Tuning the PRINCE2 Makkelijker gezegd dan gedaan!

Transcriptie

1 PRINCE2 Symposium: Tuning the PRINCE2 Makkelijker gezegd dan gedaan! Ron Seegers Getronics PinkRoccade Educational Services

2 Educational Services Sinds 1993 Best Practice Trainers 25 fte s trainers, collega s bij Getronics deelnemers per jaar uit alle branches Actief worldwide, met in Europa partners in België, Duitsland en Rusland Campus in Zoetermeer met 30 trainingszalen 70% in-company, 30% open rooster 70% extern, 30% intern. Focus = extern! PRINCE2/MSP/IPMA zelden de klantdoelstelling > professionalisering centraal 2

3 Portfolio Projectmanagement (PRINCE2, IPMA) Programmamanagement (MSP) Risicomanagement (M_o_R) Technisch beheer ITIL (alle niveaus) Technisch beheer MOF Applicatiebeheer (ASL) Functioneel beheer (BiSL) Architectuur (March / TOGAF) Games (Apollo 13, The Challenge of Egypt) Technische trainingen (Microsoft, Citrix, Cisco) 3

4 Ron Seegers 70% Trainer (PRINCE2, IPMA, MSP) 20% Coach (PRINCE2,IPMA) 10% Consultant (professionalisering) Projectmanager Trainer, coach, consultant 4

5 Inhoud workshop Introductie Belang van tuning Wat zegt: De manual Colin Bentley Kleine PRINCE2 Michiel van de Molen Criteria om te tunen 5

6 Belang van tuning Wat is tuning? Het zodanig (af)stemmen dat het als muziek in de oren klinkt Het in overeenstemming brengen van de methodiek met het project Waarom tuning? PINO Hulpmiddel, geen doel 6

7 Reacties omgeving op PRINCE2 En dan moet ik zeker al die documenten gebruiken? Het is wel heel formeel al die pijlen en processen En dan moet ik zeker tegen mijn opdrachtgever vertellen wat hij/zij doen moet? Oh, maar dat gaat bij onze organisatie niet werken, daarvoor werken we te ongestructureerd. 7

8 Wat zegt het Manual? 10 rol beschrijvingen 36 templates (suggested list of contents) Per proces een paragraaf (scalability) Hints and tips Management by exception 8

9 Wat zegt Colin Bentley? PRINCE2 revealed including how to use PRINCE2 for small projects Work Package als oplossing Processen: visualize, plan, do & review Per proces en component een handreiking Combi Brief en PID Matrix approach Verplicht, highly desirable. Gewenst, desirable 9

10 Wat zegt Colin Bentley? Matrix approach (1) Complexe afhankelijkheden? Kritieke deadlines? Culturele verandering? Duur: <5 wkn / <3 mnd / >3 mnd? Inspanning > 180 mandagen? Management op 2 of meer lokaties > 2 gebruikersteams? > 20 eindproducten? Resource-intensief? Budget > 5.000,- Budget > ,- 10

11 Wat zegt Colin Bentley? Matrix approach (2) FULL BUSINESS CASE Complexe afhankelijkheden? Kritieke deadlines? Culturele verandering?.. Duur > 3 maanden.. Inspanning > 180 mandagen? Management op 2 of meer lokaties. > 2 gebruikersteams? > 20 eindproducten?. Resource-intensief? Budget > 5.000,-. Budget > ,- 11

12 Wat zegt Colin Bentley? Matrix approach (3) PROJECT BOARD Complexe afhankelijkheden? Kritieke deadlines? Culturele verandering?... Duur > 5 weken... Inspanning > 180 mandagen?... Management op 2 of meer lokaties.... > 2 gebruikersteams?... > 20 eindproducten?... Resource-intensief? Budget > 5.000,- Budget > ,-.. 12

13 Wat zegt Kleine PRINCE2? De titel zegt het al: wat is de essentie? Gebruik het concept en niet de letterlijke stappen volgend. Tips & Trucs: Combineer de elementen van SU tot één document (Brief + ISP + PMT + Pr.Appr.) Alleen van de belangrijkste documenten wordt de inhoud getoond. 13

14 Wat zegt Michiel van der Molen? (auteur PRINCE2 voor opdrachtgevers) Minimale toepassing PRINCE2: Minimaal 2 personen in PMT Overeenstemming over waarom van project Eerst denken en dan doen Afspraken over grenzen van de uitvoerder Overleg naar behoefte Te formele toepassing van PRINCE2 vaak bij proces- en taakgerichte i.p.v. resultaatgerichte culturen. 14

15 Wàt moeten we dan tunen? Keuze uit documenten Invulling per document Rollenverdeling en rolbeschrijving Keuze uit technieken Keuze uit component-onderdelen Bijv. Controls: wel Highlight, geen Checkpoint Bijv. Plans: wel Stage geen Team Plan. Keuze uit proces-onderdelen en diepgang 15

16 Wat zijn criteria om te tunen? Hoe groot is het risico als het project niet doorgaat? Wat is de omvang van het project? Wat is de complexiteit van het project? Wat is de ervaring / volwassenheid van de projectmanager? Wat is de inhoudelijke betrokkenheid of expertise van de projectmanager? Wat is de ervaring / volwassenheid van de projectomgeving? 16

17 Hoe kunnen we complexiteit meten? Eindresultaat concreet / vaag? Aantal projectdeelnemers Uren project Uren projectmanager Budgethoogte Aantal belanghebbenden Aantal betrokken disciplines Al of niet (deels) uitbesteding Operationeel belang / strategisch belang Nieuwe technolgie Westerse culturen / niet-westerse culturen Bron: Cito / IPMA 17

18 3 Categoriëen A-project: Groot en complex B-project: Middelgroot en gemiddeld complex C-project: klein en niet complex 18

19 OPDRACHT MAAK VOOR ELK TYPE PROJECT EEN INDELING NAAR DOCUMENT, TECHNIEK EN ONDERDEEL. 19