Projectwerking. Er zijn 3 basiswerkvormen, improvisatie, planmatig werken en routinematig werken.

Transcriptie

1 Basiswerkvormen Planmatig werken Projectwerking Er zijn 3 basiswerkvormen, improvisatie, planmatig werken en routinematig werken. Planmatig werken is effectief, resultaat gericht en betrekt de medewerkers goed. Werknemers kunnen hierin zelfstandig functioneren maar er is ook een goede samenwerking. Maar het heeft een kostbare aanloopfase en er is een zware taak voor de projectleider. Soms zijn er spanningen binnen de organisatie door tegenstellende belangen. Routinematig Routinematig is het meest efficiënte en de kwaliteit zal blijven toenemen en de prestaties blijven gelijk over een langere periode. Maar het is totaal niet flexibel en biedt geen mogelijkheden om in te werken op een veranderende vraag. Improvisatie Improvisatie daarentegen is zeer flexibel en kan inspelen op een veranderende vraag en biedt geen voorschriften. Maar er is weinig beheersing, veel onzekerheden en weinig stabiliteit. Altijd opnieuw het wiel uitvinden. Deming Circle / beheerscyclus 1. Plan: plannen wat je gaat doen 2. Do: uitvoeren wat je gepland hebt 3. Check: controleren of alles volgens plan gelopen is 4. Act: aanpassen waar nodig Wat is een project Een project is een samenhangend geheel van activiteiten die samen tot een eindresultaat komen. Een project heeft een duidelijke begin en einddatum en enkele randvoorwaarde. Een project heeft 1 opdrachtgever of klant.

2 Redenen om werkzaamheden uit te voeren in projecten Projecten worden meestal uitgevoerd om een verandering door te voeren, het resultaat van een project is 1 maling en de realisatie is complex. Vaak is het een samenwerking tussen verschillende afdelingen en zijn er beperkte middelen en tijd. Belanghebbenden Een belanghebbende is iedereen die het project kan beïnvloeden of beïnvloed wordt door het project. Ook wel stakeholders genoemd. Analyse van de belanghebbende Het is de bedoeling duidelijkheid te krijgen over de belanghebbenden, wie zijn ze, wat zijn hun onderlinge relaties en wat is hun invloed op ons project. Volgens stappenplan: inventariseren, in kaart brengen van de relaties en inschatten van de relatie met het project. Verschillende belanghebbende Beslissers: managment, opdrachtgever, financiers, Gebruikers: klanten, eindgebruikers, Leveranciers: uitvoerende afdelingen, aannemers, leveranciers Uitvoerende: projectmanager, projectleden en projectmedewerkers Hoe belanghebbende betrekken Mogelijkheden: niet betrekken, informeren, consulteren, betrekken bij de uitvoering en betrekken bij de beslissingen. Wat zijn de doelgroepen voor de verschillende communicatie activiteiten, wat is de kernboodschap, wat wilt men bereiken, hoeveel informatie en details mogen er worden gelost, Communicatieplan Een communicatieplan beschrijft wie wat aan wie wanneer en via welk medium zal communiceren. 6 noodzakelijke voorwaarden voor een project Er is besloten om een project te maken #Bullshit Er is een expliciet besluit om een project te realiseren. Binnen een project heeft iedereen een aparte rol los van zijn of haar functie binnen het bedrijf, er geldt een totaal andere hiërarchie. Elke projectmedewerker kan taken krijgen waarvoor hij/zij verantwoordelijk is. Er is een projectorganisatie

3 Elk project heeft zijn eigen organisatie met eigen verantwoordelijke en bevoegdheden. We onderscheiden 3 rollen: opdrachtgever, projectleider, projectmanager en projectmedewerkers. De opdrachtgever is eindverantwoordelijk voor het project en moet rapporteren aan het bedrijfs management. Hij wilt de projectresultaten en maakt het voor de projectmanager mogelijk om zijn taken uit te voeren. De projectmanager is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het project en voert zelf niets uit maar registreert. hij heeft beslissingsmogelijkheden zoals overeengekomen met de opdrachtgever. hij is verantwoordelijk om het resultaat af te leveren binnen de bepaalde voorwaarden. het projectteam zorgt voor de uitvoering van de projecttaken en elke medewerker is verantwoordelijk voor zijn eigen taken. Verantwoordelijkheden matrix Het RACI model: Responsable, Accountable, Consultable, Informed Responsable: belast met de uitvoering van de werken Accountable: eindverantwoordelijk voor de werkzaamheden Consultable: moet verplicht geconsulteerd worden Informed: Diegene die moet worden geïnformeerd over de resultaten. Er is een doel en een beoogt resultaat Doel: datgene dat de klant wilt bereiken met het projectresultaat. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het projectdoel en dit moet gedefinieerd zijn. Fit for Purpose: het project moet ertoe bijdragen dat de opdrachtgever door middel van de resultaten van het project het projectdoel kan realiseren. Het resultaat is het op te leveren product of dienst. Er is een wilsovereenkomst tussen de opdrachtgever en de projectmanager om een resultaat te realiseren. Ze moeten het eens zijn over het resultaat. Het project beoogt een gedefinieerd resultaat te realiseren Een scope is het geheel van op te leveren producten, diensten en uit te voeren activiteiten. Welke werkzaamheden behoren tot het project en welk niet. Condities zijn de voorwaarden omtrent de tijd, kosten, op te leveren kwaliteit en uitvoering. Veranderingen aan de scope moeten altijd door de projectmanager geanalyseerd worden en daarna goedgekeurd door de opdrachtgever. De scopedefinitie moet altijd opnieuw worden opgesteld. Een scope creep is het wijzigen van een scope zonder een tussentijdse analyse waardoor het eindresultaat zal verschillen van de beginscope. #BadShit Van te voren gedefinieerde werkzaamheden (scope) en condities (randvoorwaarden) Product Breakdown Structure

4 Dit is decompositie van de scope, het opdelen. Het is een gestructureerde ontleding van een project tot elementen die bestuurbaar en beheersbaar zijn. Uiteindelijk komen we tot producten die moeten worden opgeleverd om het eindresultaat te bekomen. Niveau 1 geeft het eindresultaat van het project weer Niveau 2 zegt uit welk producten het eindresultaat bestaat Niveau 3 beschrijft de deelproducten van de producten Niveau 4 zijn de kleinste componenten. Work Breakdown Structure Het opdelen van de activiteiten in kleinere stukken (Top-Down). Stop het opdelen bij atomaire activiteiten. Een activiteit is atomair als je weet wat er nodig is van inzet en tijd. Een project is tijdelijk Er is een duidelijk begin en einde aan een project. Begin: wanneer er een wilsovereenkomst is tussen opdrachtgever en projectleider om een project uit te voeren. Einde: bij aflevering van het eindresultaat. Faseovergangen Bij elke faseovergang vindt een fasebeoordeling plaats, hierbij wordt vooruit en achteruit gekeken. Achteruit: wat is er af, hoe liep dit, wat zijn de leerpunten. Vooruit: capaciteiten beschikbaar stellen, wat is de volgende fase. Mijlpalen Mijlpalen zijn belangrijke punten in een project, elke mijlpaal is een faseovergang maar niet elke faseovergang is een mijlpaal. Mijlpalen maken het project beter beheersbaar. Projectvoorbereiding Doel: komen tot een heldere en geaccepteerde projectopdracht. Begint: projectaanvraag door de OG aan de PM Eindigt: wilsovereenkomst tussen beide, eerste plan wordt uitgewerkt, project start. PSU: Project StartUp, definiëren van de scope, het resultaat, de aanpak en de restricties Kick-off: afspraken over de uitvoering, teambuilding en informeren over de opdracht. Kosten ramen 4 manieren: eenheidskost, analoge schatting, parametrische schatting, bottom-up Eenheidskost: we gaan kijken naar de prijs per element of activiteit Analoge schattaing: we kijken naar de kostprijs van gelijkaardige projecten in het verleden Paramatrische schatting: we berekenen de prijs per parameter (L, m, m2, ) Bottom-up: kostprijs van elke activiteit wordt in detail berekend en opgeteld voor het totaal. Inhoud van de business case Reden: hoe sluit het project aan bij de bedrijfsstrategie

5 Projectinrichting Plan van aanpak: - context - gedetailleerde structuur van het project - netwerkplanning: tijdsplanning, welke mensen en middelen - kwaliteit / risico s - gedetailleerde projectbegroting Het kritieke pad Het kritieke pad wordt gevormd door de reeks activiteiten in het plan die direct bepalend zijn voor het vaststellen van de vroegst mogelijke oplevertijd. Voor alle activiteiten op het kritieke pad, omdat een vertraging van een activiteit op het kritieke pad direct een zelfde vertraging oplevert van de oplevertijd. Gantt chart Dit is een overzichtelijk schema van de tijd waarin ook alle mijlpalen worden aangeduid. Begroten Kostendragers: producten die door het project moeten worden gerealiseerd, onderverdeerd in rubrieken. hangt samen met de decompositie. Kostenposten: activiteiten en aankopen die nodig zijn om de kostendragers te realiseren. Kostensoorten: kosten die samenhangen met een bepaald productiemiddel. Voorbeeld: materiaalkosten, arbeidskosten, reiskosten, Uitvoeringsfase Beheren en beheersen van het project aan de hand van tijd, kosten, kwaliteitscontroles en risico s. Ijzeren vierkant Bestaat uit 4 hoeken: tijd, geld, scope en kwaliteit indien 1 van de hoeken veranderd zullen de andere ook veranderen. Kwaliteit 3 manieren om de kwaliteit te beoordelen: review, audit en evaluatie. Review: checken op inhoud gedurende het hele project. Meestal door experts (latere eindgebruikers) Audit: checken op de besturing tijdens de uitvoering. In welke maten werd er voldaan aan procedures, loopt alles vlot, Evaluatie: achteraf leren uit de ervaringen. Oordelen of (een fase van) een project goed verlopen is, zijn we tevreden met het resultaat. Normen zijn dwingende bepalingen opgelegd door erkende besturen (ISO, BIN,..)

6 Voorschriften zijn dwingende bepaling die opgelegd zijn door de bedrijfsleiding met een wettelijke basis, #Bullshit Standaarden mogen vrij gebruikt worden en schrijven voor hoe iets gedaan kan worden zodat het gestandardiseerd is. Risico s Een risico is een mogelijke gebeurtenis die een negatief gevolg kan hebben op het project. Het speelt zich altijd af in de toekomst, indien een risico zich nu voordoet noemt men dit een issue. Risico = kans * effect (r = k*e). Identificatie passende maatregelen Uitsluiten Beperken Delen Overdragen Verzekeren Calamiteitenplan Accepteren definitie De tegenmaatregel voorkomt dat het risico überhaupt nog aan de orde is (= wegnemen van de oorzaak) De impact en/of de waarschijnlijkheid van het risico wordt verkleind Het risico wordt verdeeld met de anderen Het risico wordt bij een andere partij belegd, bv leverancier Het risico wordt verzekerd Is noodzakelijk wanneer de K te laag is en de I te hoog Risicomaatregelen worden gepland mocht het risico optreden (= gevolgbeperkende maatregel) Niets doen omdat het risico onder de risicotolerantie ligt voorbeeld Met de trein op reis Grondig nazicht van de wagen voor de reis Met meerdere auto s Met de bus op reis Extra reisverzekering Lidmaatschap Touring Niks doen