1. Doelstellingen participatie publieke ruimte gemeentehuis

Transcriptie

1 Plan van aanpak inzake Participatie rondom huisvesting gemeente Dronten. Bijlage bij raadvoorstel Plan van aanpak participatie huisvesting Achtergrondinformatie bij de aanpak inzake participatie huisvesting Bijlage bij raadvoorstel Doelstellingen participatie publieke ruimte gemeentehuis Het college heeft voor dit traject drie doelstellingen vastgesteld: 1. Geven van een kwaliteitsimpuls aan het functionele ontwerp van de publieke ruimten. 2. Samen met gebruikers en met ondersteuning van de architect bepalen hoe de raadzaal/trouwzaal eruit komt te zien, zowel functioneel als qua vormgeving. 3. Invulling geven aan het begrip: Het huis van de gemeente. Het betreft: de inventarisatie van mogelijkheden om ruimte te geven aan extra activiteiten/ functionaliteiten in de publieksruimten; het verzamelen van verhalen uit de samenleving over de identiteit van Dronten en dit als input gebruiken voor de vormgeving en uitstraling in de nieuwe situatie. 2. Aanpak Voor het participatietraject zijn op basis van de drie genoemde doelstellingen, drie sporen uitgewerkt, te weten: 1. Het betrekken van gebruikers van het gemeentehuis bij het ontwerpen van de functionele inrichting en vormgeving van de publieke ruimten in het gemeentehuis; 2. Het betrekken van gebruikers van de raadzaal/ trouwzaal bij het ontwerpen van de functionele inrichting én bij de vormgeving; 3. Het betrekken van de Drontense samenleving bij de ontwikkeling van het huis van de gemeente, door de te vragen om: wensen en ideeën aan te reiken m.b.t. aanvullende functies en/of activiteiten in het gemeentehuis; beelden en verhalen te delen over hun beleving van de identiteit van Dronten, als input voor de vormgeving van de publieke ruimten. In de aanpak schenken we in het bijzonder aandacht aan het laden van de begrippen: Dronten geeft je de ruimte en de verbinding tussen nieuwe pioniers en de pioniers van het eerste uur. Goede communicatie is gedurende het hele traject één van de belangrijkste succesfactoren. Dat begint met een sprankelend bronverhaal en heldere communicatieboodschappen waarin aandacht is voor zowel de context als voor activatie. We bereiden dit voorafgaand aan de start van het traject zorgvuldig voor en werken een getailleerde communicatieplanning uit rond elke stap in het participatieproces.

2 3. Uitwerking Aanpak Spoor 1: een kwaliteitsimpuls geven aan het functionele ontwerp van de publieke ruimten. In een paar stappen informatie, kennis en wensen ophalen bij gebruikers van het gemeentehuis om dit vervolgens te verwerken in het ontwerp voor de publieke ruimten. We nodigen betrokkenen ook uit om tijdens het bouwproces betrokken te blijven. Raadsleden, ambtenaren, college en maatschappelijke organisaties. Het traject wordt begeleid door de projectmanager en ondersteund door de architect. Reguliere gemeentelijke communicatiekanalen. Het proces 1. -Brede oproep tot deelname aan maatschappelijke organisaties Juni Oproep aan raadsleden en werkorganisatie voor afvaardiging 2. Uitnodigen van deelnemers voor bijeenkomst. Aug Bijeenkomst die start met een toelichting op het Voorlopig Ontwerp en PvE Sept 2019 waarin deelnemers hun kennis, ideeën en tips kunnen delen met het projectteam voor de publieke ruimten op de begane grond. 3. -Terugkoppeling aan deelnemers over verwerking van de opbrengst van de Okt 2019 bijeenkomst in het ontwerp. -Verzamelen en verwerken van de feedback/ aanvullingen van deelnemers 4. Vaststelling van het Definitieve Ontwerp door het college Dec Evaluatie proces Jan Open dag tijdens de bouwperiode: een inkijkje krijgen in het bouwproces. Mei 2020 Spoor 2: bepalen hoe de raadzaal/trouwzaal eruit komt te zien, zowel functioneel als qua vormgeving. De raad stelt een raads-werkgroep in met daarin een aantal raadsleden én gebruikers van de zaal. Het college faciliteert deze werkgroep inhoudelijk met een proces waarin d.m.v. een workshop de wensen en eisen worden opgehaald ten aanzien van de inrichting én vormgeving. Het door de raad vastgestelde Programma van Eisen zijn daarbij kaderstellend. Dit leidt tot een advies van de werkgroep aan de raad voor het ontwerp van de raadzaal- trouwzaal. De werkgroep legt dit advies voor aan de gemeenteraad ter besluitvorming. Van belang in dit proces is, dat de raad de eventuele voorgenomen vernieuwingen in werk- en vergaderprocessen processen in beeld heeft (i.h.k.v. Nieuwe Democratie ). Raadsleden, aangevuld met een Bijzonder Ambtenaar Burgerlijke Stand (BABS), een medewerker kabinetszaken, enkele frequente bezoekers van raadsvergaderingen (inwoners), een bode en de burgemeester. De werkgroep wordt ondersteund door de projectmanager en architect. Reguliere gemeentelijke communicatiekanalen

3 Proces 1. Vormen werkgroep door de gemeenteraad Aug Tijdens een workshop- gefaciliteerd door het ambtelijk projectteam- Sept 2019 ophalen van ideeën, wensen en eisen 3. -Ambtelijk projectteam verwerkt de input van de werkgroep Okt Werkgroep checkt of input juist is verwerkt -Ambtelijk projectteam verwerkt zo nodig laatste wijzigingen -Werkroep maakt zijn advies definitief en legt dit voor ter besluitvorming aan raad 4. Behandeling van het advies van de werkgroep door de gemeenteraad Feb Evaluatie van het proces Jan Open dag tijdens de bouwperiode: inkijk in het bouwproces Mei 2020 Spoor 3: invulling geven aan het begrip: Het huis van de gemeente. De samenleving betrekken bij de invulling van het begrip het huis van de gemeente door het verzamelen van ideeën voor aanvullende activiteiten in het gemeentehuis én door beelden en verhalen op te halen over de identiteit van Dronten. Activatie-evenement De start van het traject is op 14 september tijdens de Dag van de Democratie. Dan organiseren we een activatie-evenement in het gemeentehuis en op het plein voor het gemeentehuis. Het thema: hoe zie jij Dronten (graag)? Het concept werken we op verschillende manieren uit. Het kan gaan over de inrichting en identiteit van Dronten én over de rol van de gemeente bij het dorp/ de stad. Voor kinderen en jongeren is er het spel van de democratie, de plannen voor het gemeentehuis worden getoond en we doen een oproep tot deelname aan het participatietraject dat op die dag zal starten. Maatschappelijke organisaties en ondernemers vragen we een bijdrage te leveren aan het evenement. Breed participatietraject van een maand In een maand tijd halen we ideeën op uit de samenleving. Het gaat om ideeën voor aanvullende activiteiten/ functionaliteiten in het gemeentehuis (via een online én offline enquête) én om het verzamelen van verhalen uit de samenleving over de identiteit van Dronten. We roepen op tot creativiteit, de vorm is vrij. (film, beeldende kunst, muziek, poëzie, etc.) Verwerken opbrengst Ten aanzien van de ideeën die worden aangedragen, toetsen we op haalbaarheid: passen ze binnen de (inhoudelijke en financiële) kaders? In dat geval gaan we ze uitvoeren. De beelden en verhalen over de identiteit van Dronten gaan we verzamelen en maken we tot een aansprekende tentoonstelling in het gemeentehuis, voorafgaand aan de start van de verbouwing. De drie beste/mooiste verhalen worden beloond. In de jury zitten afgevaardigden van drie dorpskernen en de portefeuillehouder. De burgemeester is voorzitter. De opbrengst van de tentoonstelling dient als inspiratie voor het vervolg: we schrijven een prijsvraag uit voor ontwerpers/kunstenaars voor een ontwerp voor de publieke ruimte van het gemeentehuis dat de identiteit van Dronten weerspiegelt. De vorm is (binnen de kaders) vrij, het kan kunst zijn, een spel, een experience of iets functioneels. Het doel is dat het past bij Dronten en dat de samenleving er trots op kan zijn. Op basis van cv-selectie nodigen we drie ontwerpers uit om te pitchen. Een selectiecommissie selecteert een ontwerper. Deze selectiecommissie wordt geleid door de burgemeester en bestaat uit een mix van gebruikers van het gemeentehuis, afgevaardigden van de drie dorpskernen en de winnaars van de wedstrijd over identiteit

4 De gehele Drontense (Dronten, Swifterbant en Biddinghuizen) samenleving heeft de mogelijkheid om deel te nemen. Scholen, De Meerpaal, ondernemers, het AZC en andere relevante organisaties betrekken we actief. Om de samenleving te activeren zetten we een multimediale campagne op, die start in augustus (promotie van het activatie-evenement) en doorloopt gedurende de periode dat mensen hun bijdrage kunnen leveren. Daarvoor benutten we zoveel mogelijk reguliere gemeentelijke communicatiemiddelen, maar ook de kanalen van partners. We zetten een Facebook- en Instagramcampagne op (met locatie-targeting) en we betrekken basisscholen en het AZC door middel van gastlessen waar raadsleden een rol bij kunnen spelen. Proces 1. -Uitwerken concept voor evenement en tentoonstelling Jun jul Voorbereiding communicatie met onder meer een vernieuwd bronverhaal 2. Start campagne over activatie-evenement: de Dag voor de democratie Gastlessen op scholen en mogelijk aan nieuwe Nederlanders Sept Spel in het gemeentehuis Democacity Sept Activatie-evenement op Dag voor de democratie: hoe zie jij Dronten (graag)? 6. Enquête via ikpraatmee.nl over het huis van de gemeente (functies of activiteiten) t/m 7. -Participatietraject over identiteit -Oproep voor gegadigden om zitting te nemen in de sectiecommissie voor de ontwerper 8. -Opbrengsten delen met de samenleving en winnaars benoemen -Aankondigen en promotie van de tentoonstelling t/m Uitvraag ontwerpers (cv s) Tentoonstelling in het gemeentehuis van opbrengsten -Publiciteit t/m Visuele bijdragen tentoonstelling omzetten tot afbeeldingen op Nov 2019 afzettingen/ bouwschermen 12. Eerste selectie van drie ontwerpers op basis van cv s Pitches, keuze ontwerper en opdrachtverstrekking Dec met samenleving over keuze 15. Evaluatie van het proces Jan Participatieniveau We maken voorafgaand aan het participatietraject afspraken over de invloed van betrokkenen. In deze paragraaf is het niveau van participatie voor alle drie de sporen uiteengezet. 1. Inrichting van de publieksruimten Met betrekking tot de functionele inrichting van de publieksruimten zal het college gebruikers van de publieksruimten raadplegen. Dat betekent dat het college gebruik maakt van de kennis en ervaring van gebruikers van de publieksruimten en hun input benut voor het opstellen van - 4 -

5 het definitief ontwerp. Besluitvorming over het definitief ontwerp is voorbehouden aan het college. 2. Inrichting en vormgeving raadzaal trouwzaal Met betrekking tot de inrichting van de raadzaal/trouwzaal stelt de gemeenteraad een werkgroep in die de raad zal adviseren over zowel inrichting als vormgeving. Het advies wordt verwerkt in het definitief ontwerp, besluitvorming hierover is voorbehouden aan de gemeenteraad. De werkgroep wordt inhoudelijk ondersteund door de ambtelijke werkgroep. 3. Invulling geven aan het begrip Huis van de gemeente Het betrekken van de samenleving bij de verkenning van mogelijkheden voor extra activiteiten in de publieksruimten, gebeurt in coproductie met de samenleving. Het college zal hieraan invulling geven door in de samenleving ideeën op te halen. Het college toetst deze op haalbaarheid en zal ze, zolang ze binnen de door de raad gestelde kaders vallen, doorvoeren. Over de het laden van de identiteit van Dronten en de verbeelding daarvan in het vernieuwde gemeentehuis mag de samenleving meebeslissen. We ontwerpen een proces waarbij de samenleving gevraagd wordt om op creatieve wijze ideeën te leveren over de identiteit. De opbrengsten van dit proces worden beoordeeld door een afvaardiging uit de samenleving, onder voorzitterschap van de burgemeester. Deze groep wijst vijf winnaars aan die de identiteit van Dronten het beste hebben verbeeld. De voorselectie van de ontwerpers (beoordeling cv s) is voorbehouden aan de projectgroep. De uiteindelijke selectie van de ontwerper op basis van pitches is weer voorbehouden aan (een afvaardiging van) de samenleving. Het projectteam staat aan de lat voor de begeleiding van het realisatieproces. Zelf organiseren Meebeslissen Coproductie Adviseren Raadplegen Deelnemers Organiseren en voeren zelf projecten uit Zijn medeverantwoordelijk voor de beslissingen Werken intensief met de gemeente mee aan plannen of beleid. Genereren ideeën en oplossingen voor een goed advies binnen een beleidsthema. Geven hun mening of kennis rond een beleidsonderwerp. De gemeente Ondersteunt en faciliteert Laat (deel) beslissingen over aan burgers Werkt intensief met de gemeente mee aan plannen of beleid. Geeft vooraf het beleidsthema aan en neemt het advies serieus in overweging. Afwijkende besluitvorming moet goed worden beargumenteerd. Wil de mening van de burgers weten en houdt hiermee rekening in de besluitvorming. Fig.1. Overzicht niveaus van participatie - 5 -