*** KWALITEITSDOCUMENT KINDEROPVANG SNOOPY ***

Transcriptie

1 Titel: Overlegvormen *** KWALITEITSDOCUMENT KINDEROPVANG SNOOPY *** Document code: 5.25 Soort document: Procedure Aantal pagina s: 12 (incl. bijlagen van 8 pag.) Aantal bijlagen: 8 Status: Vastgesteld Actie: Vervang vorige versie Datum: Mei 2015 Eigenaar: Kwaliteitscommissie Evaluatie & actualisatie datum: Mei 2017 Agenda(punten) In de Kwaliteitsmap worden blanco standaard agenda s bewaard. Alle teamleden kunnen hierop punten noteren die zij op de vergadering bespreekbaar willen maken. Vijf dagen voor aanvang van de vergadering neemt de voorzitter de agenda uit de map en filtert de agendapunten. Sommige onderwerpen kunnen mogelijk beter aan de orde komen in een ander overleg. De definitieve vergaderpunten verwerkt de voorzitter in de agenda. De agenda wordt een aantal dagen voor de vergadering uitgedeeld indien hierop punten staan waarvoor voorbereiding nodig is om tot een goede vergadering en besluitvorming te komen. In andere gevallen deelt de voorzitter de agenda uit bij aanvang van de vergadering. Agendapunten die tijdens de vergadering worden bedacht, worden in eerste instantie overgeslagen. Indien er tijd over is kunnen de extra agendapunten alsnog worden behandeld. Mocht dit niet het geval zijn dan worden de agendapunten op de agenda van de volgende vergadering genoteerd. Taken voorzitter Strikt houden aan de agenda en niet te veel uitwijken naar andere zaken. De tijd goed in de gaten te houden. De aandacht vasthouden van de deelnemers. Samenvatten van conclusies en afspraken. Zorgt voor een roulerend notulist. Noteren van verworven compensatie-uren van de deelnemers op de werkplanning. Eventueel stagiair(e)s uitnodigen. Taak notulist Notulen moeten uiterlijk binnen 1 week klaar zijn i.v.m. actiepunten. Soorten overlegvormen Teamoverleg KDV Groepsoverleg KDV Teamoverleg BSO Teamleideroverleg Locatiehoofden overleg Overleg Aandachtsfunctionarissen Dagoverleg KDV Managementoverleg (MO) Vergadering kwaliteitscommissie Projectoverleg PZ-overleg directie-personeelsadviseur PZ-overleg Personeelsadviseur - Locatiehoofd Overleg directie Locatiehoofd Kwaliteitsdocument 5.25 Overlegvormen 1

2 Teamoverleg KDV Doel: bespreken en mededelen van allerlei zaken die alle medewerkers van de locatie aangaan. Bijvoorbeeld: festiviteiten of locatiegebonden en organisatorische zaken. Frequentie en duur: 1x per kwartaal buiten werktijd, maximaal 2½ uur. Aanwezig: alle teamleden van de locatie + eventuele flex- en vaste oproepkrachten. Voorzitterschap en notulist: de leidinggevende is voorzitter en de notulist rouleert. Bijlage: standaard agenda (zie bijlage 1). Eén week vooraf bekend en wordt verspreid via de mail. Notulen: leidinggevende plaatst deze op de server en doet één exemplaar in de map. Groepsoverleg KDV Doel: bespreken en mededelen van allerlei zaken die de medewerkers van de groep aangaan, Bijvoorbeeld: kindbespreking of samenwerking. Frequentie en duur: 1x per zes weken binnen werktijd, maximaal 1,5 uur. Aanwezig: alle vaste medewerkers van de groep en het LH. Voorzitterschap en notulist: het LH is voorzitter en de notulist rouleert. Bijlage: standaard agenda (zie bijlage 2). Notulen: leidinggevende plaatst deze op de server en doet één exemplaar in de map. Dagoverleg KDV Doel: bespreken en mededelen van allerlei zaken die voor die specifieke dag belangrijk zijn. Frequentie en duur: dagelijks, maximaal 15 minuten. Aanwezig: de PM-ers met de vroege dienst doen dit dagoverleg en rapporteren aan de collega op de groep. Voorzitterschap en notulist: er is geen voorzitter en er worden geen notulen gemaakt. Bijlage: standaard agenda (zie bijlage 8). Teamoverleg BSO Doel: bespreken en mededelen van allerlei zaken die de medewerkers van de groep aangaan, Bijvoorbeeld: kindbespreking of samenwerking. Frequentie en duur: 1x per zes weken buiten werktijd, maximaal twee uur. Aanwezig: alle vaste medewerkers van de groep en de TL. Voorzitterschap en notulist: de TL is voorzitter en de notulist rouleert. Het hoofd BSO is incidenteel aanwezig. Bijlage: standaard agenda (zie bijlage 3). Eén week vooraf bekend en wordt verspreid in de persoonlijke postvakjes. Notulen: leidinggevende plaatst deze op de server en doet één exemplaar in de map. Teamleideroverleg Doel: bespreken van zaken met betrekking tot leidinggeven aan de groep. Frequentie en duur: zes maal per jaar tijdens werktijd, maximaal 1½ uur. Voorzitterschap en notulist: het hoofd BSO is voorzitter, de notulist rouleert. Aanwezig: de teamleiders en het hoofd BSO. Bijlage: standaard agenda (zie bijlage 4). Eén week vooraf bekend en wordt verspreid via de . Notulen: notulist plaatst notulen op de server en stuurt een mail aan de overige deelnemers. Kwaliteitsdocument 5.25 Overlegvormen 2

3 Managementoverleg Doel: bespreken van allerlei zaken die de leidinggevende van de locaties aangaan. Bijvoorbeeld: algemene ontwikkelingen, organisatorische zaken, sturing & begeleiding en intervisie. Frequentie en duur: 1x in de 3 weken Aanwezig: locatiehoofden KDV, hoofd BSO, hoofd administratie, de personeelsadviseur en de directie. Voorzitterschap en notulist: de directeur is voorzitter en de administratief medewerker C is notulist. Doorgang: indien twee personen of meer afwezig zijn gaat de vergadering niet door, tenzij de directie doorgang belangrijk genoeg vindt. Bijzonderheden: agendapunten kunnen tot de laatste werkdag voor de vergadering worden genoteerd in de agenda. Bijlage: standaard agenda ( zie bijlage 5). De agenda is beschikbaar op de server en wordt ter vergadering uitgedeeld. Notulen: worden door de notulist op de server gezet en mailt deelnemers dat notulen klaar staan. Kwaliteitscommissie Doel: actualiseren van bestaande kwaliteitsdocumenten en bespreken van nieuwe kwaliteitsdocumenten. Bekijken of nieuw of gewijzigd beleid nodig is in verband met (maatschappelijke) ontwikkelingen, Cao, Wet kinderopvang etc. Frequentie en duur: maandelijks, twee uur. Aanwezig: directie, MT-leden, één secretaris, één PM-er KDV en één PM-er BSO. Voorzitterschap en notulist: de directeur is voorzitter en de secretaris notuleert. Bijzonderheden: de secretaris stuur minimaal een week voor de vergadering de agenda, met bijbehorende kwaliteitsdocumenten toe. Bijlage: standaard agenda (zie bijlage 6). Agenda wordt één week voor de vergadering toegestuurd. Notulen; worden door de notulist per mail toegestuurd. LH-overleg Doel: bespreken hoe om te gaan met afspraken vanuit het MO, beleidsafspraken invoeren op de werkvloer, intervisie (werkdruk en andere ervaringen), ervaring met personeel / medewerkers. Frequentie en duur: 4x per jaar Aanwezig: LH s en Hoofd BSO Voorzitterschap en notulist: n.v.t. Bijzonderheden: er worden geen notulen gemaakt, wel een actielijst. Agenda: standaard agenda ( zie bijlage 7). Alle deelnemers dragen punten aan. PZ-overleg personeelsadviseur directie Doel: wederzijdse informatie-uitwisseling, voortgang bespreking, afstemming en maken van afspraken mbt onderwerpen die betrekking hebben op PZ Frequentie en duur: 1x per 6 weken 1 uur Aanwezig: directie en personeelsadviseur Bijzonderheden: er worden geen notulen gemaakt, ieder maakt voor zich aantekeningen. Agenda: geen vaste agenda, beide maken voorafgaand aan het gesprek een lijst met te bespreken punten. Kwaliteitsdocument 5.25 Overlegvormen 3

4 PZ-overleg personeelsadviseur - locatiehoofd Doel: wederzijdse informatie-uitwisseling, voortgang bespreking, afstemming en maken van afspraken, intervisie mbt onderwerpen die betrekking hebben op PZ en de locatie/medewerkers. Frequentie en duur: één keer per 6 weken, 1 uur Aanwezig: Personeelsadviseur en Locatiehoofd Bijzonderheden: er worden geen notulen gemaakt, ieder maakt voor zich aantekeningen Agenda: geen vaste agenda, beide maken voorafgaand aan het gesprek een lijst met te bespreken punten. Overleg directie locatiehoofd Doel: bespreken van de voortgang van locatiegebonden zaken / supervisie. Frequentie en duur: één keer per maand, 1 uur. Voorzitterschap en notulist: n.v.t. Bijzonderheden: er worden geen notulen gemaakt, ieder maakt voor zich aantekeningen. Agenda: geen vaste agenda, beide maken voorafgaand aan het gesprek een lijst met te bespreken punten. Overleg Aandachtsfunctionarissen Doel: meldcode onder de aandacht houden/brengen binnen de organisatie, scholing, casussen. Bijzonderheden: dit overleg maakt deel uit van het LH-overleg Project overleg Doel: afhankelijk van soort project bijv. kampcommissie, feestcommissie, natuurcommissie. Frequentie en duur: wordt bepaald door directie Onregelmatigheidstoeslag (werkurentoeslag) Vergoeding conform de CAO Kinderopvang. Kwaliteitsdocument 5.25 Overlegvormen 4

5 Bijlage 1 Standaard agenda teamoverleg KDV d.d Welkom 2. Vorige notulen (op- of aanmerkingen) 3. Lopende zaken / actielijst 4. Ingekomen stukken 5. Werkwijzen (SLICE, VVE, onderlinge samenwerking) 6. Kwaliteitsbeleid 7. Activiteiten 8. Verbeterplannen n.a.v. tevredenheidsonderzoek 9. RI & E ( actieplan RI&E gezondheid en actieplan RI&E veiligheid) 10. Diversen (o.a. OC) 11. Rondvraag Datum: Actiepunt Actie door: Afgerond Kwaliteitsdocument 5.25 Overlegvormen 5

6 Standaard agenda groepsoverleg KDV d.d. - - Bijlage 2 1. Welkom 2. Vorige notulen op- of aanmerkingen 3. Lopende zaken / actielijst 4. Werkwijzen (SLICE, VVE, pedagogisch handelen) 5. Samenwerking (onderling, met de andere groepen, vervanging, inval bij ziekte, elkaars kinderen opvangen, overleg, overuren opnemen, overdracht kinderen enz.) 6. Kindbespreking ( KIJK / observaties / elk kind wordt minstens 1 x per jaar besproken n.a.v. KIJK / evt. extra kinderen bespreken indien nodig) 7. Ergonomie / EHBO / BHV 8. Diversen 9. Rondvraag Datum Actiepunt Actie door Afgerond Kwaliteitsdocument 5.25 Overlegvormen 6

7 Bijlage 3 Standaard agenda teamoverleg BSO d.d Welkom 2. Vorige notulen (op- of aanmerkingen) 3. Lopende zaken / actielijst 4. Ingekomen stukken 5. Samenwerking (onderling, met de andere groepen, vervanging, inval bij ziekte, elkaars kinderen opvangen, overleg, overuren opnemen, overdracht kinderen enz.) 6. Kindbespreking ( KIJK / observaties / elk kind wordt minstens 1 x per jaar besproken n.a.v. KIJK / evt. extra kinderen bespreken indien nodig) 7. Werkwijzen (SLICE, pedagogisch handelen, kanjertraining) 8. Kwaliteitsbeleid 9. Verbeterplannen n.a.v. tevredenheidsonderzoek 10. Ergonomie / EHBO / BHV / RI & E( actieplan RI&E gezondheid en actieplan RI&E veiligheid) 11. Activiteiten 12. Diversen (o.a. OC) 13. Rondvraag Datum: Actiepunt Actie door: Afgerond Kwaliteitsdocument 5.25 Overlegvormen 7

8 Bijlage 4 Standaard agenda teamleideroverleg d.d Welkom 2. Vorige notulen (op- of aanmerkingen) 3. Lopende zaken / actielijst 4. Ingekomen stukken 5. Werkwijzen 6. Nieuws van de locatie 7. Diversen 8. Inhoud nieuwsbrief 9. Rondvraag Datum: Actiepunt Actie door: Afgerond Kwaliteitsdocument 5.25 Overlegvormen 8

9 Bijlage 5 Standaard agenda managementoverleg d.d. - - Jolanda 1. Welkom 2. Notulen vorige vergadering 3. Directie mededelingen 4. LH Kudel / Hoofd BSO mededelingen 5. LH K&B mededelingen 6. PZ mededelingen 7. Kindplanning mededelingen 8. Brainstorm sessie onderwerpen 8.1. Directie 8.2. LH Kudel / Hoofd BSO 8.3. LH K&B 8.4. PZ 8.5. Kindplanning 9. Actielijst 10. Rondvraag Datum: Actiepunt Actie door Kwaliteitsdocument 5.25 Overlegvormen 9

10 Bijlage 6 Standaard agenda vergadering kwaliteitscommissie d.d Notulen vorige vergadering d.d. / actielijst 2. Binnengekomen vragen of opmerkingen 3. Documenten te actualiseren 4. Nieuwe Documenten 5. Rondvraag Actie Door Kwaliteitsdocument 5.25 Overlegvormen 10

11 Bijlage 7 Standaard agenda LH overleg d.d Welkom 2. Actiepunten vorig overleg 3. Wat speelt er op de locatie? 4. VVE 5. OC 6. Meldcode 7. RI&E( actieplan RI&E gezondheid en actieplan RI&E veiligheid) 8. Rondvraag 9. Actielijst Datum: Actiepunt Actie door Kwaliteitsdocument 5.25 Overlegvormen 11

12 Bijlage 8 Standaard agenda dagoverleg d.d Kindaantal 2. Wisselingen nodig? 3. Strikt noodzakelijke bijzonderheden kinderen 4. Activiteiten 5. BHV 6. Overige voor nu belangrijke zaken Kwaliteitsdocument 5.25 Overlegvormen 12