Vermindering administratieve lasten binnen de regio Amersfoort. 27 maart 2018

Transcriptie

1 Vermindering administratieve lasten binnen de regio Amersfoort 27 maart 2018

2 Agenda Gebruik standaarden voor de nieuwe zorgtaken als gevolg van de decentralisatie Wat is Amersfoort? Aanpak implementatie Wat hebben we geleerd? Hoe verder?

3 Voorstellen Tanja Veraart Kwaliteitsmedewerker Zorgadministratie Michiel Kuik Projectmanager inrichting Zorgadministratie Verhaal vanuit het perspectief van de zorgadministratie.

4 Wat is Amersfoort?

5 Wat is de regio Amersfoort? Jeugd WMO Beschermd wonen

6 Wat is Amersfoort Kerncijfers Regio Amersfoort inwoners Wat? Bijzonderheden Kosten JW 50 Miljoen 55 Miljoen Kosten WMO (nieuw) 31 Miljoen 43 Miljoen Incl HH in 2017 Cliënten JW Cliënten WMO (nieuw) Incl HH in 2017 Beschikkingen JW Beschikking WMO (nieuw) Incl HH in 2017 Aantal FTE Zorgadministratie 22 29

7 Wat is Amersfoort Wijze van inkoop In de regio Amersfoort wordt regionaal ingekocht voor de WMO en Jeugd 2015 Op basis van lumpsum 2016 Op basis van p*q, ADHD 2017 Verdere verfijning Aanpassing DBC s, beschermd wonen 2019 Jeugdhulp m.b.v. interventieniveaus

8 Aanpak implementatie

9 Aanpak implementatie Voorbereiding voor inkoop 2016 Halverwege 2015 begonnen met: Volledig over naar landelijke productnamen Volledig over naar landelijk berichtenverkeer Landelijk controleprotocol voor jaarsluiting Inkoopcyclus bijgestuurd op basis van de landelijke standaarden In de contracten met aanbieders vastgelegd dat vanaf 1 januari 2016 dit de standaard werkwijze binnen de regio Amersfoort was.

10 Aanpak implementatie Voorbereiding voor 2016 Administratie: Aansluiting GGK Overdracht gegevens met zorgaanbieders december/januari Informatiesessies met alle zorgaanbieders waarin de nieuwe spelregels worden uitgelegd Opstarten administratie en berichtenverkeer (301)

11 Aanpak implementatie In 2016 Start facturatie via GGK. Overgang van papier naar digitaal (ook voor zorgaanbieder!). Op 1 september % van ingediende factuurberichten binnen 30 dagen betaald. Intensieve begeleiding van zorgaanbieders om werken volgens de nieuwe richtlijnen mogelijk te maken.

12 Wat hebben we geleerd

13 Wat helpt? Aansluiting op landelijke standaarden, iedereen spreekt dezelfde taal; In contact blijven met de aanbieders, op en met alle niveaus; Hulp bieden bij administratie: presentaties, telefonisch en face-tot-face;

14 Waar liepen we tegenaan? Probleem: Administratie gemeente en zorgaanbieders sloten niet op elkaar aan bij overgang naar berichtenverkeer. En ook nu nog zijn er missende toewijzingen en ook toewijzingen waarop geen zorg geleverd wordt. Oplossing: Eerste uitvraag voor complete vulling van de administraties. En nu veel contact met aanbieders. Op accountmanagersniveau en op uitvoeringsniveau.

15 Waar liepen we tegenaan? Probleem: Aansluiting tussen inkoop en zorgadministratie was niet goed Oplossing: Zorgadministratie sluit aan bij voorbereiding van de aanbesteding

16 Waar liepen we tegenaan? Probleem: Verschillende contractvormen (lumpsum/pxq) Oplossing: Zo min mogelijk contractvormen, bij 1 aanbieder 1 vorm

17 Waar liepen we tegenaan? Probleem: Verloop van personeel, zowel binnen de gemeente als bij de zorgaanbieder. Oplossing: Verantwoordelijkheden intern leggen bij vaste medewerkers. Afspraken en kennis vastleggen.

18 Waar liepen we tegenaan? Probleem Wijzigingen in producten/aantallen/eenheden/frequenties Oplossing Alle betrokkenen betrekken bij de wijziging

19 Waar lopen we tegenaan? Probleem: De jaarafsluiting is veel werk, voor de aanbieders en voor de gemeente. De informatie in de jaarafsluiting van zorgaanbieders wijkt af van de lokale administratie. Oplossing: Gebruik maken van het landelijk controleprotocol.

20 Waar lopen we tegenaan? Probleem: Inkoop voor de hele regio. Alle wijkteams moeten de producten op gelijke wijze aanbieden. De administratie werd primair uitgevoerd in Amersfoort, maar ook deels in Soest. Oplossing: Interne afstemming in de hele keten zodat iedereen hetzelfde beeld heeft.

21 Gebruik Informatie in Beleidscyclus Rapportage, evaluatie Analyse en duiding Realisatie cijfers, duiding cijfers, levering, jaarverslag, begroting, raadvragen etc. Verantwoording Beschikbaar stellen cijfers en analyses t.b.v. raad, regio gemeenten, accounthouders, CBS, benchmark Verantwoording in de zorgadministratie Rapportages in en uitstroom van zorgverleners, uitnutting contracten en verplichtingen Sociaal Domein Beleid Analyse nulstand, analyseren samenloop, prognose beoogd effect Inkoop Analyse zorggebruik, per zorgverlener, wijk, multiproblem Randvoorwaarden (productcodes, budget) inrichten informatiestromen en bouwen dashboards en rapportages Levering zorg Gegevens beschikbaar over operatie, herindicaties, mailingen, Wob verzoeken etc. Toewijzing Zorg (analyse kenmerken zorgcliënten verwijzers, zelfredzaamheid, op en afschalen van zorg door wijkteams) -> Voor de hele regio!

22 Wat helpt? Niet alle uitdagingen zijn van te voren te voorzien Maak gebruik van methodieken als Lean/Agile/Scrum Blijf continu verbeteren als proces gebruiken Ga gewoon beginnen Doe het stap voor stap

23 Hoe verder

24 Wat levert het op Inzicht (en controle) in het gebruik van zorg (forecast). Versoepeling van jaarverantwoordingen. Accountant verklaring. Betere interne samenwerking met alle betrokkenen in de beleidscyclus. Betere dienstverlening naar de aanbieder.

25 Is alles positief? Een (goede) administratie kost geld (voor gemeenten en aanbieders). Aansluiting op de landelijke standaarden is niet voor elke (individuele) aanbieder een lastenverlichting. Inrichten kost initieel (veel) tijd en geld. Aandacht voor een integrale aanpak blijft nodig.

26 Hoe kan het nog beter? Vanuit de basis kan er worden geïnnoveerd naar administratief lichtere producten. Blijf kritisch naar het gebruik van berichten. Één administratie (met wijkteam?, met de aanbieder?). Inzicht voor de klant. Blijf met elkaar in discussie: Waar missen we zaken? Hoe kunnen we de inkoop van zorg en alle betrokken afdelingen nog beter laten aansluiten? Welke nieuwe ontwikkelingen en kansen komen nog op ons af?

27 Bedankt voor uw aandacht!