Deelplan IC Belastingen Gemeente Lingewaard

Transcriptie

1 Deelplan IC Belastingen 2014 Gemeente Lingewaard

2 Inhoudsopgave 1. Aanleiding 2 2. Structureel / incidenteel 2 3. Opdrachtgever 2 4. Opdrachtnemer 3 5. Relevante wet- en regelgeving 3 6. Rapportage 3 7. Frequentie 3 8. Omvang van de controle 4 9. Werkwijze Tijdsplanning Waarom (risico s) 6 Gemeente Lingewaard 9 september 2014 Pagina 1 van 6

3 1. Aanleiding Aanleiding van de interne controle op het proces Belastingen ligt in het Intern Controle Jaarplan In paragraaf 3.3 van het jaarplan is het onderstaande geschreven over het proces Belastingen. Actualiteiten in het proces De belangrijkste eigen inkomsten van de gemeente zijn de onroerende zaakbelastingen, afvalstoffenheffing en rioolheffingen (de woonlastenbepalende heffingen). De belastingheffing is voor een groot deel gebaseerd op redelijk objectieve gegevens uit het kadaster, de basisregistraties bevolking en adressen en gebouwen en gegevens van niet betrokken derden (taxateurs). Per 1 april 2012 is de uitvoering van bovengenoemde processen ondergebracht bij de gemeente Arnhem. De daadwerkelijk uitvoering rondom het proces belastingen is nog conform de Lingewaardse werkprocessen van voor 1 april Naar verwachting zal niet eerder dan 2016 overgegaan worden op de belastingsystemen van de gemeente Arnhem waardoor verregaande procesintegratie kan plaatsvinden. IC insteek De interne controle op de belastinginkomsten is, mede gebaseerd op de uitkomsten van voorgaande jaren, goed georganiseerd met voldoende functiescheiding en/of aanvullende controles. De uitvoering rond het proces belastingen is dan wel per 1 april 2012 overgegaan naar de gemeente Arnhem; de daadwerkelijk uitvoering is nog gebaseerd op het Lingewaardse systeem (zeker tot 2015). Hieronder wordt een globale opsomming gegeven van deze deelprocessen alsmede de wijze van interne controle; Juistheid en volledigheid van het WOZ bestand: - Controle op juiste en volledige verwerking van objecten, juiste WOZ waardering. Juistheid van de gehanteerde tarieven - Controle op de tarieven conform de door de raad vastgestelde belastingverordeningen Juistheid en volledigheid van opgelegde aanslagen - Controle op uitvallijst objecten - Aansluiting met financiële administratie Juistheid en volledigheid van kwijtscheldingen en verminderingen - Controle op rechtmatigheid van kwijtscheldingen en verminderingen Risico s: Primaire registraties ( let hierbij op nieuwe aansluitingen, kadaster, gereedmeldingen, GBA-mutaties) zijn niet volledig, waardoor mogelijk niet voor alle objecten/onderdelen opbrengsten worden verantwoord. Brongegevens ( tarief) worden niet juist in de primaire administratie verwerkt, waardoor opbrengsten te laag of te hoog worden verantwoord. Kwijtscheldingen worden onjuist verwerkt in het systeem, waardoor opbrengst te hoog wordt geraamd. 2. Structureel / incidenteel Een structurele interne controle. 3. Opdrachtgever Opdrachtgever voor de interne controle 2014 is het Managementteam. Een samenvatting van alle deelrapportages over het jaar 2014 wordt, naar verwachting 1 e kwartaal 2015, aan het Managementteam aangeboden. Gemeente Lingewaard 9 september 2014 Pagina 2 van 6

4 4. Opdrachtnemer Opdrachtnemer is de proceseigenaar van het proces Belastingen, te weten de afdeling Bedrijfsvoering, team Financiën, Juridische Zaken en Inkoop. De daadwerkelijke controle wordt uitgevoerd door de accountmanager Belastingen onder verantwoordelijkheid van de Concerncontroller. 5. Relevante wet- en regelgeving In het Normenkader 2014 (zie bijlage 2 Jaarplan IC 2014) is de bestaande wet-en regelgeving per proces vermeld. De daadwerkelijke interne controle op het proces Belastingen beperkt zich echter tot de volgende relevante wet- en regelgeving: Gemeentewet Algemene wet Bestuursrecht Invorderingswet 1990 Uitvoeringsregeling Invorderingswet 1990 Wet waardering onroerende zaken Kwijtscheldingsregeling gemeentelijke belastingen 2010 Wet milieubeheer Algemene wet inzake rijksbelastingen Kostenwet invordering rijksbelastingen Faillissementswet Wetboek van burgerlijke rechtsvordering Aanwijzings- en mandaatbesluit gemeentelijke belastingambtenaren 2013 Verordening afvalstoffenheffing 2014 plus tarieventabel Verordening Onroerende Zaakbelastingen 2014 Verordening Rioolheffing 2014 Legesverordening Rapportage De uitkomsten van het onderzoek worden, afhankelijk van de functionaris die de interne controle heeft uitgevoerd, besproken met de senior medewerker Belastingen, adviseur AO/IC en teamleider Financiën, Juridische Zaken en Inkoop en eventueel aangepast. De senior medewerker Belastingen of adviseur AO/IC verwerkt de uiteindelijke bevindingen en aanbevelingen in deelrapport dat gericht is aan de teamleider Financiën. De bevindingen/aanbevelingen worden in een spreadsheet bijgehouden. Tevens wordt een algemene samenvatting van alle deelcontroles opgesteld dat gericht is aan het MT. 7. Frequentie De relevante financiële activiteiten binnen het proces Belastingen bestaan vooral uit bulkactiviteiten die afhankelijk van het soort activiteit grotendeels in één bepaalde periode van het jaar plaatsvinden. De activiteiten die relevant zijn voor de financiële rechtmatigheid zijn: Invoeren belastingtarieven in belastingsysteem; Opstellen aanslagen; Ontvangen belastinggelden; Volledigheid van de WOZ en de Heffing: Afhandelen bezwaarschriften; Kwijtschelden; Naleven externe en interne regelgeving in het algemeen. Gemeente Lingewaard 9 september 2014 Pagina 3 van 6

5 De verschillende activiteiten vinden grotendeels gedurende één periode in het jaar plaats. Conform het Jaarplan IC is de frequentie per controleactiviteit daarom eenmaal per jaar. Om de interne controle werkzaamheden zo snel mogelijk na uitvoering van het proces te laten plaatsvinden en de werkzaamheden zoveel mogelijk te kunnen spreiden over het jaar, zou idealiter de interne controle van een bepaalde activiteit zo snel mogelijk na afronden (van de bulk) van de activiteit moeten plaatsvinden. In 2014 wordt echter gekozen voor een gezamenlijk moment waarop alle activiteiten gecontroleerd worden, namelijk in oktober Het rapport wordt uiterlijk in november 2014 opgeleverd. 8. Omvang van de controle Tarieven: integraal controleren of de benodigde afdelingscontroles hebben plaatsgevonden en of dit is vastgelegd; 25 willekeurig gekozen adressen t.b.v. de juistheid en volledigheid, mits positief oordeel over proces naar aanleiding van interview en algemene controle; 1 volledige lijncontrole t.b.v. de werking van het proces; 15 eerder opgelegde aanslagen t.b.v. de ontvangsten; 5 bezwaarschriften; 5 kwijtscheldingen. Bovenstaande aantallen m.b.t. ontvangsten, bezwaarschriften en kwijtscheldingen zijn overgenomen uit de interne controle Werkwijze 1. Controleren of er procesbeschrijvingen en/of werkinstructies aanwezig zijn en dat deze voor iedereen beschikbaar zijn. 2. Meelopen met de medewerkers en/of procesverantwoordelijke(n) interviewen en vaststellen dat de medewerkers conform de procedures en externe en interne regelgeving werken. Tevens een eerste oordeel vormen over de volledige, juiste en tijdige uitvoering van het proces en de risico s in het proces. Hiervan wordt een gespreksverslag gemaakt. 3. Vaststellen dat de afdelingscontrole op het invoeren van de tarieven in het belastingsysteem juist en tijdig heeft plaatsgevonden. 4. Vaststellen of de afdelingscontroles op de totalen zijn uitgevoerd, waaronder het WOZ-bestand, (al dan niet via controlescripts in het belastingsysteem) hebben plaatsgevonden en de vastlegging hiervan beoordelen. Hierbij vallen in ieder geval controles op volledigheid middels afstemming van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen en de Basisregistratie Kadaster. Op deze wijze wordt ook gecontroleerd of nieuwbouwprojecten zijn opgenomen in de adminstratie. 5. Uitvoeren van een verbandscontrole op de belastingopbrengsten door realisatie versus begroot en voorgaande jaar te analyseren. Hierbij wordt ook de volledigheid van de heffing gecontroleerd. Wat kan er in theorie worden opgelegd, wat is er reeds opgelegd, wat is vrijgesteld en waarom en wat moet er nog worden opgelegd. 6. Uitvoeren van 1 lijncontrole op de werking van het proces. Hierbij komen aspecten aan de orde of de juiste eigenaar cq gebruiker is aangeslagen, de juiste woz-waarde is gebruikt, de aanslag is opgelegd en ook daadwerkelijk wordt ingevorderd. 7. Uitvoeren van de deelwaarnemingen. De gekozen adressen controleren op de aspecten: Zijn de eigenaar en gebruiker van het adres aangeslagen voor de van toepassing zijnde belastingsoorten? Zijn de juiste eenheden toegepast? (WOZ-waarde, aantal bewoners, etc.) Gemeente Lingewaard 9 september 2014 Pagina 4 van 6

6 Is er een taxatiewaarde voor de WOZ beschikt en is deze juist onderbouwd? Klopt de aanslag rekenkundig? De gekozen opgelegde aanslagen m.b.t. de inning controleren op de aspecten: Is de aanslag inmiddels volledig voldaan? Indien niet volledig voldaan: is er een betalingsregeling die conform afspraken nageleefd wordt en/of is er anderszins vastgelegd hoe de inningsprocedure tot dusver is verlopen en wat de huidige stand van zaken is? De gekozen bezwaarschriften controleren op de aspecten: Is het bezwaarschrift door de juiste medewerker in behandeling genomen? Is het bezwaarschrift inhoudelijk beoordeeld? Is het bezwaarschrift tijdig afgedaan? Is het bezwaarschrift financieel afgewikkeld? De gekozen kwijtscheldingsdossier controleren op de aspecten: Is de procedure juist en volledig doorlopen? Is er tijdig een besluit genomen? Is het juiste bedrag kwijtgescholden? Is de vordering juist en éénmalig afgeboekt? Is de kwijtschelding aan de rechthebbende toegekend? (beschikking) 8. Bevindingen opstellen (conceptrapport) en afstemmen met de adviseur AO/IC of senior medewerker Belastingen (afhankelijk van wie de controle heeft uitgevoerd) en leidinggevende van het proces Belastingen. 9. Rapport met bevindingen eventueel aanpassen en inclusief aanbevelingen afronden. 10. Rapporteren aan leidinggevende Belastingen en teamleider Financiën. 10. Tijdsplanning De controle zal conform het Jaarplan IC 2014 in oktober 2014 uitgevoerd en in november 2014 afgerond worden. De verwachting is dat de controle 7 werkdagen in beslag zal nemen met een doorlooptijd van 4 weken. De 7 dagen zijn als volgt onderverdeeld: - 1 dag om de voorbereidingen te treffen; - 2 dagen om de gegevens te verzamelen (inclusief 0,5 dag meelopen in het proces en interview met de proces verantwoordelijke); - 2 dagen om de controlewerkzaamheden op de deelwaarneming uit te voeren; - 1 dag om het conceptrapport met bevindingen te schrijven; - 0,5 dag om de bevindingen terug te koppelen en eventueel aan te passen; - 0,5 dag om het rapport met bevindingen en aanbevelingen te schrijven. Gemeente Lingewaard 9 september 2014 Pagina 5 van 6

7 11. Waarom (risico s) Risico's Onjuiste aanslagoplegging door onjuiste tarieven in belastingsysteem Onjuiste of onvolledige aanslagoplegging Niet ontvangen van opgelegde belastingen Interne controle doelstelling Juistheid tarieven in Belastingsysteem Rechtmatige aanslagoplegging Werking (betrouwbaarheid) van inningsproces Interne controle maatregel Afdelingscontrole op juistheid tarieven in Belastingsysteem Interne controle werkzaamheden Vaststellen dat afdelingscontrole heeft plaatsgevonden - Jaarlijks wordt een Willekeurig 25 tal controle uitgevoerd op de adressen binnen de invoer van de tarieven in gemeente selecteren en de heffingsapplicatie controleren of alle van (waaronder WOZbestand). aanslagen zijn opgelegd toepassing zijnde - Controlescripts zijn (volledigheid eigenaarsstandaard aanwezig en gebruikersbelasting) binnen de en of deze juist (tarief belastingapplicatie maal eenheden) is Civision. opgelegd. Bewaking betalingstermijnen in Belastingpakket Controleer van een 15 tal belastingaanslagen of deze betaald zijn danwel welke maatregelen zijn getroffen om alsnog betaling te realiseren Te laat of onjuiste besluitvorming op bezwaarschriften. Bij te late besluitvorming loopt de gemeente het risico op een dwangsom in het kader van de Wet Dwangsom bij Beroep bij niet tijdig beslissen. Onterecht kwijtschelding verlenen Rechtmatige en betrouwbare werking van het proces 'afhandelen bezwaarschriften' - Er is sprake van een functiescheiding tussen behandeling van een bezwaarschrift en de controle/verzending van de uitspraak. - de tijdigheid van afhandeling wordt digitaal bewaakt door een 'workflow' in het belastingsysteem Civision. Vaststellen dat De berekening en kwijtscheldingsdossiers administratieve volledig zijn en dat er een verwerking van de juiste beslissing is kwijtschelding worden genomen door 2 verschillende functionarissen uitgevoerd. Controleer van een 5 tal bezwaarschriften of deze tijdig en door een bevoegde persoon afgehandeld zijn, of er een onderbouwde en juist besluit is genomen en of de consequenties administratief verwerkt zijn Controleer van een 5 tal kwijtscheldingsdossiers of deze volledig zijn, door een bevoegd persoon afgehandeld zijn en of er een juist besluit is genomen Gemeente Lingewaard 9 september 2014 Pagina 6 van 6