WEBINAR. PROJECTCONTROL En de rol van de controller/financial. Door: Rob Schapink. Leusden, 27 september 2017

Transcriptie

1 WEBINAR PROJECTCONTROL En de rol van de controller/financial Door: Rob Schapink Leusden, 27 september 2017

2 Welkom! Deelnemers Webinar Projectcontrol Onderdelen Waarom is projectcontrol relevant? Wat gaat er mis in projecten? Belangrijke project eigenschappen. Welke (project)controller bent u? Wat doe jij als controller/financial voor projectcontrol? Enkele voorbeelden methoden 2

3 Project als uitdaging 3

4 Waarom zijn er bijna nooit projecten die het beloofde eindresultaat ruim binnen de afgesproken begroting afronden? 4

5 En wat gaat er mis? (POLL) Wat ziet u als belangrijke oorzaken achter projectproblemen? A. Er mist een goede projectmanagement aanpak. B. Mensen zijn te optimistisch in de start van het project. C. Projecten zijn meestal te complex, te verwarrend. D. Ze (binnen het project) praten niet met elkaar, begrijpen elkaar niet. E. Wijzigingen tijdens de projectuitvoering. F. De beheers info is niet geschikt, niet op tijd, niet gebruikt. G. De (project)controller wordt niet op tijd ingeschakeld, geïnformeerd. H. Opdrachtgever project laat het project zwemmen. 5

6 En wat gaat er mis? (antwoord) Wat ziet u als belangrijke oorzaken achter projectproblemen? A. Er mist een goede projectmanagement aanpak. B. Mensen zijn te optimistisch in de start van het project. C. Projecten zijn meestal te complex, te verwarrend. D. Ze (binnen het project) praten niet met elkaar, begrijpen elkaar niet. E. Wijzigingen tijdens de projectuitvoering. F. De beheers info is niet geschikt, niet op tijd, niet gebruikt. G. De (project)controller wordt niet op tijd ingeschakeld, geïnformeerd. H. Opdrachtgever project laat het project zwemmen. 6

7 Gemeenschappelijke deler projectproblemen Communicatie! De opdrachtgever kan niet goed uitleggen wat hij/zij nodig heeft en de uitvoerder begrijpt in ieder geval iets anders (en zo gaat dat door). =Belangrijk punt bij de start van een project. 7

8 Cobb's Paradox We know why projects fail, we know how to prevent failure so why do they still fail? Martin Cobb. Chaos Report Het Chaos Report geeft cijfers over projecten onderverdeeld naar geslaagd, over de grenzen (tijd/budget) en mislukt. (Standish group) 8

9 Project als werkwijze Improvisatie (onzekerheid) Routine (plan) Fasen Project (plan en onzekerheid) Initiatief Definitie Ontwerp Voorbereiding Realisatie Nazorg (Idee) (Wat) (Hoe) (Hoe te maken) (Doen) (In stand houden) 9

10 Het Verschil In tegenstelling tot de routinematige wijze van werken (waar alles van te voren al duidelijk is) en de improviserende wijze van werken (waar het gaat zoals het gaat) moet er bij projectmatig werken per project worden nagedacht over het resultaat, de activiteiten en de wijze van plannen en bewaken. Omdat het resultaat bij projectmatig werken onzeker is, moet op regelmatige momenten bekeken worden of en hoe men verder gaat. 10

11 Soms is het.. Project eigenlijk een routine klus. Project ook opgebouwd uit routine én improvisatie werk. Werk dat we uitvoeren zo complex dat we er een project van hadden moeten maken. Project niet opgebouwd uit enkele keurige stappen, maar zit er een cyclische component in. Je bent dan aan het improviseren! 11

12 Opzet project Geplande doorloop (totaal + per stap) Start Wanneer? Realisatie stap Realisatie stap Realisatie stap Benodigde inzet + middelen per realisatie stap Rollen in project: Wie doet/is wat? = Rapportage tussenresultaat + Beslispunten opdrachtgever Welke risico s zijn in dit project relevant? Welke maatregelen vooraf nemen?! Gewenst resultaat Eisen m.b.t. resultaat Overdracht wie, hoe?

13 Dus.. Wat kan de controller/financial doen? U bent niet verantwoordelijk voor de uitvoering van het project, maar men verwacht wel ondersteuning van u. Wat kunt u doen gezien de vorige slides? Waar kunt u mee helpen? Waar kun je op letten? 13

14 Welke financial/controller rol vervult u (nu)? (POLL) A. Policeman? (vooral regels projectuitvoering handhaven) B. Rapporteur (u verzorgt gevraagd en soms ongevraagd projectrapportages) C. Betrokken (u bedenkt/berekent alternatieven voor de projectuitvoering) D. Strong (u ondersteunt projectuitvoering, maar grijpt ook in waar nodig) E. Ben nog geen (project) controller/financial. Welke (combinatie) rol komt het meeste overeen met uw situatie? 14

15 10 beheersings aspecten 1. Scope (omvang) 2. Tijd 3. Capaciteit 4. Geld 5. Organisatie 6. Informatie 7. Kwaliteit 8. Risico 9. Stakeholders 10. Sociale dynamiek Zijn deze aspecten herkenbaar in uw (project)omgeving? Komen uit boek van Guido Fröhlichs. 15

16 Samenvatting: Uw bijdrage aan betere projectcontrol Vooraf! Wat gaat er waarom en hoe gebeuren? (business case!!) Zitten er in het project nog nooit gebruikte methoden, werkwijzen? Vragen stellen over projectorganisatie, betrokkenen, latere gebruikers. Wees alert op veranderingen (scope!) tijdens de projectuitvoering. Continu afweging wat er nog nodig en beschikbaar is aan middelen voor de projectuitvoering. Wat is er in geld uitgedrukt concreet bereikt in de verschillende fasen v h het project? (earned value management) 16

17 Naschrift: enkele methoden Prince 2: Uitvoerig, formeel, gericht op geen beweging zonder papieren onderbouwing. Earned Value Mngt: In geld de voortgang vergelijken met plan en kosten. De Project Management Body of Knowledge (Projectmanagement Kennisverzameling) (PMBOK) ( ) is een internationaal erkende norm (IEEE, ANSI), die de toepassing van kennis, vaardigheden, hulpmiddelen, en technieken behandelt om projectvereisten te realiseren. Projectmatig werken (Grit 2000) beschrijft een projectmethode die als twee druppels water lijkt op die van Twijnstra en Gudde Time boxing: overschrijding geld en/of tijd voorkomen door minder functies. Scrum: De kern van Scrum is een multidisciplinair en zelfsturend team. Samen pakt het team het project op. Iedereen is betrokken bij het plannen, benoemen van blokkades en het verdelen van de taken. Het team wordt geleid door een Scrum Master. 17