Fasering Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit 1 Boek: Projectmanagement Auteur: Roel Grit 2 1

Transcriptie

1 Fasering 1 2 1

2 Project Projectvoorstel Intakegesprek Opzetten project Project start-up-vergadering Ontwerp en voorbereiding Uitvoering van het project Afsluiting van het project 3 Beheersen van een project Hoe houd ik mijn project onder controle? Tijd Geld QiO Kwaliteit Project Informatie Organisatie TGKIO-factoren 4 2

3 Beheersaspecten 5 Beheersing in de praktijk Planning vooraf (T) Voortgangsbewaking (T, I) Overleggen (I, O) Planning aanpassen (T) Bewaking budget (G) Bewaking kwaliteit (K) Verspreiding en archivering info Bewaking projectdoel (O) Bedreigingen project (O) 6 3

4 Waarom projecten mislukken? Een succesvol project: Levert het juiste projectresultaat (doel) van de afgesproken kwaliteit Is op de afgesproken tijd afgerond. Kost niet meer dan afgesproken. 7 Waarom projecten mislukken 2 Wanneer is een project geslaagd? juiste projectresultaat juiste tijd juiste prijs Mislukt project Waarom mislukken projecten? Onduidelijk doel Definitiewijzigingen Een onjuiste / optimistische planning Te laat beginnen met een geplande activiteit Projectmedewerkers onvoldoende bekwaam.. 8 4

5 Waardoor projecten mislukken 3 Te laat beginnen activiteit Veel kleine afwijkingen maken één grote Te optimistische planning Calamiteiten 9 Drogreden We kunnen dit project niet stoppen, omdat we er al euro in hebben geïnvesteerd. 10 5

6 Stoppen project? Project 1 Project 2 Project 3 Al besteed op tijdstip T Nog te besteden op tijdstip T Baten aan eind project Doorgaan op tijdstip T? Ja Ja Nee Totaal projectresultaat aan eind Succesvol project? Ja Nee Nee 11 Hoofdstuk 4 De planning 1. Waarom plannen? 2. Begrippen 3. Strokenplanning 4. Netwerkplanning 5. Strokenplanning uit netwerkplanning 6. Bijstellen planning 7. Welke activiteiten nodig? 8. Planningssoftware 9. Planningssoftware in de praktijk 10. Plannen van een groot project met fasen 11. Timemanagement 12. Minicursus MS Project op de website 12 6

7 Strokenplanning 13 Netwerkplanning 14 7

8 Netwerk en stroken 15 Doel planning Doel van een planning Organiseren van het werk van de projectmedewerkers Vaststellen totale projecttijd Vaststellen van de gevolgen van een vertraging Vaststellen van de kosten van het project Bewaken van de voortgang en de kosten Wat moet je weten om te kunnen plannen? Welke activiteiten zijn er? Hoeveel tijd per activiteit Welke mensen nodig? Welke middelen nodig? Welke afhankelijkheden zijn er tussen activiteiten? Langetermijnplanning Wie? Plan ning Wanneer?? Wat? 16 8

9 Opstellen planning Verzamelen gegevens Opsporen activiteiten Schatting tijdsduur van elk Vaststellen afhankelijkheden Wie moet activiteit uitvoeren? Wat is er verder nodig? Netwerkplanning Analyseren gegevens Opstellen netwerkplanning Vaststellen kritieke pad Maken strokenplanning Strokenplanning 17 Activiteitentabel Planning - Voorbeeld Onmiddelijke Voorgangers A Leveren buizen - 2 B Leggen buizen A 6 C Leveren CV ketel - 5 D Leveren radiatoren - 2 E Installeren radiatoren D 2 F Installeren CV ketel C, B 2 G Aanleg van een Centrale Verwarmingsinstallatie Aansluiten buizen op radiatoren B, E 4 H Inregelen CV installatie F, G 2 Maak een schatting van de doorlooptijd van dit project Tijdsduur 18 9

10 Activiteitentabel Ná Tijd A Leveren buizen - 2 B Leggen buizen A 6 C Leveren CV-ketel - 5 D Leveren radiatoren - 2 E Installeren radiatoren D 2 F Installeren CV-ketel C, B 2 G Aansluiten buizen op radiatoren B, E 4 H Inregelen CV-installatie F, G 2 19 Activiteitentabel Ná Tijd A Leveren buizen - 2 B Leggen buizen A 6 C Leveren CV-ketel - 5 D Leveren radiatoren - 2 E Installeren radiatoren D 2 F Installeren CV-ketel C, B 2 G Aansluiten buizen op radiatoren B, E 4 H Inregelen CV-installatie F, G 2 Netwerkplanning = Pert chart B na A A direct na start A=2 Start C=5 B=6 F na C en B D=2 E=2 F*=2 F*=2 G*=4 G*=4 H*=2 H*=

11 Activiteitentabel Ná Tijd A Leveren buizen - 2 B Leggen buizen A 6 C Leveren CV-ketel - 5 D Leveren radiatoren - 2 E Installeren radiatoren D 2 F Installeren CV-ketel C, B 2 G Aansluiten buizen op radiatoren B, E 4 H Inregelen CV-installatie F, G 2 Netwerkplanning = Pert chart B na A A direct na start A=2 Start C=5 B=6 F na C en B D=2 E=2 Kritieke pad = 14 F*=2 F*=2 H*=2 G*=4 G*=4 H*=2 21 Activiteitentabel Ná Tijd A Leveren buizen - 2 B Leggen buizen A 6 C Leveren CV-ketel - 5 D Leveren radiatoren - 2 E Installeren radiatoren D 2 F Installeren CV-ketel C, B 2 G Aansluiten buizen op radiatoren B, E 4 H Inregelen CV-installatie F, G 2 Netwerkplanning = Pert chart B na A A direct na start A=2 Start C=5 B=6 F na C en B D=2 E=2 Kritieke pad = 14 F*=2 F*=2 H*=2 G*=4 G*=4 H*=2 A=2 D=2 C=5 (ASAP) E=2 B=6 speling (ALAP) speling D, E Strokenplanning = Gantt chart F*=2 G*=4 speling H*= Begrippen Speling = marge ASAP ALAP Must start on Milestones Resources 22 11

12 Planning - begrippen Netwerkplanning (Pert Chart) Strokenplanning (Gantt Chart, Bar Chart) Activiteit, taak Mijlpaal Kritieke pad, kritische activiteit Speling/marge in een planning ASAP / ALAP / Must start on. Resources Een planning is dynamisch Wat doe je bij een afwijking van de planning? Realiteitswaarde van een planning Informatie verspreiden Planning <-> Plan van aanpak Doorlooptijd <-> Bestede tijd 23 Timemanagementtips Begin de dag met opstellen van actielijst kost 10 minuten puntsgewijs in agenda noteren, aftekenen indien gereed maak elke dag een of meer taken af die je af kunt krijgen Noteer in agenda actiepunten voor de toekomst Doe moeilijke dingen op momenten waarop je fit bent Probeer actiepunten zo snel mogelijk af te handelen Houd contacten kort Wees betrouwbaar in afspraken Probeer weinig fouten te maken, fouten herstellen kost veel tijd! Zorg voor een opgeruimde werkplek Selecteer de bijeenkomsten waar je heen gaat Lees alleen zaken die de moeite waard zijn 24 12

13 Timemanagement-matrix Belangrijk Dringend Activiteiten Crises Urgente problemen Projecten met deadline Niet dringend Activiteiten Voorzorgsmaatregelen Werken aan relaties Nieuwe mogelijkheden onderzoeken Niet Belangrijk Activiteiten Interrupties Sommige telefoontjes Sommige post & rapporten Sommige vergaderingen Aanstaande kwesties Aardigheden tov anderen Activiteiten Beuzelarijen Sommige telefoontjes Sommige post Tijdverdrijf Aanstaande kwesties Plezierige activiteiten 25 Engelse begrippen Task Schedule Duration To allocate a resource Progress Dependencies Finish-to-start Predecessor Succesor Lag time Lead time Priority Effort driven Fixed duration Milestone Recurring task Tracking Working time 26 13

14 Stellingen hoofdstuk 4 Bij een volslagen nieuw project is plannen niet mogelijk en daarom nutteloos. Het registreren van gewerkte uren voor een project door medewerkers is een grote leugen en daarom nutteloos. Het kritieke pad ligt gedurende het gehele project vast en kan niet wijzigen. Als een activiteit ALAP wordt uitgevoerd komt hij daarmee op het kritieke pad terecht