In-company Projectmanagement Stichting KOEL

Transcriptie

1 In-company Projectmanagement Stichting KOEL Slotbijeenkomst 4 juni 2013 Loes van Amsterdam [email protected]

2 Wat is een project? Een project is een contract tussen opdrachtgever, projectleider en projectteam voor het leveren van een gedefinieerd resultaat binnen afgesproken tijd, budget en kwaliteitsnormen.

3 Redenen om ergens een project van te maken Redenen: multidisciplinair uniek / eenmalig maximale prestatie complex kostbaar of beperkte middelen belangrijk en gewenst

4 Kenmerken van een project Kenmerken: Teamsamenwerking Resultaat geformuleerd Gefaseerd Reheersing van tijd, geld, kwaliteit, informatie, organisatie Opdrachtgever Begin en eind

5 Het Wij Ik Resultaat Het: - formuleren resultaat - faseren - beheersen - beslissen

6 Wij - Ik Wij: - teamsamenwerking - cultuur - krachtenveld - relatie opdrachtgever Ik: - kernkwaliteiten - leiderschap - persoonlijke groei - commitment

7 Gezamenlijke waarden Wat zijn jullie kernwaarden? Individueel? Gezamenlijk?... Ondernemerschap-> verantwoording Transparantie

8 Definitie van een project Uitdaging / probleemstelling - Aanleiding: intern extern - Doelstelling / missie - Projectresultaat - Afbakening - Effecten - Randvoorwaarden

9 Verwachtingen en eisen SMART doelstellingen Criteria zorgverzekeraar Kaders Stichting KOEL (kwalitatief/kwantitatief) Kaders externe partners

10 Van idee naar project (APDRA) Achtergrond: context, aannames, feitelijke situatie Probleemstelling Doel Resulataat: product, deliverables/haalbaar/afdwingbaar Afbakening: wat valt buiten het project

11 De start: Wat doe je met elkaar om te beginnen? Een collectieve intake: - wat is de vraag, c.q. het (eigenlijke) probleem? - Wat is de geschiedenis ervan? - Waarom is het een probleem? - Wat als het niet wordt opgelost? - Wat is de achterliggende doelstelling? - Welk resultaat willen we opgeleverd krijgen? - Wat valt buiten het project?

12 Kenmerken projectteamleden - inhoudelijk deskundig - primair loyaal aan project - twee bazen aankunnen - zelfstandig kunnen werken - vaardig in samenwerken - projectleider erkennen als pip - kunnen werken in een projectcultuur - (taak)volwassenheid

13 Schatting van tijd in een project O + 4 x W + P / 6 = reeel beeld van schatting O = optimistische W = wenselijke P = Pessimistische 20% - regel: als na 20% van totale projectverloop met 20% overschrijden, grijp dan (drastisch) in

14 Fasering van een project (1) Initiatieffase: Idee, probleem Definitiefase: projecteisen, afbakening, ontwerpeisen, programma Projectstartup: workshop van projectteam, incl. opdrachtgever, met als resultaat het concept projectcontract Contract: definitie project, fasering en activiteitenplan, tijd, geld, kwaliteit, projectorganisatie, informatie, communicatie

15 Fasering van een project (2) Ontwikkelfase: verloop / projectbeheersing, kwaliteit (plan van eisen, cirkel van Deming), communicatie, conflicten project / lijn, energie vasthouden Resultaat: doelstelling is gerealiseerd Nazorgfase: overdracht aan gebruikers, evaluatie (wat ging goed en waarom, wat ging mis en waarom, hoe dragen we over en aan wie), beeindiging project

16 Enkele vuistregels Opdrachtgever is altijd een persoon (niet te hoog of te laag in de organisatie) Project heeft altijd een projectleider. Ook dit is een persoon. Let op kwaliteiten die vereist zijn. Materiedeskundigheid niet altijd een pre. Afweging intern/extern projectleider Projectresultaat altijd goed omschreven zijn (SMART) Benoem de mijlpalen in het project Betrek de opdrachtgever altijd bij wijzigingen in het project Een project zonder Work Breakdown Structuur bestaat niet. Dit is beslisboom met tijdplanning Maak een kritieke pad analyse of vraag projectleider erom Maak bij ieder project krachtenveld analyse Denk aan opstellen van een communicatieplan

17 Afronding, verantwoording, borging Afronding: handel alles af volgens contractuele verplichtingen. Denk aan verkrijgen van decharge. Nazorg: voordat je het project afrondt maak je een nazorgprogramma. De nazorg zelf valt doorgaans buiten het project, of het wordt een nieuw project Evalueer: maak de evaluatie met direct betrokkenen Beeindig het projectteam: evalueer, afspraken over beeindiging activiteiten medewerkers, draag materiaal/middelen over Risico-evaluatie: welke risico s (verwacht of niet) zijn opgetreden Maatregelen: welke waren effectief of niet, waarom Als-dan-plannnen: welke ware nodig, wat werkte, wat niet Welke lessen kunnen we leren uit het verloop van dit project? Eindrapport: projectmanagement heeft een geheugen : maak een rapport met een structuur (bijv. chronologisch, hoofdlijnen, het proces, aspectgericht). Geef conclusies en aanbevelingen voor volgende projecten. Vergeet ook je verantwoording aan de opdrachtgever niet, incl. de financiele verantwoording

18 Reflectie op de training 1. Wat zijn mijn belangrijkste ervaringen uit de cursus? 2. Wat zijn mijn belangrijkste leerpunten? 3. Heeft de cursus mij gebracht wat ik zocht? 4. Wat zou ik nog meer willen? 5. Wat wil je de cursusorganisatie meegeven?