Gemeentelijke controleaanpak in perspectief. met adviezen voor een verantwoorde uitfasering van het landelijk accountantsprotocol

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Gemeentelijke controleaanpak in perspectief. met adviezen voor een verantwoorde uitfasering van het landelijk accountantsprotocol"

Christiana Hendrickx
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Gemeentelijke controleaanpak in perspectief met adviezen voor een verantwoorde uitfasering van het landelijk accountantsprotocol 19 december 2017

2 Opbouw 1. Inleiding 2. Bouwstenen gemeentelijke controleaanpak 3. Randvoorwaarde: basis op orde 4. Positie landelijk accountantsprotocol 6. Adviezen voor doorontwikkeling gemeentelijke controle 2

3 1. Inleiding Doel Dit document biedt gemeenten handvatten voor de doorontwikkeling van de eigen controleaanpak, gebruik makend van de ondersteuningsproducten van het Programma. Aanleiding Het gebruik van de landelijk ontwikkelde standaarden en voorzieningen voorkomt administratieve lasten. Gemeenten en aanbieders zijn ook samen aan zet om administratieve lasten te beperken rond het jaarrekeningproces. Specifiek voor de ondersteuningsproducten gericht op de jaarafsluiting (het landelijk accountantsprotocol en het model productieverantwoording) zal doorontwikkeling plaatsvinden in de regio. Dit document geeft de gemeente hiervoor handvatten. Advies Het programma adviseert gemeenten de doorontwikkeling van de gemeentelijke controleaanpak vorm te geven samen met alle betrokkenen, zowel intern (waaronder beleid en inkoop) als extern (waaronder aanbieders en de accountant). Betrek daarin zeker ook de mogelijkheden bij de aanbieders om een toename van administratieve lasten te voorkomen. 3

4 2. Bouwstenen gemeentelijke controleaanpak zie: Handreiking Stappenplan Gemeentelijke controle Lokaal kader Toewijzings proces Cliëntregistratie Ombuds man Controleaanpak Berichten verkeer Leverings controle Account gesprek Herindicatie proces Klachten procedure Controlemiddelen 4

3. Randvoorwaarde: Basis op orde Zie website voor de standaarden Van Contract tot

accountantsprotocol G&A: Gebruik in contracten de standaardartikelen voor deze

landelijke model voor productieverantwoording Berichten verkeer Leverings controle

5 3. Randvoorwaarde: Basis op orde Zie website voor de standaarden Van Contract tot Controle G: Kies een uitvoeringsvariant G: Vraag om toepassing van het landelijk accountantsprotocol G&A: Gebruik in contracten de standaardartikelen voor deze uitvoeringsvariant Toewijzings proces isd Cliëntregistratie A: gebruik het landelijke model voor productieverantwoording Berichten verkeer Leverings controle G&A: Gebruik de standaardartikelen voor het ijw/iwmo berichtenverkeer G: gemeente A: aanbieder 5

Berichten verkeer Controle en betaling factuur Jaarafsluiting Productieverantwoording

6 4. Landelijk accountantsprotocol a. Rol in de jaarafsluiting Aanbieder Gemeente Tijdens jaar Registratie en declaratie Berichten verkeer Controle en betaling factuur Jaarafsluiting Productieverantwoording Controle Controle aanpak jaarrekening 6 De accountant van de aanbieder controleert de productieverantwoording met het landelijk accountantsprotocol.

7 4. Landelijk accountantsprotocol b. Voor- en nadelen Voordelen Eenduidig model met heldere instructie en tijdpad; Getoetst door COPRO (onderdeel NBA); Inmiddels ervaren dat dit werkt. Wens van Gemeenten (G) en aanbieder (A): waar mogelijk uitfaseren van het protocol Nadelen G: Tijdpad krap voor gemeentelijke jaarrekening; G: Alleen totaalbedrag. G: Sluit niet altijd aan op informatie uit berichten; G: Niet aan te passen aan lokale situatie; A: Werk en kosten.

8 Twee mogelijkheden om knelpunten op te lossen Doel Vanuit de nadelen van het landelijk accountantsprotocol kan de gemeente de controleaanpak verder ontwikkelen. Daarbij heeft de gemeente twee mogelijkheden: Vergroot de kans op succes door aanbieders te betrekken! (1) Succes van het landelijk accountantsprotocol voortzetten (inzetten op efficiency); (2) Vanuit succesvol toepassen van landelijk accountantsprotocol samen met aanbieders en andere stakeholders alternatieven ontwikkelen (pilots). Wat mogelijk is, hangt bijvoorbeeld af van gemeentelijke kaders (verordening, inkoop), de inrichting van het toegangsproces tot zorg, geïdentificeerde risico s (onrechtmatigheid) en de controlemogelijkheden bij aanbieders. Conclusie Ontwikkelroute van de controleaanpak kan verschillen per gemeente, per zorgdomein en/of groepen aanbieders.

9 Keuze 1: Succes van landelijk accountantsprotocol voortzetten (inzetten op efficiency) Basis op orde Jaar 1 > goedkeurende Jaar 2 > goedkeurende Pilots loslaten Plan over nieuwe opzet Implementatie nieuwe controleaanpak Werking toepassing nieuwe aanpak Keuze 2: Vanuit succesvol toepassen van landelijk accountantsprotocol samen met aanbieders en andere stakeholder alternatieven ontwikkelen (pilots )

goedkeurende Jaar 2 Gemeentelijke controleaanpak leidt

10 Wat iedereen moet doen Externe risico s Basis op orde Jaar 1 Gemeentelijke controleaanpak leidt (bijna) tot goedkeurende Jaar 2 Gemeentelijke controleaanpak leidt tot goedkeurende Basis op orde Gemeentelijke controleaanpak

11 Waar staan we als gemeente? Voorbeeldsituatie bij de gemeente: - Geen goedkeurende, of - Volledige steun op landelijk accountantsprotocol - Berichtenverkeer niet voldoende op orde - Duidelijke aansluitingsproblemen tussen administratie en productieverantwoordingen - Geen of onvoldoende eigen aanvullende activiteiten m.b.t. vaststellen levering - Finaal afrekenen als redmiddel gebruikt Actie / aanpak voor de gemeente: - Breng de basis op orde - Eigen controleplan - Risicoanalyse - Implementatie eigen controleplan - Aanvullende controlemiddelen - Gebruik controleplan Basis op orde Intern

12 Waar staan we als gemeente? Voorbeeldsituatie bij de gemeente: - Een goedkeurende ontvangen - AO / IC proces: Beschreven en voldoende sterk - Berichtenverkeer werkend (mogelijk met uitzonderingen) - Eigen administratie op orde, en afstemming d.m.v. productieverantwoordingen (protocol) - Steun op controleen aanbieders - Aanvullende eigen activiteiten m.b.t. vaststellen levering Actie / aanpak voor de gemeente: - Solide maken van de controleaanpak. - Eventueel significante risico s op onderdelen aanpakken - Efficiënt inbedden van de controlemiddelen in de operationele processen - Indien gewenst: ga plannen maken voor afstappen van het landelijk accountantsprotocol (maar nog niets loslaten!) Externe risico s * * bijv. GGK, Berichtenontvangst, artsenroute, SVB Basis op orde Jaar 1 > Goedkeurende Intern accountant Plan Over nieuwe opzet

13 Waar staan we als gemeente? Voorbeeld situatie bij de gemeente: - Twee jaar goedkeurende (Sociaal Domein) - AO / IC proces: - Intern ontwikkeld, extern afgestemd - Risico analyse uitgevoerd en afgestemd - Procedures werkend en succesvol - Berichtenverkeer (waar nodig) volledig op orde - Daarmee eigen administratie op orde en zicht op cliënten in zorg - Zelfstandige activiteiten m.b.t. vaststellen levering Actie / aanpak voor de gemeente: - Als de controleaanpak conform beleid is en succesvol: consolideren. Met de Solide controleaanpak is niets mis. - Indien gewenst: plannen voor het afstappen van het landelijk accountantsprotocol. - Mogelijk piloten met populaties (zorgvormen) waar weinig risico bestaat. - Geleidelijk afstappen van de administratief zware controlemiddelen (landelijk accountantsprotocol) Basis op orde Jaar 1 > Goedkeurende Jaar 2 > Goedkeurende Pilots Plan Over nieuwe opzet Implementatie Nieuwe Controleaanpak

14 Waar staan we als gemeente? Voorbeeld situatie bij de gemeente: - De basis is op orde (zie hierboven). - Er zijn mogelijk nog wel incidentele issues met sommige populaties, maar dit leidt niet tot problemen in de jaarrekening. - de wens bestaat om te ontwikkelen naar minder zwaarwegende controlemiddelen, bijv. stoppen met de controle vanuit aanbieders. Actie / aanpak voor de gemeente: - Deze fase is voor het ontwikkelen van de plannen. - Stel vast dat de basis op orde is. - Stel de ambities en de haalbaarheid vast. - Zoek naar samenwerking met aanbieders om loslaten van het landelijk accountantsprotocol te piloten. - Simuleer de toekomstige situatie op risico s. Basis op orde Jaar 1 > Goedkeurende Breed intern Plan Over nieuwe opzet

15 Waar staan we als gemeente? Voorbeeld situatie bij de gemeente: - De basis is op orde. - Dit heeft tot (meerdere keren) goedkeurende geleid. - Er is een gedegen inschatting gemaakt of men kan stoppen met de controle van aanbieders. - Er zijn aanbieders waarmee dit proces getest kan gaan worden. Actie / aanpak voor de gemeente: - Maak procesafspraken met geselecteerde aanbieders voor een proces zonder controle. - Wees duidelijk over resterende vereisten (bv. wel/niet aanleveren productieverantwoording). - Ga testen! Jaar 1 > Goedkeurende Pilots Breed intern Plan Over nieuwe opzet Implementatie Nieuwe Controleaanpak

16 Waar staan we als gemeente? Voorbeeld situatie bij de gemeente: - Een gedegen controlemodel zonder gebruik te maken van controleen is op een aantal domeinen getest en nu ingevoerd voor alle (of voor een bewust deel van de) aanbieders. - De andere controlemiddelen blijven tot voldoende zekerheid leiden. Actie / aanpak voor de gemeente: - Het proces zonder landelijk accountantsprotocol werkt - Bepaal de scope van de werkwijze (alle populaties, of sommige niet) - Het is een prima uitkomst om voor sommige zorgvormen of voor sommige aanbieders toch het landelijke accountantsprotocol in stand te houden. Jaar 2 > Goedkeurende Pilots loslaten Implementatie Nieuwe Controleaanpak Werking Toepassing nieuwe aanpak

17 6. Adviezen voor doorontwikkeling gemeentelijke controle Maak keuze over het toekomstig gebruik van het landelijk accountantsprotocol in de gemeentelijke controleaanpak. Te vroeg loslaten van dit landelijk accountantsprotocol betekent risico s voor de jaarrekeningcontrole en administratieve lasten, bij gemeenten én aanbieders. Voorwaarden voor uitfasering van dit landelijke accountantsprotocol zijn: Basis op orde; Twee jaar succesvol toepassen in de jaarrekeningcontrole; Zet niet de stap terug naar een eigen controleprotocol; Ontwikkelen en pilots met andere stakeholders; Kies voor zorgvuldigheid in plaats van snelheid. Het eindmodel kan per gemeente, per zorgdomein en/of per groep aanbieders verschillen. Vergroot de kans op succes door aanbieders te betrekken!

Vergelijkbare documenten

FINANCIËLE CONTROLE WMO EN JEUGDWET ZORG IN NATURA. Meest gestelde vragen over de gemeentelijke controleaanpak

FINANCIËLE CONTROLE WMO EN JEUGDWET ZORG IN NATURA Meest gestelde vragen over de gemeentelijke controleaanpak Meest gestelde vragen over gemeentelijke controleaanpak Jeugdhulp en Wmo zorg in natura Inleiding