Succesvol opdrachtgeverschap in projecten

Transcriptie

1 PRINCE2 Symposium: Succesvol opdrachtgeverschap in projecten Lia de Zoete Capgemini Academy

2 Door de markt gezien als succesfactoren 1/3 rapporteert 62% van de projecten budgetoverschrijding eindigt niet op tijd > 100% 51% Matchen van de projecten van medewerkers eindigt boven is zeer arbeidsintensief budget Bij 30% van de projecten is niet bekend of de klant tevreden is met het resultaat 67% van de ICT organisaties wil projectmatig werken bij off shore toepassen 65% van de ICT organisaties wil verbeteringen van voortgangsbepaling en -rapportage 49% van de ICT organisaties wil verbeteringen van benefits management ICT organisaties willen investeren in methodes, mensen en middelen 96% van de ICT 40% organisaties van de projecten wil verbeteringen wordt vroegtijdig van resource stopgezet management 2

3 En verder? Wat kan een opdrachtgever of ander stuurgroeplid bijdragen aan een succesvol project en wanneer? 3

4 Uit Computable zaterdag 5 mei Volgens het rapport komt dit vooral door gebrekkige communicatie en doordat de kosten van een ict-project op een andere plek vallen dan de baten. Zowel gemeenten als ict-leveranciers vinden dat de sturing gebrekkig is. Sturing is nodig om voldoende focus op de doelstellingen te krijgen en meer aandacht voor een kosten/batenanalyse. Samen met slechte interne communicatie tussen de betrokken functionarissen, werkt dit verkeerde keuzes in de hand. 4

5 Een voorbeeld Campinglife 5

6 U bent eigenaar van deze camping 6

7 en u wilt er een restaurant bij U bent te druk om het zelf te realiseren, dus u start een project en huurt een projectmanager in 7

8 Hoe pakt u dit aan? 8

9 1. wat verwacht de opdrachtgever 2. wat is de business case 3. wat is het op te leveren projectresultaat 4. welke aanpak en waarom 5. hoe dit te besturen 9

10 Enkele vraagstukken hierbij Locatie wil je alleen gasten van de camping of ook van buiten Luxe dagschotels of meer Hoe exploiteren zetbaas? Stuk voor stuk besluiten die invloed hebben op de business case 10

11 Het belang van de business case bij de sturing Product Levens Cyclus Idea Study Trigger Design Develop Test Gebruiken Waarde toevoegen Onderhouden Vernietigen 11

12 Business Case Kosten Project Kosten (Investering) Operationele - en beheerkosten Baten Baten -Financieel -Niet-financieel -Tastbaar -Niet-tastbaar 12

13 Rollen bij een juiste sturing van de business case Product Levens Cyclus Idea Study Trigger Start Project Design Develop Test Baten Gebruiken Waarde toevoegen Onderhouden -Financieel -Niet-financieel -Tastbaar -Niet-tastbaar ROI Vernietigen Project Kosten Einde Project Operationele - en beheerkosten 13

14 Business Case Veranderingen Risico s Opportunities Resultaat Kwaliteit Belangen, Business Case Tijd Kosten 14

15 De juiste momenten om te sturen Kosten Estimate with contingencies +40% +25% +10% Onnauwkeurigheid in de schattingen Base estimate --40% -25% -10% Identification DD Selection DD Definition DD Execution DD Handover - FID 10% of project costs 90% of project costs Time 15

16 Computable zaterdag 5 mei Volgens het rapport komt dit vooral door gebrekkige communicatie en doordat de kosten van een ict-project op een andere plek vallen dan de baten. Zowel gemeenten als ict-leveranciers vinden dat de sturing gebrekkig is. Sturing is nodig om voldoende focus op de doelstellingen te krijgen en meer aandacht voor een kosten/batenanalyse. Samen met slechte interne communicatie tussen de betrokken functionarissen, werkt dit verkeerde keuzes in de hand. 16

17 Succesvol opdrachtgeverschap 1. Eenheid in > Eén opdrachtgever commandovoering 2. Verantwoordelijk > Betrokkenheid en voelen en zijn committment 3. Avontuur met gids > Een plan is geen garantie 4. Kiezen > Tijdig besluiten nemen 5. De gave van de gans > Aanmoedigen 17

18 Meer weten? A.C. A.C. (Lia) (Lia) de de Zoete Zoete Principle PrincipleConsultant