Projectmatig creeren. Ronald de Ruijter

Transcriptie

1 Projectmatig creeren Ronald de Ruijter

2 Inhoudsopgave 1. De essentie van projectmatig creëren/corset of ruggegraat 2. Commitment en Creëren 3. Het projectcontract 4. De projectdefinitie 5. Projectbrief en collectieve intake 6. De projectstructuur 7. Projectbeheersing

3 1. De essentie van projectmatig creëren/corset of ruggengraat Uit ervaring kom ik meestal tweetal projecten tegen: 1.Het project loopt vanzelf, het team voelen zich verbonden met het project dat het project soepel verloopt omdat iedereen ze verantwoording neemt en zo nodig een stapje harder lopen. 2. in het andere geval loopt het project gewoon moeizaam dit kan komen doordat het team ongemotiveerd is. De verantwoording niet nemen voor waar ze verantwoordelijk zijn, niet hetzelfde doel voor ogen, ongemotiveerd. Dit is best lastig om bij te sturen dit vooral als met veel verschillende partijen te maken heb. Mensen zijn lastig te motiveren als de wil er niet is, meestal moeten ze geprikkeld worden door zichzelf of hun omgeving. Iemand demontiveren dit gebeurt meestal heel snel dit kan te maken hebben met slechte arbeidsomstandigheden, slechte werksfeer, laag salaris enz. Voor een project is het belangrijk dat je juiste mensen op de juiste plaats heb en ervoor zorgen dat de mensen creërend zijn ipv reactief. Er zijn vier creatiekrachten: -voedingskracht; -Persoonlijke kracht; -Samenwerkingskracht; -Vormkracht.

4 2. Commitment en Creëren Om in het proces tot goede keuze te komen bestaan meestal uit 6 stappen: 1. Luisteren en horen. Naast het luisteren is het horen is het belangrijk om erachter te komen wat het diepere verlangen is. Vaak is uit het verstand willen iets anders dan vanuit een emotie of gevoel willen. Creëren is dat deze manieren met elkaar verbonden worden en dat daaruit wordt gehandeld. Als je een project start is het verstandig om iedereen bij elkaar te roepen en iedereen mee te laten denken voor een goed projectverloop. 2. Richten en vinden. De wens formuleren in de vorm van een resultaat door een duidelijk visueel beeld van de gewenste toekomst te creëren. 3. Kijken en zien. Kijk naar de huidige situatie en zie die waarheid onder ogen. Een duidelijk beeld van de huidige realiteit is nodig om de juiste keuzespanning te krijgen. 4. Toetsen en voelen. Voor een keuze te maken voor het project is het verstandig het gewenste en gevisualiseerde resultaat te toetsen op; Creativiteit, bijdrage, inbedding, onvoorwaardelijkheid, actieverantwoordelijkheid en de gevolgen van het resultaat. 5. Kiezen en weten. Wie kiest,steekt zijn nek uit en erkent dat het vooral aan hemzelf ligt of het resultaat wel of niet wordt bereikt. 6. Volgen en zijn. Als de keuze eenmaal gemaakt is, is het belangrijk om het vervolg van het project goed in de gaten te blijven houden.

5 3. Het projectcontract Hieronder de staan de verschillen tussen een projectbrief en projectcontract. Om tot een goed contract te komen zijn er twee dingen nodig, tijd en belandstelling. Het belangrijk om vooraf alles goed af te stemmen met de klant om eventuele misverstanden te ver komen, dus dient ook alles goed vast gelegd te zijn op papier. Ik heb zelf in mijn dagelijkse werk te maken met een project contract vooraf is meestal wel duidelijk wat wensen zijn van de klant en dat werken we dan verder uit met het team en dat leggen we dan voor aan de klant. Projectbrief en projectcontract onderlinge verschillen Projectbrief Projectcontract Afsluiting van - Initiatieffase -Definitiefase Opgesteld door -Opdrachtgever -Projectleider (+ team) Startschot voor -Opstellen van conceptcontract - Uitvoering van het project Beschrijft -Achtergronden, het projectdoel, - Volledige projectdefinitie het globale resultaat, randvoorwaarden -activiteitenplan en beheersplan Totstandkoming -Eenzijdig opgesteld door opdrachtgever -Product van onderhandeling tussen projectleider (+ team) en opdrachtgever

6 4. De projectdefinitie Bij het opstellen van een projectdefinitie zijn de volgende twee belangrijke elementen; -Een scherpe omschrijving van het resultaat -Committent van de opdrachtgever Een goede projectdefinitie moet in elk geval een heldere omschrijving bevatten van de volgende negen punten: -De uitdaging van het project -De aanleiding voor het project -De doelstelling van het project. -Het beoogde projectresultaat -De afbakening van het projectresultaat -De effecten van het project -De gebruikers van het projectresultaat -De randvoorwaarden waarbinnen het project zich afspeelt -De relatie met andere projecten In elk project is het uiteindelijke projectresultaat het belangrijkst. Bij mij op het werk is het belangrijkste dat we een goed werkende installatie achter laten, een te vrede klant en ook erg belangrijk de bruto marge gehaald wordt.

7 5. De projectbrief en collectieve intake De projectdefinitie is de kern van het projectcontract. Door een goede projectdefinitie krijg je duidelijkheid, commitment en energie bij de betrokkenen. Bij ons op het werk wordt dit niet zo veel toegepast omdat we meer met kortlopende projecten bezig zijn. Met de grotere projecten wordt dit wel met deze methode gedaan. -SWOT-analyse Bij een SWOT (Strengths, Weaknesses, Oppertunities, Treats) wordt er een analyse gemaakt van de sterke en zwakke kanten van het project waarbij ook wordt gekeken naar de kansen en de risico s -PAP-analyse Dit betekent probleem achter het probleem. Er wordt naar achterliggende problemen gezocht om zo het juiste probleem te ontdekken -Creatieve resultaatdefinitie Als er verschillende projectresultaten kunnen worden benoemd, worden hierbij nieuwe ideeën voor mogelijke projectoplossingen gegenereerd. -Innovation frame Bij een complex probleem wordt bij innovation frame de juiste reikwijdte van het project bepaald -Toets op effectiviteit Toets op commitment. Als het projectresultaat duidelijk en afgebakend is maar er geen energie ontstaat in het projectteam

8 6. De projectstructuur De structuur van het project is door het projectteam gevolgde route die leidt naar het eind resultaat. Het structuren is zeer belangrijk binnen projecten om voor iedereen duidelijk te laten zijn wat er verwacht wordt voor hun. Je moet echter wel goed opletten voor: -Voor het over structuren. Dit kan benauwend zijn tijdens het project. - Het gewenste resultaat uit het oog verliezen door het teveel focussen op het stucteringsproces. Er kan door middel van work breakdowm structure een structuur worden aangemaakt. Hieronder het stappenplan. 1.Inventariseren van de deel resultaten 2.Deelprojecten vormen 3.Kiezen voor het uitwerken van deelprojecten 4.Uitwerken deelprojecten 5.Project wordt in eigendom genomen Er kan ook door middel van een projectfasering zie onderstaand: 1.Initatiefase:van idee tot projectbrief 2.Definitatiefase:van projectbrief tot projectcontract 3.Uitvoeringsfase:van projectcontract tot projectresultaat 4.Afsluitingsfase:van projectresultaat tot project evaluatie Het structuren is erg belangrijk in mijn dagelijkse werk ook zeer zeker maar ik doe voornamelijk kleinere projecten daar zie je vaak dat de structuur er soms niet is om dat er snel gehandeld moet worden. Bij de grotere projecten geld wil ik wel dat ik voor het hele projectteam de structuur duidelijk heb om voor iedereen een werkbare situatie te houden.

9 7. Projectbeheersing Beheerfactoren Projectbeheersing betekent de volgende 6 factoren, vaak afgekort met GOTICK. 1. Tijd 2. Geld 3. Kwaliteit 4. Organisatie 5. Informatie 6. Communicatie Binnen mijn dagelijkse werkzaamheden ben ik verantwoordelijk voor de projecten zowel technische als financieel verantwoordelijk. Dus als de tijd korter wordt dan zal je dat meestal in de kwaliteit terug zien en ook financieel. Dus het is erg belangrijk als met een van de 3 punten gaan aanpassen dat het andere ook wordt aangepast. Dit komt veel voor het is dan erg belangrijk om direct aan de klant aan te geven zodat ze niet achteraf met verrassingen komen en ook om het werkbaar te houden.