werkgroep 7: Lastenvermindering - accountantsverklaring, NHC, berichtenverkeer en accountgesprekken Accountantsverklaring:

Transcriptie

1 Contourenvoorstel ontwikkeltafel Proces en organisatie werkgroep 7: Lastenvermindering - accountantsverklaring, NHC, berichtenverkeer en accountgesprekken Inleiding Tijdens de 1 e ontwikkeltafelbijeenkomst in december 2016 met aanbieders en gemeenten zijn de onderwerpen benoemd die in de resp. werkgroepen besproken worden. Voor onze werkgroep is het algemene thema lastenvermindering waarbij we ons specifiek richten op: - Accountantsverklaring: - NHC/NIC - Berichtenverkeer - : Werkgroep 6 heeft ook het thema lastenvermindering maar richt zich op andere onderdelen. De onderwerpen die we aan de orde stellen zijn nogal divers. Rondom NHC/NIC is vanuit de gemeenten en MGR al wat voorwerk verricht om te komen tot nieuwe afspraken met betrekking huisvestingskosten vanaf 2018 als de huidige NHC/NIC regeling vervalt maar is inbreng van aanbiederszijde van groot belang. Daarbij zullen we ook nauw moeten samenwerken met de werkgroepen die onder de ontwikkeltafel beschermd wonen vallen. Voor wat betreft de accountantsverklaring geldt dat in december 2016 door gemeenten in een gezamenlijk overleg met hun accountants al is gekeken naar nut en noodzaak van de verantwoordingen die aanbieders jaarlijks moeten aanleveren en de spelregels die hiervoor gelden (landelijk en regionaal controleprotocol). Daar kunnen we waarschijnlijk wel voortbouwen als het gaat om de inrichting van de verantwoording V.w.b. berichtenverkeer geldt dat daarbij ook de technische aspecten een grote rol spelen en bij de accountgesprekken zullen we ook moeten kijken naar de afspraken die in de werkgroep leveranciersmanagement en accountmanagement worden gemaakt. Analyse huidige situatie / op te lossen probleem Accountantsverklaring: In de regio Limburg Noord wordt op diverse terreinen samengewerkt m.b.t. het sociaal domein. De Modulair Gemeenschappelijke Regeling Sociaal Domein Limburg Noord sluit namens de 7 regiogemeenten (Beesel, Bergen, Gennep, Horst a.d. Maas, Peel en Maas, Venlo en Venray) raamovereenkomsten met aanbieders. In die overeenkomsten worden de voorwaarden waaronder kan worden ingekocht vastgelegd. Dat betekent dat bijv. de tarieven vastliggen maar ook kwaliteitseisen aan aanbieders en de wijze waarop ze zich over het boekjaar moeten verantwoorden. De daadwerkelijke inkoop gebeurt op gemeentelijk niveau en is in 2016 deels via het automatisch berichtenverkeer verlopen. De controle op de juistheid van die inkopen is vooral een gemeentelijke aangelegenheid waar de IC een belangrijke rol speelt. Regionaal wordt echter gewerkt met raamcontracten dus de verantwoording die aanbieders aanleveren gebeurt op regionale schaal. Daartoe is een regionaal controleprotocol opgesteld wat aanbieders mogen gebruiken. Ze hebben echter ook de mogelijkheid om het landelijk controleprotocol toe te passen om hun verantwoording aan te leveren. Dat is ook vastgelegd in de raamovereenkomst. Het verlichten van administratieve lasten staat in onze regio (ook) hoog op de agenda. Rijksgeld voor zorg moet zoveel mogelijk aan zorg uitgegeven worden en zo min mogelijk voor administratieve zaken. Dat betekent dat we de ontwikkelingen op dit terrein nauwgezet volgen. Landelijk is aangegeven dat we op termijn zonder de verantwoordingen van de aanbieders zouden kunnen als andere zaken goed zijn geregeld. We willen graag weten of daar al stappen in kunnen zetten of voorbereidingen kunnen treffen zodat we ook in onze regio de jaarlijkse verantwoordingen van aanbieders achterwege kunnen laten of kunnen vereenvoudigen. Dat zou zowel voor aanbieders als voor gemeenten namelijk een aanzienlijke hoeveelheid administratieve lasten besparen.

2 NHC/NIC: Vanaf 2018 is de overgangsregeling m.b.t. de NHC-NIC volledig afgerond. Dat betekent dat compensatie voor huisvestingskosten van zorgaanbieders volledig afhankelijk is van de werkelijke bezetting. Voor de gemeenten in de regio Noord Limburg is dit aanleiding om te onderzoeken hoe we de NHC/NIC integraal onderdeel kunnen laten uitmaken van de producten binnen de domeinen en percelen die worden gebruikt. In 2016 is een klein ambtelijk werkgroepje gestart met het onderzoek naar de vervanging van de NHC per Daarbij zijn al wat oriënterende gesprekken gevoerd met aanbieders maar is vooralsnog alleen door de gemeenten en MGR gekeken naar mogelijke opties. In de aanloop naar de inkoop 2018 worden via de ontwikkeltafels en werkgroepen aanbieders nadrukkelijk betrokken in het proces zodat we uiteindelijk tot een breed gedragen voorstel kunnen komen. Berichtenverkeer Het inrichten van het berichtenverkeer is zowel voor aanbieders (aansluiting Vecozo e.d.) als gemeenten een flinke klus. Dat is niet alleen in technisch opzicht maar zeker ook organisatorisch. Het simpele feit dat berichten technisch gezien over en weer kunnen worden gestuurd betekent nog niet dat er ook daadwerkelijk gewerkt wordt met deze standaardberichten. Een belangrijke voorwaarde is bij gemeenten bijv. het up to date maken en houden van de cliëntendossiers en overal de juiste productcodes en tijdsindicaties (uren, minuten, dagdelen, dagen) gebruiken. Ook bij aanbieders moet de administratie up te date zijn en moeten de juiste codes worden gehanteerd om veel uitval en (te) late betaling te voorkomen. De afstemming tussen aanbieder en gemeente is vaak tijdrovend en problemen zijn niet uniek voor één gemeente of aanbieder. Het berichtenverkeer zal steeds belangrijker worden in de verantwoording zo lang we op deze wijze blijven inkopen (P x Q). Dat betekent dat we dus tijd en geld moeten investeren in een goed werkend berichtenverkeer. Vanaf 2017 is de bedoeling dat er op regelmatige basis accountgesprekken gaan plaatsvinden met aanbieders die een raamovereenkomst hebben. Daarbij zijn o.a. de eisen die in het raamcontract zijn gesteld onderwerp van gesprek maar zullen uiteraard ook actuele zaken op de agenda staan. Van belang is dat de juiste partijen aan tafel zitten (MGR / gemeenten?) en dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij bestaande audits om voor aanbieders de administratieve lasten zo laag mogelijk te houden. Verkenning oplossingsrichtingen / gemaakte afwegingen Accountantsverklaring Het belangrijkste (en lastigste) onderdeel van de accountantscontrole in het sociaal domein vormt de controle op prestatielevering door aanbieders. Van belang is dat door gemeenten bij cliënten wordt gecontroleerd of prestaties zijn geleverd d.m.v. een scala aan maatregelen en instrumenten zoals tevredenheidsonderzoeken, klachtenregistratie en voornamelijk door expliciete vastlegging van klantervaringen in gespreksverslagen en het cliëntendossier. Een voorwaarde om op termijn de verantwoordingen van aanbieders achterwege te kunnen laten is naast de maatregelen m.b.t. prestatielevering een goede aansluiting tussen aanbieders en gemeenten op administratief niveau v.w.b. de facturen. Een goed werkend berichtenverkeer via IWMO en IJW is daarbij van groot belang. Accountants verwachten niet dat op korte termijn de verantwoordingen achterwege te kunnen laten en of we al in 2018 de verantwoordingen kunnen weglaten uit de raamovereenkomsten is de vraag. Het is echter wel het uiteindelijke doel dat we willen bereiken.

3 De toegevoegde waarde van het huidige regionaal controleprotocol is alleen voor aanbieders die onder de drempelbedragen blijven. Aangezien accountants een bestuursverklaring niet zien als een toegevoegde waarde v.w.b. de vraag of prestaties geleverd zijn zullen gemeenten dit op een ander wijze moeten aantonen of accepteren dat de verantwoordingen met bestuursverklaring als onzekerheid worden meegenomen. Met welke drempelbedragen wordt gewerkt is voor de accountant van minder belang maar hoe hoger de drempel hoe groter het bedrag dat mogelijk als onzekerheid wordt aangemerkt. Als we de drempelbedragen wel blijven gebruiken (om kleine aanbieders tegenmoet te komen) zou dat ook rechtstreeks via de raamovereenkomst geregeld kunnen worden met toepassing van het landelijk controleprotocol. (bijv. via de standaardartikelen van I-sociaal domein) Daarmee zou het regionale protocol geen toegevoegde waarde meer hebben en kunnen vervallen. Wat de drempelbedragen betreft willen we onderzoeken of het bijv. mogelijk is om een variabel drempelbedrag per gemeente te laten vaststellen zodat het drempelbedrag meer is toegespitst op de totale uitgaven van een gemeente. NHC / NIC: De voorlopige conclusie van de ambtelijke werkgroep is dat we een wooncomponent gaan toevoegen aan het tarief van een aantal producten waarbij huisvesting van cliënten aan de orde is. Die wooncomponent vormt uiteindelijk een integraal onderdeel van het tarief en wordt dus niet apart afgerekend. De hoogte van de wooncomponent en de producten waaraan deze gekoppeld zou moeten worden is iets wat we samen met de aanbieders in de werkgroepen / ontwikkeltafel verder willen uitwerken. Uit de voorbereidingen zijn wat kaders gekomen die we als gemeenten belangrijk vinden: Budgettair neutraal; de vervanging van de NHC voor een integrale prijs van bepaalde producten met daarin versleuteld een compensatie voor de kosten van huisvesting mag niet duurder worden dan de budgetten die daar van rijkswege voor beschikbaar worden gesteld; Koppeling aan werkelijke bezetting / productie; de compensatie is bedoeld voor de kosten die de daadwerkelijke huisvesting van cliënten met zich mee brengt en dient niet als dekking voor kapitaallasten van (grotendeels) leegstaande panden; Koppeling aan producten waarvoor nu ook NHC wordt betaald; mede uit het oogpunt van budgettaire neutraliteit willen we de wooncomponent maximaal alleen toevoegen aan die producten waarvoor nu ook NHC wordt betaald. We zullen inventariseren bij welke producten in 2016 NHC is gedeclareerd en dat als basis gebruiken om verder op te selecteren. Alleen bij producten met daadwerkelijke huisvesting; de wooncomponent wordt alleen toegepast voor de producten waar daadwerkelijk huisvesting plaats vindt. Bij dagbehandelingen e.d. geldt dat wat ons betreft niet. Kosten voor huisvesting, apparatuur e.d. zouden in de integrale prijs moeten zijn / worden verrekend. Van toepassing voor alle aanbieders van de betreffende producten; de NHC gold niet voor alle aanbieders. In de opzet die we in 2018 willen toepassen gaat dat wel het geval zijn. Alle aanbieders die de producten aanbieden waarbij de wooncomponent van toepassing is krijgen dat tarief betaald. Hierbij bekijken we wel hoe dit in het verleden wettelijk is bepaald v.w.b. de aanbieders die voor NHC in aanmerking komen. Mogelijk geeft dit nog aanknopingspunten voor de toepassing van de wooncomponent vanaf Mogelijk staffeling van wooncomponent naar rato van de zorgzwaarte; uit de gesprekken met aanbieders moet blijken of het zinvol is om de hoogte van de wooncomponent deels te koppelen aan de zwaarte van de zorg voor een cliënt. Zijn huisvestingslasten hoger bij een hogere zorgzwaarte dan zouden we daar in de hoogte van de wooncomponent rekening mee moeten houden.

4 Berichtenverkeer In de inrichting van het berichtenverkeer (zowel technisch als organisatorisch) komen vaak dezelfde fouten terug. Van belang is dat deze zaken al worden gecommuniceerd met overige gemeenten en aanbieders zodat deze hun voordeel kunnen doen met de gevonden oplossingen. Een rubriek op de website van de MGR zou al een eerste stap zijn in de uitwisseling van die informatie. Verder is van groot belang dat gemeenten en aanbieders met elkaar in (persoonlijk) contact komen om gezamenlijk hun bestaande cliëntenbestanden 'op te schonen en zo uitval op facturen voorkomen. Een belangrijk voordeel van het berichtenverkeer is dat het facturatieproces in de regiogemeenten dan meer op elkaar is afgestemd en minder uitzonderingen kent. Daardoor zou het voor aanbieders makkelijker moeten worden. Daarom is het goed dat we als voorwaarde hanteren dat elke gemeente en elke aanbieder alleen nog maar via het berichtenverkeer werkt en geen aparte factuurstroom meer heeft. Op die manier kunnen regionale afspraken ook meteen voor alle gemeenten worden ingevoerd en ontstaat er meer eenduidigheid. Verdere voorstellen m.b.t. berichtenverkeer zijn: Kan de factuurperiode vanaf 2018 worden gewijzigd in maanden i.p.v. 4 weken perioden. In veel regio s / gemeenten wordt al gewerkt met maandtermijnen zodat aanbieders op dit moment met twee verschillende tijdvakken moeten werken. Een overstap naar maandfacturatie is alleen zinvol als ook het CAK de 4 weken periode laat vallen.; Meer stabiliteit in codes (niet teveel wijzigingen) eventueel meerjarig vaststellen In de communicatie naar aanbieders duidelijk(er) aangeven wanneer een product- en prijstabel definitief is en dus ook in hun systemen verwerkt kan worden. Aan het begin van het jaar wordt door de MGR en gemeenten een overzicht opgesteld met aanbieders waarmee een accountgesprek gevoerd zal worden. In overleg bepalen gemeenten en MGR wie daar namens hen aan tafel zal zitten. Vervolgens wordt met aanbieders contact gelegd en aangegeven wat er in zo n accountgesprek aan de orde zal komen. De aanbieder kan dus al zaken voorbereiden en aangeven of er recentelijk al een ander onderzoek heeft plaatsgevonden waar dezelfde onderwerpen aan de orde zijn geweest. Zaken hoeven dan niet dubbel te worden opgevraagd / uitgezocht maar door gebruik te maken van de al aanwezige gegevens kunnen administratieve lasten bij aanbieders beperkt worden. DIT ONDERWERP WORDT OVERGEHEVELD NAAR DE WERKGROEP LEVERANCIERSMANAGEMENT Voorstel De concrete vraag aan de ontwikkeltafel is of we verder kunnen / zullen gaan met de bovenstaande onderwerpen binnen de daarvoor gestelde kaders. Dat gaat dan specifiek om: Accountantsverklaring Doorontwikkelen instrumenten (bij gemeenten en mogelijk ook bij aanbieders) om prestatielevering aan te tonen en een sluitende administratie tussen gemeenten en aanbieders te realiseren. Het uiteindelijke doel is om de jaarverantwoordingen van aanbieders overbodig te maken en daarmee veel administratieve lasten te besparen; Regionaal controleprotocol vanaf 2018 niet meer toepassen maar alleen nog maar gebruik maken van het landelijke controleprotocol. Vanaf 2018 in de raamovereenkomst al aangeven dat er drempelbedragen gelden. Aanbieders die onder die drempelbedragen blijven hoeven geen accountantsverklaring te overleggen bij hun jaarverantwoording;

5 Verder onderzoeken of de huidige drempelbedragen nog voldoen of dat het mogelijk is om bijv. per gemeente een eigen drempelbedrag toe te passen. NHC / NIC Binnen de onderstaande kaders verder ontwikkelen van varianten om NHC / NIC vanaf 2018 onderdeel te laten uitmaken van reguliere producten binnen het sociaal domein. De kaders zijn (nadere toelichting bij onderdeel oplossingsrichtingen ): Budgettair neutraal; Koppeling aan werkelijke bezetting / productie; Koppeling aan producten waarvoor nu ook NHC wordt betaald; Alleen bij producten met daadwerkelijke huisvesting; Van toepassing voor alle aanbieders van de betreffende producten; Mogelijk staffeling van wooncomponent naar rato van de zorgzwaarte; Berichtenverkeer Als voorwaarde hanteren dat elke gemeente en elke aanbieder alleen nog maar via het berichtenverkeer werkt en geen aparte factuurstroom meer heeft. Een rubriek op de website van de MGR inrichten met antwoorden op veel voorkomende problemen m.b.t. het berichtenverkeer Factuurperiode vanaf 2018 wijzigen naar maanden i.p.v. 4 weken perioden als ook de CAK periode wijzigt naar maandperiode. Meer stabiliteit in codes (niet teveel wijzigingen) eventueel meerjarig vaststellen In de communicatie naar aanbieders duidelijk(er) aangeven wanneer een product- en prijstabel definitief is en dus ook in hun systemen verwerkt kan worden. Jaarlijks overzicht opstellen met geplande accountgesprekken in afstemming met gemeenten, MGR en betreffende aanbieders waarbij ook aangegeven wie namens gemeenten / MGR aanwezig zal zijn; Voorafgaand aan elk gesprek duidelijk aangeven wat de inhoud zal zijn zodat aanbieders zich kunnen voorbereiden en zorgen dat de juiste medewerkers bij het gesprek aanwezig zijn. Mogelijk is een dergelijk gesprek recentelijk al met een andere (toezichthoudende) partij gevoerd waar de MGR / gemeente zich (deels) op kan baseren. DIT ONDERWERP WORDT OVERGEHEVELD NAAR DE WERKGROEP LEVERANCIERSMANAGEMENT