Projectmatig Creëren 2.0. Samenvatting

Transcriptie

1 Projectmatig Creëren 2.0 Samenvatting Auteur: Mark van der Lee Plaats: Delft Datum: 17 januari 2014 Organisatie: Haagsche Hogeschool Delft

2 Inhoudsopgave Projectmatig Creëren Samenvatting... 1 Voorwoord... 3 Inleiding Hoofdstuk 1 t/m Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk De praktijk Literatuurlijst... 13

3 Voorwoord Projectmatig creëren is een boek dat geschreven voor en over projecten. Dit boek houdt zich niet alleen bezig met voor opgestelde formats, stappenplannen en structuren. Het geeft namelijk inzicht en een andere kijk op de projectmanagement van vandaag de dag. Zo blijkt uit het boek, dat het succes van een project niet afhangt van de vooropgestelde procedures en systemen maar meer wordt beïnvloedt door de inspiratie, energie en creativiteit die de teamleden moeten hebben wil het project een groot succes worden.

4 Inleiding In het tweede blok moeten de studenten voor SLB een samenvatting schrijven over het boek genaamd; projectmatig creëren. Dit boek wordt in de wereld van projecten gezien als de bijbel/rode draad waar veel mensen baat bij kunnen hebben. Om de studenten kennis te laten maken met dit boek moeten ze een samenvatting maken over de hoofdstukken 1t/m5, 8 en 18. Deze hoofdstukken kunnen de studenten gebruiken als hulpmiddel bij het 2e project waaraan wordt gewerkt. Zo wordt eerst de essentie van het boek besproken (hoofdstuk 1) tot het maken van afspraken (hoofdstuk 5). In hoofdstuk 8 wordt uitvoerig de planning onder de loep genomen en in hoofdstuk 18 wordt persoonlijk leiderschap besproken met zelfkennis en visie als hoofdpunten.

5 1. Hoofdstuk 1 t/m Hoofdstuk 1 Een project is een tijdelijke werkorganisatie (projectgroep). Deze is gebaseerd op een flexibele inzet van mensen maar ook van de middelen. Het doel wat men wil bereiken met een project is om een concreet resultaat te bereiken binnen scherpe afspraken over tijd, geld en kwaliteit. Deze driehoek; tijd, geld en kwaliteit zijn binnen elke corporatie van groot belang, omdat men ernaar streeft een zo hoog mogelijke winst te behalen. Binnen een project is het belangrijk dat er een optimaal projectmanagement aanwezig is. Volgens het boek projectmatig creëren zijn er daarom vier creatiekrachten aanwezig, die allemaal met elkaar in verband staan. Als dat zo is dan zouden de projectleden niet reactief (conservatief) werken maar juist creërend werken. Hierdoor komt men met innovatieve nieuwe ideeën. Dit is de basis voor het succes. Er zijn vier creatiekrachten: - De voedingskracht (zij-kant)_ Het is namelijk belangrijk dat iedereen in een projectteam streeft naar een kwalitatief goed eindresultaat, als dit niet zo is dan heeft de projectgroep een verkeerde instelling en is dan vrijwel gedoemd te mislukken. - De persoonlijke kracht (ik-kant)_ Het werk dat de projectleden moeten doen moet bijdragen aan de persoonlijke ontwikkeling van de projectleden. - Samenwerkingskracht (wij-kant)_ Het moet een goed samengesteld team zijn, waarbij de werksfeer goed is. Het is belangrijk om te begrijpen dat de projectleider wel een demotiverende rol kan spelen, maar geen motiverende rol. - Vormkracht (wij-kant)_dit zijn de bekende projectmanagement elementen, namelijk de structuur, het systeem en de procedures. De manier waarop de vier creatiekrachten aan elkaar worden gekoppeld bepaalt het karakter van het creatieproces. Er worden hier twee koppelingen onderscheiden: ontwerpen ( top-down ) en ontwikkelen ( bottom-up ).

6 1.2 Hoofdstuk 2 De oorzaak van veel problemen is keuzespanning. Keuzespanning is de spanning die ontstaat wanneer men voor moeilijke keuzes komt te staan en niet de knoop door kan hakken maar de deadline wel nadert. Uit onderzoek blijkt dat veel mensen als klein kind nooit hebben geleerd keuzes te maken. Vaak willen mensen wel keuzes maken, maar hebben ze simpel weg nooit geleerd hoe dat moet. Keuzespanning bestaat uit drie componenten; De betrokkene moet weten wat hij wil; het hebben van een helder beeld. Hij moet de realiteit onder ogen durven zien. Bewust kiezen tussen nu en de toekomst. Het boek beschrijft een kort stappenplan wat men kan volgen om tot een goed gefundeerde keuze te komen, namelijk; Luisteren en horen. Richten en vinden. Kijken en zien. Toetsen en voelen. Kiezen en weten. Volgen en zijn. Het maken van effectieve keuzes heeft een positieve werking op de projectgroep met betrekking tot de motivatie en daardoor de inzet die men geeft. Als een projectleider laat zien dat hij een echte leider is door de keuzes niet uit de weg te gaan wordt hij/zij echt aanschouwd als de leider van de groep. Hierdoor wordt duidelijk hoe belangrijk het is om goed gefundeerde keuzes te maken.

7 1.3 Hoofdstuk 3 Het projectcontract is één van de belangrijkste documenten binnen een project. Het contract beschrijft o.a. de verplichtingen aan elkaar. Het is erg belangrijk dat hier veel tijd aan wordt besteed omdat het uit de praktijk blijkt dat het de tijd die hierin gestoken is zichzelf dubbel en dwars terug verdient. Dit document is het eerste beslisdocument dat tot stand komt binnen een projectgroep. Dit document vormt een uitstekende basis voor een project want, hierin worden niet alleen de eisen beschreven die de projectleider van de projectleden verwacht maar ook de eisen die de projectleden aan de projectleider stellen samen met de verwachtingen die de projectleden hebben beschreven. Hierdoor heeft het projectcontract een psychologische kant en een zakelijke kant. Het wekt vertrouwen en zelfverzekerdheid op binnen de groep. Hierdoor wordt de groep al snel hechter met elkaar zodat ideeën niet worden weggemoffeld maar aandachtig worden gehoord.

8 1.4 Hoofdstuk 4 Een projectdefinitie is nodig om tot een goed gefundeerd en functionerend projectcontract te komen. Als deze er niet is heeft het weinig zin om een projectcontract op te stellen. Deze zou dan meer bestaan uit letters dan daadwerkelijke inhoud, dit omdat de projectleden niet een duidelijk beeld van het project hebben. Dat zou als consequentie voor het project zijn dat er niets uitgevoerd kan worden. De omschrijving van het project en de commitment van de opdrachtgever zijn twee hoofdaspecten van de projectdefinitie. Een goede projectdefinitie genereert dan ook commitment en energie bij alle betrokkenen, en niet alleen maar duidelijkheid. De projectdefinitie kan op twee manieren tot stand komen: De opdrachtgever weet wat hij wilt en door middel van collectieve intake rondt het projectteam eenvoudig de projectdefinitie af. De opdrachtgever weet nog niet zo goed wat hij precies wilt, of wat wel en wat niet mogelijk is. Hierbij worden andere instrumenten erbij geroepen om tot een goede projectdefinitie te komen.

9 1.5 Hoofdstuk 5 De route die een projectgroep uitstippelt wordt ook wel de projectstructuur genoemd. Deze bestaat uit een logische ordening van activiteiten die zichtbaar wordt gemaakt door een planning. Het is echter een middel en geen, hier moet sterk rekening mee worden gehouden. Overstructureren is een valkuil. Ook het te veel concentreren op de output van de structurering is een valkuil. Een evenwicht tussen de twee voorgaande zou een optimale situatie naar voren brengen. Structuur aanbrengen kan met een planning waarin voor alle activiteiten doorlooptijden en afhankelijkheden worden bepaald.

10 2. Hoofdstuk 8 Het mag duidelijk zijn dat projectplanning erg belangrijk is voor het slagen van het project, daarom moet dit gedeelte dan ook goed in elkaar zitten. De organisatie hangt hier dan ook grotendeels van af. De volgende punten zorgen voor een optimale planning: Bepaal de afhankelijkheid tussen de activiteiten Verdeel de activiteiten door/onder teamleden en/of derden Ken mijlpalen toe Schat de bewerkings- en doorlooptijden van de afzonderlijke activiteiten Bereken de geschatte totale doorlooptijd van het gehele project Stem de begin- en einddata van de uit te voeren taken af met de agenda s van de betrokken teamleden Vergelijk de planning met bestaande randvoorwaarden

11 3. Hoofdstuk 18 De basis van persoonlijk leiderschap is het verdiepen van zelfkennis. Hier geldt dan ook de kernvraag wie ben ik en waar ligt mijn kracht?. Wanneer de projectleden een grote kennis van zichzelf heeft en deze naar buiten laat komen kunnen de projectleden elkaar beter begrijpen. Dit zal leiden naar een beter lopend proces aangezien de projectleden met elkaar rekening kunnen houden en/of precies weten wat ze aan elkaar hebben. Als de projectleider zijn werk goed heeft gedaan dan heeft hij de juiste mensen bij elkaar gezocht waardoor de projectleden elkaars waarden gaan inzien. Naast dat mensen reactief gedrag kunnen tonen, kunnen ze ook creatief gedrag tonen. Hiermee wordt bedoeld, dat de persoonlijkheid eerst de signalen van de wereld op zichzelf laten inwerken en op basis daarvan tot een zogenoemde gedragskeuze komt. Creërend gedrag wordt geleid door ieders eigen visie en waarden. Een concept van kernkwaliteiten geeft meer inzicht in diepere lagen van iemands persoonlijkheid. Zo is uit een kernkwadrant af te leiden wat iemands kernkwaliteit is. Tevens blijkt dat aan elke kernkwaliteit een valkuil, een uitdaging en een allergie hangt. Persoonlijk leiderschap draait geheel om het zelfbewustzijn. Als de projectleider zijn zelfbeeld geheel anders is als hoe de projectleden hem zien dan is daar een reden toe waarom ze dat vinden. Als de projectleider niet het zelfbewustzijn heeft dat nodig is, is het van groot belang dat zo snel mogelijk te creëren zodat dat zelfbewustzijn wordt bijgestuurd. Dit zou via zelfonderzoek kunnen.

12 4. De praktijk Persoonlijke ervaringen Op het gebied van projecten heb ik hier op de Haagse Hogeschool. Ik heb gemerkt dat goede communicatie binnen de projectgroep erg belangrijk is. Als de sfeer binnen de groep goed is, is het vaak geen probleem om taken van elkaar over te nemen. Ik vind het projectmatig werken een prettige manier van werken, tenzij er duidelijke doelstellingen voor het project zijn. Voor de project leden geeft de manier van werken rust omdat iedereen weet hoe hij of zij aan de slag moet gaan. Verder is het ook als voorzitter heel nuttig en heb ik er zeker grote voordelen van gehad omdat je weet wat je moet doen en hoe.

13 Literatuurlijst Boek; Projectmatig creëren 2.0