Project Ouder wordende Cliënt

Transcriptie

1 Project Ouder wordende Cliënt Tips en wenken voor verbeterteams ter voorbereiding op de start van het project Ouder wordende cliënt & Opdrachten voor de eerste bijeenkomst van 22 mei in Utrecht Inclusief een format voor een verbeterplan

2 0. Een goede voorbereiding is het halve werk Heel hartelijk welkom bij het leernetwerk Ouder wordende cliënt in de gehandicaptensector! In dit leernetwerk gaan jullie werken aan concrete verbeteringen in de dagelijkse praktijk in de zorg en ondersteuning aan de ouder wordende cliënt en in zijn of haar leefomgeving. Ervaringen uit de eerdere trajecten leren dat het belangrijk is goed voorbereid van start te gaan. Daarom hebben we een aantal tips en wenken voor jullie beschreven. Die vinden jullie in deze notitie. Daarnaast vinden jullie handige formats die je kunt gebruiken. Tenslotte staan er 2 opdrachten ter voorbereiding op de bijeenkomst van 22 mei. Je kunt alles vinden onder: 1. Projectorganisatie 1.1 Belangrijke rol voor de projectleider 1.2 Stel een goed team samen 1.3 Zorg voor faciliteiten 1.4 Betrek cliënten 1.5 Koester je collega s 2. Werken met het verbeterteam 3. Wel of geen kick-off? 4. Handige formats o Verbeterplan o Verbeterteam o Overlegmomenten o Betrokkenheid cliënten 5. Opdrachten eerste bijeenkomst 22 mei 6. Bijlage kick-off Namens het projectteam Ouder wordende cliënt, Jannie Oskam, Projectleider Marjolein van Vliet, Projectmedewerker

3 1. Projectorganisatie 1.1 Belangrijke rol voor de projectleider De projectleider is het boegbeeld van het project. Hij of zij is de stimulator, coördinator en bewaker van de voortgang. De verwachting is dat de dagelijkse leiding over het verbeterproject een paar uur per week kost. De projectleider is verantwoordelijk voor de voortgang en te behalen resultaten. Hij of zij stuurt het verbeterteam aan en bespreekt de voortgang met de interne opdrachtgever. 1.2 Stel een goed team samen Het verbeterteam is altijd multidisciplinair. Hoe het team er precies uitziet, kan per onderwerp en per organisatie wisselen. In principe maken de volgende disciplines deel uit van het kernteam: gedragsdeskundigen, teamleider of manager, persoonlijk begeleider. Afhankelijk van het onderwerp kan het team vast of op afroep uitgebreid worden met bijvoorbeeld: arts of verpleegkundige (pijler gezondheid en vitaliteit), activiteitenbegeleider (pijler goede oude dag), medewerker facilitaire dienst (pijler passende omgeving), kwaliteitsfunctionaris, PR functionaris. De persoonlijk begeleider en teamleider of manager hebben een tweeledige functie: Vertalen van de verbetermogelijkheden naar de dagelijkse praktijk (toetsen op haalbaarheid), Zij zijn ambassadeur voor de overige leden van het pilotteam (collega s meekrijgen). 1.3 Zorg voor faciliteiten Leden van het verbeterteam moeten gefaciliteerd worden om hun werkzaamheden voor het team te kunnen doen. Denk aan het bijwonen van verbeterteam overleggen, werkzaamheden die daaruit voortvloeien, collega s informeren, aanwezig zijn op de bijeenkomsten in Utrecht, secretariële ondersteuning, mogelijkheden voor PR et cetera. Maak hierover goede afspraken met zowel de interne opdrachtgever als met de teamleden zelf! 1.4 Betrek cliënten Om de zorg rond oudere cliënten merkbaar te kunnen verbeteren moet je weten hoe cliënten de zorg ervaren, welk effect dit heeft op de kwaliteit van hun bestaan en welk belang de cliënt daaraan hecht. Daarom moet de inbreng van cliënten gewaarborgd zijn in het verbeterteam. Zie hiernaast voorbeelden hoe je de inbreng van cliënten kunt organiseren. Hoe kun je de inbreng van cliënten organiseren? In huiskameroverleggen in een verzorgingshuis is meermalen gevraagd naar wensen en bevindingen van bewoners rondom het verbeterthema. In een verpleeghuis is bij de start van een verbetertraject familie bijeen geroepen. Aan hen zijn stellingen voorgelegd en deze zijn besproken. Dit leverde bij de start van het traject nuttige informatie en betrokken familie op. In het verbeterteam in een verzorgingshuis zat een lid van de cliëntenraad. De cliëntenraad zat niet in het verbeterteam, maar werd wel doorlopend geïnformeerd en geconsulteerd over de voortgang van het traject. Bewoners van een gehandicaptenzorgorganisatie zijn in het verbetertraject meermalen geïnterviewd, waarbij de interviewvorm telkens werd aangepast aan hun manier en niveau van communiceren.

4 1.5 Koester je collega s De verbeteringen worden door het verbeterteam getrokken maar er zijn natuurlijk altijd meer mensen bij betrokken, bijvoorbeeld van de locatie waar de verbetering wordt uitgevoerd. Collega s hebben dan een belangrijke rol bij het daadwerkelijk realiseren van de doelen van het verbeterplan. Betrek hen vanaf het begin bij het verbeterplan en de uitvoering daarvan. Ten eerste hebben zij goede vragen en ideeën. Ten tweede begin je niets zonder hun inbreng en betrokkenheid. Koester je collega s. 2. Werken met het verbeterteam Het verbeterteam kan bestaan uit mensen die niet vaak met elkaar samenwerken. Als mensen elkaar wel kennen zullen ze misschien in een nieuwe verhouding tot elkaar komen te staan. Zo kan de verhouding tussen een begeleider en een gedragskundige op de werkvloer anders zijn dan wanneer zij samen in het verbeterteam zitten. Zorg er voor dat je vóór de eerste bijeenkomst van het project al een keer met het verbeterteam bijeen bent geweest. Agendapunten voor de eerste bijeenkomst kunnen zijn: 1. Doel van het verbeterteam en project ouder wordende cliënt 2. Kennismaking onderling: a. Waarom ben je betrokken bij dit project? Zit je erin vanuit intrinsieke motivatie of ben je gestuurd door je leidinggevende? b. Wat zou je graag bereikt willen hebben over een jaar? c. Wat kan je daar zelf aan bijdragen? Een goede manier om dit te doen is door iedereen voor zichzelf de antwoorden op de drie vragen op te laten schrijven en vervolgens hardop voor te lezen. Met deze oefening vergroot je commitment van medewerkers en maak je direct inzichtelijk wat iemand voor het project kan betekenen. Misschien is iemand hartstikke creatief en vindt deze persoon het leuk om een nieuwsbrief te maken. Een extra impuls geeft het wanneer ook een hogere manager (locatiemanager, directeur) dit doet. 3. Bespreken van de resultaten uit de Quick Scan. 4. Opstellen verbeterplan en planning (zie handige formats bij 4). 5. Organiseren van de inbreng van cliënten in het verbeterteam. 6. Brainstormen over het betrekken van collega s. 7. Nadenken over een kick-off (zie volgende pagina).

5 3. Wel of geen kick-off? Het is belangrijk om je vanaf het begin af te vragen: wel of geen kick-off om de start te markeren? Mogelijke doelen van een kick-off zijn: De start van het verbeterproject een feestelijke tint te geven wat erg motiverend werkt voor de leden van het verbeterteam. Aandacht vragen voor de problematiek waar je aan wilt gaan werken. Alle betrokkenen te informeren over het verbeterplan, wanneer welke resultaten te verwachten zijn en welke bijdrage iedereen kan leveren. Deelnemers aan de kick-off al direct aan het werk zetten waardoor je als team sterker komt te staan en mensen enthousiast worden (zie het kader voor suggesties). Het is een mooie aanleiding om te communiceren waar de instelling aan werkt om later de resultaten van het project gemakkelijker verspreid te krijgen. Bevorderen dat het onderwerp op de agenda van het MT komt. Cliënten en familie te betrekken. Een goede kick-off maakt het project beter en helpt om later de resultaten te verspreiden. Een kick-off wordt vaak vergeten dus denk er goed over na. Hoe betrek ik mensen bij het verbeterproject tijdens een kick off? Een logo of beeldmerk verzinnen voor het project T-Shirts laten bedrukken met de slogan of een opschrift Stellingen verzinnen en deze bespreken in kleinere groepen

6 4. Handige formats Slogan beeldmerk of logo Verbeterplan Onderwerp Doel en gewenste resultaten o Ons doel is om te verbeteren. o Onze subdoelen daarbij zijn o Concreet willen we aan het einde van het project bereikt hebben o We meten of we ons doel bereikt hebben door.. Werkwijze Redeneer van uit de subdoelen, wat moet je doen om deze te bereiken? Planning inclusief mijlpalen Collega s koesteren Borgen van resultaten Hoe je kunt borgen is onderwerp van gesprek op de bijeenkomst voor projectleiders en interne opdrachtgevers Verspreiden van resultaten Intervisievragen

7 Voor- en achternaam Functie Verbeterteam (kernteam en leden op afroep) Taken en Verantwoordelijkheid (in het Verbeterteam) Tel. en aanwezigheid Mail deze gegevens naar Chris Goedhart Overlegmomenten Overleg met Frequentie en duur Locatie Verantwoordelijk voor agenda Notulen Hoe vormgeven? Betrokkenheid cliënten Voordelen (van deze methode) Nadelen (van deze methode)

8 5. Voorbereiding op de eerste bijeenkomst op 22 mei in Utrecht Al tijdens de eerste bijeenkomst op 22 mei gaat ieder verbeterteam aan het werk met het eigen verbeterplan. We noemen het intervisie, met en van elkaar leren. Dat gebeurt in subgroepen. Eerst presenteert elk team kort het eigen concept verbeterplan; gebruik daarvoor het handige format! Daarbij heeft elk verbeterteam de gelegenheid intervisievragen te stellen. Opdracht 1: Maak een (concept) verbeterplan met behulp van het handige format. Daaraan vooraf gaan we kennis maken. Dit is belangrijk, want gedurende het traject kom je elkaar tegen op de community, de georganiseerde bijeenkomsten en je gaat een werkbezoek afleggen aan een van de collega organisaties. Elk verbeterteam presenteert zich met een poster. De posters worden gemaakt met de tekst die jullie aanleveren. Opdracht 2: lever voor 17 mei de tekst aan voor de poster! Wie zijn we? Wat is onze slogan? Wat willen we bereiken? Waar zijn we trots op? Wat is onze belangrijkste vraag? Poster Mail je tekst naar Chris Goedhart Succes! Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Jannie Oskam Projectleider Ouder wordende cliënt Gehandicaptensector Tel: E: Voor organisatorische vragen kun je contact opnemen met: Chris Goedhart Projectmedewerker Ouder wordende cliënt Gehandicaptensector Tel E:

9 6. Bijlage Kick-off Vraag Wat is de Aanleiding? Wat is het doel/de doelen? Voor wie? (doelgroep) Antwoord Kick-off Wat gaan we doen? Wanneer gaan we het doen? Hoe? (planning van activiteiten, wie doet wat, voor wanneer? Activiteiten Door wie? Datum gereed Hoe doen we de communicatie? Hoeveel kost het? Overige punten