COMMUNICATIEPLAN INTEGRAAL ACCOMODATIEPLAN WOENSDRECHT

Transcriptie

1 COMMUNICATIEPLAN INTEGRAAL ACCOMODATIEPLAN WOENSDRECHT 1. Algemeen Inleiding De gemeente Woensdrecht heeft ICS adviseurs opdracht gegeven om een integraal accommodatieplan te ontwikkelen in twee fasen. De gemeente heeft een ambtelijke werkgroep ingericht, waarin de strategie en het plan van aanpak zijn vastgesteld. Daartoe heeft de gemeente een programma van eisen geschreven. Er is bovendien een raadsessie georganiseerd, waarin gedebatteerd is over gemeentelijke accommodaties, het gewenste voorzieningenniveau en de taak van de gemeente. Opdracht De opdracht bestaat uit twee fasen. 1. Betreft een analyse en waardering van de gemeentelijke en niet gemeentelijke accommodaties op basis van een strategisch kader, waarbinnen maatschappelijke activiteiten ondergebracht kunnen worden en accommodaties gewaardeerd op basis van een aantal kenmerken, zoals bouwjaar, ligging, functionaliteit, technische staat en leegstand (benutting en bezetting). Resultante van de eerste fase is een voorstel afwegingskaders voor de gemeente en per kern. 2. De tweede fase van het integraal accommodatieplan werkt de bevindingen per kern verder uit. Doelstelling is te komen tot een passend voorzieningenniveau voor de gemeente en de kernen, waarbij de ambities duidelijk, maar ook realistisch zijn. 2. Communicatiedoel De doelgroepen tijdig informeren over de voortgang, betrekken bij processen en anticiperen op veranderingen. Draagvlak creëren en behouden rondom de noodzaak tot ingrijpen en de uitgangspunten die de gemeente daarbij hanteert. Bereiken dat de doelgroepen hun eigen verantwoordelijkheid nemen en handelen conform de visie van de gemeente. 1

2 3. Communicatiedoelgroepen Interne doelgroepen - gemeenteraad; - B&W; - MT; - werkgroep; - meebeslissers zoals projectleider idop s (later in het stuk ook wel aangeduid als interne spil); - andere medewerkers die te maken hebben met het project, de idop s, uitvoering van de resultaten van de kerntakendiscussie, verenigingen, gemeentelijke accommodaties en onderhoud; - servicelijn. Externe doelgroepen - beheerders gemeentelijke accommodaties; - gebruikers gemeentelijke accommodaties; - dorpsplatforms; - ketenpartners zoals woningstichtingen en zorgpartijen; - burgers; - media. De primaire doelgroep wordt gevormd door de beheerders en gebruikers van de gemeentelijke accommodaties, de dorpsplatforms en de ketenpartners. Later in het stuk worden zij aangeduid als externe spil. 4. Communicatiestrategie Uitgangspunten voor fase 1: onderzoeksfeiten en afwegingskaders - Communicatie is gericht op informeren, het winnen van vertrouwen en het verkrijgen van draagvlak en heeft de volgende kenmerken: transparant, tijdig, duidelijk, proactief, met begrip en respect voor elkaars standpunten (aandacht voor voor- en tegenstanders) met een positieve insteek. - Waar het kan mondelinge communicatie (2-richtingsverkeer), ondersteund door schriftelijke communicatie. Tussentijdse evaluatie van de communicatie is van belang. Zodoende kunnen we tijdens het proces bijsturen. - Interne communicatie gaat voor externe communicatie, zodat de organisatie juist geïnformeerd is en voorbereid zijn op de externe communicatie. Op deze manier voorkomen we ook dat er afbreuk wordt gedaan aan het communicatieproces. - Van belang is een goede start van het project: denk daarbij aan gelijktijdig informeren van alle doelgroepen. Uitgangspunten voor fase 2: uitwerking van de kaders - Echte inspraak in het proces, meepraten en aandacht voor terugkoppeling gedurende het proces. Belangrijk is dat vooraf duidelijk gesteld wordt dat de afwegingskaders vastgesteld zijn en dat men alleen invloed kan uitoefenen op de invulling ervan. Duidelijk moet zijn op welke zaken men daadwerkelijk invloed heeft en welke zaken niet (verwachtingen managen). 2

3 5. Kernboodschap In fase 1: - informeren: vooral noodzaak duidelijk maken, situatieschets maken, feiten noemen, onderzoeksresultaten kenbaar maken - draagvlak creëren en behouden: vooral begrip kweken, toekomst centraal stellen, inspelen op gevoel, voorwaarden van gemeente noemen In fase 2: - draagvlak creëren en behouden: vooral begrip kweken, toekomst centraal stellen, inspelen op gevoel, voorwaarden van gemeente noemen - gedrag beïnvloeden: visie gemeente kenbaar maken, oproep eigen verantwoordelijkheid, consequenties in beeld brengen 6. Plan van aanpak (fase 1) Doelstellingen per doelgroep Intern: 1. MT, B&W, gemeenteraad en de interne spil: zijn gedurende het proces goed geïnformeerd over de stand van zaken (zowel inhoud als proces) en er is draagvlak. 2. Werkgroep en medewerkers die betrokken zijn bij het project of functioneel met het project te maken krijgen: zijn gedurende het proces geïnformeerd over de stand van zaken, zodat werkzaamheden op elkaar kunnen worden afgestemd en belangrijke informatie met elkaar gedeeld kan worden. Belangrijk daarbij is dat alle medewerkers weten wie aanspreekpunt is voor alle zaken die met het project te maken hebben. 3. Servicelijn: is het eerste aanspreekpunt voor vragen vanuit de bevolking en moet dus goed geïnformeerd zijn. Extern: 1. De externe spil (beheerders en gebruikers gemeentelijke accommodaties, dorpsplatforms en ketenpartners): zij worden geïnformeerd over het verloop van het project, streven is om vertrouwen, draagvlak en een goed gevoel over het proces te creëren. Zij moeten willen handelen conform de visie van de gemeente. 2. Burgers: worden geïnformeerd over het project. Er moet begrip zijn voor de noodzaak om maatregelen te nemen. 3. Media: zijn transparant en volledig geïnformeerd over het proces, streven is neutrale/positieve berichtgeving over het proces in de media. Boodschap per doelgroep Kernboodschap vormt de basis voor alle doelgroepen. Per doelgroep en middel wordt de kernboodschap verder verfijnd. Middelenmix per doelgroep Intern: 3

4 MT, college B&W en gemeenteraad: overleg, themabijeenkomsten, voortgangsrapportage, intranet/extranet Interne spil: overleg, themabijeenkomsten, voortgangsrapportage, intranet Werkgroep: voortgangsrapportage, workshops, intranet Overige: intranet, personeelsbijeenkomst Extern: Externe spil: overleg, voortgangsrapportage Burgers: nieuwsbrief, internet, Woensdrechtse Bode Media: persbijeenkomsten, persberichten 7. Plan van aanpak (fase 2) Proces In fase 2 worden de kansrijke projecten uitgewerkt op basis van de door de raad vastgestelde strategische kaders. Diverse doelgroepen krijgen inspraak in het proces: - er zal een projectgroep worden samengesteld uit waar onder dorpsplatform, idop begeleidingsgroepen, beheerders en gebruikers. In de projectgroep wordt per kern bekeken welke activiteiten in welke gebouwen kunnen worden geclusterd; - burgers worden via burgerparticipatie bij het proces betrokken na de eerste selectie van kansrijke projecten. De processtappen die gezet worden, zijn: - juni: 1 e bijeenkomst projectgroep - juni/juli: uitkomsten bijeenkomst projectgroep met interne spil en bepalen - kansrijke projecten - juli: terugkoppeling projectgroep - juli: informeren College en Raad - sept: burgerparticipatie toepassen - okt: halverwege het traject beraad - okt: 2 e bijeenkomst projectgroep - nov: collegevoorstel - dec: raadsbesluit Het communicatietraject sluit hierop aan. Doelstellingen per doelgroep Intern: 1. MT, B&W, de gemeenteraad en de interne spil: zijn gedurende het proces goed geïnformeerd over de stand van zaken (zowel inhoud als proces) en er is draagvlak voor het project. MT, B&W en de gemeenteraad zijn bereid om beslissingen te nemen. De interne spil wordt nauwkeurig geïnformeerd over inhoud en proces. Andere onderzoeken, opdrachten en projecten die raakvlakken hebben met dit project worden qua inhoud, timing en proces afgestemd op het gemeentelijk accommodatiebeleid. 2. De werkgroep uit fase 1 en medewerkers die betrokken zijn bij het project of functioneel met het project te maken krijgen: zijn gedurende het proces geïnformeerd over de stand van zaken, zodat werkzaamheden op elkaar kunnen worden afgestemd en belangrijke informatie met elkaar gedeeld kan worden. De projectleider maatschappelijk vastgoed is hierin het aanspreekpunt. 4

5 3. Servicelijn: is het eerste aanspreekpunt voor vragen vanuit de bevolking en moet dus goed geïnformeerd zijn. Over het algemeen geldt: interne communicatie gaat voor externe communicatie. Extern: 1. Projectgroep: er is draagvlak voor het project. De projectgroep is bereid mee te denken op basis van de strategische kaders en de ombuigingsoperatie. Zij zijn bereid om persoonlijke belangen als ondergeschikt te beschouwen en denken vanuit het algemeen belang voor de kern. 2. Burgers: worden geïnformeerd over het project. Er moet begrip zijn voor de noodzaak om maatregelen te nemen. Zij worden betrokken bij het proces d.m.v. burgerparticipatie. Duidelijk moet zijn op welke zaken men daadwerkelijk invloed heeft en welke zaken niet (verwachtingen managen). 3. Media: zijn transparant en volledig geïnformeerd over proces en inhoud, streven is neutrale/positieve berichtgeving over het proces in de media. Boodschap per doelgroep Kernboodschap vormt de basis voor alle doelgroepen. Per doelgroep en middel wordt de kernboodschap verder verfijnd. Middelenmix per doelgroep Intern: Gemeenteraad: raadsinformatienota s, open of besloten beraad, extranet MT en college B&W: overleg,, college adviesnota, intranet, beraad Interne spil: overleg, intranet Werkgroep: intranet Overige: intranet Extern: Projectgroep: bijeenkomsten, internet Burgers: internet, Woensdrechtse Bode en de documenten liggen ter inzage op het gemeentehuis Media: persbijeenkomsten, persberichten Burgerparticipatie Burgerparticipatie wordt toegepast om de burger te betrekken bij het project. Deze vorm van betrokkenheid kan het draagvlak voor de te nemen beslissingen vergroten. Duidelijk moet zijn op welke zaken men daadwerkelijk invloed heeft en welke zaken niet (verwachtingen managen). Op het moment dat burgerparticipatie toegepast wordt, zijn de strategische kaders bekend en de kaders van de ombuigingsoperatie. De vorm waarin burgerparticipatie plaats vindt is internet. De invulling wordt nader bepaald. 8. Planning Opgenomen in aparte bijlage 1. 5

6 9. Budget Voor de communicatieactiviteiten is een bedrag van ongeveer euro beschikbaar uit het budget idop s en uitvoering resultaten kerntakendiscussie. 10. Organisatie van de communicatie Vanuit afdeling BCV is de projectleider maatschappelijk vastgoed verantwoordelijk voor de uitvoering van het project. Vanuit het team communicatie wordt ondersteuning geboden door Jan Prop en Robine van Hees (communicatieadviseurs) alsmede van Robbert Schuller als webmaster (artikelen op website, intranet en extranet). Bestuurlijk is Vic Huijgens verantwoordelijk portefeuillehouder. Woordvoering richting de media verloopt via het team communicatie. 11. Evaluatie van de communicatie Tussentijdse evaluatie van de communicatie is van belang. Zodoende kunnen we tijdens het proces bijsturen. Dit gebeurt niet alleen intern maar ook extern. De communicatie zal tijdens vergaderingen regelmatig als bespreekpunt geagendeerd worden. Daarnaast kan er steekproefsgewijs onder doelgroepen gepeild worden hoe de communicatie ervaren wordt. Dit om ons een spiegel voor te houden en te kunnen bijsturen waar nodig. 6

7 Bijlage 1 Planning/tijdspad Datum Activiteit Communicatie Aantekening Fase 1 5 jan Interne spil Onderzoeksrapport 10 jan Collegevergadering Onderzoeksrapport Besloten stuk 11 jan Interne spil Collegebesluit en onderzoeksrapport 12 jan Aanleveren presidium Raadsvoorstel, collegebesluit en onderzoeksrapport Stukken ter inzage voor leden presidium 19 jan Intern Zie kernboodschap informeren Intranet 19 jan Stukken naar Raadsvoorstel, collegebesluit en onderzoeksrapport Let op timing vóór persbijeenkomst 19 jan Externe spil Zie kernboodschap informeren en aangeven in welke fase partijen Let op timing na uitgenodigd worden mee te denken 19 jan Persbijeenkomst Zie kernboodschap informeren en Laat in de middag uitnodigen voor raadsvergadering 20 jan Burgers Zie kernboodschap informeren en Internet uitnodigen voor raadsvergadering Besluitvorming uitgesteld 3 Collegevergadering Voorstel kaders Besloten stuk 4 Interne spil Collegebesluit 5 Aanleveren presidium Raadsvoorstel en collegebesluit Stukken ter inzage voor leden presidium 12 Intern Zie kernboodschap informeren Intranet 12 Stukken naar Raadsvoorstel en collegebesluit Let op timing vóór persbijeenkomst 12 Externe spil Zie kernboodschap informeren en aangeven in welke fase partijen Let op timing na uitgenodigd worden mee te denken 12 Persbijeenkomst Zie kernboodschap informeren en Laat in de middag uitnodigen voor raadsvergadering 13 Burgers Zie kernboodschap informeren en Internet uitnodigen voor raadsvergadering 24 Raadsvergadering Opiniërend 24 Pers Info via opinieraad 10 mei Raadsvergadering Besluitvormend 7

8 10 mei Persbijeenkomst Toelichting collegestandpunt Raadsbesluit via vergadering 11 mei Intern Zie kernboodschap draagvlak creëren en raadsbesluit omtrent kaders kenbaar maken 11 mei Externe spil Zie kernboodschap draagvlak creëren en raadsbesluit omtrent kaders kenbaar maken 11 mei Burgers Zie kernboodschap draagvlak creëren en raadsbesluit omtrent kaders kenbaar maken Intranet Internet, Woensdrechtse Bode 8

9 Fase 2 Datum Activiteit Communicatie Aantekening Juni Projectgroep Uitnodiging voor bijeenkomst uitnodigen Juni Projectgroep 1 e bijeenkomst Deel 1: inhoudelijke informatie Deel 2: per kern (match gebouwenactiviteiten) Inclusief pers Juni/juli Interne spil Deel 1: bespreken uitkomsten 1 e bijeenkomst projectgroep Deel 2: bepalen kansrijke projecten Juli Projectgroep Terugkoppeling aan projectgroep Brief, m.b.t. de kansrijke projecten Juli Informeren College Inhoudelijke informatie, kansrijke Sept en Raad Brede enquête onder de bevolking Okt Collegevoorstel n.a.v. resultaten burgerparticipatie Okt Raadsberaad en raadsinformatienota Okt/Nov Interne communicatie Nov Projectgroep 2 e Nov bijeenkomst Collegebesluit uitwerking kansrijke projecten na burgerparticipatie projecten Vorm nader in te vullen Inhoudelijke informatie, resultaten burgerparticipatie Inhoudelijke informatie, resultaten, kansrijke projecten Inhoudelijke informatie, resultaten burgerparticipatie Inhoudelijke informatie, kansrijke projecten en burgerparticipatie Inhoudelijke informatie, kansrijke projecten en burgerparticipatie Internet, de documenten liggen ter inzage op het gemeentehuis Incl. pers of aparte persbijeenkomst Inclusief pers Incl. verwerking raadsinput Nov Aanleveren Raadsvoorstel, collegebesluit presidium Nov Stukken naar Raadsvoorstel en collegebesluit Nov Burgers uitnodigen voor raadsvergadering Woensdrechtse Bode, internet Nov Raadsvergadering Opiniërend Dec Pers Info via opinieraad Dec Raadsvergadering Besluitvormend Dec Pers Raadsbesluit via vergadering 9