Inhoud. Inhoud... 3 INHOUD 3

Transcriptie

1 Inhoud Inhoud... 3 Hoofdstuk 1 Inleiding Algemeen De doelstellingen Situering De resultaten van de SWOT-analyse voor de technische dienst S(terktes) Z(waktes) K(ansen) B(edreigingen) De doelstellingen Overkoepelende beleidsdoelstellingen Doelstellingen technische dienst Hoofdstuk 2 AO/IC: onlosmakelijk met elkaar verbonden Situering: wat zegt het Gemeentedecreet? Begripsafbakening Over processen, procedures en projecten Improviserend werken Routinematig werken Een combinatie van improvisatie en routine Administratieve organisatie en interne controle Administratieve organisatie: meer dan een beschrijving van acties Klassieke procedure-elementen Waar worden doelstellingen nagestreefd en risico's beheerst? Meetpunten Uniform databeheer INHOUD 3

2 2.4. Waarom werk maken van AO/IC? Situering in de cirkel Administratieve organisatie en doelstellingen Risicobeheersing in de administratieve organisatie Administratieve organisatie en de link met de financiële organisatie Administratieve organisatie en de opvolging Doelstellingen, risicobeheersing, financiële organisatie en opvolging: een zaak van iedereen Andere redenen om aan procedures te werken Behoud/overdracht van kennis Interne en externe communicatie Verhogen van efficiëntie en klantentevredenheid Aanpassing aan snel veranderende omstandigheden Zichtbaar maken van HRM-elementen Hoe AO/IC aanpakken? Gevaren en valkuilen De ivoren toren Wanneer is het af? Waarom veranderen? Alles gaat toch goed? Procedures als een op zichzelf staand gegeven We doen wel wat in de procedure staat, maar we bekijken ze niet Alle lokale besturen hebben toch dezelfde opdrachten? Projectmatige en pragmatische aanpak Eerst denken, dan doen De eerste stap Het basisstramien Opmaak en presentatie Conclusie INHOUD

3 Hoofdstuk 3 De financiële organisatie Welke boekhouding De inhoud van een dubbele boekhouding De term getrouw beeld Meerwaarde van een dubbele boekhouding Boekhoudkundige informatie: wat doet u ermee? Van boekhouding naar rapportering of de cijfers als grondstof Enkele voorbeelden Personeel Werking Liquiditeiten Boekhouding als onderdeel van een MIS Hoofdstuk 4 Een balanced scorecard, ook voor openbare besturen Wat iedereen al weet Ook voor de openbare sector? Opzet van een balanced scorecard Gebalanceerd Evenwicht tussen financiële en niet-financiële indicatoren Evenwicht tussen interne en externe prestatiemaatstaven Evenwicht tussen historische en toekomstige indicatoren Evenwicht tussen korte en lange termijnobjectieven Evenwicht tussen kwantitatieve en kwalitatieve prestatiecriteria Een prestatiemeetsysteem? Beter: een indicatiemeetsysteem Doel Inhoud en opbouw van een balanced scorecard Visie en missie Belang van de missie voor non-profitorganisaties Kenmerken van missie De realiteit INHOUD 5

4 4.5. De strategiekaart Definitie van de strategiekaart Elementen van de strategiekaart Kritische succesfactoren Oorzaak-gevolgrelaties De perspectieven Perspectieven voor openbare besturen Indicatoren Concreet: een praktische aanpak Theorie versus praktijk Fase 1: voorbereiding Samenstelling stuurgroep Verzamelen bestaande informatie Fase 2 Informatie en communicatie Fase 3 Strategiebepaling Beoordelen inventaris Reflectie naar missie/visie Opmaak strategiekaart Bespreking indicatoren Acties Fase 4: Uitwerking Praktische uitwerking Fase 5: Toepassing Proefperiode en definitieve implementatie Fase 6: Evalueren en bijstellen van de indicatoren KSF voor een succesvolle stuurkaart Hoofdstuk 5 Interne controle, externe en interne audit Interne controle versus interne audit Interne controle Hoofdstuk 6 Het budgethouderschap Begripsafbakening Wettelijke achtergrond Gemeentedecreet Evaluatie wetgeving steden en gemeenten Inhoud geven aan budgethouderschap Operationeel aspect: doelstellingen bepalen en opvolgen INHOUD

5 Financieel aspect: budgetopmaak en budgetopvolging Bevoegdheidsverdeling Functieomschrijving, competenties en delegatiebesluit Noodzakelijke basisvoorwaarden Systeemvoorwaarden Duidelijkheid over de autonomie Samenhang en communicatie Resultaatbevorderende incentives Aangepaste software en hardware Veranderingsvoorwaarden Managementvaardigheden Wisselwerking tussen beleid en uitvoering Aandacht voor de organisatiecultuur Aandacht voor bewaking, begeleiding en ondersteuning Voldoende overgangsperiode Aandacht voor communicatie Gepast omgaan met weerstand Projectmatige aanpak Projectaanloop/planning/initiatie Projectbeheersing/uitvoering Faseovergang / projectafsluiting Voorbeeld projectaanpak budgethouderschap Fase 1 (voorbereidingsfase) Fase 2 (implementatiefase) Praktijkvoorbeeld Relatie budgethouderschap beleidsvisie Relatie budgethouderschap administratieve organisatie Relatie budgethouderschap financiële organisatie Budgetopmaak Budgetopvolging Relatie budgethouderschap opvolging Conclusie Hoofdstuk 7 Het managementteam in het Gemeentedecreet Welk model zal het managementteam volgen en wie maakt er deel van uit? Wat is de frequentie van het contact? INHOUD 7

6 7.3. Hoe verloopt het agendabeheer en verslaggeving? Komt het managementteam samen als een aantal leden op vakantie is? (Hoe) profileert het managementteam zich naar de buitenwereld? Wat zijn de kerncompetenties van de leden? Hoe wordt een managementteam opgestart? INHOUD