Capaciteitsplanning in PRINCE2 projecten

Transcriptie

1 11e PUG-Symposium Fusion Cooking; durf te experimenteren met... Capaciteitsplanning in PRINCE2 projecten 5 juni 2008

2 Voorstellen Onno Oosterhof 2

3 Multi Project Planning Multi: Omgeving waar meerdere projecten tegelijkertijd gepland worden (> 5 tegelijkertijd, continu) Project: Ga ik hier niet uitleggen Planning: Personeel is een schaarse resource Mogelijkheden tot uitwisseling van personen 3

4 Capaciteitsplanning Algemeen: Het adequaat inzetten van middelen, Ofwel Het juiste middel op de juiste tijd op de juiste plaats. In dit geval: De afstemming tussen voldoende werk voor de beschikbare mensen met hun specifieke capaciteiten, en de bemensing van de projecten met de juiste mensen om op tijd klaar te zijn. 4

5 Capaciteitsplanning is hot Bij de IPMA werkgroep Projectplanning is personele inzet een veel besproken item. Focus vanuit benodigde individuele projectinzet Bij PM parade 2008 was een masterclass waar dit probleem centraal stond. Focus op benodigde projectinzet over meerdere projecten en programma s In vele artikelen wordt gepraat over (personele) capaciteitsplanning 5

6 Waarom is het een hot item? Toenemende druk op de projecten Complexiteit Kwaliteitseisen Efficiency Voortgang Goed personeel is (altijd) schaars Boeien en binden Persoonlijke ontwikkeling Zelfsturing 6

7 Toenemende druk op Projecten: Complexiteit 70% van alles veranderprojecten mislukt 52% van alle ICT projecten zijn niet volledig succesvol (4% faalt compleet) Toenemende nadruk op samenhang met andere aspecten: Cultuur Andere projecten Externe partijen Hoe verhoudt zich dat tot PRINCE2? PRojects IN a Controlled Environment 7

8 Toenemende druk op Projecten: Kwaliteitseisen TQM speelt een steeds belangrijkere rol Aansprakelijkheidskwestie Amerikaanse toestanden Resultante van vorige sheet 8

9 Toenemende druk op Projecten: Efficiency Wachten de projecten op uw mensen? Of Wachten uw mensen op de projecten? 9

10 Toenemende druk op Projecten: Voortgang Enig idee: Waar uw mensen precies mee bezig zijn? Hoe lang ze daar nog mee bezig zijn? Wat er met de projecten gebeurt als medewerkers anders ingezet worden? Hoe vaak u moet schakelen om projecten qua deadlines en kwaliteit een boost te geven? 10

11 Goed Personeel is (altijd) schaars Boeien en Binden Heeft u nu goed personeel nodig? Lukt dat? Wat heeft u uw medewerkers te bieden? Worden uw beste medewerkers ook te veel ingezet of spaart u ze juist, en is dat beide niet zonde? Wat zijn de wensen van uw mensen eigenlijk, en wat doet u hier mee? 11

12 Goed Personeel is (altijd) schaars Persoonlijke ontwikkeling Projecten met ontwikkelmogelijkheden vs Projecten voor bewezen kwaliteiten? Houdt u rekening met POP afspraken in de projectplanningen? Is er ruimte voor opleiding, on the job en/of apart? 12

13 Goed Personeel is (altijd) schaars Zelfsturing Heeft de medewerker invloed op de toegewezen projecten? Kan de medewerker voorkeuren uitspreken? Hoe wordt daar rekening mee gehouden? Kan de medewerker inschrijven op projecten? Wordt de medewerker op de hoogte gesteld als zijn capaciteiten ergens nodig zijn? 13

14 Vaak geconstateerde problemen 1. Één of enkele hoog gekwalificeerde personen nodig op veel projecten 2. Suboptimaal plannen over meerdere business units 3. Mensen te hoog of te laag gekwalificeerd ingezet 4. Ad Hoc mensen inzetten in plaats van gepland 5. Praten met de klant over planning 14

15 1. Één of enkele hoog gekwalificeerde personen nodig op veel projecten De brandweer organisatie... Enkele kennishouders vliegen tussen alle projecten heen en weer om brandjes te blussen, Ondertussen branden ze zelf af! Hoe (be)houdt u hen in een goede werksfeer? Wordt hun kennis wel gedeeld? 15

16 2. Suboptimaal plannen over meerdere business units Meerdere afdelingen / units met eigen planning Druk bij unit A en rustig bij unit B Overzicht creëren Uitwisselingsmogelijkheden beoordelen Optimalisatie! 16

17 3. Mensen te hoog of te laag gekwalificeerd ingezet Soms kan het gewoon niet anders.. Personeel te hoog ingezet Werkdruk beleving Ziekteverzuim Zelfvertrouwen Kwaliteit aan de klant Personeel te laag ingezet Verveling Omzetverlies Kwaliteit aan de klant 17

18 4. Ad Hoc mensen inzetten in plaats van gepland Slechte kwalitatieve match vraag en aanbod Onduidelijkheid voor klant en medewerker Vermindering motivatie Leegloop 18

19 5. Praten met de klant over planning Is uw klant koning? De klant is alles voor ons, maar geen koning! Overleg is niet slechts gewenst, maar noodzakelijk, voor u én uw klant! 19

20 Trends 1. Sturen op financiën 2. Toenemende projectonzekerheid 3. Toenemende specifieke kennishouders 4. Individualisering van wensen van medewerkers 5. Plannen

21 1. Sturen op financiën Wat betekent het voor uw bedrijf als de inzet van uw personeel met slechts 1% verbetert? Directe winst, geen extra kosten! Vaak meerdere procenten haalbaar Meer overzicht, betere inzet Hogere tevredenheid, meer output Minder ziekteverzuim 21

22 2. Toenemende projectonzekerheid Complexere projecten Steeds meer invloeden van buiten het project Ook interne flexibilisering door individualisering Strakkere planning = eerder afwijken Herplannen leidt tot chaos (Deming), finetunen leidt tot efficiency 22

23 3. Toename specifieke kennishouders Enkele mensen hebben specifieke kennis en die mensen zitten altijd vol (toch?) Ze hebben vaak wel tijd!!! Veel heen en weer tussen projecten Onzekerheid bij projectteam en kennishouder 23

24 4. Individualisering van medewerkers Behoeftebevrediging, uitdaging, passend werk Leven lang leren Eigen werktijden Samen problemen oplossen Zelfsturing, individueel en groepsgewijs 24

25 5. Plannen 2.0 Internet gebruik voor bekijken planning Real time planning aanpassen Medewerkers zelf planning laten aanpassen Kiezen voor projecttaken direct ingepland Kaderstellend plannen Zelfplannen 25

26 En nu??? Wat doen uw mensen over 3, 6, 12 maanden? Hoe gaat u uw mensen stimuleren? Hoeveel geld gaat u verdienen? 26

27 Kansen! Capaciteitsplanning biedt mogelijkheden om: Marges en inzetbaarheid te verhogen Meer overzicht te krijgen in en controle op de vraag en het aanbod Medewerkers te boeien en binden Persoonlijke ontwikkeling stimuleren Zelfstandigheid bieden Kennis eerlijk te verdelen 27

28 Succes met de capaciteitsplanning! 28