Persoonlijk Actieplan voor Ontwikkeling

Transcriptie

1 PAPI PAPI Coachingsrapport Persoonlijk Actieplan voor Ontwikkeling Alle rechten voorbehouden Cubiks Intellectual Property Limited De inhoud van dit document is relevant op de afnamedatum en bevat geen enkele vorm van verplichting of aanbeveling door Cubiks.

2 Inhoudsopgave 1 Introductie 2 Toelichting op de Coachingsrapportage 3 Het maken van een Actieplan voor Ontwikkeling 3.1 WAT Ontwikkelpunten 3.2 VOORDELEN Is het de moeite waard? 3.3 HOE Acties / Taken / Projecten 3.4 WANNEER Start / Einde 3.5 WIE Ondersteuning / Hulp / Toestemming 3.6 COMMITMENT - Gaat het lukken? 4 Personal development action plan 4.1 Persoonlijk Actieplan voor Ontwikkeling - voorbeeld 4.2 Persoonlijk Actieplan voor Ontwikkeling - opzet Alle rechten voorbehouden Cubiks Intellectual Property Limited

3 1 Introductie Dit Actieplan kan je gebruiken in combinatie met je PAPI Coachingsrapport. Dit document helpt je om de informatie in het Coachingsrapport constructief te gebruiken, om de uitkomsten van het Coachingsrapport te structureren en om een Actieplan voor ontwikkeling op te stellen. De inhoud van het Coachingsrapport is gebaseerd op de antwoorden die je hebt gegeven op de PAPI-vragenlijst, waarmee jij je typische voorkeuren en gedrag in de werksituatie hebt beschreven. Op basis van je antwoorden worden mogelijke sterke punten en ontwikkelpunten meegegeven en worden suggesties gedaan voor acties die je zou kunnen ondernemen. Het is belangrijk om je te realiseren dat bepaalde delen van het rapport meer op jou en op je functie van toepassing zullen zijn dan andere. Het Coachingsrapport biedt suggesties om je te helpen focussen op specifieke voorkeuren of gedrag. Omdat het Coachingsrapport is gebaseerd op je antwoorden op de PAPI, geeft het jouw eigen perceptie van je voorkeuren en gedrag weer en vertegenwoordigt het niet per se hoe anderen jou zouden beschrijven. Je voorkeuren en gedrag, en daarmee je mogelijke sterke punten, ontwikkelpunten en de voorgestelde acties, kunnen over tijd veranderen en beïnvloed worden door jouw rollen en persoonlijke omstandigheden. Als het meer dan een jaar geleden is dat je de vragenlijst hebt ingevuld, kan de relevantie van het Coachingsrapport daarom afgenomen zijn. Let op: de PAPI vragenlijst meet geen capaciteiten of bekwaamheden. Het Coachingsrapport genereert hypotheses over je werkstijl en de mogelijke effecten daarvan, maar het geeft geen informatie over hoe effectief of bekwaam je bent. Je effectiviteit wordt beïnvloed door de interactie tussen je persoonlijke eigenschappen en andere factoren, zoals je vaardigheden, de vereisten binnen je functie en de cultuur van de organisatie waarvan jij deel uitmaakt. Alle rechten voorbehouden Cubiks Intellectual Property Limited

4 2 Toelichting op het PAPI Coachingsrapport In het rapport wordt van elke PAPI-schaal de volgende informatie gegeven (zie ook het onderstaande voorbeeld): De naam van de PAPI-schaal. Een grafische indicatie van het gebied waarin je op deze schaal valt. Om de betekenis te verhelderen is aan weerszijden van de schaal een beschrijving gegeven van de betekenis van de uiteinden van de schaal. Je potentiële kwaliteiten op dit gebied. Deze gaan in op de manier waarop jouw weergegeven voorkeuren in de werkcontext een positieve uitwerking kunnen hebben. Je potentiële ontwikkelpunten met betrekking tot deze schaal. Hier wordt ingegaan op de mogelijke manieren waarop jouw weergegeven voorkeuren je kunnen belemmeren om in je werk je best mogelijke prestaties neer te zetten. Ontwikkeltips voor het individu. Er worden acties voorgesteld die je kan ondernemen om jezelf te ontwikkelen binnen het gebied dat wordt gemeten door de betreffende PAPI-schaal. Tips voor de manager / coach. Er worden manieren geschetst waarop iemand die jou in je ontwikkeling ondersteunt je kan aanmoedigen om je op dit gebied te ontwikkelen Aandacht voor details (voorbeeld) Bredere kijk Gericht op details Potentiële kwaliteiten Potentiële ontwikkelpunten Veel aandacht voor details. Precisie en accuratesse. Werk dat opgeleverd wordt, is foutloos. Te veel tijd besteden aan het bekijken van de details. Terughoudend in het sluiten van compromissen met mensen die, vanwege gebrek aan tijd of middelen, een lager kwaliteitsniveau accepteren. Tips voor de manager / coach Ontwikkeltips voor het individu Ga na in welke situaties precisie en accuratesse het meest waardevol zijn voor de organisatie. Welke taken zou iemand met deze kwaliteit kunnen uitvoeren? Bevindt ze zich op een punt in haar loopbaan waar ze de details in bepaalde situaties moet loslaten? Daag jezelf uit om te herkennen wanneer de kwaliteit van werk hoog genoeg is. Wanneer is het goed voor het doel dat het dient? Kan je een taak voor een deel uitvoeren en de details aan anderen delegeren? Welke invloed hebben jouw hoge eisen op je eigen werkdruk? Welke invloed kan jouw perfectionistische benadering hebben op je collega s? Alle rechten voorbehouden Cubiks Intellectual Property Limited

5 3 Het maken van een Actieplan voor Ontwikkeling De laatste twee hoofdstukken samen vormen een soort handleiding voor het opstellen van je Persoonlijke Actieplan voor Ontwikkeling. Het doel van dit hoofdstuk is om je te helpen je gedachten te ordenen en te bepalen welke ontwikkelpunten prioriteit krijgen en welke acties je kan ondernemen. De volgende onderdelen zullen je helpen in die overweging. Het laatste hoofdstuk bevat een voorbeeld en een opzet voor het maken van je Persoonlijke Actieplan voor Ontwikkeling. 3.1 WAT - Ontwikkelpunten Lees je Coachingsrapport en bepaal op welke twee of drie punten je gedrag niet goed past bij je functie of de rol die jij vervult. Op welke gebieden zou het echt voordelen kunnen opleveren om er tijd en energie in te steken en ze aan te pakken? Zijn er ook onderdelen waar je huidige gedrag juist goed past bij wat er van jou, in je huidige rol, wordt gevraagd? Naast het werken aan ontwikkelpunten kan het nuttig zijn om je kwaliteiten verder te benutten en te ontwikkelen. Het is van belang dat je realistisch kijkt naar de mogelijkheden om bepaald gedrag aan te pakken en te ontwikkelen. Is het gedrag dat je hebt geïdentificeerd als belangrijk punt voor ontwikkeling ook echt te veranderen? Wees realistisch met betrekking tot de mogelijkheden voor ontwikkeling en wat je kan bereiken. Als je erin slaagt om een verandering door te voeren die in je werk ook echt voordelen oplevert, is het zeker de moeite waard om te doen. Kan je specifiek beschrijven welke aspecten je wilt ontwikkelen? Het inplannen van acties om ontwikkeling teweeg te brengen is een stuk gemakkelijker wanneer duidelijk is waar precies de focus moet liggen. Denk erover na wat je wilt bereiken. Hoe wil je dat je gedrag er uiteindelijk uit ziet? Welke veranderingen verwacht je te zien? Hoe kan je bepalen wanneer je jouw doel hebt bereikt? Je kan overwegen om de punten waaraan je wilt gaan werken te overleggen met je manager. Wanneer je hebt bepaald welke ontwikkelpunten jij in je Actieplan voor Ontwikkeling wilt meenemen is de volgende stap het overwegen van de acties die op korte termijn een duidelijk resultaat zullen opleveren en de stappen die meer tijd en moeite vergen voordat je echt een resultaat zal zien. Dit kan je helpen om de prioriteit te bepalen van de acties die je gaat uitvoeren om uiteindelijk je doelen te bereiken (op de korte, middellange en lange termijn). 3.2 VOORDELEN Is het de moeite waard? Bij het bepalen van de ontwikkelpunten waaraan je wilt gaan werken, kan je de voordelen die het jou persoonlijk zal opleveren als belangrijk criterium hanteren. Neem ook in je overweging mee hoe de veranderingen in je gedrag in het voordeel van je organisatie kunnen werken. Kies uiteindelijk voor die punten die de meeste voordelen opleveren en die je ook daadwerkelijk interessant vindt. Zijn de voordelen groot genoeg voor je om je echt toe te leggen op het veranderen van je gedrag? Zo niet, denk dan nog eens na over de ontwikkelpunten die je hebt gekozen. Alle rechten voorbehouden Cubiks Intellectual Property Limited

6 3.3 HOE Acties / Taken / Projecten Bekijk de verschillende acties of activiteiten stuk voor stuk. Hoe ga je dit gedrag ontwikkelen? Bekijk de ontwikkeltips in de Coachingsrapportage. Zitten er tips bij die jou aanspreken of waarvan je denkt dat ze jou in de praktijk gaan helpen om specifiek gedrag te ontwikkelen? Denk na over andere mogelijkheden om jezelf binnen de gekozen gebieden te ontwikkelen: Zijn er projecten waarbij je betrokken kan raken om je te ontwikkelen? s er een collega waarbij je het gedrag kan observeren dat je graag wilt ontwikkelen? Is er iemand die jou op dit gebied zou kunnen coachen of begeleiden? Zijn de acties die je hebt gekozen realistisch? Zijn er ook daadwerkelijk mogelijkheden om de acties uit te voeren? 3.4 WANNEER Start / Einde Bepaal van elke actie of activiteit een tijdsduur of deadline. Bij activiteiten die een lange duur of een deadline ver vooruit hebben, is het handig om momenten in te bouwen om stil te staan bij de voortgang. Dit kan ook helpen om ervoor te zorgen dat je gemotiveerd blijft en dat je aandacht op de ontwikkelpunten gericht blijft. 3.5 WIE Ondersteuning / Hulp / Toestemming Bedenk welke ondersteuning je nodig zal hebben en wie je die ondersteuning kan bieden. Is er een collega die jou kan helpen door je aan te moedigen door je geregeld vragen te stellen over de voortgang en de vooruitgang in je ontwikkeling? Kan deze collega jou ook helpen wanneer zich in die ontwikkeling uitdagingen of problemen voordoen? Zijn er mensen die bij dit proces betrokken moeten worden om jou in staat te stellen om je doelstellingen te halen? Heb je bijvoorbeeld toestemming nodig om bij bepaalde projecten betrokken te kunnen raken? Wordt je manager of iemand anders betrokken bij het bespreken of beoordelen van de voortgang of vooruitgang die je boekt? 3.6 COMMITMENT Gaat het lukken? Geef op een schaal van 0 (weinig toewijding / commitment) tot 5 (veel toewijding / commitment) aan hoe toegewijd je bent om de acties te gaan ondernemen die nodig zijn voor het ontwikkelen van de verschillende ontwikkelpunten die je in jouw plan hebt opgenomen. Indien je commitment laag is, kan je je afvragen of je de juiste ontwikkelpunten hebt gekozen. Is het mogelijk om veranderingen in je plan aan te brengen om je commitment te verhogen? Alle rechten voorbehouden Cubiks Intellectual Property Limited

7 Persoonlijk Actieplan voor Ontwikkeling 4 Persoonlijk Actieplan voor Ontwikkeling - voorbeeld VOORDELEN Is het HOE Acties / Taken / Prioriteit WAT Ontwikkelpunt de moeite waard? Projecten WANNEER Start/Einde WIE Ondersteuning /Hulp / Toestemming 1 Ik moet beter begrijpen wie in mijn organisatie de beslissers zijn, zodat ik meer steun kan krijgen voor de producten die ik ontwikkel. Ik zal beter begrijpen hoe de politiek binnen de organisatie werkt. Ook zal ik meer weten over wie de belangrijke beslissers zijn en hoe zij graag werken. Deze zaken zullen mij in staat stellen om ideeën naar voren te brengen waarvan het waarschijnlijker is dat ze goedgekeurd worden op een dusdanige manier dat de kans groter is dat ze in de smaak vallen bij belangrijke beslissers. Met mijn manager bespreken wie er invloedrijk is binnen de organisatie en wat hun voorkeuren zijn met betrekking tot producten en werkmethodes. Dit met Frank bespreken want hij lijkt goed contact te hebben met beslissers en heeft een aantal ideeën goed bij hen over de bühne gekregen. Zijn gedrag in contact met beslissers observeren (hoe gedraagt hij zich en waarover praat hij). Bevindingen met Frank bespreken. Proberen een uitnodiging te krijgen voor een vergadering waarin de beslissingen over producten worden genomen. Dit ga ik doen door het met mijn manager te bespreken en goed op te letten of er een vergadering aankomt. Vervolgens zal ik met de juiste mensen contact opnemen om informatie over de vergadering te krijgen. Uiterlijk 28 juni heb ik een afspraak met mijn manager om beter inzicht te krijgen in wie de belangrijke beslissers zijn. Tussen 28 juni en 19 juli observeer ik het gedrag van Frank in contact met beslissers. In de week daarna bespreek ik mijn bevindingen met hem. Uiterlijk 1 september heb ik om een uitnodiging gevraagd om een vergadering met belangrijke beslissers bij te wonen. De maandelijkse nieuwsbrief (die ik via de mail krijg) lezen. Ik heb mijn manager nodig om met me te bespreken wie in deze organisatie belangrijke beslissers zijn. Ik heb zijn hulp ook nodig om een uitnodiging te krijgen voor de vergadering met belangrijke beslissers. Het is van belang dat Frank me wil ondersteunen en dat hij het goed vindt als ik zijn gedrag in contact met belangrijke beslissers observeer. Interne nieuwsbrieven lezen en op de hoogte blijven.

8 Persoonlijk Actieplan voor Ontwikkeling Prioriteit WAT Ontwikkelpunt VOORDELEN Is het de moeite waard? HOE Acties / Taken / Projecten WANNEER Start/Einde WIE Ondersteuning /Hulp / Toestemming 2 3 Ik moet een actievere bijdrage leveren en meer betrokkenheid tonen in teamvergaderingen door mijn mening te geven en bij te dragen wanneer mijn kennis relevant is. Ik moet minder tijd besteden aan de details binnen een project. Anderen raken op de hoogte van mijn meningen en ideeën en ik lever een waardevollere bijdrage aan het team. Anderen weten daardoor ook beter welke kennis ik heb, waardoor ofwel ik de kennis in het team vergroot, ofwel duidelijk wordt dat ik mijn kennis moet vergroten. Ik zou taken sneller kunnen afronden en meer tijd kunnen besteden aan andere projecten. Het wordt gemakkelijker om deadlines te halen zonder extra uren te werken om documenten herhaaldelijk op fouten te kunnen controleren. Mezelf ten doel stellen om in de aankomende drie vergaderingen twee keer een goede bijdrage te leveren. Ik zal Marion vragen om me hierbij te helpen, bijvoorbeeld door me tijdens de vergadering vragen te stellen of onderwerpen aan te snijden waarover ik me zeker voel. Daarna zal ik Marion om feedback vragen. De agenda voor de vergadering van tevoren inzien, zodat ik me op de te bespreken punten kan voorbereiden. Het gedetailleerde werk van twee van de aankomende vier projecten aan een ander overdragen. Vervolgens niet zelf nog eens controleren. Voor projecten waar ik wel op details moet letten stel ik daarvoor een tijdslimiet vast. Daarna moet ik verder met iets anders. Ik overleg met Joep hoeveel tijd hij daaraan besteedt en vraag hem om het me te zeggen als de tijd verstreken is. De volgende teamvergadering is op 29 juni. Uiterlijk donderdag 25 juni zal ik Marion om ondersteuning vragen en zorgen dat ik de agendapunten heb, zodat ik me kan voorbereiden op de punten die ik wil bespreken. Uiterlijk de dag na de vergadering plan ik met Marion in om deze na te bespreken. Deze procedure geldt voor de aankomende zes maanden. Van twee van de vier aankomende projecten delegeer ik het gedetailleerde werk aan een ander. Voordat ik aan het gedetailleerde werk van de andere twee van de aankomende vier projecten begin, zal ik Joep vragen om hiervoor een geschikte tijdsinvestering te bepalen. Ik moet me ervan verzekeren dat Marion me wil ondersteunen. Ik heb ook de hulp van mijn team nodig om ervoor te zorgen dat de agenda van tevoren beschikbaar is. Om het gedetailleerde werk te kunnen delegeren heb ik de ondersteuning van mijn manager en mijn andere teamleden nodig. Ik heb advies van Joep nodig om te bepalen wat een geschikte tijdsinvestering is voor het besteden van aandacht aan de details van een project.

9 Persoonlijk Actieplan voor Ontwikkeling 4 Persoonlijk Actieplan voor Ontwikkeling - opzet Prioriteit WAT Ontwikkelpunt VOORDELEN Is het de moeite waard? HOE Acties / Taken / Projecten WANNEER Start/Einde WIE Ondersteuning /Hulp / Toestemming

10 Persoonlijk Actieplan voor Ontwikkeling Prioriteit WAT Ontwikkelpunt VOORDELEN Is het de moeite waard? HOE Acties / Taken / Projecten WANNEER Start/Einde WIE Ondersteuning /Hulp / Toestemming