Verbetertraject Plus. Ambitie van het Verbetertraject Plus. Uniek aanbod. Opzet van het Verbetertraject Plus

Transcriptie

1 Verbetertraject Plus Ambitie van het Verbetertraject Plus U kent vast ook de volgende vragen die zich voordoen bij het verbeteren van uw kwaliteit van zorg. Hoe gaat u de projectfase voorbij en zorgt u dat verbeteringen breed in uw organisatie hun weg vinden? En hoe kunnen deze verankerd worden in de bedrijfsprocessen? Welke wegen zijn er om uw management, naast meer bedrijfsmatige zaken, ook meer betrokken zijn bij en verantwoordelijk te laten zijn voor resultaten op het gebied van kwaliteit van zorg? Hoe kunnen we cliënten meer betrekken bij het verbeteren van zorg? Met u wil Vilans zoeken naar de antwoorden op al deze vragen. Wij gebruiken daarbij de ervaringen uit voorgaande verbetertrajecten en volgen en delen met u de nieuwste inzichten op het gebied van kwaliteitsverbetering. Dit bundelen we in ons nieuwe traject: Verbetertraject Plus. Het Verbetertraject Plus is een verbetertraject dat aansluit bij uw ambitie indien u zichtbare resultaten wilt halen op belangrijke kwaliteitsthema s binnen waarbij u inzet op uw hele organisatie. Samen met u werken we aan een voor uw organisatie passende strategie om uw eenheden, teams of afdelingen te bereiken. Het Verbetertraject Plus biedt medewerkers en managers daarbij een verbeteraanpak waarmee u in de toekomst ook andere thema s kunt aanpakken. Het Verbetertraject Plus heeft een hoog ambitieniveau omdat : - u zicht krijgt op de kwaliteit van zorg op het door u gekozen thema in de hele organisatie; - u werkt aan concrete verbeteractiviteiten die de kwaliteit van zorg aantoonbaar verbeteren; - de verbeteractiviteiten gericht zijn op implementatie in de hele organisatie; - de verbeteringen ingebed worden in de reguliere werkprocessen en het (kwaliteits)beleid; - uw management de tools aangereikt krijgt en een actieve rol in het verbetertraject inneemt; - uw cliënten ondersteund worden zodat zij een stem hebben bij het verbeteren; - u zelfs op meer dan 1 thema, maximaal drie, organisatiebreed aan de slag kunt gaan; - u naast de concrete resultaten tevens methoden en technieken leert, die medewerkers in staat stellen door te gaan en nieuwe thema s op te pakken. Deelnemen aan het Verbetertraject Plus is zo gericht op het structureel versterken van uw organisatie! Alle begeleiding en ondersteuning gedurende het traject van anderhalf jaar is erop gericht uw ambitie om te zetten in betere kwaliteit van zorg tegen gelijke of lagere kosten. Uniek aanbod Het verbetertraject Plus biedt een breed en uniek ondersteuningspakket voor uw organisatie. Het traject wordt gefinancierd door het ministerie van VWS en u hoeft daarvoor niets te betalen. Wel investeert u uiteraard in menskracht en in tijd, zodat u de kennis over kwaliteitsverbetering in uw organisatie vergroot. Het enige dat u betaalt zijn de kosten voor overnachting en diner voor uw medewerkers die deelnemen aan de conferenties. Als tegenprestatie verwachten we van deelnemers dat zij hun goede voorbeelden delen en actief meewerken aan het verspreiden van het gedachtegoed van zorg voor beter. Opzet van het Verbetertraject Plus Het Verbetertraject Plus duurt anderhalf jaar en gaat van start in oktober Om goed van start te kunnen gaan is een gedegen voorbereiding van belang (vanaf half augustus 2008). Deze bestaat uit het voorbereiden en informeren van uw organisatie, het samenstellen van een team, het aanwijzen van de betrokken manager en een projectleider. Ook krijgt u vooraf nog enkele specifieke voorbereidende opdrachten rond het verbeteren in uw organisatie. Het traject gaat van start met een landelijke 2-daagse werkconferentie. Deze wordt gehouden op 9 en 10 oktober 2008 op locatie De Ruwenberg in St. Michielsgestel. Het Verbetertraject Plus is een onderdeel van Zorg voor Beter 1

2 Gedurende anderhalf jaar werkt het team van het Verbetertraject Plus met u samen aan het realiseren van uw kwaliteitsdoelstellingen en biedt ondersteuning bij het aantoonbaar verbeteren van uw kwaliteit. Dit kan alleen maar in een goede dialoog met u en in aanvulling op uw vragen en behoeftes. We bieden een basis om kwaliteitsverbetering goed te organiseren in uw organisatie door middel van: - drie maal twee daagse werkconferenties voor uw team met goede voorbeelden en experts: - een management traject dat uw management faciliteert en energie geeft; - bijeenkomsten en tools voor projectleiders; - hulpmiddelen voor managers en medewerkers; - instrumenten en handvatten voor cliënten of cliëntvertegenwoordigers; - een vaste begeleider voor uw organisatie; - maandelijkse voortgangsgesprekken tussen uw organisatie en de begeleider; - inhoudelijke experts op de thema s en op organisatieveranderingsvraagstukken; - moderne leerinstrumenten zoals een webbased kennisnet, e-learning en teleconferences; - uitwisseling met andere organisaties; - een landelijke slotbijeenkomst waar de resultaten gepresenteerd worden. Inhoudelijke thema s voor uw organisatie U kunt intekenen op één tot drie inhoudelijke thema s. In de voorbereidingsfase en in afstemming met de cliënten, wordt de definitieve keuze voor de thema s vastgesteld. U stelt per thema een verbeterteam samen (inclusief een projectleider) om dit te kunnen realiseren. Daarnaast verwachten we bij elk thema dat een cliënt of cliëntenvertegenwoordiger meedenkt over de opzet en de inhoud. De thema s waarop u kunt intekenen zijn: - terugdringen van decubitus - preventie van seksueel misbruik - verbeteren van medicatieveiligheid - smakelijk eten en drinken en verminderen van ondervoeding - verminderen van probleemgedrag bij cliënten - verminderen van het aantal valincidenten Speciaal voor de gehandicaptenzorg - maar ook toegankelijk voor de andere sectoren - zijn de thema s: - verminderen van vrijheidsbeperkende maatregelen bij cliënten - werken met het leef- en ondersteuningsplan - empoweren van cliënten Met de eerste zes thema s is ruime ervaring opgedaan in eerdere Verbetertrajecten in alle zorgorganisaties in de langdurende zorg. Zo krijgt u die methoden en interventies aangereikt waarvan we weten dat ze werken. De informatievellen per thema in dit pakket geven u een impressie aan welke verbeterstrategieën u kunt denken. Wat is er anders ten opzichte van eerdere Verbetertrajecten? Ook als u al aan Verbetertrajecten heeft meegedaan voegt het Verbetertraject Plus waarde toe. U gaat immers organisatiebreed aan de slag, mogelijk op meerdere thema s waarbij meer aandacht is voor het genereren van energie bij alle betrokkenen om echt een verbeterslag te maken. Met beproefde aanpakken, gericht op verankering en borging van de verbeteringen in de werkprocessen. Voor ieder thema is aansluiting gezocht bij kwaliteitskaders die aan uw organisatie gesteld worden zoals de Normen Verantwoorde zorg of het Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg. Het Verbetertraject Plus kan zo een logische vervolgstap zijn. We zetten de belangrijkste verschillen nog even op een rijtje: Het Verbetertraject Plus is een onderdeel van Zorg voor Beter 2

3 Verbetertrajecten Zorg voor Beter Verbeteren op 1 thema Verbeteren op een (pilot) afdeling, daarna verspreiding Aanreiken van beproefde methoden en verbeteringen op basis van wetenschappelijk bewijs, experts of goede voorbeelden Thema s open voor de langdurende zorg, soms sector specifiek gericht Ondersteuning gericht op het hele verbeterteam Ondersteuning door bijeenkomsten, experts begeleiding op maat, extranet Traject van 1 jaar Verbetertraject Plus Verbeteren op 1 tot 3 thema s Inzet op verbeteren organisatiebreed, ontwikkelen van een verspreidingsstrategie Aanreiken van beproefde methoden en verbeteringen, verrijkt met lessen en ervaringen uit eerdere Verbetertrajecten Thema s open voor alle langdurende zorg met vertaalslag voor alle sectoren Ondersteuning voor de verbeterteam(s), een management traject, een projectleiderstraject en een cliëntentraject Naast reguliere begeleiding specifieke activiteiten voor managers, cliëntenvertegenwoordigers, moderne ICT leer tools, meerdaagse bijeenkomsten Traject van anderhalf jaar Voorwaarden voor deelname en aanmelding In dit informatiepakket vindt u een formulier waarmee u uw interesse voor deelname kenbaar kunt maken. Na ontvangst van uw interesseformulier neemt de projectassistent van Vilans contact met u op om een telefonisch intakegesprek te plannen met een lid van de raad van bestuur, c.q. directielid. U ontvangt hiervan een schriftelijke bevestiging. In dit gesprek wordt getoetst of de doelstellingen van het verbetertraject overeenstemmen met uw eigen doelstellingen. Tevens worden de voorwaarden voor deelname getoetst die u eveneens in dit informatiepakket aantreft. Als u aantoonbaar voldoet aan de criteria voor deelname ontvangt u een overeenkomst van deelname, waarin een aantal afspraken wordt vastgelegd. U wordt vriendelijk verzocht deze ondertekend aan ons te retourneren. Na ontvangst van de getekende overeenkomst ontvangt u van ons een bevestiging en is uw aanmelding definitief. U kunt uw organisatie uiterlijk voor 15 augustus 2008 aanmelden. Meer weten? Heeft u na het doorlezen van dit informatiepakket nog vragen of opmerkingen? Neem dan contact op met het team Verbetertraject Plus via verbetertrajecten@zorgvoorbeter.nl of tel Het Verbetertraject Plus is een onderdeel van Zorg voor Beter 3

4 Voorwaarden voor deelname Verbetertraject Plus Voorwaarden voor deelname Het Verbetertraject Plus is ambitieus en vernieuwend, biedt organisaties veel maar vraagt ook een investering van deelnemers. Organisaties die zich inschrijven voor het Verbetertraject Plus dienen aan onderstaande Voorwaarden voor deelname te voldoen, zodat de kans op een succesvol traject voldoende aanwezig is. Hieronder lichten wij de voorwaarden toe. Ambitie en commitment Cliënten (of cliëntvertegenwoordigers) worden betrokken gedurende het hele traject en denken mee bij de keuze van de thema s, de verbeteringen en de evaluatie daarvan; De organisatie heeft de ambitie om op de thema s waar u mee aan de slag gaat substantiële verbeteringen te bereiken; Deze ambitie en het belang van het project wordt actief uitgedragen door de Raad van Bestuur en het management richting de medewerkers; Het belang van een actieve inzet van het management om het Verbetertraject organisatiebreed in te zetten wordt onderschreven en gefaciliteerd door de Raad van Bestuur; Er is een intrinsieke motivatie bij de betrokkenen en enthousiasme om aan het project deel te nemen; De organisatie integreert het project en hieruit voortvloeiende activiteiten in bestaand beleid en het kwaliteitsbeleid van de organisatie; Medewerkers in de organisatie die aan de verbeterteams deelnemen worden in staat gesteld om verbeteractiviteiten uit te voeren en metingen te verrichten; De organisatie staat achter de gehanteerde methode van implementatie die kenmerken heeft zoals het stellen van heldere doelen, meten om verbeteringen aan te tonen, werken in multidisciplinaire teams. Gezamenlijk wordt een verspreidingstrategie bepaald die past bij de organisatie (afhankelijk van grootte, organisatiemodel en haalbaarheid); De organisatie is bereid om kennis, ervaring en resultaten die opgedaan worden, met andere deelnemers aan het Verbetertraject Plus te delen. Inzet van mensen en middelen Voor elk van de gekozen thema s vormt de organisatie een verbeterteam bestaande uit één of twee cliënten of cliëntvertegenwoordigers, twee uitvoerend medewerkers en vertegenwoordigers van de disciplines en afdelingen die voor het desbetreffende thema relevant zijn (zoals artsen, paramedici en facilitaire dienst); Uiteraard zijn ook de projectleider en de verantwoordelijk manager leden van het verbeterteam. Ook een stafmedewerker kwaliteit of opleidingen kan deel uit maken van het verbeterteam. Voor de duur van het verbetertraject is een projectleider aangesteld die het eerste aanspreekpunt is voor het traject en binnen de organisatie het verbetertraject coördineert. Deze projectleider kan minimaal 8-12 uur per week per thema aan het Verbetertraject Plus besteden gedurende de projectperiode van anderhalf jaar. Het Verbetertraject Plus is een onderdeel van Zorg voor Beter 4

5 De Raad van Bestuur wijst naast de projectleider een van haar managers aan om een zichtbare en leidende rol te hebben in het organisatiebreed inzetten van de veranderingen. Deze manager is eindverantwoordelijk over meerdere eenheden of locaties (zoals een regiomanager) en heeft de mogelijkheid eenheid overstijgende besluiten te nemen. In de verbeterteams wordt bij de invoering van de verbeteringen intensief samengewerkt met de leidinggevenden van de eenheden en/of locaties. Deze manager kan ten minste vier uur per week aan het Verbetertraject Plus besteden gedurende de projectperiode van anderhalf jaar. De leden van het verbeterteam, de projectleider en de toegewezen manager worden in staat gesteld om deel te nemen aan de bijeenkomsten die in het project georganiseerd worden zoals werkconferenties (drie maal twee dagen). Projectleiders en management nemen deel aan de op hen gerichte activiteiten. De kosten van het traject, inclusief de bijeenkomsten en ondersteuning worden gedragen door Zorg voor Beter, een initiatief van het ministerie van VWS: Uw financiële investering kan hierdoor, naast de personele inzet, beperkt worden tot bijdragen aan de kosten van overnachtingen van uw teamleden bij de tweedaagse conferenties. Het Verbetertraject Plus gaat van start in oktober Uw aanmelding dient uiterlijk 15 augustus 2008 binnen te zijn bij Vilans, secretariaat van de Verbetertrajecten. Plaatsing geschiedt op volgorde van aanmelding en nadat vastgesteld is dat aan de voorwaardenvoor deelname is voldaan. Na bevestiging van uw deelname ontvangt u in september 2008 het voorbereidingspakket. Op 9 en 10 oktober 2008 vindt de eerste bijeenkomst waar uw team wordt verwacht. Het Verbetertraject Plus is een onderdeel van Zorg voor Beter 5