Effectief veranderen

Transcriptie

1 Effectief veranderen 11 april 2015 dr. Fred Dijkers, docent praktijkorganisatie Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde

2 Oude zegswijze Stilstand is achteruitgang 2

3 Hoe kan het dat veranderen soms zo moeilijk is? De wereld verandert voortdurend, maar niet altijd naar onze zin. Hoe kunnen we dat de goede kant op sturen? Onze reisgids is Dan Heath, auteur van Switch (veranderen als verandering moeilijk is) 3

4 Zo gaat veranderen volgens Dan Heath 4

5 Belangrijke aandachtsvelden: Driver: logical/analytical brain Elephant: emotional brain Path: external situation factors 5

6 Veranderkunde E = K x A E = effectiviteit van de verandering K = kwaliteit van de verandering A = acceptatie van de verandering 6

7 Geslaagde verandering: voorbeeld - 1 Verspilling in een productiebedrijf? voorbeeld: Er werden handschoenen gebruikt in bijna alle fabrieken: 424 verschillende soorten, prijs tussen 5 en 17 dollar. 7

8 Geslaagde verandering: voorbeeld - 1 Verspilling in een productiebedrijf? Alle divisiehoofden werden uitgenodigd voor een vergadering en op de vergadertafel lagen 424 paar handschoenen, elk gelabeld met de prijs die ervoor betaald was. 8

9 Geslaagde verandering: voorbeeld - 2 Verspilling op het herentoilet? 9

10 Veranderkunde De acceptatie van de verandering is erg belangrijk. Mensen hebben last van het probleem De verandering is logisch (past bij de visie) Het doel van de verandering is helder De verandering is duidelijk (de informatie is eenduidig) De kosten zijn te overzien en aanvaardbaar Het veranderproces wordt goed geleid (gaat nooit vanzelf) 10

11 Weerstand Weerstand tegen verandering: Komt meestal voort uit onbegrip Komt heel vaak door gebrek aan communicatie Is afhankelijk van de positie van medewerkers Uit zich vaak in algemene termen: tijdgebrek, gebrek aan ondersteuning of gebrek aan scholing 11

12 De weg naar het verbeterplan Elke verandering is bedoeld om een probleem op te lossen. Wat is het probleem? En hoe zet je een probleem om in een goed verbeterplan? 12

13 Omgaan met een probleem B enoemen in algemene zin, A nalyseren en D efiniëren. pas daarna kan (mag) je het gaan oplossen! ezelsbrug: doe het probleem in BAD 13

14 Het benoemen van het probleem (B) In het lokale verzorgingstehuis is onlangs de zoon van een bewoner kort nadat hij op bezoek was geweest overleden. Hij werd onwel en is vermoedelijk aan een groot hartinfarct overleden. Het duurde enige tijd voor er gereanimeerd werd en de directeur van het huis vraagt aan de huisartsen of er niet een AED moet komen. Welk probleem wil de directeur hier gaan oplossen? 14

15 Na het benoemen volgt de analyse (A) Analyseren betekent dat je het (benoemde) probleem van verschillende kanten gaat bekijken. Veel gebruikt zijn de krachtenveldanalyse en de SWOT-analyse. 15

16 krachtenveldanalyse Bevorderende factoren Belemmerende factoren De krachtenveldanalyse is een eenvoudig hulpmiddel om te bepalen waar je je aandacht op moet richten. Voor grotere problemen blijkt deze manier van analyseren echter vaak te beperkt. 16

17 SWOT - analyse Strengths (intern) Weaknesses (intern) Opportunities (extern) Threats (extern) Kijk naar deze vier aspecten bij de analyse van je probleem. Realiseer je dat de eerste twee aspecten gaan over de organisatie en dat de laatste twee gaan over de omgeving. Doe in dit stadium liever geen SWOT analyse van het plan dat je in je hoofd hebt. 17

18 Van SWOT naar Strategische Matrix de organisatie de omgeving (buitenwereld) kansen bedreigingen sterktes. KANSRIJK WEERBAAR. zwaktes. KANSLOOS WEERLOOS. 18

19 Ook denken aan het beeld van de olifant kan helpen: Driver: logical/analytical brain Elephant: emotional brain Path: external situation factors 19

20 Na de analyse komt de definiëring (D) Na de analyse wordt het probleem gedefinieerd. Het is dan helder wat moet worden opgelost en waar de oplossing gezocht moet worden. N.B. Tijd en geld maken dat het probleem nogal eens verandert 20

21 Niet alle problemen zijn even makkelijk op te lossen: Sommige problemen bestaan al erg lang en meerdere mensen hebben er hun tanden op stuk gebeten. We spreken dan van pijn-gedreven projecten. Die problemen vragen een eigen benadering. Ga dus altijd na hoe lang het probleem bestaat en of eerder is geprobeerd het op te lossen. 21

22 Van probleem naar verandering: het plan Vraag 1: Lost het gemaakte plan het probleem op? Vraag 2: Is het plan SMART? 22

23 SMART criteria voor verbeterplannen Specifiek goed afgebakend Meetbaar hoe meet je de verbetering? Acceptabel iedereen vindt het een goed idee Relevant de inspanning is de moeite waard Tijdgebonden tijdslimiet / stappenplan 23

24 Wat staat er allemaal in een goed verbeterplan? 24

25 Wat staat er allemaal in een goed verbeterplan? Het onderwerp De huidige situatie Het doel dat je wilt bereiken Een krachtenveld- of een SWOT-analyse Namen van projectleider en uitvoerenden Plan van aanpak (met begin en einddatum) Evaluatie en aanpak voor borging 25

26 Andere aandachtspunten bij een goed plan: Richtlijnen en standpunten van de overkoepelende organisatie Hoe hebben anderen zoiets opgelost, kan het aansluiten? Is er voldoende tijd en ruimte gereserveerd voor overleg? Wie is de probleemhouder? Worden de andere belanghebbenden voldoende betrokken? Zijn er mogelijkheden, tijd en ruimte voor scholing? Is er voldoende budget gereserveerd of beschikbaar?. 26

27 Tenslotte, let op! Verbeterplannen gedragen zich vaak als onkruid. Voor je er erg in hebt groeien ze als kool. >>>>> Klein beginnen Dat wil dus zeggen dat je een groot probleem niet zomaar moet willen oplossen. Het is beter om het in kleinere deelproblemen te knippen. 27

28 Vragen? zie : View / Header and footer? 28