Notulen vergadering Oudercommissie SKSG Waterrijk

Transcriptie

1 Notulen vergadering Oudercommissie SKSG Waterrijk Datum en tijd: 18 maart 2014, 20:00-21:17 uur Aanwezig: Sandra Boekhout (voorzitter OC), Annelies de Bildt (lid OC), Roel Bakker (lid OC, notulist), Mirjam van der Scheer (LM) Opening Sandra opent de vergadering en geeft Mirjam het woord. Mirjam vertelt over de mailing die is verzonder naar alle ouders over het welbevinden van hun kind(eren). Op moment van verzenden waren er 107 kinderen op de BSO, van 40 kinderen is er respons terug gekomen, Mirjam spreekt van een mooie respons. Uit de mailing zijn geen specifieke zaken gekomen die aandacht behoeven. Notulen van de vorige vergadering De vorige vergadering vond plaats op 4 november 2013, daarvan zijn geen notulen. Agenda 1 Klachten stand van zaken tevredenheid voortgang 2 Klanttevredenheidonderzoek 3 GGD bezoek 4 Protocollen computergebruik en pesten (nieuw) 5 Ouderformulieren welbevinden digitaal 6 Fotoproject 7 Behoefte aan digitale overdracht 8 Zomervakantie Locaties LM

2 1 Klachten stand van zaken tevredenheid voortgang Er is een klacht binnengekomen over de reactie van een PM toen een ouder een opmerking maakte over een ongeluk(je) dat was gebeurd tijdens het knutselen. Deze klacht wordt door Mirjam meegenomen in het team. 2 Klanttevredenheidonderzoek 2 februari 2014 is door Mirjam een actieplan verstuurd aan de OC met betrekking tot het klanttevredenheidonderzoek. De vijf onderdelen die het minst scoren komen in een actieplan, de top 3 daarvan wordt gekozen door de OC. In november 2014 komt een vervolg op het onderzoek. De onderdelen die het minst scoren zijn: -Informatie over de ontwikkeling van uw kind -Bereikbaarheid en aanspreekbaarheid van LM -Communicatie m.b.t. krimp en gevolgen -Mate van waarin uw kind op vaste dagen de zelfde medewerker treft -Problematisch gedrag -Entree van de locatie De top 3 wordt gekozen door de OC: -informatie over de ontwikkeling van uw kind, valt af. -bereikbaarheid en aanspreekbaarheid van LM, valt af. -mate van waarin uw kind op vaste dagen de zelfde medewerker treft, staat in de top 3 gekozen door de OC. -problematisch gedrag, staat in de top 3 gekozen door de OC. -entree, binnenkomst en ontvangst op de locatie, deze moet iedereen doen, dus heeft sowieso hoge prioriteit. -communicatie m.b.t. krimp en gevolgen personeel, valt af; dit onderwerp valt onder communicatie in het algemeen. 3 GGD bezoek In de voorjaarsvakantie is de GGD op bezoek geweest en heeft toen observaties uitgevoerd.

3 Er zijn klachten besproken; hygiëne van de wc s is besproken, Lia Koster van de GGD heeft contact opgenomen met de OC en gevraagd om een reactie, wegens problemen met de is er door de OC geen reactie terug gegeven. De uitkomsten is dat er in ieder geval geen belangrijke punten naar voren zijn gekomen, dit is dan ook afgerond. 4 Protocollen computergebruik en pesten (nieuw) Er zijn nieuwe protocollen ontwikkeld; het protocol Computergebruik is aangepast en er is een nieuw protocol Pesten. De belangrijkste aanpassingen op het protocol Computergebruik: het is nu geschreven vanuit beleid Mediaopvoeding en bevat richtlijnen. Er is een Contract Internetten gemaakt. Het zal worden besproken bij de topcontracten. Pesten: methode KiVa wordt toegepast op de Meander en de Kanjertraining wordt toegepast op de AquaMarijn. Mirjam meldt dat er weinig meldingen binnenkomen van pesten op de BSO. Het pestprotocol is nieuw, die was er eerder niet. Het protocol past prima binnen KiVa en de Kanjertraining. Mirjam vertelt dat het een heel werkbaar document is en sinds kort een officiële status draagt. De TMO valt buiten het pestprotocol, TMO coördinator is Annette. 5 Ouderformulieren welbevinden digitaal De ervaringen over deze mailing zijn besproken tijdens de opening van de vergadering. 6 Fotoproject Er is een fotoproject gestart: er worden foto s gemaakt van de kinderen op alle groepen op de locatie. De foto s zullen worden gemaakt door een professioneel fotograaf. De foto s kunnen worden gekocht door de ouders, de opbrengst gaat naar iets nuttigs voor de BSO. Het idee is om er iets leuks mee te doen met de kinderen of er iets leuks van te kopen. 7 Behoefte aan digitale overdracht De eventuele behoefte aan digitale overdracht is besproken met de OC. Besluit: er zal geen digitale overdracht plaats gaan vinden.

4 8 Zomervakantie 2014 De bouw van nieuwe lokalen vindt plaats in de zomervakantie, het is niet duidelijk hoeveel overlast dat gaat opleveren in de zomervakantie. Mirjam is daarom op zoek gegaan naar alternatieven. SKSG Lanselot en SKSG Drakenstein gaan elke vakantie al samen, Waterrijk kan daar bij aansluiten komende zomervakantie. Er zal een hutten-bouw festijn plaatsvinden op Drakenstein. Drakenstein is in Hoogkerk. OC geeft aan dat het wel een haalbare kaart moet zijn voor de ouders om mee te kunnen gaan in het alternatief. Sandra stelt dat de SKSG de krachten moet bundelen met Kits creche in het gebouw in het afdwingen van een goede opvangplek in de zomer. OC is niet enthousiast over een alternatief en stelt dat de uitvoerder naar een oplossing zal moeten zoeken. OC is van mening dat Mirjam zou kunnen eisen, dat de uitvoerder met een plan komt om de overlast te beperken. Mirjam vertelt dat ze aan de uitvoerder heeft aangegeven dat SKSG Waterrijk in de zomervakantie open is. Ondertussen heeft ze alternatieven bekeken. In de zomervakantie zakken de kind-aantallen; soms zijn er op woensdag en vrijdag maar 2-5 kinderen. Mirjam vraagt wat de OC ziet in samenvoegen met andere locaties? OC is niet enthousiast; we weten nog hoe het in de zomer van 2013 ging op de Waterrijk. OC stelt dat de kinderen tijdens de zomervakantie op Waterrijk opgevangen dienen te worden. Mirjam is bezig met verschillende scenario s voor de zomervakantie. Sandra biedt aan te onderhandelen met de uitvoerder. Mirjam wijst dit aanbod af. Sandra geeft aan dat wanneer Mirjam er niet uit komt met de uitvoerder, ze Sandra mag bellen. Iedereen is het er over eens: voor de zomervakantie zou de bouw afgerond moeten zijn; dat scheelt veel problemen. 9 Locaties LM Mirjam benoemt dat ze vanaf nu 3 locaties in Leek er bij gaat doen. 2 middagen verspreidt over de week zal ze op locatie aanwezig zijn. Haar telefonische bereikbaarheid en bereikbaarheid via de mail veranderen hierdoor niet.

5 10 OC Waterrijk (aanvullend punt) -OC Waterrijk heeft een eigen pagina op de website van de SKSG -OC Waterrijk heeft momenteel een Hotmail adres, terwijl er adres voor de OC is gereserveerd. De OC heeft geen inloggegevens van het adres. Actiepunt: adres inloggegevens worden door Mirjam aangeleverd Actiepunt: de OC gaat de OC-pagina op de website van de SKSG vorm geven met een introducerend verhaal Actiepunt: Lia van de GGD mailen waarom de OC geen reactie heeft teruggestuurd (problemen met Outlook) Actiepunt: Mirjam stuurt de nieuwe protocollen en benoemt ze in de nieuwsbrief Aandachtspunt: tot 1 april kan er worden gereageerd door ouders ivm de vakantieopvang; daarmee kunnen ze dagdelen opvang cadeau krijgen