Informatiebrief voor gecontracteerde aanbieders

Transcriptie

1 december 2016 Informatiebrief voor gecontracteerde aanbieders Dit bericht wordt gestuurd naar de bij ons bekende adressen. Wilt u er zelf voor zorgdragen dat deze informatie in uw organisatie bij de mensen terecht komt die hiervan kennis moeten nemen. Inhoudsopgave 1. Productieverantwoording 2016 en accountantsverklaring Wijze van aanleveren digitale facturen Berichtenconverter stopt per 1 april Het productenboek is klaar Verlaging eigen bijdrage Wmo in De zorgaanbieder meldt de ondersteuning aan bij het CAK Stopzetten hulp bij het huishouden voor cliënten met een modulair pakket thuis (MPT) per 1 april Vragen voor cliënten Littenseradiel Nieuwe productcodes hanteren Stopzetten verkeer i.v.m. facturatie Hoe is het geregeld bij het einde van een indicatie Informatie over het PGB Extra innovatiebudget gemeenten voor vernieuwing van de Thuisondersteuning Wmo? Tarievenlijst... 8 Alle informatie die hieronder staat vermeld, geldt zowel voor de gemeenten Súdwest-Fryslân (SWF), Littenseradiel als de gemeente De Fryske Marren (DFM). Uitzonderingen worden aangegeven. 1

2 Beste zorgaanbieder, Dit jaar sluiten wij weer af met een informatiebrief. Veel informatie die wij met u willen delen om de bedrijfsvoering goed te laten verlopen. Ook kunnen wij u melding doen van enkele onderwerpen binnen de inkoop van de Wmo (en lokale Jeugdzorg) en landelijke ontwikkelingen. Zoals u van ons gewend bent proberen wij als drie samenwerkende gemeenten de zaken zoveel als mogelijk met elkaar af te stemmen. Verschillen in beleid of uitvoering vallen niet altijd te voorkomen. In deze brief worden de uitzondering benadrukt. 1. Productieverantwoording 2016 en accountantsverklaring Onlangs hebben wij alle gecontracteerde zorgaanbieders een brief gestuurd over de verantwoording In nauw overleg met de accountant Deloitte zijn de gemeenten De Fryske Marren, Heerenveen, Littenseradiel, Smallingerland en Súdwest-Fryslân gekomen tot een eenduidige wijze ten aanzien van de productieverantwoording en accountantsverklaring Wij sluiten aan bij het algemeen accountantsprotocol financiële productieverantwoording Wmo Door het hanteren van het landelijk protocol en het format voor de financiële productieverantwoording hopen wij de administratieve lasten zo veel als mogelijk te beperken. Het protocol houdt het volgende voor u als zorgaanbieder in: - u dient vóór 1 maart 2017 een productieverantwoording Wmo aan te leveren conform het landelijk protocol. U hanteert daarvoor het vaste format, zoals deze als bijlage aan het protocol is toegevoegd. - u dient vóór 1 maart 2017 een productieverantwoording voor de lokale producten Jeugdwet op gemeenteniveau voor de gemeenten Súdwest-Fryslân en Littenseradiel aan te leveren conform het landelijk protocol. Ook hierbij hanteert u het vaste format. - indien uw totale omzet voor een gemeente voor Wmo of lokale producten Jeugdwet gelijk of hoger is dan ,00, dan dient u vóór 1 april 2017 een accountantsverklaring op totaalniveau aan te leveren. Uw accountant geeft daarbij aan dat het landelijk protocol is gevolgd. Voor het format van de productieverantwoording Wmo verwijzen wij u naar De productieverantwoording en, indien van toepassing, de accountantsverklaring kunt u sturen naar: De Fryske Marren:[email protected] Súdwest-Fryslân en Littenseradiel: [email protected] Indien u in 2016 geen ondersteuning Wmo voor één van de 3 gemeenten heeft geleverd dan hoeft u niets te ondernemen. 2. Wijze van aanleveren digitale facturen Wij vragen u om bij het aanleveren van de facturen (303-berichten) rekening te houden met onderstaande: Jeugdwet (alleen Súdwest-Fryslân en Littenseradiel): u vult de begin- en einddatum declaratie periode op de eerste en laatste dag van de maand in. De dagtekeningfactuur datum is altijd minimaal een dag volgend op de laatste dag van de maand. 2

3 Wmo: u vult de begin- en einddatum declaratieperiode in die corresponderen met de vier wekelijkse CAK-periodes, zoals deze door het CAK is gecorrespondeerd. De datum dagtekening factuur moet minimaal een dag volgend zijn op de einddatum van de CAK periode. Levert u zorg aan meerdere cliënten in een bepaalde periode, dan is het gewenst om dit in één declaratie op te nemen. Om extra uitval te voorkomen vragen wij u per product slechts 1 regel per cliënt aan te leveren. Indien er in een periode sprake is van een onderbroken periode kunt u de eerste begindatum en laatste einddatum van de ingezette ondersteuning in deze periode invullen. Alleen als binnen een periode voor een product een nieuwe indicatie is afgegeven, moet per indicatie één regel worden aangeleverd. Daarbij moeten de begin- en einddatum van de regels binnen de periode van de betreffende indicatie vallen. 303-berichten De 303-berichten: wij adviseren u op dit moment nog te kiezen voor de 303-declaratieberichten in plaats van de 303-factuurberichten. Beide berichten kunnen worden verwerkt, echter bij uitval is een 303F-bericht bewerkelijker. Indien de gemeenten alsnog een formele factuur nodig hebben dan zullen wij u hierover inlichten. Hulp bij het huishouden De Fryske Marren Wij wijzen u er voor de volledigheid nog eens op dat u voor een declaratie Hulp bij het huishouden bij De Fryske Marren kiest voor categorie 10, prijs per stuk/aantal en bij 4 weken = invoer 4. De declaratie/factuur dient u in via Vecozo. Aanleveren facturen herindicatie Met betrekking tot de facturen vragen wij u ook uw aandacht voor het volgende. Het betreft dan een herindicatie die ingaat op een willekeurige datum in een periode of maand, waarbij er geen wijziging is in de indicatie. Hoe u dit moet aanleveren, vindt u hieronder in de voorbeelden. Dank voor uw medewerking. 1 cliënt heeft een Wmo-indicatie van t/m van 2 uur individuele begeleiding per week. Er komt een herindicatie/wijziging die op bijv. 10 maart 2016 ingaat, maar de feitelijke indicatie blijft wel 2 uren individuele begeleiding per week. De ondersteuning wordt ook 2 uur per week geleverd. U declareert als volgt (4-wekelijkse periode): Periode 3 Van t/m én van t/m Ondanks dat de indicatie niet wijzigt, is er wel een nieuw besluit genomen en heeft u een toekenningsbericht ontvangen. Dit betekent dat u in periode 3 twee regels voor 1 cliënt moet aanleveren, waarin beide keren de indicatie hetzelfde is. Indien er wel een wijziging in de indicatie komt volgt u dezelfde procedure, maar m.i.v. 10 maart kan er meer of minder worden gedeclareerd, bijv. 2,5 uur. In de eerste regel van de cliënt van 29 februari 2016 tot en met 9 maart 2016 zet u dan 2 uur per week en in de 2 e regel (10 maart tot en met 27 maart 2016) van de cliënt 2,5 uur per week. Voor Jeugd geldt dezelfde handelswijze, uiteraard in maand in plaats van 4 weken. 3

4 Wij raden u af om bij de facturatie diakritische tekens te gebruiken, dit geeft in de factuur problemen! Ten slotte voegen wij een bijlage toe van de meest voorkomende retourcodes bij het werken met Vecozo (bijlage 1). 3. Berichtenconverter stopt per 1 april 2017 Met de komst van de nieuwe releases iwmo 2.1 en ijw 2.1 verdwijnt per 1 april 2017 de Berichtenconverter voor Wmo en Jeugdwet van Zorginstituut Nederland. De VNG heeft als pilot een eigen app ontwikkeld die gratis beschikbaar wordt gesteld aan aanbieders. De app kunt u downloaden via deze link: Een andere optie is om bij marktpartijen op zoek te gaan naar een passende en betaalbare softwareoplossing. 4. Het productenboek is klaar Wij hebben in de afgelopen periode in een werkgroep met vertegenwoordiging van aanbieders en adviesraden het productenboek maatwerkvoorzieningen samengesteld. Het doel van dit boek is om samen helderheid te krijgen over de inhoud van de producten en de in te zetten varianten Basis en Plus. Daarnaast introduceren we de mogelijkheid van een toeslag gedurende een observatieperiode. Het resultaat van de werkgroep is besproken aan de inkooptafel. De gemeenten sturen binnenkort de eigen versie naar de gecontracteerde aanbieders en vanaf 1 januari 2017 kunnen we hiermee aan de slag. 5. Verlaging eigen bijdrage Wmo in 2017 Vanaf 1 januari 2017 gaat de eigen bijdrage voor de Wmo omlaag. Dit betekent dat iedereen iets minder eigen bijdrage gaat betalen. Ook gaat het minimale bedrag dat de cliënt aan eigen bijdrage betaalt omlaag. In 2016 is het minimale bedrag 19,40 voor alleenstaanden en 27,80 voor een huishouden. De bedragen in 2017 zijn afhankelijk de gezinssituatie als volgt: Alleenstaanden betalen minimaal 17,50. Meerpersoonshuishoudens boven de AOW-gerechtigde leeftijd betalen minimaal 17,50. Meerpersoonshuishoudens onder de AOW-gerechtigde leeftijd met een verzamelinkomen lager dan hoeven geen eigen bijdrage meer te betalen. 6. De zorgaanbieder meldt de ondersteuning aan bij het CAK In de deelovereenkomst is vastgelegd dat de zorgaanbieder tegelijk met het sturen van de facturen aan gemeente, gegevens aanlevert bij het CAK voor de vaststelling van de eigen bijdrage. Aanbieders leveren binnen de daarvoor geldende termijnen de gegevens aan bij het CAK volgens de eisen zoals die door het CAK worden gesteld. Als een aanbieder hier niet aan kan voldoen, zoekt hij hierover 4

5 afstemming met het CAK en informeert hij hierover tijdig gemeente. Wij willen u erop wijzen om de aanlevering dan ook tijdig te verzorgen om bulkfacturen bij uw cliënten te voorkomen. Naast het betalen van een eigen bijdrage van het CAK is een cliënt geen andere bijdragen voor de Wmo-ondersteuning verschuldigd. In de deelovereenkomst is bepaald dat u geen andere bijdragen voor de Wmo-ondersteuning van uw cliënten mag vragen. 7. Stopzetten hulp bij het huishouden voor cliënten met een modulair pakket thuis (MPT) per 1 april 2017 Thuiswonende Wlz-cliënten met een modulair pakket thuis ontvangen vanaf 1 april 2017 hun huishoudelijke hulp (HH) op grond van de Wlz in plaats van de Wmo. Eind november hebben de gemeenten een lijst van het CAK ontvangen met daarin de HH-cliënten die overgezet moeten worden naar de Wlz. In totaal gaat het bij de drie gemeenten om 175 cliënten. Van deze lijst zijn er enkele cliënten waarbij de indicatie zou eindigen in de periode van heden tot en met 31 maart Deze indicaties worden administratief verlengd. Medio februari 2017 zullen wij de beëindigingsbeschikkingen gaan versturen. Aanbieders zullen de beëindigingen via Vecozo ontvangen. De correspondentie naar de cliënten (beëindigingsbeschikking) waarom het gaat zal afgestemd worden met het zorgkantoor. Omdat het zorgkantoor wellicht andere contractanten voor HH heeft, dan u, kan het zijn dat uw cliënt voor een andere zorgaanbieder moet kiezen. Dit proces wordt geregeld door het zorgkantoor. 8. Vragen voor cliënten Littenseradiel Gemeente Súdwest-Fryslân doet de uitvoering van de Wmo en Jeugdwet voor de gemeente Littenseradiel. Voor vragen kunt u ook bij Súdwest-Fryslân terecht. 9. Nieuwe productcodes hanteren Súdwest-Fryslân en Littenseradiel De meeste aanbieders Wmo hanteren inmiddels al de nieuwe codes. Er is nog een aantal niet over, of gedeeltelijk niet over. De gemeenten Súdwest-Fryslân en Littenseradiel willen dat alle aanbieders per over zijn. De afdeling Applicatiebeheer wil de betreffende aanbieders omzetten per naar de nieuwe codes. Zodoende hebben deze aanbieders dan nog 10 dagen de tijd om alles in hun systemen aan te passen voor facturatie Vanaf die datum vervallen alle oude codes en kan er ook niet meer op gedeclareerd worden. De Fryske Marren Bij een nieuwe toewijzing/herindicatie ná hanteert De Fryske Marren de nieuwe iwmo 2.0-codes. De oude iwmo-codes 1.0 blijven in gebruik voor de al lopende indicaties. Bij de release iwmo 2.1 rond april 2017 zullen alle codes in één keer worden omgezet. De productcodes treft u aan in de tarievenlijst (bijlage 2). 5

6 10. Stopzetten verkeer i.v.m. facturatie Súdwest-Fryslân en Littenseradiel Vanaf 1 januari 2015 wordt aan u een gestuurd, wanneer een cliënt een indicatie bij u gaat afnemen. Bij de invoering van Vecozo rond 1 juli 2015 is daar het berichtenverkeer bij gekomen. Per 2 april 2017 gaan wij het verkeer stopzetten, omdat u dan voldoende gewend bent aan het berichtenverkeer van Vecozo. Door u nu al van dit feit op de hoogte te stellen, kunt u alvast u hierop voorbereiden. Per 2 april 2017 ontvangt u dan alleen nog de berichten via Vecozo. De Fryske Marren Ook De Fryske Marren overweegt om de aanmeldingen alleen nog te laten verrichten via het digitale berichtenverkeer. Er vindt onderzoek plaats om het ondersteuningsplan zodanig om te vormen dat dit ook fungeert als beschikking. Dit verkort het interne proces, waardoor er sneller een bericht via het GGk/Vecozo kan worden verstuurd. 11. Hoe is het geregeld bij het einde van een indicatie Súdwest-Fryslân en Littenseradiel Meestal is in een beschikking een einddatum opgenomen omdat de situatie dan opnieuw moet worden beoordeeld. Afgelopen periode is het meerdere keren voorgekomen dat de aanbieder de zorg gewoon laat doorlopen, zonder dat er een nieuwe beschikking is afgegeven. Er wordt dan een aanvraag gedaan om met terugwerkende kracht een beschikking af te geven. Dit is niet de bedoeling! In de lokale deelovereenkomst met de zorgaanbieders staat hierover het volgende: Gemeente neemt een publiekrechtelijk Besluit (een beschikking) als Inwoner (waaronder Jeugdige en/of ouders/verzorgenden van Jeugdige) in aanmerking komt voor een Voorziening. Zonder een positief Besluit is het voor Jeugdigen of Inwoners niet mogelijk gebruik te maken van een Voorziening. Aanbieders kunnen alleen rechten ontlenen aan de Overeenkomst als de Inwoner over een Besluit beschikt. De inwoner heeft de verantwoordelijkheid om zich tijdig te melden, eventueel samen met zorgaanbieder. Om er voor te zorgen dat hierover geen onduidelijkheid meer bestaat, is vanaf heden is de volgende zin opgenomen in de beschikking HEEFT U NOG INHOUDELIJKE VRAGEN OVER DEZE BESCHIKKING, EN WANNEER U DENKT DAT U NA DE IN DEZE BESCHIKKING GENOEMDE EINDDATUM OOK NOG GEBRUIK DIENT TE MAKEN VAN DEZE TOEGEKENDE VOORZIENING, MOET U MINIMAAL 1 MAAND VOOR DEZE GENOEMDE EINDDATUM CONTACT OPNEMEN MET XXXXXX VAN HET Gebiedsteam XXXX Gezien de hoeveelheid einddata en de verschillende gebiedsteams, is het nagenoeg ondoenlijk om vanuit team administratie inwoners hierover van te voren een brief te sturen. Wij raden u dringend aan de einddata die in de beschikkingen zijn genoemd zorgvuldig bij te houden. Indien u zorg levert, terwijl de einddatum in de beschikking is verstreken en er geen nieuwe beschikking is, zullen wij de gefactureerde zorg niet betalen. We geven ook geen beschikkingen met terugwerkende kracht af. Wij realiseren ons dat het voor bepaalde groepen cliënten lastig kan zijn zelf de einddatum bij te houden. Als u samen met de cliënt denkt dat er ook na de einddatum in de beschikking nog langer gebruik moet worden gemaakt van de voorziening, zou u de cliënt ruim van te voren een seintje kunnen geven dat hij contact op moet nemen met het Gebiedsteam. 6

7 De Fryske Marren Het SWT beschrijft in het ondersteuningsplan de doelen en te behalen resultaten. Op het einde van de indicatie, en indien nodig ook tussentijds, beoordeelt het SWT de behaalde resultaten, de inzet en de kwaliteit van de geboden ondersteuning. Om de casusregie uit te kunnen voeren neemt het SWT zelf actie, om tijdig het resultaatgesprek te voeren en eventueel tot een nieuw ondersteuningsplan te komen. In het voorkomende geval dat de indicatie al is verlopen en het duidelijk is dat ondersteuning nodig blijft kan de zorgaanbieder door gaan met de ondersteuning op basis van de oude indicatie. In de later af te geven beschikking wordt deze ondersteuning apart benoemd en kan er met terugwerkende kracht worden gefactureerd. 12. Informatie over het PGB Uit de nieuwsbrief van het SVB willen we het volgende onder uw aandacht brengen. De SVB bezoekt geen budgethouders De afgelopen periode hebben criminelen verschillende pogingen ondernomen om budgethouders vertrouwelijke gegevens afhandig te maken, door hen thuis te bezoeken. Daarom willen we benadrukken dat de Sociale Verzekeringsbank nooit huisbezoeken aflegt. Communicatie richting zorgverleners De SVB heeft deze zomer een webpagina gelanceerd om zorgverleners beter te informeren over allerlei zaken rondom het PGB, zoals declaraties, zorgovereenkomsten, betaaldata etc. Daarnaast zijn zorgverleners per brief op de hoogte te gebracht van het aanzetten van de controles op zorgovereenkomsten en declaraties. Meer informatie: Extra innovatiebudget gemeenten voor vernieuwing van de Thuisondersteuning Wmo? Aan de Fysieke Inkooptafel Sociaal Domein is een aantal keren door zorgaanbieders vragen gesteld over de extra beschikbaar gestelde innovatiemiddelen van het Ministerie van VWS aan gemeenten voor de innovatie van de Thuisondersteuning Wmo. Gemeenten hebben al eerder aangegeven niet op de hoogte te zijn van extra toegekende innovatiemiddelen voor de Wmo. Omdat er onduidelijkheid bij de aanbieders blijft, is er aan de financiële specialisten van de gemeenten gevraagd de circulaires van het ministerie van VWS van 2013 tot en met 2016 na te pluizen op dit onderwerp. De conclusie is helaas dat door deze middelen geen sprake is van een extra innovatiebudget voor de Wmo. Eind 2013 heeft het Rijk toegezegd 200 miljoen beschikbaar te stellen voor het doel: een zorgvuldige overgang en transitie van de taken in de Wmo. In mei 2014 heeft het Rijk het bedrag voor de Wmo in 2015 definitief vastgesteld. Het bedrag van 200 miljoen maakt hierbij integraal onderdeel uit van de Algemene Uitkering aan gemeenten op het onderdeel Wmo waar alle Wmo-voorzieningen uit betaald moeten worden. Eind 2015 meldt het Rijk aan gemeenten dat er een budget beschikbaar gesteld is van 200 miljoen voor Vernieuwing van de Wmo. Helaas betreft dit dezelfde middelen die reeds in 2014 bekend 7

8 gemaakt zijn als budget voor een zorgvuldige overgang en transitie van de taken in de Wmo. Een sigaar uit eigen doos zoals dat zo mooi heet in de politiek. De rijksbijdrage van 200 miljoen maakt reeds integraal onderdeel uit van de meerjarenbegroting van de gemeenten. De gemeente Sûdwest-Fryslân en Littenseradiel hebben wel besloten een budget beschikbaar te stellen voor stimulering van de innovatie in de zorg. De gemeenteraden hebben hiervoor resp. structureel en euro beschikbaar voor gesteld. De gemeente de Fryske Marren heeft voor innovatief Wmo-beleid ook geld in de begroting opgenomen. 14. Tarievenlijst Voor de volledigheid sturen wij u als bijlage nogmaals de tarievenlijst toe. Deze is tevens voorzien van de productcodes en de CAK-codes (bijlage 2). Wij wensen u fijne feestdagen en een gezond 2017! Met vriendelijke groet, Namens de drie gemeenten, Inkoop Sociaal Domein: Gemeente Súdwest-Fryslân Gemeente De Fryske Marren Gemeente Littenseradiel 8