MANAGEMENTRAPPORTAGE. Zelfevaluatie Paspoorten en NIK. Uitgiftelocatie Gemeente Achtkarspelen

Transcriptie

1 MANAGEMENTRAPPORTAGE Zelfevaluatie Paspoorten en NIK Uitgiftelocatie Gemeente Achtkarspelen 2014

2 Inhoud 1 INLEIDING 2 SAMENGEVAT RESULTAAT VAN DE ZELFEVALUATIE PASPOORTEN EN NIK 3 RESULTAAT PER TOPIC 3.1 BELEID EN REGELGEVING Actiepunten naar aanleiding de zelfevaluatie Mogelijke verbeterpunten naar aanleiding van de zelfevaluatie 3.2 PROCESSEN Actiepunten naar aanleiding de zelfevaluatie Mogelijke verbeterpunten naar aanleiding van de zelfevaluatie 3.3 GEGEVENS Actiepunten naar aanleiding de zelfevaluatie Mogelijke verbeterpunten naar aanleiding van de zelfevaluatie 3.4 PERSONEEL Actiepunten naar aanleiding de zelfevaluatie Mogelijke verbeterpunten naar aanleiding van de zelfevaluatie 3.5 FYSIEKE BEVEILIGING Actiepunten naar aanleiding de zelfevaluatie Mogelijke verbeterpunten naar aanleiding van de zelfevaluatie 3.6 CALAMITEITEN Actiepunten naar aanleiding de zelfevaluatie Mogelijke verbeterpunten naar aanleiding van de zelfevaluatie 3.7 ARCHITECTUUR Actiepunten naar aanleiding de zelfevaluatie 3.8 NALEVING Actiepunten naar aanleiding de zelfevaluatie Pagina 2 van 11

3 1 Inleiding Op grond van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland is iedere Nederlandse gemeente verplicht om jaarlijks een onderzoek uit te voeren naar de kwaliteit en veiligheid van het aanvraag en uitgifteproces Paspoorten en NIK. Voor 1 november van het jaar dient een rapportage met een samenvatting van het resultaat van het onderzoek aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties te worden verstrekt. Voor het onderzoek en de rapportage aan de minister kan iedere gemeente gebruik maken van de door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties beschikbaar gestelde Kwaliteitsmonitor. Dit is een webapplicatie die de gemeente de mogelijkheid biedt om snel en efficiënt een zelfevaluatie met betrekking tot het aanvraag en uitgifteproces Paspoorten en NIK uit te voeren. Het instrument geeft een objectief beeld in de vorm van een Managementrapportage. De Kwaliteitsmonitor genereert de Managementrapportage automatisch aan de hand van de antwoorden van de uitgiftelocatie Paspoorten en NIK in uw gemeente op een reeks vragen over het aanvraag en uitgifteproces Paspoorten en NIK, die via de Kwaliteitsmonitor aan de uitgiftelocatie(s) in uw gemeente ter beantwoording worden voorgelegd. Per vraag kan de uitgiftelocatie kiezen uit diverse antwoorden. De lijst met vragen en de aan de mogelijke antwoorden toe te kennen scores zijn bepaald in onderling overleg met een aantal gemeenten. De vragen zijn ingedeeld in de volgende acht categorieën (topics) die ieder betrekking hebben op een bepaald aspect van het aanvraag en uitgifteproces Paspoorten en NIK: 1. Beleid 2. Processen 3. Gegevens 4. Personeel 5. Fysieke beveiliging 6. Calamiteiten 7. Architectuur 8. Naleving De Kwaliteitsmonitor geeft zowel per topic als voor het gehele proces een objectief oordeel over de kwaliteit. Daarbij zijn steeds drie uitkomsten mogelijk. In onderstaande tabel zijn deze weergegeven met de bijbehorende norm. Resultaat van de beoordeling Goed Voldoende Onvoldoende Norm Score is >95% van de maximaal te behalen score Score is 90-95% van de maximaal te behalen score Score is <90% van de maximaal te behalen score In de volgende hoofdstukken is het objectieve oordeel voor uw uitgiftelocatie Paspoorten en NIK in uw gemeente weergegeven. Hoofdstuk 2 geeft een samenvatting en hoofdstuk 3 een meer gedetailleerde beoordeling. Pagina 3 van 11

4 2 Samengevat resultaat van de zelfevaluatie Paspoorten en NIK Uit de uitgevoerde zelfevaluatie blijkt dat de uitgiftelocatie Paspoorten en NIK in uw gemeente voldoende scoort op de kwaliteit en veiligheid van het aanvraag en uitgifteproces Paspoorten en NIK. Uw uitgiftelocatie bereikt namelijk 91% van de maximaal te behalen waardering. Uw gemeente doet voldoende met de uitkomsten die voortkomen uit de zelfevaluatie. Het is echter mogelijk meer te doen met deze uitkomsten om zo het reisdocumentenproces verder te optimaliseren. Wettelijke norm Aanbevelingen Totaal Totaal Percentage Totaal Normpercentage Totaal Resultaat 862 (932) 83 (104) 945 (1036) 91% 90 % voldoende Voor de verschillende topics van de vragenlijst is het resultaat als volgt: Topic Wettelijke norm Aanbevelingen Totaal Totaal Percentage Totaal Normpercentage Totaal Resultaat Beleid 122 (122) Processen 246 (270) Gegevens 59 (80) 21 (21) 27 (40) 6 (8) Personeel 202 (222) 0 (3) Fysieke Beveiliging 156 (156) 16 (19) 143 (143) 273 (310) 65 (88) 202 (225) 172 (175) 100% 90% goed 88% 90% onvoldoende 74% 90% onvoldoende 90% 90% voldoende 98% 90% goed Calamiteiten 32 (32) Architectuur 25 (30) Naleving 20 (20) 13 (13) 45 (45) NVT 25 (30) NVT 20 (20) 100% 90% goed 83% 90% onvoldoende 100% 90% goed Pagina 4 van 11

5 3 Resultaat per topic In dit hoofdstuk is de beoordeling per topic nader toegelicht. Allereerst wordt aangegeven wat uw algemene score per topic is. Daarna wordt op detailniveau aangegeven welke acties de uitgiftelocatie Paspoorten en NIK in uw gemeente kan ondernemen om deze te verbeteren. 3.1 Beleid De uitgiftelocatie Paspoorten en NIK in uw gemeente scoort goed, er is 100% van het totaal aantal punten behaald. Het beveiligingsbeleid op het gebied van reisdocumenten is in uw gemeente goed ingericht en heeft geleid tot toereikende schriftelijke procedures. U heeft op goede wijze de wet- en regelgeving vertaald naar lokaal beleid, de inhoud van dat beleid en hoe het beleid wordt gewaarborgd. De uitgiftelocatie Paspoorten en NIK scoort 85% op wettelijke vereisten en bestuurlijke Actiepunten naar aanleiding de zelfevaluatie Mogelijke verbeterpunten naar aanleiding van de zelfevaluatie 3.2 Processen De uitgiftelocatie Paspoorten en NIK in uw gemeente scoort onvoldoende, er is 88% van het totaal aantal punten behaald. De processen op het gebied van reisdocumenten voldoen in uw gemeente in onvoldoende mate aan de eisen die over het werkproces in wet- en regelgeving zijn vastgelegd. Het is daarom noodzakelijk om de werkprocessen te verbeteren om te voldoen aan de wettelijke eisen en tot een beter resultaat te komen. De uitgiftelocatie Paspoorten en NIK scoort 79% op wettelijke vereisten en bestuurlijke Pagina 5 van 11

6 3.2.1 Actiepunten naar aanleiding de zelfevaluatie De aanvraag voor een paspoort of Nederlandse identiteitskaart niet in behandeling nemen als deze niet voldoet aan de voorwaarden. Bewaar de aanvraag eventueel totdat deze wel compleet is (vraag 20) Deze vraag heeft betrekking op de vaststelling identiteit en hebben wij verkeerd geïnterpreteerd. Wij gingen ervan uit, dat het om algemene voorwaarden ging. En dan komt de Algemene Wet bestuursrecht (AWB) en dan dien je een aanvraag wel aan te nemen, ondanks dat er niet voldaan is aan de voorwaarden. M.a.w.: de aanvraag wordt niet in behandeling genomen, wanneer er twijfel bestaat over de identiteit. Wanneer er twijfel is over de identiteit van de aanvrager bij de uitreiking, de vingerafdrukken verifiëren (vraag 33) Het is in de praktijk nog niet voorgekomen, dat er twijfels is over de identiteit van de aanvrager bij de uitreiking. Om die reden is deze mogelijkheid niet aangevinkt. Mocht zo n situatie zich voordoen, dan zullen wij de vingerafdrukken verifiëren Mogelijke verbeterpunten naar aanleiding van de zelfevaluatie De echtheid van een document vaststellen door een vergelijking van de handtekening in het huidige document met de handtekening in het nieuwe document (vraag 34) Documenten die onttrokken zijn onmiddellijk op zodanige wijze vernietigen dat reconstructie niet meer mogelijk is of onbruikbaar maken door het aanbrengen van drie ponsgaten zodanig dat het kinegram en de chip onbruikbaar worden gemaakt (vraag 40) Documenten worden onmiddellijk in een afgesloten kast gedeponeerd. De documenten vallen in een kist. Deze inhoud van deze kist wordt dagelijks, met regelmaat, vernietigd. Dagelijks het aantal aangevraagde documenten in het RAAS vergelijken met de fysieke voorraad of een controlelijst uit de geautomatiseerde opslag (vraag 46) Dagelijks het aantal aangevraagde documenten in het RAAS vergelijken met de kassa-uitdraai (vraag 47) Er is een kassakoppeling. Dus wanneer er een reisdocument wordt aangevraagd, wordt dit automatisch verwerkt in het kassasysteem. Pagina 6 van 11

7 3.3 Gegevens De uitgiftelocatie Paspoorten en NIK in uw gemeente scoort onvoldoende, er is 74% van het totaal aantal punten behaald. De toegang tot en het gebruik van gegevens rondom het reisdocumentenproces is in uw gemeente onvoldoende geregeld. Uw gemeente waarborgt onvoldoende de kwaliteit van de gegevens en de bescherming van de vertrouwelijkheid. Er zijn daarom verbeteracties noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke eisen op dit gebied. De uitgiftelocatie Paspoorten en NIK scoort 67% op wettelijke vereisten en bestuurlijke Actiepunten naar aanleiding de zelfevaluatie De parafenlijst controleren op actualiteit en bewaren gedurende de bewaartermijn van de aanvragen (vraag 55) Er is een nieuwe werkwijze ingevoerd, waarbij wordt voldaan aan dit actiepunt. Van het vervaardigen van de back-up van het RAAS een registratie bijhouden (vraag 61) De drie meest recente back-up media buiten het afgiftepunt bewaren in een inbraakvertragende en brandwerende kast ( 1000,- indicatie waarde berging) (vraag 62) Mogelijke verbeterpunten naar aanleiding van de zelfevaluatie Zowel voor de ontvangst als voor het inleveren van de identificatiekaart en de pincode een handtekening laten zetten (vraag 58) 3.4 Personeel De uitgiftelocatie Paspoorten en NIK in uw gemeente scoort voldoende, er is 90% van het totaal aantal punten behaald. Medewerkers vormen een belangrijk onderdeel in de betrouwbaarheid van het proces reisdocumenten. De beveiligingsaspecten op het gebied van personeel zijn voldoende in uw gemeente. Er wordt op voldoende wijze aandacht besteed aan de integriteit en kwaliteit (competenties) van medewerkers. Er zijn echter verbeteringen wenselijk om tot een beter resultaat te komen. Pagina 7 van 11

8 De uitgiftelocatie Paspoorten en NIK scoort 90% op wettelijke vereisten en bestuurlijke Actiepunten naar aanleiding de zelfevaluatie Voor de uitvoering van de werkzaamheden zijn de minimale kennis en vaardigheden voor elke taak specifiek vastgesteld (vraag 64) De gemeente hanteert een generieke functieomschrijving, waarin niet specifiek de minimale kennis en vaardigheden voor elke taak specifiek is vastgesteld. Ten minste 2 autorisatiebevoegden aanvraagstation per locatie formeel aanwijzen (vraag 65) Er is maar één locatie, deze vraag is niet van toepassing op onze gemeente en dus een onterecht actiepunt. Jaarlijks een interne controle uitvoeren op het voldoen aan functiescheiding door een onafhankelijk, aangewezen ambtenaar (vraag 81) Jaarlijks een interne controle op de functiescheiding tussen het beheer en de uitreiking controleren (vraag 81) Jaarlijks een interne controle op de functiescheiding tussen beheer en uitreiking uitvoeren (vraag 81) Jaarlijks een interne controle op functiescheiding uitvoeren en hierbij controleren of de verstrekking op de voorgeschreven wijze heeft plaatsgevonden (vraag 81) De bovengenoemde vier actiepunten zijn onterecht. De vraagstelling is anders, dan de uitwerking hiervan. Namelijk, vraag 81 is als volgt omschreven: Wat doet u als er geen functiescheiding plaatsvindt wegens te geringe capaciteit. Er is altijd sprake van functiescheiding, daarom zijn bovengenoemde vier actiepunten niet van toepassing en daarmee onterechte actiepunten Mogelijke verbeterpunten naar aanleiding van de zelfevaluatie Bij functioneringsgesprekken over het nakomen van beveiligingsvoorschriften spreken (vraag 83) Pagina 8 van 11

9 Het bespreken van beveiligingsvoorschriften en het nakomen hiervan worden regelmatig in werkoverleggen besproken en niet in het Individueel Werk Plan (IWP) gesprek, tenzij daar aanleiding toe is. 3.5 Fysieke beveiliging De uitgiftelocatie Paspoorten en NIK in uw gemeente scoort goed, er is 98% van het totaal aantal punten behaald. De fysieke beveiliging bij uw gemeente is goed. De fysieke bescherming en daarmee de veiligheid van reisdocumenten of medewerkers in dit proces is in goede mate geregeld. De uitgiftelocatie Paspoorten en NIK scoort 89% op wettelijke vereisten en bestuurlijke Actiepunten naar aanleiding de zelfevaluatie Mogelijke verbeterpunten naar aanleiding van de zelfevaluatie De bouwkundige inrichting van de balies en spreekkamers is agressieveilig uitvoeren (vraag 96) De bouwkundige inrichting is de laatste jaren regelmatig onderwerp van gesprek en is meerdere malen onder de aandacht gebracht bij het bestuur. Toegang tot de kluis alleen verlenen bij minimaal 2 personen (vraag 106) Werkwijze is inmiddels aangepast. 3.6 Calamiteiten De uitgiftelocatie Paspoorten en NIK in uw gemeente scoort goed, er is 100% van het totaal aantal punten behaald. Pagina 9 van 11

10 Calamiteitenbeheersing bij reisdocumenten is goed geregeld in uw gemeente. Uw gemeente is goed voorbereid op een eventuele gebeurtenis die de normale bedrijfsvoering ernstig of langdurig zou kunnen verstoren. De uitgiftelocatie Paspoorten en NIK scoort 71% op wettelijke vereisten en bestuurlijke Actiepunten naar aanleiding de zelfevaluatie Mogelijke verbeterpunten naar aanleiding van de zelfevaluatie 3.7 Architectuur De uitgiftelocatie Paspoorten en NIK in uw gemeente scoort onvoldoende, er is 83% van het totaal aantal punten behaald. Uw gemeente scoort onvoldoende op het gebied van architectuur. De informatiesystemen rondom het reisdocumentenproces zijn niet ingericht zoals beschreven in circulaire BPR/U Verbeteracties zijn noodzakelijk om aan deze circulaire te voldoen en te komen tot een beter resultaat. De uitgiftelocatie Paspoorten en NIK scoort 83% op wettelijke vereisten en bestuurlijke Actiepunten naar aanleiding de zelfevaluatie Eén vraag hebben we onjuist geïnterpreteerd en is daardoor onjuist beantwoordt, waardoor dit meteen een onvoldoende oplevert. De betreffende vraag is als volgt omschreven: Het is onmogelijk verbinding te maken met deze informatiesystemen vanaf werkplekken of vanuit andere informatiesystemen die niet behoren tot de groep reisdocumenten en BRP. Dit betekent, dat bij correcte invulling 100% van het totaal aantal punten is behaald. Pagina 10 van 11

11 3.8 Naleving De uitgiftelocatie Paspoorten en NIK in uw gemeente scoort goed, er is 100% van het totaal aantal punten behaald. Er wordt door uw gemeente op goede wijze omgegaan met de uitkomsten van de zelfevaluatie. De uitgiftelocatie Paspoorten en NIK scoort 100% op wettelijke vereisten en bestuurlijke Actiepunten naar aanleiding de zelfevaluatie Pagina 11 van 11