Eemsmond en nota activabeleid gemeente Eemsmond

Transcriptie

1 Nummer : Onderwerp : Wijziging artikel 10, lid 2 van de Financiële verordening gemeente Eemsmond en nota activabeleid gemeente Eemsmond Korte inhoud : Actualisatie nota activabeleid gemeente Eemsmond en wijziging artikel 10, lid 2 van de Financiële verordening gemeente Eemsmond Uithuizen, 10 november 2011 AAN DE RAAD Aanleiding In de Gemeentewet is opgenomen dat de raad het financiële beleid vaststelt. Artikel 212 van de Gemeentewet bepaalt dat in de door de raad vast te stellen financiële verordening in ieder geval de regels voor waardering en afschrijving van activa zijn opgenomen. In de financiële verordening van de gemeente Eemsmond is in artikel 10 (Waardering en afschrijving vast activa) het volgende bepaald: 1. Bepalingen in het kader van waardering & afschrijving vaste activa zijn opgenomen in de nota activabeleid gemeente Eemsmond. 2. Het college stelt tenminste één keer per vier jaar de in lid 1 genoemde nota vast. Deze nota vormt de basis voor het te voeren activabeleid. De raad stelt echter de kaders voor het activabeleid en daarmee ook de nota activabeleid vast, terwijl het college het activabeleid uitvoert. Als gevolg hiervan is het noodzakelijk om de tekst in artikel 10 lid 2 te wijzigen in: De raad stelt tenminste één keer per vier jaar de in lid 1 genoemde nota vast. Het gewijzigde artikel 10 lid 2 van de financiële verordening wordt ter vaststelling aan de raad voorgelegd. Om uitvoering te geven aan de financiële verordening moet de huidige nota activabeleid met ingang van 1 januari 2012 zijn geactualiseerd en door de raad zijn vastgesteld.

2 2 Kader De geactualiseerde nota activabeleid sluit aan bij de Gemeentewet (artikel 212) en bij het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), dat met ingang van 1 januari 2004 in werking is getreden. In dit besluit zijn onder meer dwingende richtlijnen opgenomen inzake inrichtings-, presentatieen waarderingseisen van de begroting, de begrotingswijzigingen, de meerjarenraming, de jaarrekening en het jaarverslag. Daarnaast is gebruik gemaakt van de door de Commissie BBV uitgebrachte notities. In deze notities geeft de commissie nadere richtlijnen om te komen tot bevordering van een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV. Deze richtlijnen zijn verdeeld in aanbevelingen en stellige uitspraken. Met stellige uitspraken geeft de commissie een interpretatie van de regelgeving die leidend is. Dit betekent dat wanneer een gemeente een afwijkende interpretatie kiest, zij dit expliciet kenbaar moet maken bij de begroting, tussenrapportages en/of jaarrekening. Doelstellingen De belangrijkste doelstellingen van het actualiseren van deze nota zijn:? het verder verbeteren van de kwaliteit van het financieel beleid ten aanzien van de investeringen;? het (her) formuleren van kaders en richtlijnen omtrent het activeren en afschrijven van duurzame kapitaalgoederen;? het verwerken van de wijzigingen BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) en de stellige uitspraken en aanbevelingen van de commissie BBV uit de afgelopen jaren die relevant zijn voor de nota activabeleid. Belangrijkste inhoudelijke aanpassingen in de nota activabeleid ( ) t.o.v. de eerste nota activabeleid ( ) Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio Volgens de voorschriften van het BBV mogen de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden geactiveerd onder de immateriële vaste activa. Maar in de toelichting van het BBV wordt geadviseerd om deze kosten niet te activeren, maar de kosten volledig te nemen in het jaar van het sluiten van lening. kosten van het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio direct ten laste van de exploitatie worden gebracht. Kosten voor onderzoek en ontwikkeling Wanneer de kosten voor onderzoek en ontwikkeling voldoen aan de voorwaarden gesteld in artikel 60 van het BBV mogen deze kosten worden geactiveerd onder de immateriële vaste activa. Deze voorwaarden betekenen dat dergelijke kosten alleen dan mogen worden geactiveerd als de plannen betreffende het actief waarvoor de kosten gemaakt worden al redelijk omlijnd zijn, de plannen uitvoerbaar zijn en de kosten in te schatten zijn. Ook is het van belang dat het daadwerkelijk om kosten ter voorbereiding van een investering gaat. Dat betekent dat deze voorbereidingskosten in de betreffende investeringsbegroting kunnen worden meegenomen en uiteindelijk met het totaalbedrag van de investering kunnen worden geactiveerd en afgeschreven op basis van de afschrijvingstermijn van het actief ten behoeve waarvan de voorbereidingskosten worden gemaakt.

3 3 In de geactualiseerde nota activabeleid is als uitgangspunt opgenomen dat als de kosten voor onderzoek en ontwikkeling voldoen aan de voorwaarden in artikel 60 BBV, deze kosten mogen worden geactiveerd met het totaalbedrag van de investering, onder de materiële vaste activa. Investeringen ICT Tot 1 januari 2012 zijn investeringen in ICT ten laste van het jaarbudget automatisering geboekt. De reserve automatisering was ingesteld om de kosten gelijkmatig te verdelen. De onder-/overschrijding op het jaarbudget aan het eind van het boekjaar werd ten gunste van, c.q. ten laste van de reserve automatisering geboekt. Volgens de voorschriften van het BBV (artikel 59) en de nota activabeleid moeten investeringen met een economisch nut vanaf altijd worden geactiveerd. Met ingang van 1 januari 2012 worden nieuwe investeringen ICT vanaf geactiveerd, met uitzondering van de investeringen die worden gedaan in het kader van de modernisering infrastructuur ICT. Voor dit project is in 2010 budget vanuit de reserve automatisering beschikbaar gesteld. Het project loopt door in 2011 en investeringen ICT vanaf met ingang van 1 januari 2012 worden geactiveerd. Software wordt niet geactiveerd omdat de gebruiksrechten op de software voor bepaalde tijd zijn. Investeringen vervanging machines en materieel Tot 1 januari 2012 zijn investeringen voor de vervanging van machines en materieel bij het Gemeentebedrijf ten laste van het jaarbudget aankoop duurzame goederen geboekt. De reserve vervanging machines/materieel was ingesteld om de kosten gelijkmatig te verdelen. De onder-/overschrijding op het jaarbudget aan het eind van het boekjaar werd ten gunste van, c.q. ten laste van deze reserve geboekt. Volgens de voorschriften van het Besluit BBV (artikel 59) en de nota activabeleid moeten investeringen met een economisch nut vanaf altijd worden geactiveerd. Om te voldoen aan deze voorschriften is in de geactualiseerde nota activabeleid opgenomen dat met ingang van 1 januari 2012 nieuwe investeringen bij het Gemeentebedrijf vanaf worden geactiveerd. Activeren materiële vaste activa met een maatschappelijk nut Vanaf 2008 zijn de investeringen in wegen geactiveerd als investeringen met een maatschappelijk nut, die in één keer zijn afgeschreven. Omdat de investeringen in de deklagen van wegen onderhoud betreffen, worden deze uitgaven per 1 januari 2012 rechtstreeks ten laste van de exploitatie gebracht. Bij de begroting 2012 is besloten een nieuwe reserve rationeel wegbeheer in te stellen om de kosten voor dek- en slijtlagen en herstraatwerk gelijkmatig over de jaren te verdelen. In de geactualiseerde nota activabeleid zijn twee nieuwe uitgangspunten opgenomen, namelijk: - de investeringen met een maatschappelijk nut worden in één keer afgeschreven, tenzij de Raad anders beslist bij de Kadernota, Begroting en tussentijdse raadsbesluiten; - uitgaven voor deklagen van wegen worden per 1 januari 2012 niet meer geactiveerd, maar komen ten laste van de reserve rationeel wegbeheer.

4 4 Startmoment afschrijvingen Afschrijvingen worden berekend over de boekwaarde in het jaar volgend op het jaar waarin het krediet voor de investering beschikbaar is gesteld. In de geactualiseerde nota activabeleid is hierop een aanvulling opgenomen, namelijk: in het jaar voordat het krediet wordt vastgesteld kunnen al voorbereidingskosten worden geactiveerd. De afschrijvingen voor deze kosten worden eveneens berekend in het jaar volgend op het jaar waarin het krediet voor de hele investering beschikbaar is gesteld. Boekwinst De commissie BBV heeft de stellige uitspraak gedaan dat de boekwinst die wordt gerealiseerd bij het afstoten van een kapitaalgoed als incidentele baat in de jaarrekening moet worden verwerkt. Deze boekwinst mag niet worden verrekend met de boekwaarde van een actief dat ter vervanging wordt aangeschaft. boekwinst bij het afstoten van een kapitaalgoed als incidentele bate in de exploitatie wordt verwerkt. Begin rentetoerekening Net als bij de afschrijvingen wordt de rente toegerekend op het moment dat er op 1 januari in het jaar volgend op het jaar waarin het krediet voor de investering beschikbaar is gesteld, een boekwaarde voor de investering geregistreerd staat. In de geactualiseerde nota activabeleid is hierop een aanvulling opgenomen, namelijk: in het jaar voordat het krediet wordt vastgesteld kunnen al voorbereidingskosten worden geactiveerd. De rentelasten voor deze kosten worden eveneens berekend in het jaar volgend op het jaar waarin het krediet voor de hele investering beschikbaar is gesteld. Bijlage 1 afschrijvingsmethoden en termijnen vaste activa In bijlage 1 staan de afschrijvingsmethoden en termijnen vaste activa vermeld. Hier zijn een aantal investeringen opgenomen, die in de vorige nota activabeleid niet zijn benoemd. Voorstel Wij stellen u voor het artikel 10, lid 2 van de Financiële verordening gemeente Eemsmond te wijzigen in: De raad stelt tenminste één keer per vier jaar de in lid 1 genoemde nota vast. Verder stellen wij u voor de bijgevoegde geactualiseerde Nota activabeleid gemeente Eemsmond vast te stellen en in werking te laten treden met ingang van 1 januari In deze nota stellen wij u voor om: - de bijgevoegde tabel in bijlage 1 bij de nota activabeleid met afschrijvingstermijnen en methodes vast te stellen; - voor de bepaling van de afschrijftermijnen uit te gaan van deze tabel; - afwijkingen van de afschrijftabel alleen toe te staan wanneer de onderbouwing dit rechtvaardigt;

5 5 - de uitgangspunten in bijlage 3 bij de nota activabeleid per 1 januari 2012 te laten gelden. Burgemeester en wethouders van de gemeente Eemsmond, M. van Beek, burgemeester. W. Haarsma, secretaris.