In 2016 is in dit traject met de opgedane ervaringen ook al het volgende helder geworden en erkend:

Transcriptie

1 Projectplan voortgang Pilot : Trajectfinanciering WMO HSSM 2017 December Voortzetting van de pilot Trajectfinanciering, Maatwerk!. In 2016 is er vanuit de pilot al enige ervaring opgedaan met het werken met integrale trajecten voor inwoners die ondersteuning ontvangen vanuit de WMO. Inwoners, case managers WMO en aanbieders hebben een start gemaakt met het werken vanuit maatwerk: Eén integraal budget om die resultaten te halen, die met de inwoner zijn afgesproken. De (hoofd) aannemer heeft vervolgens met de inwoner alle ruimte om het gegarandeerde budget ook daadwerkelijk variabel in te zetten. Ook zijn inwoners betrokken geweest bij het vinden van nieuwe evaluatievormen. In 2016 is in dit traject met de opgedane ervaringen ook al het volgende helder geworden en erkend: - Dat de case manager WMO als regisseur een belangrijke centrale positie inneemt in het gehéle traject van de inwoner. - Dat de ruimte die case managers in de sociale teams moeten hebben een belangrijke voorwaarde is om tot creatieve oplossingen voor hulpvragen te komen. - Dat het van belang is om uitwisseling van ervaring in cases en best practices te delen, en hiervoor verschillende werkvormen te gebruiken, van onderling overleg tussen case manager en aanbieder, tot Leer/netwerkbijeenkomsten en bijvoorbeeld actieve zorgmarkten. Het betreft uitwisseling tussen aanbieders onderling en tussen aanbieders en case managers/ sociale teams. - Dat het essentieel is om met betreffende inwoners goed te zoeken naar vormen van evalueren die aansluiten bij taal, begrip en gevoel van de inwoner. - Dat steeds helderder wordt dat evalueren van de inzet en resultaten, ook betekend dat aanbieder en case manager ook gelijk en in wederkerigheid met de cliënt ook zelf kunnen leren en hun inzet verbeteren. - Dat er halverwege 2016 de keus is gemaakt om pas verder te gaan met het formuleren van eventueel nieuwe arrangementen als er voldoende ervaring is opgedaan met het leren werken met samengestelde diensten die onder één hoofdaannemer opgepakt worden, zoals dat nu nog gebeurd in de pilot. Hiermee kon en kan al ervaring opgedaan worden met een creatieve en flexibele inzet. Daarmee samenhangend: dat het van belang is het gevaar te erkennen dat als we te snel met nieuwe arrangementen gaan werken die vervolgens ook weer te star kunnen uitpakken: Niet het arrangement is het doel: maatwerk is het doel. Arrangementen moeten ook echt maatwerk kunnen zijn. - Dat er nog wel ervaring opgedaan moet worden met gezinscases waarbij Jeugdzorg en WMO betrokken zijn, in het kader van één gezin, één plan. 1

2 - Dat het handig is om de case managers in de pilot, zoals die ook werken in drie gemeentes, ook in alle drie gemeentes op dezelfde wijze te faciliteren met minder regeldruk en onnodige administratieve processen. - Dat in de evaluaties met aanbieders ook gekeken wordt naar de mate waarin samenwerking tussen aanbieders daadwerkelijk verder verbeterd is, en dat dit ook aanwijsbaar leidt bij pilot cases tot minder zorg en meer gebruik van algemene voorzieningen, verenigingen, clubs en verbinding met de eigen omgeving. 2. Opdracht vanuit stuurgroep: Welke resultaten willen we met de voortgang in 2017 bereiken en vanuit welke deelgebieden? De pilot wordt in 2017 vervolgd, om daarmee eind 2017 op basis van minimaal 50 cases de volgende doelen te hebben gerealiseerd: 1. Er is een beschrijving van werkwijzen/ arrangementen die effectief zijn gebleken* als flexibele maatwerkoplossing voor minimaal de betreffende 50 inwoners. Rekening houdend met de uitgangspunten van één gezin-één plan. Indien dit resulteert in een keuze voor arrangementen, dan zijn deze arrangementen eind 2017 beschreven en ook voorzien van tarieven. *Effectiviteit zal gemeten worden a.h.v bewonersevaluaties en a.h.v. nog nader te bepalen meetcriteria m.b.t. kosteneffectiviteit en samenwerking. 2. Op basis van de ervaringen zijn er gedeelde afspraken met alle betrokkenen over deze werkwijze. Het betreft dan afspraken over: - Regie bij case manager. - Werkvormen om doorlopend samen te leren door aanbieders en case managers, - Het afstemmen met de betreffende inwoner over de meerwaarde van maatwerk oplossingen. - Afstemmen met case managers jeugd over ervaringen in de pilot en hoe samen door te leren t.b.v. Eén gezin, één plan. 3. De werkwijzen bij trajectfinanciering/ arrangementen zijn geborgd in de administratieve processen van gemeente en Sociale Teams. Aanbieders zijn betrokken bij het opstellen van heldere handleiding voor hen m.b.t. inzetten van trajectfinanciering. Resultaten zijn: - Handleiding is beschikbaar voor aanbieders die werken met trajectfinanciering. - Beschikkingen waarin maatwerkarrangementen in één beschikking kunnen. - Zorgtoewijzingen waarin trajectfinanciering past. - Heldere afspraken zijn gemaakt over CAK melding en de daarbij horende consequenties op de eigen bijdrage van inwoners 4. Er zijn met inwoners evaluatiemogelijkheden en evaluatieinstrumenten opgesteld die recht doen aan een manier die aansluit bij taal, begrip en gevoel van de inwoner. Deze evaluatiemogelijkheden bieden de casemanagers en aanbieders ook de kans om te spiegelen en zelf ook doorlopend te verbeteren. 3. Wie zijn er betrokken bij het project, de pilot? 2

3 - Cliënten die een maatwerkvoorziening/ arrangement vanuit trajectfinanciering krijgen en die opgenomen worden in de pilot - Betrokken aanbieders bij cliëntarrangementen uit de pilot. - (Managers van) betrokken aanbieders die deelnemen aan het project en deelnemen aan projectgroep. - Teamleiders en alle WMO case managers van de Sociale Teams. - Case managers jeugd t.b.v. integrale benadering: Eén gezin, één plan. - Beleidsambtenaren zorg, welzijn en contractmanager WMO. - Algemeen: Alle (zorg)aanbieders waar in HSSM vanuit WMO mee gewerkt wordt. - Deskundigenpool : inkoop, regelgeving, bedrijfsprocessen, financiën, communicatie. Te informeren/ indirect betrokken partijen: - Algemeen: Alle (zorg)aanbieders waar in HSSM vanuit de WMO mee gewerkt wordt. - Colleges: De colleges worden eind juni/ begin juli bijgepraat over de ontwikkelingen en resultaten van de pilot t/m juni Gemeenteraden: Vanuit de pilot zal meegedacht worden hoe de drie gemeenteraden, ( die medio mei in gesprek gaan en bijgepraat worden over de ontwikkelingen binnen het sociaal domein, zowel kwalitatief als financieel) geïnformeerd worden over de transformatieopdracht die verweven zit in de pilot en de voortgang en voorlopige resultaten van de pilot. Hier kunnen ook aanbieders en case managers een rol in hebben. - Adviesraden/ cliëntenvertegenwoordiging ( klankbordgroep en ervaringsgroep). - MT Sociaal Domein. - Huisartsen en eerste lijns-aanbieders - Zorgkantoor Menzis 4. Organisatie van de projectstructuur. Hoewel de projectorganisatie grotendeels gelijk blijft, zal de samenwerking tussen projectleider en (de in 2016 ingevoerde functie van ) contractmanager inkoop WMO in de pilot verstevigd worden: De contractmanager neemt deel aan de projectgroep en aan relevante andere overleggen. Daarnaast zal doorlopend afgestemd worden welke informatie met aanbieders er door wie gedeeld wordt. Uitgangspunt is dat alle vervolgkeuzes en afspraken uit de pilot in 2018 geborgd zijn in de verantwoordelijkheden en takenpakket van de contractmanager inkoop. Onderstaande organisatiestructuur blijft ook in 2017 bestaan. - Stuurgroep, - projectgroep, - klankbordgroepen, ervaringsgroep inwoners - deskundigenpool. - Afstemming met afd. communicatie 5. Risico s in het project : - Risico s door belemmerende of contraproductieve wetten en regels. - Risico s door onvoldoende eenduidige werkprocessen in Sociale Teams 3

4 - risico s voor onvoldoende blijvend draagvlak bij aanbieders door onder druk komende marges. - Risico s door onvoldoende ontwikkelruimte bij uitvoerende professionals. Bovenstaande risico s worden in de projectgroep besproken. 6. Wat is de impact? Een project als dit wordt gekenmerkt door een aantal onzekerheden, maar ook kansen die een grote impact kunnen hebben. Omdat er ruimte is om echt te leren van elkaar en wezenlijk anders te werken in de pilot, zowel met de bewoner/cliënt, met de klankbordgroep van cliënten, het zorgaanbod, als met de financiering is het van belang om in de uitvoering van zorg en ondersteuning risico s te labelen als gegeven en daar ook niet bang voor te zijn. Dit geldt ook voor de labeling van de risico s waar het de procedure, bekostiging en afspraken over de trajectfinanciering betreft. 7. Evaluatie en voortgang - 'Waar staan we en waar komen we uit? Dit onderdeel wordt doorlopend besproken in de projectgroep omdat juist daar vastgesteld en gedragen moet worden hoe te evalueren en waar we willen uitkomen met de pilot, rekening houdend met de opdracht die vanuit de stuurgroep is gegeven. 8. Kosten. Alle partijen zitten voor eigen rekening in het project. De volgende kosten worden in een nog op te stellen begroting weergegeven: - ev. werkbudget communicatie/ publicaties. - ev. kosten van implementatie meetinstrumenten welbevinden/resultaten Randvoorwaarden. - Bewaken van cliëntgerichtheid van de inzet. - Gegarandeerd budget. - Project wordt gedragen door gehele projectgroep. - Afstemming binnen drie gemeentes. Doelen 2017 en planning Alle activiteiten kunnen worden ondergebracht in vier hoofddoelen, zie ook 2.1: 1. Er is een beschrijving van werkwijzen/ arrangementen die recht doet aan de maatwerk oplossing voor iedere inwoner met een hulpvraag. 2. Er zijn gedeelde afspraken met alle betrokkenen over deze werkwijze en de daarbij horende attitudes. (Inwoner, Sociaal Teamleden, aanbieders) 3. De werkwijzes en arrangementen zijn geborgd in de administratieve processen van ( back office van ) gemeentes, hoofdaannemers, Sociale Teams en in WMO afspraken. 4. Er zijn met inwoners evaluatiemogelijkheden opgesteld die recht doen aan een manier die aansluit bij taal, begrip en gevoel van de inwoner. Bij alle doelen is de inzet vanuit de deskundigenpool op afroep mogelijk 4

5 a. November/ december 2016: - Voortgang bespreken met betrokken case managers en met projectgroep. - Bijpraten Fysieke tafel /adviesgroep Inkoop - Evaluatie van cases/trajecten Opstellen van vervolg: conceptprojectplan b. Januari en februari 2017: - Klankbordgroep en ervaringsgroep bijpraten en advies vragen. - Alle case managers WMO betrekken in pilot en in het aanleveren van cases, i.p.v. alleen de voorhoede van case managers WMO, waarmee in 2016 beperkt gestart is. - Aanbieders breder motiveren tot verzoeken om trajectfinanciering bij herindicaties: Aanbieders uit projectgroep presenteren als ambassadeurs. - Resultaten 2016 m.b.t. administratieve processen, ( CAK meldingen, IWMO trajecten en facturatie ) met back office partijen vaststellen en waar mogelijk al formaliseren met aanbieders. - Communicatieplan Zorgmarkt waarin ervaringen pilot in workshops actief besproken. Aanbieders hebben een trekkende rol. - Instellen en opstarten leer/netwerkbijeenkomsten. c. Januari/Oktober : - Ervaring opdoen met maatwerkarrangementen. - Ervaring opdoen met gezamenlijke afspraken over arrangementen, met inwoners, case managers WMO en aanbieders. - Ervaring opdoen met afgestemde administratieve processen m.b.t. IWMO, CAK, etc. - Ervaring opdoen met leer/netwerkbijeenkomsten. - Ervaring opdoen met anders bevragen van inwoners op resultaten en op welbevinden. - Projectgroep: doorlopend voortgang beoordelen en eventueel bijstellen van werkwijze en tijdsplanning. d. Mei: - Tussenevaluatie met stuurgroep over: - voorlopige resultaten - eventuele bijstellingen. e. Augustus/ Oktober: - Formuleren van eventueel gekozen arrangementsmodellen, incl. tarieven. - Formaliseren van eventueel gekozen werkwijzen en arrangementen en borging ervan in de administratieve processen van ( back office van ) gemeentes en hoofdaannemers, van Sociale Teams en in WMO afspraken. - Passende evaluatievormen met inwoners om de resultaten van Maatwerk! Trajecten te beoordelen zijn operationeel. f. November/ December - Vastleggen en presenteren eindresultaten, keuzes en eventuele borging. - Vervolgkeuzes en afspraken uit de pilot borgen in de verantwoordelijkheden en takenpakket van de contractmanager inkoop. 5

6 6