De stuurgroep sturen

Transcriptie

1 De stuurgroep sturen

2 Sessie overzicht (voorstel) Wie is wie? 5 min. Programma versus verwachtingen. 5 min. Stuurgroep: rol en verantwoordelijkheden. 10 min. Stellingen: Projectbeheer betekent vooral plannen opvolgen Elk project is een investering Rollen en verantwoordelijkheden definiëren en opnemen Op de hoede zijn voor eenvoudige extra s Open en eerlijke communicatie

3 Proactief vs. Reactief Reactive focus Circle of concern Circle of influence (circle of control) Proactive focus Heb ik als projectleider invloed op - Capaciteiten projectbeheerder - Vaardigheden projectbeheerde - Aard van de projecten - Capaciteiten stuurgroep - Vaardigheden stuurgroep - Samenstelling stuurgroep - Betrokkenheid stuurgroep - Politieke context - Economische context - Samenstelling projectteam - Zoek naar manieren om je invloedcirkel als projectleider te verruimen, ook naar de werking van de stuurgroep toe.

4 Projectbeheer betekent plannen opvolgen Projectbeheer is een vak, een ambacht - Werk plannen - Tijd plannen - Budget plannen - Kwaliteit plannen - Risico plannen - Communicatie plannen - Hoe beter het ambacht uitgeoefend, Hoe groter het vertrouwen, Hoe ruimer de delegatie, Hoe minder intensief de escalatiepunten.

5 Rollen en verantwoordelijkheden Projectleider: - Plant en volgt plannen op - Coördineert het projectteam - Communiceert en escaleert naar stuurgroep Stuurgroep (hoofdverantwoordelijke van het proj Sponsor - Waakt over een rendabele investering - Neemt uiteindelijke beslissingen Senior Leverancier - Verantwoordelijk voor uitvoering - Zit leveranciersgroep voor Senior Klant - Waakt over projectresultaten - Zit klantengroep voor Vergewis je bij aanvang van het project of rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn

6 Stuurgroep als projecteigenaar Stuurgroep is hoofdverantwoordelijke van het pro Senior klant accepteert de resultaten van het proj Plan de (acceptatie)testen voldoende ruim in Betrek voldoende de business bij de acceptatieteste Plan het werkvolume in van de leden van de stuurgr Stuurgroep vergaderingen, formele kwaliteitscontro

7 Elk project is een investering Investering: - Tijd - Middelen - Mensen Investering Winst (Opbrengst) Elke vertraging, extra kost, extra middelen verlaagt de rendabiliteit van de investering Zet de business case centraal in je communicatie met de stuurgroep. Adviseer en laat sturen op basis van de business case.

8 Open en eerlijke communicatie Stuurgroep hoofdverantwoordelijke van het project: - Projectleider verschaft alle nodige informatie - Stuurgroep stuurt op basis van aangereikte fe = 3 Wees transparant, communiceer open over stavaza, zoek samen naar oplossingen

9 Escaleren op het juiste moment Management by exceptions: - Leg duidelijke werkruimte vast: - Grenzen - Toleranties - Uitwijkmogelijkheden - Laat stuurgroep sturen bij exceptions - Vermijd het om zelf te sturen Maak duidelijke afspraken rond bevoegdheden doo middel van grenzen en toleranties op vlak van budg middelen, tijd, aanpak risico s, Blijf binnen deze gemaakte afspraken

10 Standaardiseer communicatie Gestandaardiseerde communicatie absorbeert vlotter - Indeling communicatie - Aard van de informatie - Medium - Tijdstip - Maak waar kan gebruik van sjablonen in communic periodieke highlight reports, stuurgroep presentatie plannen, Indien mogelijk introduceer de standaarden organis breed

11 Hoofdzaken versus bijzaken Maak onderscheid in: - Beslissingspunten (vb escalaties) - Belangrijke informatie (vb business case) - Nuttige informatie (vb verschuiving in het team) - Detail (vb technische oplossingen voor bugs) - Dit onderscheid is projectafhankelijk, afhankelijk van de samenstelling van de stuurgroep, Time is money: Beperk je communicatie tot die informatie die nodig is voor de stuurgroep om het project te sturen

12 Stuurgroep versus werkgroep Stuurgroep: - Project sturen - Beslissingen nemen bij escalatie Werkgroep: - Alternatieven voorbereiden - Beslissingen nemen over specifieke materie Een stuurgroep is geen werkgroep Beperk het aantal leden in de stuurgroep, waar nodig stel werkgroepen samen (met vertegenwoordiging van de stuurgroep)

13 Bereid alternatieven voor Escaleren is niet voldoende: - Bereid alternatieven voor - Overweeg voor- en nadelen - Evalueer per alternatief de business case - Schuif een alternatief naar voor Informeer de stuurgroep tijdig bij escalatie en geef de stuurgroep tijd om de alternatieven te onderzoeken Een stuurgroep is geen werkgroep Bereid alternatieven voor met voor- en nadelen Schuif een alternatief naar voor Waar kan, informeer de stuurgroep tijdig zodat deze voldoende tijd heeft om de alternatieven te overwege

14 Op de hoede zijn voor eenvoudige extra s Wees assertief: - Elke extra, elke afwijking heeft een impact op de business case De business case blijft de maatstaf van het project: Visualiseer de impact van elke wijziging Laat de stuurgroep sturen op basis van de business

15 Minder is meer? Projectbeheer is vakmanschap - Hou rekening met je grenzen - Wees trots op je werk Gerry Weinberg s chart of productivity loss Probeer binnen de organisatie een gezonde projectcult te stimuleren: beter minder aantal geslaagde projecten Veel half of slecht afgewerkte

16 Kwaliteitsplan opvolgen Doe geen toegevingen op vlak van kwaliteit: - Plan kwaliteitscontroles in - Betrek de stuurgroep bij cruciale kwaliteitscontroles - Win vertrouwen door hoge kwaliteit Een operationeel kwalitatief beperkter product is veel rendabeler dan een uitgebreid slecht werkend product in de kast