BPUG: Hét platform voor het toepassen van PRINCE2, MSP, P3O, M_o_R, MoP & MoV in Nederland

Transcriptie

1 BPUG: Hét platform voor het toepassen van PRINCE2, MSP, P3O, M_o_R, MoP & MoV in Nederland PRINCE2, MSP, M_o_R, P3O, MoP & MoV are Registered Trade Marks of the Office of Government Commerce

2 Invoering portfoliomanagement: - veranderen in samenhang P.G. Smits g.smits@bsd.rotterdam.nl M

3 Inventarisatie Vragen vooraf?

4 Inhoud Algemeen Introductie Gemeente Rotterdam Omgeving ICT gemeente Rotterdam Portfoliomanagement Vragen

5 Introductie Gijs Smits (hoofd Project Portfoliomanagement) Start november 2009 Rapporteert aan CIO Rotterdam

6 Gemeente Rotterdam Een stad voor iedereen inwoners 173 nationaliteiten (50% autochtoon, 50% allochtoon) Grootste Europese haven Concern Rotterdam Jaarlijks budget 4,4 mld. 17 diensten en 13 deelgemeneenten medewerkers

7 Omgeving (1) Rotterdam Bijenkorf PvdA, VVD, D66, CDA 29 april 2010 Vliegtuigbom Rotterdam

8 Omgeving (2)

9 ICT gemeente Rotterdam (1) Samenwerking in G4 verband ICT exploitatie mln. Vanaf 2011 rapporteren volgens nieuwe kostenindeling Benchmark ICT kosten

10 ICT gemeente Rotterdam (2) Aantal omvangrijke ICT projecten varieert tussen 15 en 25 SSC ICT Vorming Project ICT Migratie Invoering ERP (Financiën - Inkoop - Subsidies Oracle applications) Vernieuwen informatievoorziening Ontwikkelingsbedrijf Rotterdam Foutmelding in beeld en Baat het niet dan kost het wel onderzoeken naar ICT-projecten in Rotterdam door de Rekenkamer

11 ICT gemeente Rotterdam (3) Informatiebeleid versterken Meer met minder ambitie van college versus historische bezuinigingen Fundamentele keuzes nodig vernieuwen

12 Inhoud Besturingsmodel Portfoliomanagement Vragen Waar komen we vandaag Huidige situatie Uitgangspunten Doelstelling Regels en richtlijnen Veranderen in samenhang Organisatie op clusterniveau Toekomst Successen Samenvatting

13 Waar komen we vandaan (1) Projecten Plannen Resources Prioriteitstelling Budget

14 Waar komen we vandaan (2) Business Case

15 Huidige situatie (1)

16 Huidige situatie (2) Business Case Risico s Afhankelijkheden

17 Uitgangspunten Uitgangspunten bij de vormgeving van portfoliomanagement: Uitvoering eerst! Informatiebeleid Versterken en Vernieuwen Besturingsmodel informatie en ICT van de gemeente Rotterdam Beëindigen MOAP in zijn huidige vorm en het bewaken en monitoren van ICT projecten door de CIO per 1 maart

18 Doelstelling Portfoliomanagement heeft tot doel de ICT projectenportfolio te managen op een dusdanige manier dat het mogelijk is te sturen op het totaal, op basis van: Bijdrage projecten aan bedrijfsdoelstellingen, -strategie en prioriteiten van de gemeente Business cases van projecten Inhoudelijke samenhang en afhankelijkheden (architectuur) van projecten in de portfolio (Bedrijfs) risico s van projecten

19 Regels en richtlijnen CIO is kaderstellend voor alle ICT projecten Indien ICT projecten een hoog risicoprofiel hebben en / of de omvang groter dan 150 k: Centraal portfolioproces Architectuurproces (bij voorkeur decentraal ingericht) Valide business case Positief advies CIO voor start (initiatie / realisatie fase) project (portfolioproces) ¹ ¹ In geval van negatief advies van de CIO kan de concerndirectie, beargumenteerd, afwijken van het advies

20 Veranderen in samenhang RICHTEN INRICHTEN Veranderen in samenhang

21 Veranderen Veranderen in in samenhang in samenhang Integrale Sturen clusterarchitectuur in projectrapportage het op via Projectvoorstel, informatieplan input business portfolio Veranderen in samenhang Integrale portfoliorapportage case initieel, aanvraag investeringskrediet (projecten zijn al samenhang architectuurverkenning gedefinieerd) & PSA Naam Project: Aanbesteding en implementatie LVS ICT projecten portfolio Algemeen Realisatie van een nieuw effectief en efficiënt Leerling Volg Systeem, met functionaliteit voor procescontrole, ondersteunend aan samenwerking met ketenpartners en mogelijkheid om voor langere termijn te voldoen aan wet- en regelgeving. Doelstelling: Portfoliomanagement Product, beleidsveld: gemeente Handhaving van de Leerplichtwet en uitvoering Rotterdam van de Regionale Meld- en Coördinatie functie. Bestuurlijke opdrachtgever: Hugo de Jonge Ambtelijk opdrachtgever: Petra Verspui Aanvraagformulier investeringskrediet (voteren) Bestuurlijk Deel 1: Bijlage bij agendapost Genomen bestuurlijke besluiten: Akoord bestek. Huidige fase: Aanbesteding en ontwerp Analyse Advisering Bewaking & Monitoring Rapportering ARCH HITECTUUR SERVICES GEM MEENTE ROTTERDAM Volgend bestuurlijk besluit: Gunning. Krediet (aanvraag): ,00 Bestuurlijke aandachtspunten: - - Business Case - Toelichting: Projectmanagement Project Start Architectuur Sturing en beheersing Koppeling BAG/GAPW GBA Bestuursdienst OIM Management samenvatting januari 2011 Procedurele gegevens 1. Onderwerp investering: Projectinitiatiedocumentatie 2. Verantwoordelijke dienst: 3. Verantwoordelijk bestuurder Rapportage Project < Projectnaam > < Projectnaam > WAS 4. Contactpersoon: WORDT 5. Tel.nr.: Datum rapportage: groen 6. Datum van de groen aanvraag: Tijd: Plandatum start Datum start Plan datum gereed Prognose datum gereed jul-10 nov-10 nov-11 nov-11 Geld: <Versie> Budget initieel Bijgesteld budget Besteed incl. verplichtingen In te vullen Prognose door eindstand Directie Middelen en Control: <Versie> <Datum>> , , , ,00-80 is gemaakte kosten, 43 is verplichtingen <Datum> Kredietnummer (IR nummer Lias): - - Kredietbeheerder: Trend T-7 T-6 T-5 T-4 T-3 T-2 T-1 Datum besluitvormingsmoment T college: Laatste besluitvormingsmoment Volgend besluitvormingsmoment Opstart Initiatie Realisatie - Implementatie Afsluiting Evaluatie oranje oranje groen groen Algemeen groen groen groen groen groen groen 1. Totaal bedrag van de investering: Projectmanager: - investering: ,-- - desinvestering: - Voortang Opdrachtgever: en Resultaat groen - Netto contante waarde: groen - - reeds gevoteerd krediet: - Resultaat Plandatum start Datum start Plan datum gereed Prognose datum gereed Projectdocumentatie (architectuurverkenning, business case - reeds toegekend voorbereidingskrediet: - Projectmanager: jul-10 jul-10 dec-10 jan-11 en projectplan.) - dekking IFR: - Bestek In de business case wordt de rechtvaardiging voor het project weergegeven, gebaseerd jul-10 op een jul-10 jan-11 jan-11 Ontwikkeling instrumenten Analyse Advisering Bewaking & afweging tussen de geschatte kosten, de verwachte baten de risico s. Opdrachtgever: Ontwerp en fit-gap apr-11 apr-11 Bijdragen apr-11 derden: - De businesscase is een van de meeste essentiele onderdelen van de PRINCE2 methodiek. Het opstellen van de Business Case is niet iets eenmaligs dat alleen voor of bij aanvang van het project Toelichting: wordt gedaan maar de Business Case wordt gedurende de gehele - Derde project lifecycle fase 'implementatie' bijgewerkt indien buiten beschouwing. Monitoring daartoe aanleiding is. Minimaal Rapportering bij iedere faseovergang) moet worden - nagegaan of de Business 2. Omschrijving van de investering: Terugverdieneffect: maximaal dertien jaar, afhankelijk van effect op efficiency (zie businesscase voor nadere toelichting) Case moet worden bijgewerkt. Aanleiding om de Business Case bij - te werken kan bijvoorbeeld zijn dat de kosten voor het project hoger of lager blijken uit te vallen, of dat de doorlooptijd De projectinitiatiedocumentatie langer is definieert het project en vormt de basis voor het managen ervan en De doelstelling van het project Aanbesteding en Implementatie Leerling waardoor de opbrengsten pas later gerealiseerd kunnen worden. voor het beoordelen van het algehele succes ervan. Het geeft inzicht in de richting en de scope van Volg Systeem is de realisatie van een nieuw effectief en efficiënt Leerling Rotterdam, dinsdag 15 februari Geld2011 het project. Samen met de faseplannen vormt de projectinitiatiedocumentatie het contract groen tussen de Volg Systeem (LVS) groen dat functionaliteit toevoegt op het gebied van Versie: 0.2 Omschrijving bedrag * 1.0 mln. Budget projectmanager initieel en de stuurgroep. Bijgesteld budget Besteed incl. verplichtingen procescontrole Prognose en eindstand de mogelijkheid biedt om voor langere termijn Architectuur Selectie en aanschaf LVS , , , ,00 Toelichting: - Kosten zijn exclusief gemaakte uren staande organisatie. - Derde fase 'implementatie' buiten beschouwing. - Organisatie en Informatie Toelichting: groen groen

22 Veranderen in samenhang Prioriteren Het belang (prioriteit) van een project wordt beoordeeld aan de hand van de business case. Een overall beoordeling door de opdrachtgever vindt plaats op basis van de volgende onderwerpen: Kader (wettelijk) / ambitie, Dienstverlening, Bedrijfsvoering, Verhogen opbrengsten, Verlagen kosten / Verhogen efficiency, Verlagen bedrijfsricio s

23 Kader (wettelijk) / ambitie Toekomst (1) Managen van benefits Managen van de projecten portfolio De goede projecten doen! Wat wordt door wie opgeleverd? Zorgen dat projecten datgene opleveren wat beoogd! Heeft het opgeleverd wat beoogd? Implementatie van projecten Projecten goed doen! Zal het datgene opleveren wat beoogd?

24 Toekomst (2) Portfoliomanagement is en blijft mensenwerk!

25 Successen Randvoorwaarde: succes van portfoliomanagement hangt af van de mate waarin directie en management proces omarmt Van reactief via actief groeiend naar proactief Huidige ICT projectenportfolio transparant Van toetsing proces naar strategisch advies College betrokken Directe betrokken- en verantwoordelijkheid ambtelijke top

26 Samenvatting De goede projecten doen!

27 Vragen P.G. Smits M