Projectcontract. Projectmanagementbureau Stadskantoor Stadsplateau 1 Postbus CE Utrecht tel (030)

Transcriptie

1 Projectcontract Projectmanagementbureau Stadskantoor Stadsplateau 1 Postbus CE Utrecht tel (030)

2 Inhoudsopgave 1. Basisgegevens Inleiding Projectdefinitie De doelstelling van het project Het projectresultaat Afbakening Aanpak Beheersplan... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.1 Tijd... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.2 Geld... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.3 De projectorganisatie Communicatie Risico's en randvoorwaarden Evaluatie Ondertekening... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

3 1. Basisgegevens a. Naam project: Advies alternatieven DMC de Gagel b. Opdrachtgever: Annemiek Eggink c. Projectmanager: Sophie Gunnink, bijgestaan door Freek Hofste (trainee design thinking), Melvin te Mebel (trainee PMB) d. Datum: Inleiding Het programma De Versnelling heeft de doelstelling de wijk Overvecht te stimuleren in o.a. sociale samenhang. Hiervoor zijn enkele op te zetten/ al gerealiseerde Bijenkorven benoemd. Doel van de bijenkorven is ruimte voor de buurt te bieden en voor ontmoeting tussen professionals, ondernemers en bewoners. Het Doe Mee Centrum (DMC) De Gagel heeft al een functie als bijenkorf. Dit is een centrum dat reeds 7 jaar succesvol blijkt en de doelstellingen van de Versnelling ondersteunt. Echter, het DMC is een tijdelijke locatie. De portocabins waarin het centrum is gehuisvest zijn aan vervanging toe en de tijdelijke vergunning is verstreken. Het DMC in de huidige vorm zal om deze reden eind 2017 ontmanteld worden. Hoewel de fysieke staat van het DMC te wensen over laat, blijkt het qua functionaliteit een schot in de roos. Jarenlang is het DMC een bruisend centrum in een zeer kwetsbare buurt geweest. Veel bewonersgroepen organiseren er activiteiten. Professionals lopen in en uit, houden er hun vergaderingen en spreekuren. De drempel om binnen te lopen is laag. Er is altijd een (betaalde) gastvrouw aanwezig die bewoners helpt met hulpvragen, welkom heet en zorgt voor het dagelijks beheer van het centrum. De laatste tijd lopen de activiteiten terug omdat gebruikers zich bewust zijn dat het eind van het centrum nabij is. Hier ligt de probleemstelling van de casus. De vraag is op welke manier de gebruikers een alternatief geboden kan worden, zonder dat zij erop achteruit gaan. De mogelijkheden van alternatieven zijn ruim. Het wijkbureau vraagt zich af of het mogelijk is om de functies op te splitsen en onder te brengen bij andere locaties, of dat er in de buurt toch een nieuwe plek met het totale pakket aan functies moet komen. De meningen zijn daarover verdeeld. Daarom zoekt het wijkbureau een onafhankelijk overzicht op basis waarvan zij zich een mening kan vormen. De andere betrokken partijen zijn niet mede-opdrachtgever, zij weten wel dat deze opdracht wordt uitgezet. Op dit moment zijn de activiteiten in het DMC afbouwende, met het oog op de sluiting aan het eind van het jaar. Dit is zonde gezien de status van de gebruikers. Het is daarom zaak om op korte termijn met een plan te komen voor de toekomst van de activiteiten. 3. Projectdefinitie 3.1 De doelstelling van het project Het hogere doel van het project is het bewaken en waar mogelijk het stimuleren van bewonersinitiatieven en activiteiten in een kwetsbare wijk. Het DMC is een belangrijke schakel in deze doelstelling. Het centrum is een middel om samenhang in de wijk te accelereren en de bewoners te ondersteunen in uiteenlopende (scholing)trajecten. Het project dient de mogelijke opties te verkennen na het verdwijnen van het DMC. Het doel is overzicht bieden voor het Wijkbureau en alternatieven onderbouwen en aandragen.

4 3.2 Het projectresultaat De opdracht krijgt de vorm van een rapport/ notitie. Het rapport/ de notitie dient het Wijkbureau verheldering te geven over mogelijke stappen en de gevolgen hiervan. Hierin moeten in ieder geval de volgende onderwerpen worden behandeld: Een overzicht van de functies die het DMC nu biedt Een verkenning van mogelijkheden om de verschillende functies/ activiteiten uit het DMC bij andere (buurt)locaties onder te brengen, inclusief voor- en nadelen en eventuele randvoorwaarden voor bewoners om van andere locaties gebruik te maken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de afstand naar deze locaties. Vervolgplan voor verdere uitwerking van het rapport: wat is er aanvullend nog nodig om het rapport zo te maken dat het wijkbureau voldoende onderbouwing heeft voor het vervolg, onder andere een financiële onderbouwing zal hierin aan de orde komen. Een algemeen advies/ evaluatie over de opzet van bijenkorven: wat kunnen we leren van het DMC en van andere bijenkorven over wat werkt en wat niet werkt. 3.3 Afbakening Het project richt zich primair op de alternatieven van het DMC de Gagel, de activiteiten die zich er nu afspelen en in het afgelopen jaar hebben afgespeeld, de gebruikers van de activiteiten & het DMC en mogelijke andere locaties voor de activiteiten. Hiervoor worden respectievelijk het wijkbureau, de gebruikers en organisatoren van activiteiten, het gebiedsbeheer en afdeling MO bij betrokken. Het project richt zich voornamelijk op het bieden van een overzicht voor het wijkbureau. Later wordt dit aangevuld met adviezen voor mogelijke alternatieven. Het project neemt binnen deze opdracht niet de daadwerkelijke invulling en uitvoering van deze adviezen voor haar rekening. De vervolgstappen na de advisering blijft bij het wijkbureau en eventueel de gebruikers. 4. Aanpak Het haalbaarheidsonderzoek wordt verricht in de vorm van Design Thinking. Dit is een innovatieve denkmethode waar veel aandacht is voor de gebruikers van een product of dienst. Deze methode kan goed bij participatietrajecten worden ingezet, maar dat is nog nooit gebeurd binnen de gemeente Utrecht. Design Thinking volgt een aantal vaste stappen die het liefst in een korte periode worden uitgevoerd. Het is essentieel dat er niet teveel tijd tussen stap 2 en stap 3 t/m 5 zit. Mogelijk vinden deze stappen nog in juni plaats, als de planning van Portaal dat toelaat wordt het half tot eind augustus. Stap 1: Onderzoeken en ontdekken Half april half juni Sophie & Melvin voeren gesprekken met betrokkenen uit het Wijkbureau en de GU. Deze stap is een eerste inhoudelijke verkenning over de casus van het DMC. Aan het eind van deze stap vindt een kick-off met de projectgroep plaats waar we kennis delen om alle gaten in te vullen. Stap 2: Observaties en veldwerk 1 dagdeel, augustus Met het projectteam gaan we op veldwerk in en rond het DMC. We houden ongestructureerde interviews met betrokken professionals, intensieve gebruikers, gewone gebruikers en non-gebruikers. Van tevoren wordt met Joke de Jong en Manon de Weijer een lijst gemaakt van mensen die we sowieso willen spreken. Mogelijk vinden niet alle interviews op dezelfde dag plaats.

5 Middels de interviews wordt in kaart gebracht wat de bewoner ertoe beweegt om in verschillende mate actief te worden in het DMC. Ook wordt duidelijk waarom sommige bewoners géén gebruikers maken van het centrum. Wat mist er volgens hen? Wanneer besluiten bewoners hun activiteiten in het DMC af te bouwen? Waar kunnen lessen uit getrokken worden (ook voor andere bijenkorven)? Stap 3: Afbakenen Stap 3 t/m 5 vinden plaats op 1 dag in augustus Aan de hand van storytelling verwerken we met het projectteam de opgehaalde informatie. We maken clusters; wat werkt en wat werkt niet? Stap 4: Ideevorming We houden een brainstormsessie met het projectteam. Hiervoor nodigen we breed uit: iedereen die is geïnterviewd en mogelijk ook andere geïnteresseerden. Het doel van de brainstorm is te achterhalen hoe de functionaliteiten van het DMC het beste kunnen terugkomen na de ontmanteling. Moet er een nieuw DMC komen? Kunnen de functies op bestaande locaties terugkomen? Wat moet gefaciliteerd worden om het gebruik van het DMC te stimuleren? Wanneer haken de bewoners af? Stap 5: Prototyping Met de uitkomsten van stap 4 wordt door dezelfde groep een aantal prototypes opgesteld. Deze prototypes zijn beeldend: papier, karton, piepschuim of andere bouwmaterialen. Deze prototypes worden vervolgens voorgelegd aan andere gebruikers, professionals en bewoners. Stap 6: Expert opinion Met (een delegatie van) de projectgroep waarderen we de nieuwe ideeën op haalbaarheid. Getoetst wordt aan nog nader te bepalen criteria. In elk geval: financiële haalbaarheid, politiek, (verwacht) draagvlak in de buurt etc. 4.1 De projectorganisatie Het project wordt getrokken door Sophie Gunnink (projectmanager). Zij wordt bijgestaan door Melvin te Mebel (trainee PMB) en Freek Hofste (trainee Design Thinking). Daarnaast wordt een projectgroep opgezet, bestaande uit: - Manon de Weijer (wijkadviseur Overvecht); - Joke de Jong (gastvrouw DMC); - René Leppink (beleidsadviseur welzijnsvoorzieningen MO); - Mogelijk: vertegenwoordigers gebruikers van het DMC (Portaal, Mitros, Wijk&CO). - Mogelijk: vertegenwoordigers van de wijkraad en het bewonersplatform. Aan de vertegenwoordigers van de gebruikers en de wijkraad en het bewonersplatform wordt voorgelegd of ze onderdeel willen zijn van de projectgroep. 4.2 Communicatie Het project is één van de voorbeeldprojecten uit Al doende vernieuwen. Goede communicatie met alle betrokkenen is hierom van groot belang. We doen dit door: - Zoveel mogelijk belanghebbenden in de projectgroep te betrekken. - We komen met gebruikers- en niet-gebruikers van het DMC in contact via sleutelfiguren als Joke de Jong. - We nodigen mensen die wij in de loop van dit onderzoek hebben gesproken allemaal uit voor een brainstormavond. Deze avond moet de bewoners wat te bieden hebben, niet alleen de

6 gemeente. Dit doen we door te zorgen voor gratis eten en drinken en een goede, laagdrempelige sfeer. 5. Risico's en randvoorwaarden Risico s: - Tijd. De planning voor dit onderzoek was zeer krap. Nu is deze opgerekt waardoor het zwaartepunt van de werkzaamheden eind augustus plaatsvinden. Dit geeft meer lucht. - Verwachtingen. Het is op het moment nog niet duidelijk wat exact randvoorwaarden zijn voor een nieuw Doe Mee Centrum. Voorwaarde is dat dit wel duidelijk is voordat de brainstorm met bewoners plaatsvindt. Dit zal gebeuren tijdens de kick-off met de projectgroep. 6. Evaluatie Na stap 1 zal per mail verslag worden uitgebracht. Mogelijk volgt hierna een gesprek. Na stap 2 vindt een tussentijdse evaluatie plaats. De eindevaluatie volgt na stap 6. Hieruit kan een vervolgtraject voortkomen.