Inleiding Projectopdracht See you on tv Opdrachtgever Opdrachtnemers Taakuitleg Projectresultaat Doelstelling/projectopdracht

Transcriptie

1

2 2

3 Inleiding Projectopdracht See you on tv 4 Opdrachtgever 4 Opdrachtnemers 4 Taakuitleg 5 Projectresultaat 6 Doelstelling/projectopdracht 6 Opdrachten/doelstellingen 7 Project activiteiten 8 Planning 8 Projectgrenzen 9 Budget 9 Projectgrenzen 9 Randactiviteiten 9 Kwaliteit 11 Technische kwaliteitseisen 11 Eisen voor de eindpresentatie 11 Concrete richtlijnen/ bewaken kwaliteit 11 Projectorganisatie 12 Samenstelling projectteam 12 Externe adviseurs 12 Overlegmomenten 12 Administratie/archivering 12 Planning 13 Begroting 14 Risico s 15 Interne risico s 15 Externe risico s 16 3

4 Projectopdracht See you on tv Het project See you on tv is afkomstig van het Mediacollege Amsterdam. Het Mediacollege is een MBO vakschool voor media. Het Mediacollege heeft praktijkgerichte opleidingen, waarmee je wordt voorbereid op een baan in de media. De Mbo-opleidingen zijn onder te verdelen in creatieve, technische, interactieve en management- en redactieopleidingen. Dit project staat in het teken van televisie maken. De aanleiding van het project is om een nieuw tv-format te ontwikkelen die bruikbaar zal zijn voor productiemaatschappijen. In teamverband dienen de projectleden van het Mediacollege een tv-format te bedenken en hier een trailer voor te produceren. Aan het einde van dit project zullen ze een format presenteren door middel van een pitch. De opdrachtgevers willen een nieuw tv-format voorgeschoteld krijgen, die volledig is uitgewerkt. Opdrachtgever De afdeling Media Management, van het Mediacollege, is de opdrachtgever van het project. Meerdere leraren hebben verschillende opdrachten voor de opdrachtnemers. De leraren die deelnemen aan het project zijn: Naam Marquerite Irrgang Leo van der Werf Hillie de Jong Stef Brans Fred Voss Peter Mulder Carla Kastelein Frank Bijker Opdracht Format + pitch Trello Casting My community Marktonderzoek + productieboek Rolverdeling Plan van aanpak Logo + trailer Opdrachtnemers De opdrachtnemers van het project zijn studenten van het eerste leerjaar Media Management. Ze zijn benaderd voor het uitvoeren van het project. Media Management is een MBO niveau 4 opleiding, die zich bevind op het Mediacollege. Naast het doel om een goed product te leveren, is het een doel om als projectteam te leren samenwerken en overleggen. Het projectteam zal leren hoe je moet plannen, mensen en producten moet regelen voor de productie, coördineren van een productie, opdrachten maken met een deadline en presenten. Het is een ervaring die de projectleden goed kunnen gebruiken later in de praktijk. Het projectteam bestaat uit de volgende 6 leden: Naam Oudelaar Lisanne van Steen Emil van den Toorn Kristle Owusu Ashley Hiemstra Lokhorst Taak Regisseur Producent Assistent Creative director Marketeer Redacteur 4

5 Taakuitleg Oudelaar Regisseur verdeeld onder andere de taken binnen het team en zorgt voor een soepele samenwerking. Ze is de leidende persoon bij de casting en opnames. Ze is verantwoordelijk voor de vormgeving van het format, de presentatie en de pitch. Lisanne van Steen Producent Lisanne heeft de leiding over alle mogelijke aspecten van het concept/ideeverwerking. Ze is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het concept. Alles dat wordt uitgevoerd moet voor controle langs Lisanne, zodat de kwaliteit optimaal blijft. Emil Assistent Emil assisteert de marketeer, redacteur, producer en regisseur. Hij is van alle markten thuis en helpt bij het oplossen van problemen. Hij denkt mee en springt in waar nodig is. Kristle Creative director Kristle laat haar creatieve geest de vrije loop. Ze denkt na over alle opties binnen het concept en de trailer, neemt zorg voor het story board zodat het idee voor de trailer zo duidelijk mogelijk overkomt bij de rest van het team. Ashley - Marketeer Ashley doet er alles aan om het format zo goed mogelijk in de markt te zetten en eventuele valkuilen voorkomen. Ze kijkt naar concurrerende formats en onderzoekt de markt. Aan Ashley is de taak om het programma zo populair mogelijk te maken. Redacteur is verantwoordelijk voor de inhoud van het format en alles wat er via communicatie kanalen naar buiten wordt gebracht. Ze schrijft teksten voor de weblog en zorgt ervoor dat het content vrij van fouten is. 5

6 Projectresultaat Debriefing See you on TV Opdrachtgever Opdrachtnemer Opdracht Doelgroep Mediacollege Amsterdam Fred Voss, Hillie de Jong, Peter Mulder, Leo v/d Werf, Marguerite Irrgang, Stef Brands, Carla Kastlein, Frank Bijker Kristle Owusu, Lisanne van Steen, Lokhorst, Ashley Hiemstra, Emil van den Toorn en Oudelaar TV-format bedenken/uitwerken en hier een trailer voor produceren Jongeren, 16 t/m 21 jaar Communicatiedoelstelling Kennis: opdrachtnemers weten hoe je een project moet maken Houding: opdrachtnemers leren omgaan met samenwerken Gedrag: opdrachtnemers durven meer initiatief te tonen tijdens hun stage Gewenste producten - Format + pitch - Promo/ trailer - Productieboek - Marktonderzoek - Logo - Deadlines opstellen in Trello - SWOT- en concurrentieanalyse - Casting - Plan van aanpak - My community - Rolverdeling Technische specificaties Beeld- en geluidmateriaal wordt verzorgd door Ma-Media Deadline project t/m Doelstelling/projectopdracht De doelstelling van het project is om met het projectteam een goed tv-format te bedenken en deze uit te werken. Voor het uitwerken van het project worden verschillende eisen gesteld die in het projectverslag moeten komen te staan. De uitdaging voor het team is om zo goed mogelijk samen te werken en taken te verdelen. Het coördineren van de productie is heel erg belangrijk, de projectleden dienen zich professioneel op te stellen en hun deadlines te halen. De bedoeling is om een zo goed mogelijk eindresultaat te leveren aan de opdrachtgevers. Op 16-juni dienen alle documenten uitgewerkt en ingeleverd te zijn. 6

7 Opdrachten/doelstellingen - Format + pitch: bedenk een concept, werk deze zo concreet mogelijk uit en geef aan het eind van het project een pitch voor de jury - Casting: cast acteurs die in de trailer van jou concept zouden willen acteren - Promo/ trailer: maak een trailer waarin duidelijk wordt wat het idee van jullie concept is - Productieboek: maar een productieboek voor het opnemen van de trailer, zodat er een duidelijk script is bij het filmen van de trailer - Marktonderzoek: doe onderzoek naar de markt die van toepassing is op jou concept/idee - Logo: maak een passend logo die past bij jullie concept - Deadlines opstellen in Trello: houdt voortdurend in Trello de planning en de deadlines bij - SWOT- en concurrentieanalyse: maak een SWOT- en concurrentieanalyse op basis van jullie concept - Plan van aanpak: maak een plan van aanpak voor het project See you on tv - My community: maak een sociaal-platform om kijkers met elkaar in contact te laten komen - Rolverdeling: maak een duidelijke rolverdeling binnen de projectgroep en houdt bij hoe deze verloopt 7

8 Project activiteiten Planning Fase Wat Wie Voorbereiding Brainstormen concept Projectgroep Taken verdelen Projectgroep Team samenstellen Projectgroep Plannen project Projectgroep Deadlines opstellen Projectgroep Realisatie PVA - achtergronden - projectopdracht - project activiteiten - kwaliteiten - projectorganisatie - planning - begroting en - projectgrenzen - risico s Social Media - Weblog - Twitter - Trello - Facebook pagina s aanmaken - Facebook bijhouden - Instagram Marktonderzoek - Achtergrond informatie - De markt - BNN - Concurrentie - Social Media Analyse - Social Media onderzoek - Communicatie onderzoek - Kijkers onderzoek - Afleveringen - SWOT - Logo - Enquête Rolverdeling My community - Platform onderzoek - Onderzoek Social Media - Onderzoek Facebook pagina/groep - Conclussie - Vijf aspecten - Ashley, Ashley Lisanne Emil Ashley Kristle Lisanne Lisanne Emil Emil Ashley, Kristle Lisanne Kristle 8

9 Fase Wat Wie Realisatie Productieboek - Opnameplanning - Breakdown + shotlist - Callsheet - Begroting - Locatielijst - Begroting - Storyboard Casting - Draaiboek - Callsheet - Locaties zoeken - Casting verslag (Hillie) - Promo oproep Social Media - Contact acteurs onderhouden - Online Casting - Actrice/acteur Promo/trailer - Acteurs ontvangen - Opnames beheren - Draaiboek - Film edit - Acteurs/actrices Format + pitch - Pitch uitschrijven - Apparatuur regelen - Origineel idee bedenken - Presentatie maken - Presentatiefilm Logo Deadlines opstellen in Trello Ashley, Lisanne,, Lisanne Kristle Projectgroep Lisanne Kristle, Emil, Ashley Lisanne Kristle, Emil, Ashley, Lisanne Emil, Kristle, Ashley Projectgroep Emil Lisanne Nazorg Afsluitende vergadering Projectgroep Presentatie/pitch Projectgroep Presentatieruimte +benodigdheden Projectgroep Deadline project: presentatie dinsdag 24-juni

10 Projectgrenzen Start datum: 22- april-2014 Eind datum: 16-juni-2014 Budget De opdrachtgever heeft geen budget beschikbaar gesteld voor de realisatie van het project. De realisatie van het project zal uitgevoerd worden door de projectgroep en vrijwilligers. Projectgrenzen De projectgroep verzorgt alles vanaf de debriefing tot en met het eindproduct. Wat zij niet doen is het programma daadwerkelijk realiseren. De projectgroep zal dus geen patent aanvragen (behalve als iemand het wil kopen bij de presentaties). Wel zal de projectgroep het idee aan projectgevers en jury voorstellen. De projectgroep zal onderling alle opdrachten uitvoeren die door school gegeven zijn voor dit project. Hieronder vallen de volgende opdrachten: - Concept bedenken - Casting - PVA - Format+pitch - Social Media accounts - Promo/trailer - Marktonderzoek - Logo - My community - Presentatie - Productieboek Al het werk om het TV-format realistisch te maken zal de projectgroep tot zich nemen. We zullen de opdrachten samenvoegen, de acteurs en de locaties regelen voor het opnemen van de casting en de trailer, het vervoer regelen en de promo regisseren tot een geschikte trailer. Het format zal klaar zijn voor verkoop, alleen het daadwerkelijk verkopen en realiseren zal de projectgroep niet doen. Randactiviteiten Voor het project see you on tv zullen de studenten van de opleiding mediamanagement de uitvoeringen doen die tot hun toegewezen zijn. Om de creativiteit te bevorderen zullen we voorafgaand met de projectgroep brainstormen en alle ideeën opschrijven die een ieder tot zich heeft. Het doel hiervan is om een concept te bedenken die wij met ze alle kunnen gaan realiseren. Hierna zal er een planning worden gemaakt voor het realiseren van het project en de projectdoelen. Taken zullen worden verdeeld en deadlines zullen worden opgesteld. Deze worden opgeschreven in Trello, zodat iedereen op de hoogte is van wat er gedaan is en nog gedaan moet worden. De projectgroep die is opgesteld moet volledig beschikbaar zijn op met zijn alle het project te doen slagen. Wij dienen over de juiste hulpmiddelen te beschikken om het project goed en professioneel uit te werken. 10

11 Kwaliteit Het slagen van het project hangt sterk af van hoe goed de projectgroep als projectteam kan samenwerken. Het is daarom van belang om als team te werk te gaan. Om de projectresultaten te bewaken zullen de tussenresultaten, gaande weg het project, regelmatig besproken worden met de opdrachtgever. Technische kwaliteitseisen Microsoft Word en Microsoft Exel (vrijwel op elke computer leesbaar) Professionele bewerkingsprogramma s (Adobe Photoshop en Adobe Première) Planning software (voor het maken van een planning van het project) Online agendabeheer in Trello (zodat ieder groepslid de afspraken online kan inzien) Documenten delen (alle documenten worden online gedeeld, zodat geen enkel document verloren kan gaan) Geluidskwaliteit (de promo dient over professioneel geluidskwaliteit te beschikken) Beeldkwaliteit (de promo dient over professioneel beeldkwaliteit te beschikken) Eisen voor de eindpresentatie Beamer (waarop de presentatie kan worden weergegeven) Aansluiting Mac laptop (zodat de laptop met de beamer verbonden kan worden) Concrete richtlijnen/afspraken van de projectgroep voor het bewaken van de kwaliteit - De projectgroep komt gemeenschappelijk tot een taakverdeling en planning van het werk. - Deadlines die vast zijn gelegd dienen op tijd te worden behaald, door zowel de projectgroep, als een individueel groepslid. - Elk groepslid krijgt de ruimte om eigen ideeën in te brengen, alle ideeën zijn welkom. - Meningsverschillen worden uitgesproken om conflicten te voorkomen in de groep. - Leden van de groep geven elkaar negatieve en positieve feedback. - Als er wordt afgeweken van de heersende normen binnen de projectgroep, moet worden uitgelegd waarom degene dit doet. - Extern advies vragen. Je kunt een (tussen) resultaat laten beoordelen door een deskundige buiten de projectgroep. - De projectgroep houdt wekelijks een vergadering om de kwaliteit te bewaren, hierbij worden de volgende punten besproken: bespreken van de voortgang bespreken van actiepunten elkaar op de hoogte houden werkzaamheden afgelopen week bespreken werkzaamheden aankomende week bespreken deadlines van actiepunten bespreken en/of eventueel aanpassen controles van het uitgevoerde werk planning maken/aanpassen 11

12 Projectorganisatie Samenstelling projectteam Naam Taak Contact Oudelaar Regisseur Lisanne van Steen Producent Emil van den Assistent Toorn Kristle Owusu Creative director Ashley Hiemstra Marketeer Lokhorst Redacteur Externe adviseurs Naam Opdracht Marquerite Irrgang Format + pitch M.Irrgang@ma-web.nl Leo van der Werf Trello L.vanderWerf@ma-web.nl Hillie de Jong Casting H.deJong@ma-web.nl Stef Brans My community S.Brans@ma-web.nl Fred Voss Marktonderzoek + productieboek F.voss@ma-web.nl Peter Mulder Rolverdeling P.mulder@ma-web.nl Carla Kastelein Plan van aanpak C.kastelein@ma-web.nl Frank Bijker Logo + trailer F.bijker@ma-web.nl Overlegmomenten Datum Tijd Wie Dinsdag :15 Projectgroep Dinsdag :15 Projectgroep Dinsdag :15 Projectgroep Dinsdag :15 Projectgroep Dinsdag :15 Projectgroep Dinsdag :15 Projectgroep Dinsdag :15 Projectgroep Dinsdag :15 Projectgroep Administratie/archivering Alle gemaakte documenten worden bewaard door. is verantwoordelijk voor de archivering van het project. Van de projectleden wordt verwacht dat ze alle vijf de werkdagen aanwezig zijn op school, om te werken aan het project. Verzuim dient gemeld te worden bij de projectgroep, zodat de taken over kunnen worden genomen door andere projectleden. De urenregistratie wordt bijgehouden door, zodat er een overzicht is van het werk wat gedaan is, deze wordt opgeschreven op de weblog. 12

13 Planning 13

14 14

15 Risico s Om risico s te voorkomen die het succes van het project bedreigen zullen we een onderscheid maken tussen interne- en externe risico s: Interne risico s Planning die niet haalbaar is Voorafgaand van het project wordt een planning opgesteld, hierdoor is het niet zeker of deze haalbaar is met de deadline van het project. Het kan voorkomen dat de planning niet haalbaar is met de gestelde tijd. Om te voorkomen dat de deadline niet wordt behaald, is het van belang dat de projectgroep (als het nodig is) haar planning aanpast, zodat het project binnen de opgestelde deadline behaald kan worden. Onervarenheid De projectnemers zijn studenten van het eerste jaar Mediamanager. De projectleden hebben nog niet veel ervaring met projecten. De projectleden moeten goed communiceren, taken verdelen en plannen om het project te laten slagen. Onvoldoende motivatie Het kan voorkomen dat bij sommige projectleden de motivatie niet optimaal is. Dit moet als groep worden voorkomen, er moeten duidelijke afspraken/regels worden opgesteld, zodat de projectgroep hier niet onder lijdt. Onvoldoende inbreng van de opdrachtgever De opdrachtgever dient duidelijk op te geven wat het eindresultaat van het project moet worden. Mocht het eindresultaat worden aangepast, dienen zij dit tijdig te melden. Het is noodzakelijk dat de opdrachtgevers voldoende inbreng blijven geven in het project. Slechte samenwerking Het kan voorkomen dat projectleden niet met elkaar kunnen of willen samenwerken. Om dit te voorkomen wordt wekelijks een vergadering gehouden, waarin projectleden hun frustraties kunnen bespreken. Te laat beginnen met een activiteit Sommige activiteiten in de planning hebben enige speling. Dit betekent dat er makkelijk vertraging kan worden opgelopen als er te laat begonnen wordt aan de activiteit. Onvoldoende betrokkenheid van de opdrachtgevers Om een project tot een succes te maken is het belangrijk dat de betrokkenen van het project ook daadwerkelijk worden betrokken bij het project. Externe adviseurs kunnen duidelijkheid scheppen bij onduidelijke situaties. Om te voorkomen dat opdrachten anders worden uitgevoerd dan is bedoeld, is het handig om advies te blijven vragen. Geen rekening houden met het herstellen van fouten Fouten herstellen kost tijd, het herstellen van deze fouten kan zeer kostbaar zijn. De projectgroep dient extra tijd in te plannen, om niet in tijdsnoot te komen. 15

16 Externe risico s: Onvoldoende medewerking van de opdrachtgever Er zijn meerdere opdrachtgevers. Als de organisatie niet vergaderingsgezind is, wordt het risico gelopen dat het project niet tot een goed einde kan worden volbracht. Het is van belang dat alle opdrachtgevers hun opdrachten goed afstemmen en overbrengen op de projectgroep. Onduidelijke projectgrenzen De grenzen van het project moet duidelijk worden gecommuniceerd met de projectgroep, zodat deze afgebakend kunnen worden. Wijzigingen in de samenstelling van de projectgroep Het kan voorkomen dat de projectgroep gewijzigd wordt, hierop moet de projectgroep flexibel kunnen reageren, zodat er geen risico wordt gelopen in het halen van de deadline. Een opdrachtgever wordt ziek Het kan zo zijn dat een van de opdrachtgevers ziek wordt, waardoor het deelproject naar een andere projectgever wordt overgedragen. Hier dient de projectgroep rekening mee te houden, zodat zij niet in tijdsnoot terecht komen. Een andere doelstelling Soms hebben betrokkenen met het project bijbedoelingen die in strijd zijn met het projectdoel. Het projectdoel dient regelmatig gecontroleerd te worden bij de opdrachtgevers. 16