In 5 stappen een werkoverleg houden dat wél het verschil maakt

Transcriptie

1 In 5 stappen een werkoverleg houden dat wél het verschil maakt Vergaderen, je hebt er vaak geen zin in. Toch is het belangrijk om af en toe belangrijke zaken met elkaar als team te bespreken. Met deze 5 stappen doe je het snel en slim! 1 Wel of geen werkoverleg houden? Nee, wij hebben geen vergadercultuur. Wij werken gewoon Vergaderen? Daar hebben we geen tijd voor Het was altijd zo zinloos, een grote monoloog van mij. Niemand bracht zelf iets in We hebben inmiddels heel veel redenen gehoord om geen werkoverleg te houden met de medewerkers. Allemaal redenen die een gezonde werklust lijken uit te stralen. Heel eerlijk Wij vinden het een beetje dom als je niet regelmatig met je team gaat zitten. Je mist daarmee namelijk een kans om informatie uit te wisselen met de hele groep in één keer. Het kan een regelmatig werkoverleg zijn, waarin jullie elkaar bijpraten. Maar ook een werkoverleg met een deel van je medewerkers over een bepaald onderwerp. De voordelen iedereen hoeft maar één keer zijn idee, oplossing, probleem of andere zaken toe te lichten en uit te leggen

2 iedereen hoort direct wat de reacties zijn en waar hij zelf nog niet aan had gedacht iedereen krijgt informatie over wat er speelt in je bedrijf iedereen kan zaken aan het team voorleggen waarover nog een beslissing moet worden genomen het zorgt voor een betere afstemming tussen medewerkers onderling en in verschillende functies waardoor samenwerking makkelijker wordt het zorgt voor een gevoel van samen aan de slag Uiteraard is het belangrijk dat het werkoverleg iets toevoegt. Niet alleen voor jou, maar voor alle medewerkers. Sommige zaken kunnen onderhands besproken worden. Met kleine clubjes mensen. Het is dan niet nodig om daar een formeel werkoverleg van te maken. Zorg er dan wel voor dat jullie de afspraken en besluiten opschrijven. Zodat daar geen onduidelijkheid over ontstaat. Als je iets met meer dan 3 personen wilt bespreken, is het verstandig er een werkoverleg van te maken. Met een korte agenda, duidelijke structuur en een korte vastlegging (notulen is zo n vreselijk woord en dekt niet de lading van onze manier van vastleggen ;-) Zie stap 4! Aan jou de uitdaging om de werkoverleggen in je bedrijf kort, interessant en nuttig te maken. Dat hoef je niet alleen te doen. Betrek je medewerkers daar zoveel mogelijk bij. Zodat de werkoverleggen van jullie allemaal worden en iedereen elkaar scherp houdt. 2 Hoe bereid je een werkoverleg voor? Om het werkoverleg goed voor te bereiden, hebben we een korte checklist voor je ü bepaal het doel van het overleg Laat daarover geen misverstand bestaan. Hoe helderder het doel, hoe beter iedereen zich kan voorbereiden en hoe vlotter het overleg gevoerd kan worden ü bepaal de deelnemers

3 Betrek alleen de medewerkers die echt een bijdrage kunnen leveren of voor wie de informatie belangrijk is voor de werkzaamheden ü bepaal de datum, tijd, duur en locatie Uit onderzoek blijkt dat de beste vergadertijd ligt tussen 10 11u. Terwijl op dinsdagmiddag 15u de meeste vergaderingen blijken te worden gehouden. ü bepaal de agenda Vraag ook of deelnemers agendapunten hebben die zij in het overleg kunnen inbrengen (mits ze goed voorbereid zijn). Als je vaste agendapunten hebt, komen die uiteraard op elk werkoverleg terug ü bepaal de benodigde voorbereiding Bedenk én vraag of er nog informatie is die vooraf gelezen of bekeken moet worden ü nodig iedereen op tijd uit Op tijd houdt in dat alle deelnemers redelijkerwijs voldoende tijd hebben om zich voor te bereiden en hun agenda vrij te houden 3 Hoe voer je een goed werkoverleg? Het voeren van een goed werkoverleg wordt, naast een goede voorbereiding zoals hierboven, grotendeels bepaald door de kwaliteit van de voorzitter. Als voorzitter bewaak je de agenda én de tijd zorg je ervoor dat iedereen een bijdrage levert en kan leveren parkeer je onderwerpen die teveel de diepte ingaan, voor een volgend overleg of een apart werkoverleg zie je erop toe dat de gesprekken bondig en relevant zijn zorg je dat mensen respectvol met elkaar overleggen (zoals laten uitpraten, niet onderbreken, luisteren naar wat iemand zegt, op de inhoud i.p.v. de persoon) zorg je dat alle actie- en besluitpunten uit het gesprek worden gehaald

4 Kies dus een goede voorzitter per werkoverleg die weet wat er van hem wordt verwacht. 4 Wat doe je met hetgeen besproken is? Eigenlijk zijn er maar drie redenen om iets te bespreken tijdens een werkoverleg 1 om elkaar te informeren, samen te sparren of te brainstormen 2 om acties te bepalen en te verdelen onder de deelnemers 3 om besluiten te nemen Bepaal voorafgaand aan elk agendapunt wat je met het bespreken van het punt wilt bereiken; informatie-uitwisseling, afspraken maken over te nemen acties en/of het nemen van een besluit. Zorg vervolgens dat alle acties en besluiten worden vastgelegd. Het lijkt nuttig om zaken te bespreken en daarna weer aan het werk te gaan. Echter, als je de afspraken niet met elkaar vastlegt of naar elkaar bevestigt, loop je de kans dat je niet meer goed weet wat er precies is afgesproken of besloten en wie welke actie zou nemen. Zonde van je geïnvesteerde tijd. Je kunt de acties en besluiten op veel manieren vastleggen. Daar is geen eenduidig advies voor te geven. Maak het zo simpel mogelijk voor jezelf (of vraag iemand anders dit bij te houden) zet een mailbericht aan alle aanwezigen klaar en noteer elk actiepunt met deadline en actiehouder. Noteer ook besluiten die jullie nemen. Na het overleg, herhaal je nog even alle punten, pas je desgewenst zaken aan en stuur je de mail naar alle deelnemers maak een format in Excel of Word voor de vaste agendapunten (en ruimte voor losse punten), de actiepunten en de besluitpunten. Vul het tijdens het overleg in, herhaal alle punten en stuur het direct na het overleg aan alle deelnemers

5 5 Hoe houd je het werkoverleg nuttig? Niet alle werkoverleggen hoeven tot in lengte van dagen gehouden te worden. Sommige overleggen zijn tijdelijk heel nuttig, maar kunnen na een tijdje worden afgeschaft. Bespreek regelmatig met elkaar of het betreffende werkoverleg nuttig is en waarde toevoegt aan de uitvoering van het werk. Een aantal vragen om dit met elkaar te bespreken wat is het doel van dit werkoverleg? wat hopen we te bereiken? hoe lang hebben we (daarvoor) nodig? En waarom? kunnen we dit in een half uur bespreken (ipv een uur of langer)? welke vaste onderwerpen moeten we elk overleg bespreken? welke besluiten moeten we nemen? hebben we voldoende informatie om deze besluiten te nemen? hoe vinden we (jullie) dat dit werkoverleg is gegaan? wat dit een goede tijdsinvestering? Of, was dit nuttig? hebben we door dit werkoverleg bereikt wat we wilden bereiken? Om het werkoverleg interessant te houden, hieronder nog een paar ideeën geef deelnemers afwisselend een opdracht om een onderwerp voor te bereiden en in te brengen beloon medewerkers voor het inbrengen van onderwerpen, bijv. door het overleg met 5 minuten te verkorten voor elk ingebracht onderwerp (up-side-down gedachte ) nodig regelmatig iemand uit om 1 specifiek onderwerp wat dieper te onderzoeken of te bespreken (expert, klant, leverancier of collega van andere team) laat het werkoverleg geen problemenuurtje worden met veel negatieve energie. Denk eens met elkaar na over kansen en mogelijkheden om het bedrijf sterker en jullie aanbod beter te maken. Betrek de deelnemers bij nieuwe ideeën en vraag om hun mening. Zorg voor positieve energie!

6 Hieronder een visueel mooie checklist voor het voeren van een nuttig overleg (bron: ibabs)