Marktconsultatie 'Vormgeving', Kenmerk d.d. 3 maart 2016

Transcriptie

1 Marktconsultatie 'Vormgeving', Kenmerk d.d. 3 maart 2016 Interne bedrijven Concerninkoop Postadres Postbus 10080, 3505 AB Utrecht Bezoekadres Stadsplateau 1, 3521 AZ Utrecht concerninkoop@utrecht.nl Bronversie: marktconsultatie

2 Inhoudsopgave 1 Marktconsultatie Vormgeving 3 2 Procedure marktconsultatie vormgeving 5 3 Werkwijze 6 4 Contactgegevens 7 Documenten die behoren bij deze marktconsultatie, geplaatst zijn in TenderNed en onlosmakelijk onderdeel uitmaken van deze marktconsultatie: Document Vragen en Invulformulier. Concerninkoop pagina 2 van 7

3 1 Marktconsultatie Vormgeving Aan: Belangstellenden marktconsultatie Vormgeving Van: Gemeente Utrecht Als onderdeel van de voorbereiding voor een Europese aanbesteding Vormgeving, nodigt gemeente Utrecht u uit voor deelname aan een marktconsultatie. Deze marktconsultatie heeft als doel kennis en ervaring op te doen van marktpartijen, te leren van de dagelijkse praktijk van uw werkterrein en deze informatie vervolgens in te zetten voor een effectieve aanbesteding. Hierbij wil de gemeente Utrecht zoveel mogelijk rekening houden met zzp ers en mkb-ondernemers. In het document Vragen en Invulformulier kunt u uw antwoorden en commentaar geven op de marktconsultatie. Met de verkregen gegevens wordt de opdracht als een nieuwe opdracht in TenderNed aangekondigd. Deelname aan deze marktconsultatie leidt niet tot automatische deelname aan een eventueel te houden aanbestedingsprocedure voor het daadwerkelijk verkrijgen van een raamovereenkomst vormgeving. Uitgangspunten De gemeente Utrecht wenst voor meerdere jaren (vier jaar) een overeenkomst af te sluiten voor de levering van vormgeving. Onder vormgeving verstaat de gemeente Utrecht grafische vormgeving en strategische conceptontwikkeling (de definitie van grafische vormgeving en strategische concept ontwikkeling treft u in de bijlage). Voor deze opdracht kan de gemeente Utrecht kiezen uit drie opties. Met deze marktconsultatie willen we een beeld krijgen van welke optie volgens u als vormgever het beste werkt. Of wellicht hebt u een ander idee voor de uitvoering van deze opdracht. Deze kunt u aangeven onder optie 4. Optie 1, Hoofdaannemer Volgens deze optie sluit de gemeente Utrecht een contract met één partij: de hoofdaannemer, die per opdracht een vormgever aandraagt. Deze hoofdaannemer krijgt de taak de opdrachten van de gemeente uit te zetten in een netwerk van onderaannemers. Deze onderaannemers zijn de daadwerkelijke vormgevers die de opdrachten uitvoeren. De hoofdaannemer zorgt onder andere voor kwaliteitsborging, eenvoudige opdrachtverlening en eenduidige facturatie. De onderaannemers bestaan uit - waar mogelijk - zzp ers en mkb-ondernemers. Dit aspect is een belangrijk onderdeel van de gunning. De gemeente Utrecht heeft alleen een contract met de hoofdaannemer. Deze hoofdaannemer zorgt dus voor de verdeling van de dagelijkse werkzaamheden voor vormgeving, maar voert zelf geen opdrachten uit. Hierbij verdelen we de opdracht niet in percelen, omdat de hoofdaannemer eenvoudig per opdracht een geschikte partij zoekt. Samengevat betekent deze optie: De gemeente Utrecht contracteert één partij: de hoofdaannemer. De hoofdaannemer laat elke opdracht uitvoeren door een onderaannemer (vormgever). Deze onderaannemer voert vervolgens de opdracht uit conform de eisen en wensen van de gemeente Utrecht. De hoofdaannemer blijft eindverantwoordelijke en contactpersoon voor de uitvoering van de opdracht. De onderaannemers zijn met name mkb-bedrijven en zzp ers. Concerninkoop pagina 3 van 7

4 Optie 2, Dynamisch aankoopsysteem In deze optie zet de gemeente Utrecht de opdrachten uit via het zogenoemde dynamisch aankoopsysteem (DAS, voorheen Marktplaats genoemd). De opdracht wordt eerst via TenderNed in de markt gezet. U kunt zich aanmelden via TenderNed als u wilt deelnemen aan deze opdracht. Wanneer u aan de eisen voldoet, wordt u toegevoegd aan DAS. Vervolgens worden de opdrachten, die onder vormgeving vallen, per keer uitgezet in DAS. U kunt dan de opdracht via het DAS krijgen volgens een zogenoemde minicompetitie. Het DAS is met name bedoeld om mkb-bedrijven en zzp ers meer kans te geven. Samengevat betekent deze optie: De vormgever meldt zich aan via TenderNed. Voldoet de vormgever aan de eisen dan plaatst gemeente Utrecht hem in DAS. Vervolgens maken de vormgevers die zijn aangemeld in DAS kans op elke opdracht die in minicompetitie in DAS wordt uitgezet. Hierbij heeft de opdrachtgever van de gemeente Utrecht die de opdracht in DAS uitzet, contact met de vormgever. Optie 3, Huidige werkwijze, met meer percelen De gemeente Utrecht sluit met meer partijen een raamovereenkomst: per perceel met drie partijen. De opdracht bestaat uit ongeveer drie percelen (zoals grafische vormgeving, digitaal ontwerp en strategische conceptontwikkeling). Dit is de werkwijze die de gemeente op dit moment gebruikt, maar dan verdeeld in meer percelen. Hierdoor krijgen meer bedrijven een kans op opdrachten. Samengevat betekent deze optie: De gemeente Utrecht sluit met meerdere partijen per perceel een raamovereenkomst af. De gemeente Utrecht verdeelt de opdracht in meer percelen om zo meer partijen een kans te geven. Optie 4, Uw suggesties, ideeën, tips De gemeente is ook benieuwd naar eventuele andere ideeën over de mogelijke uitvoering van deze aanbesteding. Misschien hebt u ervaring met aanbestedingen van andere (overheids-)instanties? Of kent u wellicht een werkwijze, die volgens u geschikt is om bij de gemeente toe te passen? Dan nodigen wij u uit dit met ons te delen door ze als vierde optie in uw reactie te noemen. Concerninkoop pagina 4 van 7

5 2 Procedure marktconsultatie vormgeving De marktconsultatie zal doormiddel van een schriftelijke inventarisatie worden uitgevoerd. De uitnodiging tot deelname aan de marktconsultatie is gepubliceerd op Tenderned ( Tevens zijn de huidige leveranciers geattendeerd op deze marktconsultatie. De reacties van de leveranciers op de vragen worden door de aanbestedende dienst geanalyseerd. De leveranciers dienen hun reactie te geven in het Document Vragen en Invulformulier. Voorwaarden, uitgangspunten en verplichtingen Bij deze marktconsultatie zullen de algemene principes van het Europees aanbestedingsrecht worden gehanteerd. Dat betekent concreet: het in acht nemen van transparantie, non-discriminatie, proportionaliteit en objectiviteit. Deelname aan de marktconsultatie is niet verplicht en schept ook geen verplichtingen voor de leveranciers jegens de aanbestedende dienst. Anderzijds is de aanbestedende dienst niet verplicht om de verkregen informatie toe te passen. Partijen kunnen geen rechten ontlenen aan de informatie die tijdens de marktconsultatie beschikbaar gesteld wordt. Er kan geen aanspraak worden gemaakt op vergoeding van kosten die gemaakt zijn voor deelname aan de marktconsultatie. De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om: de planning zoals is opgenomen op TenderNed te wijzigen; de marktconsultatie tijdelijk of definitief te staken; naar aanleiding van deze marktconsultatie te besluiten (voorlopig) geen aanbesteding te houden of de aanbesteding qua inhoud anders in te richten. Aandachtspunt De informatie die u in het kader van deze marktconsultatie aan de gemeente Utrecht verstrekt, gebruiken we om het vervolg van de marktconsultatie en de aanbestedingsstrategie vorm te geven. De informatie wordt eigendom van de gemeente Utrecht. De informatie die u verstrekt, verschijnt ten hoogste in een openbaar document (het verslag), waarin niet herleidbaar is wie de originele informatieverstrekker was. U dient er zich van bewust te zijn dat u mogelijke commerciële of anderszins sensitieve informatie zou kunnen verstrekken of informatie waarop intellectuele eigendomsrechten van u of van andere partijen op van toepassing zijn en die u niet wilt delen. De gemeente Utrecht kan met inachtneming van het voorgaande hiervoor niet verantwoordelijk worden gesteld. De gemeente Utrecht bepaalt welke informatie verwerkt en meegenomen wordt in de aanbesteding. Het verslag van de marktconsultatie maakt onderdeel uit van de officiële aanbestedingsdocumenten. Concerninkoop pagina 5 van 7

6 3 Werkwijze De marktconsultatie bestaat uit twee onderdelen: 1 Een schriftelijke reactie op de vragen. 2 Een mondelinge toelichting op de vragen en antwoorden. Ad 1 Graag de schriftelijke antwoorden uiterlijk indienen op 29 maart 2016, uur. Ad 2 Wanneer het projectteam een toelichting op uw schriftelijke reactie wenst, nodigen wij u uit om uw reactie mondeling te komen toelichten. Voor de mondelinge toelichting hebben we een aantal data gereserveerd tussen 4 en 11 april. Op uitnodiging kunt u hiervoor maximaal twee personen aanmelden. Bij de uitnodiging die wij aan u versturen, ontvangt u meer informatie over de exacte datum, het tijdstip en de locatie. Namens gemeente Utrecht zijn bij het gesprek aanwezig: Marjolein van der Velden, opdrachtgever Ronald Roos, projectleider Chris Eken, trafficmanager Sandra van Maanen, tactisch Inkoper Bij de afspraak zijn geen andere marktpartijen aanwezig. Wel is het mogelijk dat we informatie, die we uit deze marktconsultatie ontvangen, geanonimiseerd inzetten bij het verdere aanbestedingstraject. Informatiefase Als geïnteresseerde partij kunt u vragen stellen en/of opmerkingen maken over de marktconsultatiestukken. U kunt uw vragen en/of opmerkingen tot 11 maart 2016 via de tab 'vragen over de aanbesteding' op TenderNed stellen aan de gemeente. Gestelde vragen worden 15 maart 2016 beantwoord en geanonimiseerd aan alle geregistreerde geïnteresseerde partijen beschikbaar gesteld. Op 15 maart stelt de gemeente een Nota van Inlichtingen op met daarin alle gestelde vragen en gegeven antwoorden. Deze Nota van Inlichtingen stelt de gemeente ter beschikking via TenderNed en moet u beschouwen als een integraal onderdeel van de marktconsultatiestukken. De gemeente garandeert niet dat vragen die worden gesteld nadat de Nota van Inlichtingen is gegenereerd worden beantwoord. Inschrijvers verklaren door het indienen van de inschrijving onvoorwaardelijk akkoord te gaan met ALLE aan de procedure gestelde eisen. Voor zo ver van toepassing in deze marktconsultatie. Concerninkoop pagina 6 van 7

7 4 Contactgegevens De marktconsultatie wordt namens de gemeente Utrecht uitgevoerd door Concerninkoop van de gemeente Utrecht. De contactpersoon voor deze aanbesteding is: mevrouw S. van Maanen. Leveranciers worden verzocht via TenderNed te reageren. Reageren kan door middel van het ingevulde Vragen en Invulformulier te uploaden in TenderNed. Wij vragen u dit in een Word versie te uploaden. Nadere informatie over het werken met TenderNed is opgenomen in een brochure: 0overheidsopdrachten%20via%20TenderNed_0.pdf. Ook is een uitgebreide handleiding beschikbaar via: Let op! De gemeente raadt u aan om ruim voor de deadline voor het indienen van het antwoordformulier te verifiëren dat uw onderneming inderdaad juist is geregistreerd op dat er een persoon bevoegd is om namens uw organisatie het antwoordformulier digitaal in te dienen. Indien dit namelijk niet het geval is dient u zich eerst te registreren als onderneming op dit proces kan meerdere dagen duren. Vanaf 20 december 2014 heeft u eherkenning nodig om een onderneming te registreren in TenderNed! eherkenning is te vergelijken met DigiD voor particulieren. In het Stappenplan Digitaal Inschrijven op overheidsopdrachten via TenderNed vindt u meer informatie. Voor ondernemingen die al geregistreerd zijn is eherkenning verplicht vanaf 1 juli Concerninkoop pagina 7 van 7