Persoonlijk leiderschap

Transcriptie

1 Persoonlijk leiderschap Best practice over persoonlijk leiderschap Namen: Student Nr.: Klas: Stefan Broekman OOSE R MC N Nick Penninx Arnoud Willemsen Sem Teuwsen Docent: Mascha Klinkert Datum: Versie: 1.0

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Hoofd & deelvragen 2.1. Hoofdvraag 2.2. Deelvragen Wat wordt er verstaan onder persoonlijk leiderschap? Hoe zorg je voor een goede samenwerking in een projectgroep? Hoe kan motivatie worden verhoogd in een projectgroep? Hoe optimaliseer je de productiviteit van een projectgroep? 3. Criteria voor leiderschap 4. Conclusie Literatuurlijst 1

3 1. Inleiding Met alleen leiding geven of motiveren kom je er niet. Want wat heb je eraan als je teamleden hun werk goed doen, maar ze er weinig gevoel bij hebben? Of als je teamleden alles wel goed willen doen, maar het niet kunnen? Een leider moet opdrachten geven en controleren, ondersteunen en stimuleren, luisteren en adviseren, delegeren en evalueren. In hoofdstuk 2 worden de hoofd en deelvragen van dit rapport vermeld, tevens zijn hier de deelvragen uitgewerkt. Een goede leider moet voldoen aan een aantal criteria. Deze criteria zijn beschreven in hoofdstuk 3. Bij vorige projecten hebben wij gemerkt dat het regelmatig nodig is dat iemand als leider optreed. Dit omdat teamleden vaak afdwarrelen of discussies starten om kleine dingen. Dit kan veel tijd innemen. Graag willen wij ons verbeteren als persoonlijk leider zodat wij deze eigenschappen kunnen toepassen binnen toekomstige projecten om de verloop van een project soepeler te laten verlopen. 2

4 2. Hoofd & deelvragen In dit hoofdstuk zullen de hoofd en deelvragen worden beschreven Hoofdvraag Op welke manier kun je persoonlijk leiderschap het beste inzetten voor een goede samenwerking, motivatie en productiviteit van de gehele projectgroep? 2.2. Deelvragen In dit hoofdstuk zullen de deelvragen worden beschreven Wat wordt er verstaan onder persoonlijk leiderschap? Persoonlijk leiderschap houd in dat je jezelf kent en grip hebt op jezelf, je werk, je omgeving en je leven. In bedrijven spreekt men meestal niet van leiders, maar van managers. Management is vooral gericht op de technische aspecten van leiding geven. Leiderschap heeft vooral betrekking op de persoonlijke aspecten, waarbij het er om gaat mensen te beïnvloeden om gedrag en prestaties in een gewenste richting te sturen. Stephen R. Covey wordt door velen gezien als autoriteit op het gebied van management, of zoals hij het zelf noemt, persoonlijk leiderschap. Volgens Covey hebben principes als geloof in eigen kunnen, eerlijkheid, verantwoordelijkheid en samenwerking de overhand. Bedrijven zijn niet langer gebaat bij managementpraktijken, waarin het controleren en kort houden van medewerkers centraal staat. In zijn boek (Covey, 2010) beschrijft hij zeven eigenschappen van een (persoonlijk)leider: 1. Wees proactief a. Proactief zijn houd niet alleen in dat je initiatieven moet nemen maar ook dat je verantwoordelijk bent voor jezelf. Je kan jezelf reactief ( ik kan er nu niets aan doen ) of proactief ( ik kan het ook anders aanpakken ) opstellen. Een voorbeeld zou zijn om een extra vergadering in te roosteren als er veel onbeantwoorde vragen zijn. 2. Begin met het einde voor ogen a. Kort gezegd houd dit in dat je jezelf voor ogen houdt hoe je herinnerd wilt worden. Een quote van Covey daarbij: Je kunt hard werken om hoger op de ladder te komen om aan het einde van je leven te ontdekken dat de ladder tegen de verkeerde muur staat. Door de producten van het einde van een sprint in gedachten te houden kun je terug werken en bepalen welke stappen er nodig zijn om tot dat product te komen. 3

5 3. Belangrijke zaken eerst a. Deze eigenschap gaat simpelweg over timemanagement, in de zin van het effectief omgaan met je tijd. Het is belangrijk dat je niet je gehele sprint vast blijft zitten op slechts een handvol issues. 4. Denk win win a. Covey beschrijft met deze eigenschap zes paradigma's voor menselijke interactie: win win / win lose / lose win / lose lose / win / win win or no deal. Probeer te streven naar een win win situatie, waarbij beide partijen dus voordeel hebben. Wel is het mogelijk om bijvoorbeeld in nieuwe zakenrelaties een keer lose win te gaan. 5. Eerst begrijpen, dan begrepen worden a. De meeste mensen luisteren niet om te begrijpen, maar om een antwoord te kunnen geven. Deze eigenschap gaat dan ook over luistertechnieken, in het boek over empathisch luisteren. M.a.w. het luisteren met de intentie om de ander te begrijpen. Om een ander te kunnen overtuigen dat jou standpunt op een issue beter is moet je eerst hun standpunt kunnen begrijpen. 6. Synergie a. Synergie is een lastig hoofdstuk om te begrijpen (erg abstract). Het betekent dat het geheel groter is dan de som der delen waarbij alle bovenstaande eigenschappen worden toegepast. Om dit te verduidelijken gebruikt Covey een voorbeeld: een stel wilt op vakantie, maar hebben verschillende reisdoelen in gedachten. De man wil graag gaan vissen op een locatie die daar erg geschikt voor is. De vrouw wil naar haar moeder, die ziek is. Door goed naar elkaar te luisteren komen ze tot nieuwe inzichten: de vrouw ziet dat haar man graag iets met het hele gezin wilt doen, de man ziet dat de vrouw voor haar moeder wil zorgen. Door win/win te denken komen ze tot een nieuw plan: een locatie dichtbij de moeder, waar ook een vis locatie in de buurt is. Er wordt dus eerst goed geluisterd naar wat iedereen wilt, vanuit een open houding, waardoor onderliggende ideeën boven water komen. Deze ideeën botsen niet met de initiële voorstellen en zo kan er naar nieuwe oplossingen worden gezocht en wordt de creativiteit aangesproken. 7. Houd de zaag scherp a. Deze eigenschap beschrijft dat het belangrijk is om soms de tijd te nemen om onszelf aan te scherpen, waardoor wij de rest van de tijd effectiever kunnen zijn. Dit kan gaan over fysieke, mentale, sociale/emotionele maar ook spirituele dimensies Hoe zorg je voor een goede samenwerking in een projectgroep? Bij bijna elk project staat samenwerken centraal. Eigenlijk vinden we dat heel vanzelfsprekend, maar hoe zorg je eigenlijk voor een goede samenwerking in een 4

6 projectgroep. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe wij erover denken dat een goede samenwerking gerealiseerd kan worden. Samenwerken in de scrum methode. In een scrum team werken zo n vier tot zeven mensen samen. Er zijn drie verschillende rollen: Product owner: de eigenaar van het product. Organiseert de spintreviews. De scrummaster: zorgt voor het sturen van de groep. Organiseert elke dag de daily stand up en houdt alle voortgang nauwkeurig bij. Ontwikkelteam: een groep ontwikkelaars die ervoor zorgen dat er bij elke sprint een mogelijk verscheepbare producten opgeleverd worden. Wanneer projectleden samenwerken via de scrum methode realiseren zij gedurende een sprint gekozen items. Er wordt bij de scrum methode niet één iemand verantwoordelijk gesteld per item. Alle leden zijn verantwoordelijk voor alle items. Omdat bij de scrum methode juist het hele team aan de slag gaat, voelen zij zich samen verantwoordelijk om te zorgen dat de dingen goed gaan. Samen ervoor zorgen dat het werkt. Dat is samenwerken (Duclos, 2015). Zelfsturend Bij een scrum project is er niet een projectleider. De scrum groep zorgt gezamenlijk voor de manier waarop zij de items gaan maken. Hiervoor vind overleg plaats en maken ze gebruik van elkaars vaardigheden, inzichten en creativiteit. De daily stand up Het team spreekt elke dag ongeveer een kwartiertje over de voortgang. Elke ontwikkelaar vertelt hierin wat hij de dag ervoor heeft gedaan, wat hij vandaag gaat doen en of hij eventueel hulp ergens bij nodig heeft. Op deze manier is iedereen elke dag up to date en blijft iedereen betrokken bij alle werkzaamheden. Beslissingen maken & discussies houden In elk project moeten er ontzettend veel beslissingen genomen worden. Het is van belang dat dit zo snel mogelijk gebeurt, en dat de projectleden niet met hun vragen of twijfels blijven zitten tot de volgende dag, anders dan komt het opleveren van de producten aan het einde van de sprint in gevaar. Door het in de groep gooien van deze besluiten zullen er vaak discussies optreden omdat niet iedereen hetzelfde idee heeft over de oplossing. Het is de taak van een leider om te zorgen dat de discussies constructief blijven en dat er tijdig een beslissing genomen zodat er een goede voortgang in het project blijft. 5

7 Hoe kan motivatie worden verhoogd in een projectgroep? Motivatie binnen een project verschilt per persoon en is voor een deel van aanleg en opvoeding afhankelijk. Omdat opvoeding en genetische aanleg invloed heeft op iemands algemene motivatie niveau kan zelfs een goede leider een persoon niet volledig beïnvloeden op dit gebied. Het ene projectlid is nu eenmaal meer toegewijd aan het behalen van zijn/haar doelen dan de ander, maar voor een ander deel lijkt het werkklimaat een belangrijke invloed te hebben of de motivatie van een projectlid. (Hersey, Blanchard & Johnson, 1996). In dit hoofdstuk wordt duidelijk wat motivatie in een project betekent en hoe goed leiderschap hier een positieve invloed op kan hebben. Wat is motivatie? Motivatie is gericht op het doel dat projectleden het beste uit zichzelf halen om hun doelen te behalen op een zo efficiënt mogelijke wijze. In het algemeen kan je motivatie dus beschrijven als het waarom iemand iets doet. Gemotiveerde mensen kunnen, zoals bleek uit een onderzoek van W. James, hun werk doen op wel 80 90% van hun mogelijkheden. Dit terwijl mensen met een relatief laagdrempelige motivatie op een niveau van ongeveer 20 30% van hun mogelijkheden opereerde (Hersey, Blanchard & Johnson, 1996). Mensen met een lagere motivatie zullen een lagere productiviteit hebben. Het project zal dan minder snel vooruitgang maken. Hoe kan motivatie worden verbeterd? Om te zorgen dat het werkklimaat een positieve invloed heeft op de motivatie van projectleden, en in het bijzonder de projectleden binnen een scrum project, is om te zorgen dat de scrum master een goed idee heeft van uitdagende doelen. Uitdaging Het stellen van uitdagende doelen kan motivatie wekken bij projectleden. Wanneer in de daily stand up goed besproken wordt wat hij/zij als een goede uitdaging ziet stimuleert dit iemand om zijn doel ook te behalen. SMART doelen Vage en vrijblijvende doelen zorgen niet voor gemotiveerde projectleden. Een SMART geformuleerd doel doet dit wel. Terugkoppeling Uit het model van Hersey bleek dat het gebrek aan terugkoppeling over de kwaliteit van geleverd werk er voor zorgt dat mensen minder goed een beeld hebben van hun waarde binnen een project. Het geven van feedback zorgt er voor dat er gesproken is over niet alleen positieve maar ook negatieve onderdelen van de kwaliteit van het opgeleverde werk voor het behalen van een doelstelling. Variatie Wanneer een projectlid vaardig is in het behalen van een specifieke doelstelling is, maar tegelijkertijd onwillig is vanwege het gebrek aan variatie in zijn werk. Is dit een directe aanslag op de motivatie van het projectlid. Dit is op te lossen door als scrum master een nieuwe uitdaging uit te delen. 6

8 Hoe optimaliseer je de productiviteit van een projectgroep? In een projectgroep is het belangrijk dat je productief bezig bent zodat er voortgang met de opdracht gemaakt wordt. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd wat productiviteit is en hoe die geoptimaliseerd kan worden. Wat is productiviteit? Productiviteit is het gebruiken van van tijd om te werken naar de voltooiing van een doel. Hierbij gaat het er dus om dat het werk van nut moet zijn voor het doel. Het kijken van cartoons tijdens het werken is dat dus niet, maar het opzoeken van een bepaalde methode voor een functie van de opdracht wel. Productiviteit is te beschrijven als productiviteit = output / input. Een voorbeeld hiervan is het afhandelen van taken van gelijke grootte. Indien je in één uur vier taken afhandelt heb je een productiviteit van 4. Handel je in het volgende uur echter maar drie taken af, dan is je productiviteit maar 3. Door zicht te houden op je productiviteit zal de sfeer in de projectgroep positiever zijn omdat er dan voortgang geboekt wordt. Een niet productief projectlid zal de andere projectleden zich negatiever tegenover zichzelf vinden. Hoe kun je productiviteit optimaliseren? Productiviteit kan geoptimaliseerd worden door de volgende punten in gedachten te houden en deze te gebruiken tijdens een project. Effectief tijd gebruiken voor een taak Een taak kan wellicht minder tijd kosten door bepaalde dingen anders te doen. Vooraf met de projectgroep een taak bespreken kan er tot leiden dat die taak vloeiender uitgevoerd kan worden en dus minder tijd kost. Gericht energie in een taak stoppen Indien je zoveel energie gebruikt op een taak dat je na die taak niets meer kan betekent dat je een deel van de dag geen werk meer kunt verrichten. Door het gericht gebruiken van je energie kun je de gehele werkdag productief bezig zijn. Jezelf beschermen tegen afleidingen Indien je in een gedeelde ruimte zit kunnen andere projectgroepen je afleiden. Hierdoor verplaatst je concentratie van een taak naar andere dingen. Het bemachtigen van een eigen ruimte voor de projectgroep kan dit verminderen. Indien dit niet mogelijk is dan kan de afleidende projectgroep er wellicht op aangesproken worden. Het gelijktijdig nemen van pauzes kan er voor zorgen dat het aantal afleidingen buiten de pauzes afneemt omdat verschillende projectgroepen dan niet pauze houden terwijl jullie projectgroep net weer bezig is. Jezelf verbeteren Door jezelf behendiger te maken in een vaardigheid kun je sneller werken en meer verrichten. Een voorbeeld hiervan is het verhogen van je type snelheid. Zo zou je door sneller te typen kun je een stuk documentatie eerder af kunnen ronden. 7

9 Waarde van een taak goed inschatten Een taak waarvan jijzelf denkt dat die waardevol is, is die wellicht niet voor de opdracht van de projectgroep. Het werkt dan averechts om daar veel tijd in te stoppen. Door de taken vooraf met de projectgroep te bespreken kunnen de taken op waarde geschat worden en kunnen minder waardevolle taken uitgesteld of geschrapt worden. Een voorbeeld hiervan is een robot een deuntje laten afspelen terwijl de robot nog niet de nodige code heeft om te bewegen. De gegeven mogelijkheden zijn niet alleen nuttig voor jezelf, maar kun je ook op projectleden toepassen. Indien een projectlid zelf niet inziet dat er verbeteringen mogelijk zijn dan kunnen deze, met respect, toegelicht worden. Door een projectlid op de bovenstaande punten te wijzen kan het projectlid groeien in zijn of haar ontwikkeling en gaat de projectgroep erop vooruit. 8

10 3. Criteria voor leiderschap Uit de voorgaande hoofdstukken kunnen de volgende criteria worden samengevat waaraan een persoonlijk leider moet voldoen. Een goede leider zal aan veel van deze criteria moeten voldoen. 1. Motiveren en inspireren Leiders zijn bekwaam in het motiveren en inspireren van een projectgroep. Motivatie en inspiratie zorgt er voor dat projectleden een positievere invloed uitoefenen op de voortgang van het project. 2. Controle over de groep houden Een leider moet controle houden over de mensen waarmee hij/zij werkt en negatief gedrag snel en correct aan de kaak stellen 3. Voorbeeldfunctie Leiders hebben een belangrijke functie en moeten daarin het goede voorbeeld geven voor de mensen die onder hun werken. 4. Integriteit Iemand kunnen vertrouwen is waarschijnlijk de belangrijkste eis van een werknemer als het gaat om zijn werkgever. Als een werknemer je iets in vertrouwen vertelt kun je dat als werkgever niet aan anderen vertellen. Maar vertrouwen is niet alleen geheimen bewaren, je moet ook waarmaken wat je belooft te doen. 5. Betrokkenheid Een goede leider is betrokken bij zijn werknemers. Dit betekent dat je goed contact hebt met je team, maar dat je op de juiste momenten ook als leider optreedt. Je bent in staat om niet alleen interesse te tonen in het werk maar ook in de privésituatie van je werknemers. 6. Authenticiteit Authenticiteit is belangrijk. Een goede leider is zichzelf en kan zijn/haar visie 7. Resultaat gericht Leiders zijn er om resultaten te realiseren en prestaties te verbeteren. Dit vraagt om resultaat en actiegerichtheid. Het is van belang dat leiders de regie nemen. 8. Sociale vaardigheden Communiceren met de projectgroep is van groot belang voor een goede samenwerking. 9

11 4. Conclusie Een persoon is bekwaam in persoonlijk leiderschap als hij of zij kan voldoen aan de gestelde criteria. Deze persoon kan dan een projectgroep goed leiden en ervoor zorgen dat de motivatie en productiviteit hoog blijft. Dit zal zorgen voor een prettige omgeving voor zowel ontwikkelaar als opdrachtgever. 10

12 Literatuurlijst Covey S.R. (2010). De zeven eigenschappen van effectief leiderschap. Duclos, G. (2015, 25 augustus). Werken in een scrum team: Samenwerken [deel 2]. Geraadpleegd op 21 maart 2016 van bij valori/werken in een scrum team samenwerken deel 2 Ipma Nederland (2011). Leiderschapsstijlen volgens Hersey Blanchard. Geraadpleegd op 21 maart 2016 van volgens hersey blanchard Gramsbergen Y. H., Deveer, M.A.J., Leezenberg, M.H. (2010). P ersoonlijke kwaliteit inzicht oefening en ontwikkeling van competenties. Groningen: Wolters Noordhoff[1] Hersey, P. (2014). Situationeel Leidinggeven. Managementsite.nl (z.d.). Leiderschap. Geraadpleegd op 21 maart 2016 van 11