:00 Ons projectgroep zal in die 2 dagen op de volgende locatie aanwezig zijn: Pieter de Hoochweg BG Rotterdam Op schoolvakantie zijn we niet aanwezig. Rapportage: Elke week wordt er samen met Hans Kemp de stand van zaken besproken. Informatie Vergaderen: Onze projectgroep houdt 2 keer per week een vergadering: Project vergadering met teamleden Woensdag 10:30 12:00 Vrijdag 11:00 13:00 Project vergadering met projectbegeleider Vrijdag 09:00 10:30 Weekverslag: Om misverstanden te verkomen. Zullen we een weekverslag van de vergadering bijhouden. Het weekverslag zal naar de teamleden worden gestuurd.

9 Plan van Aanpak project HINT pagina 8 Tijdverantwoording: Elke projectlid is zelf verantwoordelijk voor haar/zijn gemaakte uren. Elke projectlid streeft ernaar om maximaal 20 uur per week aan het project te zitten. Interne communicatie: Als er binnen onze projectgroep nog vragen zijn. Dan wordt het tijdens de vergadering gecommuniceerd. Mocht het zo dat het een dringende vraag is en het kan niet wachten tot de volgende vergadering. Dan wordt er via de gecommuniceerd.

10 Plan van Aanpak project HINT pagina 9 7. Planning Jesper Camiel Myrene Rudolf Allen Week 7 Kennismaking Briefing Opstarten project Week 8 Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag PvA PvA PvA PvA Research - HINT interface Research - Instituten & Instellingen Research - User Needs & Wants Research - Onderzoeksmethodes Onderzoek ten uitvoer Week 9 - Vakantie Voorbereidend Research - HINT interface Research - Instituten & Instellingen Research - User Needs & Wants Research - Onderzoeksmethodes Onderzoek ten uitvoer Vrij in te vullen Week 10 Research - HINT interface Research - Instituten & Instellingen Research - User Needs & Wants Research - Onderzoeksmethodes Rapport Conceptontwikkeling (indeling volgt)

11 Plan van Aanpak project HINT pagina 10 Vergadering Concept Onderzoek ten uitvoer Week 11 Conceptontwikkeling Conceptpresentatie Week 12

12 Plan van Aanpak project HINT pagina Risico s Tijdens het HINT project zou door verschillende situaties en omstandigheden de planning van het project in gevaar kunnen brengen. Dit zou tot gevolg kunnen hebben dat het project niet binnen de gestelde tijd afgerond wordt. Tijdens de duur van het HINT project zal steeds aandacht worden besteed aan de risico s om ervoor te zorgen dat deze beperkt blijven. De meest waarschijnlijke risico s hebben we daarvoor op een rij gezet. De risico s bij dit project zijn: Defecte pc s Defecte hardware Defecte software Defecte server Ziekteverzuim van teamleden Het om kunnen gaan met de planning Niet na komen van afspraken Onvoldoende kennis/ervaring Onvoldoende motivatie Tijdsgebrek Onvoldoende medewerking vanuit Hogeschool Rotterdam Wijzigingen in de briefing

Vergelijkbare documenten

Plan van aanpak. Project : HINT

Plan van aanpak. Project : HINT Plan van aanpak Project : HINT Bedrijf : Hogeschool Rotterdam Plaats, datum: 20-02-2008 Opgesteld door: Jesper Monteny, Camiel Flohr, Rudolf Kromojahjo, Myrene Zuiderwijk Plan van Aanpak project HINT pagina